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摘要电子档案与纸质档案的载体不同,保护条件也必然不同。电子档案的形成对档案业务产生了巨大影响,电子档案发展也对档案人员素质和档案工作的发展提出了新的要求。
关健词电子档案载体 保护
中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1009-0592(2009)06-262-01
由于电脑的普及,电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性,对传统档案的整理与保护理论造成很大的冲击,电子文件与传统纸质档案在整理与保护技术上有很大的差别,这些差别将是电子时代档案整理与保护技术的新领域。
一、 电子文件的特点
与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:(一)电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用;(二)电子文件可直接由计算机等办公设备迅速地处理和传递;(三)电子文件是可共享的,不受时间和距离的影响;(四)电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子档案的保护
(一)电子文件的载体材料是磁性物质和光盘
聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用,它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点,直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素,它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁。光盘是利用激光进行信息存取的,它呈圆盘状,由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子文件载体材料的保存寿命一般仅为5—15年,温度为16℃—20℃,相对湿度为40%€?%。
(二)防止灰尘
对电子档案载体的危害有特别重要的意义,在电子档案保存过程中,要采取密封措施防止灰尘。灰尘一旦对电子档案载体造成危害,载体上所记录的信息可能会局部丢失,原始信息无法读出,使电子档案失去保存价值。
(三)注意避光
光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化,从而影响电子档案的耐久性,档案库房应设法阻止光线尤其是紫外线直接射入,并尽量使用无紫外线灯光照明,将电子档案避光保存,利用时,最大限度地减少曝光时间和强度。
(四)远离电磁场
外来电磁场作用于磁性载体,能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化,造成信号失落或信噪比降低,破坏记录信息,影响读出效果。因而要远离强电磁场10米以上,将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内(铁盒除外)。
(五)防止机械应力和强烈震动
电子档案在存在时应设法保持其载体的平直度,防止电子档案载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响,以保证信息再现的准确性。强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序,造成剩磁衰减,从而破坏记录信号。
(六)防治有害生物
通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制;还可采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒:化学方法有:熏蒸或擦拭,常用化学药剂有甲、邻-苯酚、环氧乙烷;物理方法有:真空消毒、远红外线消毒、微波消毒、钴60-€%射线辐射消毒。
(七)定期检测和拷贝
不管磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子档案寿命,确保电子档案的长期可读性的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。
(八)分套保存
电子档案至少要一式三套保存,一套供查阅利用,一套封存保管作为备用,第三套异地保存,以防止突发事件。
三、电子文件对档案业务管理工作的影响
传统档案工作以纸质材料为工作对象,而电子文件是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改的,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这使文件与档案之间没有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中,如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
由于电子文件信息与载体的可分离性,档案实体分类也将被取代,因为实体分类的结果只能体现一种单线排列的属性联系,而电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对文件进行自由组合分类。
电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限。此外,由于电子文件信息载体的特殊性,其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
目前电子档案还不可能完全取代纸质档案,但随着科技的发展,电子档案必将成为今后档案工作的主流。因此必须改变档案人员的知识结构,以适应信息技术和档案事业的发展;必须抓好知识更新,使档案人员拥有广博的知识。可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
关健词电子档案载体 保护
中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1009-0592(2009)06-262-01
由于电脑的普及,电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性,对传统档案的整理与保护理论造成很大的冲击,电子文件与传统纸质档案在整理与保护技术上有很大的差别,这些差别将是电子时代档案整理与保护技术的新领域。
一、 电子文件的特点
与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:(一)电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用;(二)电子文件可直接由计算机等办公设备迅速地处理和传递;(三)电子文件是可共享的,不受时间和距离的影响;(四)电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子档案的保护
(一)电子文件的载体材料是磁性物质和光盘
聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用,它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点,直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素,它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁。光盘是利用激光进行信息存取的,它呈圆盘状,由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。电子文件载体材料的保存寿命一般仅为5—15年,温度为16℃—20℃,相对湿度为40%€?%。
(二)防止灰尘
对电子档案载体的危害有特别重要的意义,在电子档案保存过程中,要采取密封措施防止灰尘。灰尘一旦对电子档案载体造成危害,载体上所记录的信息可能会局部丢失,原始信息无法读出,使电子档案失去保存价值。
(三)注意避光
光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化,从而影响电子档案的耐久性,档案库房应设法阻止光线尤其是紫外线直接射入,并尽量使用无紫外线灯光照明,将电子档案避光保存,利用时,最大限度地减少曝光时间和强度。
(四)远离电磁场
外来电磁场作用于磁性载体,能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化,造成信号失落或信噪比降低,破坏记录信息,影响读出效果。因而要远离强电磁场10米以上,将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内(铁盒除外)。
(五)防止机械应力和强烈震动
电子档案在存在时应设法保持其载体的平直度,防止电子档案载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响,以保证信息再现的准确性。强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序,造成剩磁衰减,从而破坏记录信号。
(六)防治有害生物
通过控制温湿度、搞好库内卫生、杜绝霉菌进入库房的渠道、防氧封存等措施进行环境控制;还可采用物理或化学方法定期对电子档案进行消毒:化学方法有:熏蒸或擦拭,常用化学药剂有甲、邻-苯酚、环氧乙烷;物理方法有:真空消毒、远红外线消毒、微波消毒、钴60-€%射线辐射消毒。
(七)定期检测和拷贝
不管磁盘还是光盘,定期复制是当前延长电子档案寿命,确保电子档案的长期可读性的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。
(八)分套保存
电子档案至少要一式三套保存,一套供查阅利用,一套封存保管作为备用,第三套异地保存,以防止突发事件。
三、电子文件对档案业务管理工作的影响
传统档案工作以纸质材料为工作对象,而电子文件是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改的,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这使文件与档案之间没有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中,如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
由于电子文件信息与载体的可分离性,档案实体分类也将被取代,因为实体分类的结果只能体现一种单线排列的属性联系,而电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对文件进行自由组合分类。
电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限。此外,由于电子文件信息载体的特殊性,其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
目前电子档案还不可能完全取代纸质档案,但随着科技的发展,电子档案必将成为今后档案工作的主流。因此必须改变档案人员的知识结构,以适应信息技术和档案事业的发展;必须抓好知识更新,使档案人员拥有广博的知识。可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。