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随着科技进步和社会信息化水平的不断提高，越来越多的电子档案出现在我们的生活和工作中。和传统意义上的档案相比，电子档案在归档、保管、利用上都有很大不同，对档案业务管理及档案理论学研究都产生了不同程度的影响。为了适应新形势的要求，档案管理工作也要与时俱进，针对电子档案的特点和属性，研究新的方法和对策。
一、电子文件的定义及特点
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机磁盘和光盘等磁性材料为载体的各类文件。主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：
１、电子文件不是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；
２、电子文件可以由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；
３、电子文件的利用可以共享，不受时间和距离影响；
４、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，对保存场地的面积要求不高，对环境的温湿度、防磁性等要求很高。
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
１、传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，由拟稿者直接操作在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是办理完毕具有保存价值的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
２、由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
３、由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化。传统档案价值鉴定文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户需要，信息和数据不断修改和补充，因此很难划定固定的保管期限。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。
三、电子文件对档案学理论的影响
１、对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这样“文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来的”这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
２、对档案来源原则的影响
来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈加受到普遍关注。传统观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。
３、对档案学理论研究内容的影响
档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。
四、档案界应采取的对策
１、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对大量电子文件的接收、处理乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
２、解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题还有待深入研究和探讨。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
３、使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理呈直线状态，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类的增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，彼此构成三维空间，形成了立体化的管理结构。
４、档案人员知识结构的变革迫在眉睫。档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识的更新，引进和消化、适应信息技术的成果，拥有更广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
一、电子文件的定义及特点
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机磁盘和光盘等磁性材料为载体的各类文件。主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：
１、电子文件不是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；
２、电子文件可以由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；
３、电子文件的利用可以共享，不受时间和距离影响；
４、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，对保存场地的面积要求不高，对环境的温湿度、防磁性等要求很高。
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
１、传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，由拟稿者直接操作在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是办理完毕具有保存价值的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
２、由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
３、由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化。传统档案价值鉴定文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户需要，信息和数据不断修改和补充，因此很难划定固定的保管期限。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。
三、电子文件对档案学理论的影响
１、对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。这样“文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来的”这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案，是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
２、对档案来源原则的影响
来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈加受到普遍关注。传统观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。
３、对档案学理论研究内容的影响
档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。
四、档案界应采取的对策
１、做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对大量电子文件的接收、处理乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
２、解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题还有待深入研究和探讨。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
３、使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理呈直线状态，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类的增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，彼此构成三维空间，形成了立体化的管理结构。
４、档案人员知识结构的变革迫在眉睫。档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识的更新，引进和消化、适应信息技术的成果，拥有更广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。