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摘 要： 人事档案记录着一个人的成长足迹和历史。它曾在招工、招生、部队征兵、吸收党员，以及干部提拔、调动、出国等工作中发挥重要作用，体现了较高的使用价值。随着人事制度的改革，人才流动日益频繁，高校人事档案管理也应与时俱进。
关键词： 高校人事档案 高校人事管理 新模式
人事档案是人事管理实践活动的产物，是客观事物的原始记录，其内容主要是记述和反映个人的自然情况、社会经历、思想品德、业务能力和工作学习状况等材料，并以此来服务于组织人事工作。随着高校的经济地位和社会地位的提高，各类人才集聚高校，因此人事档案管理的侧重点和归档内容顺序需作相应的调整。
1.高校人事档案管理存在的问题
（1）材料利用分散。组织人事部门只掌握个人履历、政治面貌、学历、职称评定、工资等方面的材料，而教师的教学科研情况材料则比较分散，一部分由各个系室收集，一部分由教学科研处掌握，要了解一个教师的综合情况，就必须到几个部门去了解、去统计。这种分散管理破坏了人事档案内容的完整统一，使之不能全方位地反映教职工的真实面貌。
（2）材料内容过于形式化，空洞无物。比如每年一次的鉴定考核内容基本都是相同的，评语都基本上是“坚持四项基本原则、拥护党的领导”，“努力钻研业务”，“科研能力较强”之类的话语，很难反映一个人的特点和全貌，体现不出个性特色。
（3）部分材料不规范、不完整。应该归档的材料档案里没有，不应该归档的材料却出现在档案里，还有的归档材料书写不规范，形式不统一，有的材料还是复印件，归档纸张大小不一，有的考核材料没有本人签名，部分档案材料中有些人的出生年月，加入党团的时间、学历，以及参加工作时间等前后记载不一致，出现年龄越填越小，工作时间越填越早，学历越填越高等现象，使档案材料的真实性大大降低。
（4）制度不健全，管理方法落后。从收集、鉴别、归档整理、保管保密到转递、查（借）阅利用等人事档案管理的各个环节缺乏一整套系统的规章制度。档案材料的鉴别、编排、装订、查阅检索等一系列环节均为手工操作，工作效率低下，准确性较差，利用率较低，与科学化、现代化的要求差距甚大，计算机、光盘、扫描仪、缩微设备等现代信息技术手段尚未在学院人事档案管理中广泛应用，难以适应现代社会发展的需要。
（5）缺乏深入精神。长期以来，档案室只求看好大门、守好小摊，档案不丢便可万事大吉，在思想上形成看家守业的“保管型”思维方式，开拓创新意识欠缺，思路比较狭窄，视野不开阔，仍处于“被动服务”的局面。干部人事档案日常的大量的传统的利用工作是接待利用者的查阅，办理档案借出手续，为个人因办理入党、升学、深造、提干等事宜出具有关证明材料，而很少对档案材料进行进一步的分析研究、再加工或开发汇编，将档案信息转化成可被利用的档案信息。
2.高校人事管理的特点
（1）人事档案来源的广泛性和内容的复杂性。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。
（2）利用者对人事档案需求的多样性。市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员，以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。由于利用者类型、利用用途的多样性，他们对人事档案内容、载体、传递方式等方面的需求存在多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。
（3）人事档案管理方式和服务方式的开放性。市场经济的建立，降低了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。
3.高校人事管理新模式的探索
（1）抓好队伍建设，提高人员素质。人事档案管理工作是一项专业性、技术性、政策性极强的工作，既涉及国家，又涉及个人的切身利益，对档案管理人员在政治素质、专业文化知识、科学技术知识方面提出了很高的要求。在选配档案管理工作人员时，首先要注重选拔具有高度的责任心、强烈的事业心、爱岗敬业和默默无闻、无私奉献精神、党性好、作风正、守纪律、保守机密、具有一定工作能力和文字水平，且熟悉计算机操作技术的党员干部从事档案工作。其次要经常进行业务培训，使其掌握科学的管理方法和手段，探索人事档案管理的规律性和科学性。最后，各级领导要关心档案管理人员的思想、学习和工作，努力解决他们工作生活中的实际困难，充分调动各部门及兼职档案员的工作热情和积极性，使人事档案管理迈上一个新的台阶。
（2）健全工作制度，加强科学管理。建立健全各项干部人事档案管理制度是做好工作的前提和保证，干部人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的规章制度来制约，就会无章可循、无所适从。因此，应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并坚持执行，使其真正落到实处。尤其要建立应用计算机管理人事档案的各项制度，特别是对档案材料收集归档、转递、查阅、保管制度要进一步严格要求，阻止虚假材料进档，避免出现无头档案及死档弃档，完善人事档案整理工作细则，使档案的整理更加科学全面完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。同时，强化安全保密管理，杜絕泄密、失密、窃密现象，使档案工作逐步达到规范化、标准化、制度化和科学化，为高校干部人才队伍建设提供更好的服务。
（3）档案客观真实，突出个性特色。学校人事档案工作除具有一般档案工作的共同属性和特点外，还具有自身的个性特点和特殊性。一是管理范围较广，形成档案材料的部门较多；二是建档对象文化层次较高；三是档案的利用率较高。为确保档案材料及时更新和完整齐全，首先，应补充新时期形成的材料，例如将人事调动、养老保险、医疗保险、失业保险、公积金等与个人利益密切相关的材料纳入个人档案之中。其次，应以收集客观材料为主，如教师教学、科研、学术研究和反映教师思想品德、敬业精神、业务水平、技术专长、工作能力、成就贡献等方面的评价材料，即能真正反映个性特征的内容材料。人事档案收集的渠道不应是单一的，而是多方面的；不仅要通过组织、人事部门收集干部管理活动中形成的资料，还要通过学校机关各相应管理部门收集当事人的教学情况、科研成果及其他业务方面的材料。通过这样的拓宽渠道来收集材料，才能全方位地立体地反映职工的整体面貌。
（4）人事档案的科学化、信息化和网络化。人事档案管理要把人才档案信息化，把人事档案中的现实记录转化为“活”信息，建立一个丰富强大的数据库，利用计算机技术对人才队伍进行统计和定量分析，为组织人事部门提供人才信息，为领导决策提供依据。人事档案信息化管理系统最主要的部分是人事信息数据库，它主要包括人员的基本情况、人员的职务和职称情况、人员学习培训情况、表现情况及其他情况。它集中了组织、人事部门管理工作所需要的全部基础数据，不仅能够重复使用，提高数据的利用率，而且能够消除重复的数据收集存储，减少数据的冗余，是一个结构比较合理，功能比较完善，可以共享的人才信息资源，可以随时为学校各部门的业务管理提供多功能、深层次的信息服务。同时，档案管理人员还可以针对本校人事档案管理的实际利用情况，以现实需要为前提，对一些重要、利用频率高的档案原件逐步实现数字化，例如学历、学位证书，近期的干部履历，干部职务任免、职称审批表，各种资格证书，等等。
完整、真实的人事档案才能全面、准确地反映人的德、能、勤、绩，才能更好地为组织人事及学校各项工作服务。因此，学校人事档案工作必须积极探索、大胆实践，不断创新，把工作推上新的台阶。
参考文献：
［1］黄小斯.高校人事档案的价值及其管理.集美航海学院学报，1998，（4）.
［2］朱玉媛.干部人事档案工作的现状与对策.中国档案，1998，（8）.
［3］贺焱.改革学校人事档案管理工作的思考［J］.云南档案，2008.3.
［4］张丽娟.干部人事档案目标管理达标工作经验与探讨［J］.中国科技信息，2006，（1）.
关键词： 高校人事档案 高校人事管理 新模式
人事档案是人事管理实践活动的产物，是客观事物的原始记录，其内容主要是记述和反映个人的自然情况、社会经历、思想品德、业务能力和工作学习状况等材料，并以此来服务于组织人事工作。随着高校的经济地位和社会地位的提高，各类人才集聚高校，因此人事档案管理的侧重点和归档内容顺序需作相应的调整。
1.高校人事档案管理存在的问题
（1）材料利用分散。组织人事部门只掌握个人履历、政治面貌、学历、职称评定、工资等方面的材料，而教师的教学科研情况材料则比较分散，一部分由各个系室收集，一部分由教学科研处掌握，要了解一个教师的综合情况，就必须到几个部门去了解、去统计。这种分散管理破坏了人事档案内容的完整统一，使之不能全方位地反映教职工的真实面貌。
（2）材料内容过于形式化，空洞无物。比如每年一次的鉴定考核内容基本都是相同的，评语都基本上是“坚持四项基本原则、拥护党的领导”，“努力钻研业务”，“科研能力较强”之类的话语，很难反映一个人的特点和全貌，体现不出个性特色。
（3）部分材料不规范、不完整。应该归档的材料档案里没有，不应该归档的材料却出现在档案里，还有的归档材料书写不规范，形式不统一，有的材料还是复印件，归档纸张大小不一，有的考核材料没有本人签名，部分档案材料中有些人的出生年月，加入党团的时间、学历，以及参加工作时间等前后记载不一致，出现年龄越填越小，工作时间越填越早，学历越填越高等现象，使档案材料的真实性大大降低。
（4）制度不健全，管理方法落后。从收集、鉴别、归档整理、保管保密到转递、查（借）阅利用等人事档案管理的各个环节缺乏一整套系统的规章制度。档案材料的鉴别、编排、装订、查阅检索等一系列环节均为手工操作，工作效率低下，准确性较差，利用率较低，与科学化、现代化的要求差距甚大，计算机、光盘、扫描仪、缩微设备等现代信息技术手段尚未在学院人事档案管理中广泛应用，难以适应现代社会发展的需要。
（5）缺乏深入精神。长期以来，档案室只求看好大门、守好小摊，档案不丢便可万事大吉，在思想上形成看家守业的“保管型”思维方式，开拓创新意识欠缺，思路比较狭窄，视野不开阔，仍处于“被动服务”的局面。干部人事档案日常的大量的传统的利用工作是接待利用者的查阅，办理档案借出手续，为个人因办理入党、升学、深造、提干等事宜出具有关证明材料，而很少对档案材料进行进一步的分析研究、再加工或开发汇编，将档案信息转化成可被利用的档案信息。
2.高校人事管理的特点
（1）人事档案来源的广泛性和内容的复杂性。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。
（2）利用者对人事档案需求的多样性。市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才，选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员，以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。由于利用者类型、利用用途的多样性，他们对人事档案内容、载体、传递方式等方面的需求存在多样性；也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，而且许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用，但它们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。
（3）人事档案管理方式和服务方式的开放性。市场经济的建立，降低了人事档案政治化、神秘化的程度，与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。
3.高校人事管理新模式的探索
（1）抓好队伍建设，提高人员素质。人事档案管理工作是一项专业性、技术性、政策性极强的工作，既涉及国家，又涉及个人的切身利益，对档案管理人员在政治素质、专业文化知识、科学技术知识方面提出了很高的要求。在选配档案管理工作人员时，首先要注重选拔具有高度的责任心、强烈的事业心、爱岗敬业和默默无闻、无私奉献精神、党性好、作风正、守纪律、保守机密、具有一定工作能力和文字水平，且熟悉计算机操作技术的党员干部从事档案工作。其次要经常进行业务培训，使其掌握科学的管理方法和手段，探索人事档案管理的规律性和科学性。最后，各级领导要关心档案管理人员的思想、学习和工作，努力解决他们工作生活中的实际困难，充分调动各部门及兼职档案员的工作热情和积极性，使人事档案管理迈上一个新的台阶。
（2）健全工作制度，加强科学管理。建立健全各项干部人事档案管理制度是做好工作的前提和保证，干部人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的规章制度来制约，就会无章可循、无所适从。因此，应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善各项档案管理制度，并坚持执行，使其真正落到实处。尤其要建立应用计算机管理人事档案的各项制度，特别是对档案材料收集归档、转递、查阅、保管制度要进一步严格要求，阻止虚假材料进档，避免出现无头档案及死档弃档，完善人事档案整理工作细则，使档案的整理更加科学全面完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。同时，强化安全保密管理，杜絕泄密、失密、窃密现象，使档案工作逐步达到规范化、标准化、制度化和科学化，为高校干部人才队伍建设提供更好的服务。
（3）档案客观真实，突出个性特色。学校人事档案工作除具有一般档案工作的共同属性和特点外，还具有自身的个性特点和特殊性。一是管理范围较广，形成档案材料的部门较多；二是建档对象文化层次较高；三是档案的利用率较高。为确保档案材料及时更新和完整齐全，首先，应补充新时期形成的材料，例如将人事调动、养老保险、医疗保险、失业保险、公积金等与个人利益密切相关的材料纳入个人档案之中。其次，应以收集客观材料为主，如教师教学、科研、学术研究和反映教师思想品德、敬业精神、业务水平、技术专长、工作能力、成就贡献等方面的评价材料，即能真正反映个性特征的内容材料。人事档案收集的渠道不应是单一的，而是多方面的；不仅要通过组织、人事部门收集干部管理活动中形成的资料，还要通过学校机关各相应管理部门收集当事人的教学情况、科研成果及其他业务方面的材料。通过这样的拓宽渠道来收集材料，才能全方位地立体地反映职工的整体面貌。
（4）人事档案的科学化、信息化和网络化。人事档案管理要把人才档案信息化，把人事档案中的现实记录转化为“活”信息，建立一个丰富强大的数据库，利用计算机技术对人才队伍进行统计和定量分析，为组织人事部门提供人才信息，为领导决策提供依据。人事档案信息化管理系统最主要的部分是人事信息数据库，它主要包括人员的基本情况、人员的职务和职称情况、人员学习培训情况、表现情况及其他情况。它集中了组织、人事部门管理工作所需要的全部基础数据，不仅能够重复使用，提高数据的利用率，而且能够消除重复的数据收集存储，减少数据的冗余，是一个结构比较合理，功能比较完善，可以共享的人才信息资源，可以随时为学校各部门的业务管理提供多功能、深层次的信息服务。同时，档案管理人员还可以针对本校人事档案管理的实际利用情况，以现实需要为前提，对一些重要、利用频率高的档案原件逐步实现数字化，例如学历、学位证书，近期的干部履历，干部职务任免、职称审批表，各种资格证书，等等。
完整、真实的人事档案才能全面、准确地反映人的德、能、勤、绩，才能更好地为组织人事及学校各项工作服务。因此，学校人事档案工作必须积极探索、大胆实践，不断创新，把工作推上新的台阶。
参考文献：
［1］黄小斯.高校人事档案的价值及其管理.集美航海学院学报，1998，（4）.
［2］朱玉媛.干部人事档案工作的现状与对策.中国档案，1998，（8）.
［3］贺焱.改革学校人事档案管理工作的思考［J］.云南档案，2008.3.
［4］张丽娟.干部人事档案目标管理达标工作经验与探讨［J］.中国科技信息，2006，（1）.