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［摘 要］ 本文系统地分析会计电算化环境下各种错账的类型及各种错账的更正方法，提出会计电算化下除红字冲销法、补充登记法之外的即时修订法和逆向操作法等后悔性操作方法，并对后悔性操作方法的适用条件和操作步骤进行详细的介绍，为会计一线工作人员提供便捷的会计后悔性操作指南。
［关键词］ 后悔性操作；凭证更正方法；逆向操作法
［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2007）12-0017-03
在日常业务的凭证处理中,如果出现了凭证的操作错误,包括凭证科目用错、凭证金额填错、金额过账有错等错误，会计人员应遵循会计学中对错误凭证更改的基本原理进行更改。在实现会计电算化后，由于凭证录入、记账等后续过程由计算机自动完成，只要录入的凭证无误，则会计的后续过程将保证无误，也就是说，在电算化后，凭证的错误一般在手工录入时产生，错误一般为用错会计科目或科目出错。对于这种错误，可以用红字冲销法或补充登记法进行更正。在电算化下，为了保证会计账面整洁和账务数据条理清晰，在不违背会计、审计的基本原则下也可以采用后悔性操作方法进行错误凭证的更改。
1 后悔性操作概念与适用条件
1. 1后悔性操作的概念
后悔性操作指在正常的电算化操作过程中,出现了错误操作,该错误导致记账凭证不正确或账簿不正确或该错误已导致电算化的后续操作不能正常进行,在事后对前电算化操作过程进行修改的操作。操作错误一般分为两大类。第一类是事中错误，指操作过程中未退出该操作界面，且可以在该处立即进行修改的错误。例如：在填制凭证时产生的科目或金额错误、已保存但未审核的错误凭证。其错误内容大致有科目、金额、项目、结算方式、各种往来单位、数量、单价等。第二类是事后错误，指原来的操作已出现错误，并对它的后续过程产生影响的操作。例如：电算化初始化中的设置错误、审核签字后发现的凭证错误、记账后发现的错误、结账后发现的错误等等。
1. 2后悔性操作的适用条件
后悔性操作必须在一定的时间和条件下才能使用，否则，可能导致会计电算化的操作错误，其限制条件为：⑴后悔性操作适用于任何种类的错误更正。具体包括凭证科目用错、凭证金额填错、初始化设置出错等等。⑵后悔性操作更正法使用的时间限制。后悔性操作更正法应在本月会计报表还未上报、税务报表还未报出之前使用，否则，就会造成企业的会计数据与对外报出的数据不符。对于在已对外报出报表后发现的错误，只能在下月采用红字冲销法或补充登记法进行更正。
2 凭证更正方法
2. 1手工状态下的凭证更正方法
在会计学原理中，一般包括红字冲销法、划线更正法、补充登记更正法。由于手工状态下的会计数据、会计信息是以纸作为存储介质，所以，在对外报表未报出之前，均可采用红字冲销、划线更正和补充登记更改会计数据；在对外已报出报表时，应在下月采用红字冲销法和补充登记法，但不能对上月会计账簿进行划线更改。
2. 2电算化状态下的凭证更正方法
在电算化下，错账仍然可在适当的时间内采用红字冲销法和补充登记法进行错账更正，由于电算化是以磁性介质存储文件，客观上不可能采用划线更正法。另外，为了保证会计账簿的清晰性和会计经济业务的整体性，在电算化下，针对电算化的不同操作错误，还经常采用即时修订法和逆向操作法。
即时修订法，指在会计电算化凭证录入过程中发现凭证录入错误时所采用的一种现时改正方法。它适用于对事中错误的更正。对于还未保存的凭证，一般可以进行会计分录（会计分录指会计凭证中的一条记录）的删除、会计科目的重新选择、科目金额的重新录入、制单人员的重新注册、会计分录的摘要的重新录入、会计凭证的制单日期、凭证附件张数，直至放弃保存该错误凭证等操作；对于已保存但仍未审核（包括出纳签字或主管签字）的会计凭证的修改，也可以参照上述即时修订法对会计分录和金额进行修改，在认为该凭证完全错误并已没有存在的必要时，还可以采用先作废该凭证、后对已标注“作废”标记的凭证进行直接删除并同时整理凭证号的操作，具体操作见图1。采用即时修订法必须注意：对凭证的作废与删除必须由该凭证的填制人员进行操作，其他人员一般不能赋予此项权限；另外，对从其他子系统中传来的错误记账凭证，除在总账系统中进行凭证即时修订外，还应检查该子系统的设置，以防止其他类似错误凭证的产生。
3 逆向操作法
3. 1逆向操作法的概念
对发现的事后错误从发现时的操作流程开始，逆向操作到能对错误进行即时修订的方法称为逆向操作法。逆向操作法不同于红字冲销法和补充登记法，它一般要从后往前逆向操作，直到该错误变为事中错误，能用即时修订法更正为止。逆向操作法不需要填制凭证，它的目的仅仅是使得凭证填制人员能够对错误凭证进行修改，并对修改后的凭证重新审核、记账、结账。正是由于它不需重新填制凭证，才使得会计业务数据能与经济业务流程保持一致，保证了会计的账面清晰和条理清楚。
3. 2逆向操作法的注意事项
逆向操作法实际上是通过程序的反向操作对会计凭证的数据库中的数据进行修改，此种修改除在“操作日志”上会留下操作记录外（该记录也可以删除），在会计数据库或账簿上不会留下痕迹，这样就容易给一些别有用心的人提供人为改账的机会。因此，对于逆向操作法的操作权限应严格把关，责任到人，同时应做好书面登记工作或及时打印“操作日志”，做好会计数据的每天备份工作。
3. 3逆向操作法的操作范围
依据会计电算化的凭证处理流程，从制单人员填制凭证开始，到出纳签字、主管签字、记账人员记账到会计账簿的结账整个过程中，只有未经出纳签字或主管签字（非出纳凭证不需出纳签字）的凭证才能采用即时修订法，其他经过签字、记账和结账的凭证均不能直接进行凭证的修改操作，逆向操作的操作范围仅限于如何取消结账、如何取消记账、如何取消主管审核和取消出纳签字的操作。
3. 4逆向操作法的操作步骤
鉴于各种会计电算化软件的设计不同，逆向操作法中的取消结账、恢复记账前状态、取消主管签字和取消出纳签字的具体功能按键也有所不同，在操作业务时可参照本单位所购会计电算化软件的说明和操作手册（若在操作手册中未涉及该功能，可向服务商咨询），本文以用友软件为例来说明逆向操作法的操作步骤。
3. 4. 1取消结账的操作方法
取消结账的步骤为：以会计主管身份注册总账系统→在总账系统中的“月末处理”功能菜单下点击“月末结账”进入结账向导→选择结账月份，同时按下“Ctrl Shift F6”键激活“取消结账”功能，系统导出取消结账的“确认口令”，窗口见图2。确认口令后，在“结账”功能界面上直接点“取消”结账并退出结账界面，即完成了取消结账功能。
3. 4. 3取消凭证签字的操作方法
取消凭证签字包括取消主管的审核签字和出纳的签字。取消凭证的签字必须由原来相对应的操作人员进行操作，操作方法同原来的审核和签字方法，只需在原签字界面点击“取消”或“成批取消签字”即可完成逆向操作。
4 结 论
会计电算化环境的后悔性操作能给会计的错账更正工作带来极大的方便。与传统的错账更正方法相比，使用后悔性操作在保持经济业务的完整性和账簿的清晰性方面有很大的优势，但必须在具备完善的监控机制、符合使用条件时使用，否则，它对企业的财务工作有害无利。
主要参考文献
［1］ 向朝龙. 对电算化环境下错账更正规则的思考［J］. 中国管理信息化：综合版，2005，（12）.
［2］ 孙勤海. 浅谈会计电算化下的错账更正方法［J］. 南通职业大学学报，2003，（2）.
［3］ 张秀兰. 浅析会计电算化错账更正方法［J］. 内蒙古科技与经济，2006，（19）.
［4］ 黄水平. 会计电算化实务［M］. 北京：中国商业出版社，2004.
［关键词］ 后悔性操作；凭证更正方法；逆向操作法
［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2007）12-0017-03
在日常业务的凭证处理中,如果出现了凭证的操作错误,包括凭证科目用错、凭证金额填错、金额过账有错等错误，会计人员应遵循会计学中对错误凭证更改的基本原理进行更改。在实现会计电算化后，由于凭证录入、记账等后续过程由计算机自动完成，只要录入的凭证无误，则会计的后续过程将保证无误，也就是说，在电算化后，凭证的错误一般在手工录入时产生，错误一般为用错会计科目或科目出错。对于这种错误，可以用红字冲销法或补充登记法进行更正。在电算化下，为了保证会计账面整洁和账务数据条理清晰，在不违背会计、审计的基本原则下也可以采用后悔性操作方法进行错误凭证的更改。
1 后悔性操作概念与适用条件
1. 1后悔性操作的概念
后悔性操作指在正常的电算化操作过程中,出现了错误操作,该错误导致记账凭证不正确或账簿不正确或该错误已导致电算化的后续操作不能正常进行,在事后对前电算化操作过程进行修改的操作。操作错误一般分为两大类。第一类是事中错误，指操作过程中未退出该操作界面，且可以在该处立即进行修改的错误。例如：在填制凭证时产生的科目或金额错误、已保存但未审核的错误凭证。其错误内容大致有科目、金额、项目、结算方式、各种往来单位、数量、单价等。第二类是事后错误，指原来的操作已出现错误，并对它的后续过程产生影响的操作。例如：电算化初始化中的设置错误、审核签字后发现的凭证错误、记账后发现的错误、结账后发现的错误等等。
1. 2后悔性操作的适用条件
后悔性操作必须在一定的时间和条件下才能使用，否则，可能导致会计电算化的操作错误，其限制条件为：⑴后悔性操作适用于任何种类的错误更正。具体包括凭证科目用错、凭证金额填错、初始化设置出错等等。⑵后悔性操作更正法使用的时间限制。后悔性操作更正法应在本月会计报表还未上报、税务报表还未报出之前使用，否则，就会造成企业的会计数据与对外报出的数据不符。对于在已对外报出报表后发现的错误，只能在下月采用红字冲销法或补充登记法进行更正。
2 凭证更正方法
2. 1手工状态下的凭证更正方法
在会计学原理中，一般包括红字冲销法、划线更正法、补充登记更正法。由于手工状态下的会计数据、会计信息是以纸作为存储介质，所以，在对外报表未报出之前，均可采用红字冲销、划线更正和补充登记更改会计数据；在对外已报出报表时，应在下月采用红字冲销法和补充登记法，但不能对上月会计账簿进行划线更改。
2. 2电算化状态下的凭证更正方法
在电算化下，错账仍然可在适当的时间内采用红字冲销法和补充登记法进行错账更正，由于电算化是以磁性介质存储文件，客观上不可能采用划线更正法。另外，为了保证会计账簿的清晰性和会计经济业务的整体性，在电算化下，针对电算化的不同操作错误，还经常采用即时修订法和逆向操作法。
即时修订法，指在会计电算化凭证录入过程中发现凭证录入错误时所采用的一种现时改正方法。它适用于对事中错误的更正。对于还未保存的凭证，一般可以进行会计分录（会计分录指会计凭证中的一条记录）的删除、会计科目的重新选择、科目金额的重新录入、制单人员的重新注册、会计分录的摘要的重新录入、会计凭证的制单日期、凭证附件张数，直至放弃保存该错误凭证等操作；对于已保存但仍未审核（包括出纳签字或主管签字）的会计凭证的修改，也可以参照上述即时修订法对会计分录和金额进行修改，在认为该凭证完全错误并已没有存在的必要时，还可以采用先作废该凭证、后对已标注“作废”标记的凭证进行直接删除并同时整理凭证号的操作，具体操作见图1。采用即时修订法必须注意：对凭证的作废与删除必须由该凭证的填制人员进行操作，其他人员一般不能赋予此项权限；另外，对从其他子系统中传来的错误记账凭证，除在总账系统中进行凭证即时修订外，还应检查该子系统的设置，以防止其他类似错误凭证的产生。
3 逆向操作法
3. 1逆向操作法的概念
对发现的事后错误从发现时的操作流程开始，逆向操作到能对错误进行即时修订的方法称为逆向操作法。逆向操作法不同于红字冲销法和补充登记法，它一般要从后往前逆向操作，直到该错误变为事中错误，能用即时修订法更正为止。逆向操作法不需要填制凭证，它的目的仅仅是使得凭证填制人员能够对错误凭证进行修改，并对修改后的凭证重新审核、记账、结账。正是由于它不需重新填制凭证，才使得会计业务数据能与经济业务流程保持一致，保证了会计的账面清晰和条理清楚。
3. 2逆向操作法的注意事项
逆向操作法实际上是通过程序的反向操作对会计凭证的数据库中的数据进行修改，此种修改除在“操作日志”上会留下操作记录外（该记录也可以删除），在会计数据库或账簿上不会留下痕迹，这样就容易给一些别有用心的人提供人为改账的机会。因此，对于逆向操作法的操作权限应严格把关，责任到人，同时应做好书面登记工作或及时打印“操作日志”，做好会计数据的每天备份工作。
3. 3逆向操作法的操作范围
依据会计电算化的凭证处理流程，从制单人员填制凭证开始，到出纳签字、主管签字、记账人员记账到会计账簿的结账整个过程中，只有未经出纳签字或主管签字（非出纳凭证不需出纳签字）的凭证才能采用即时修订法，其他经过签字、记账和结账的凭证均不能直接进行凭证的修改操作，逆向操作的操作范围仅限于如何取消结账、如何取消记账、如何取消主管审核和取消出纳签字的操作。
3. 4逆向操作法的操作步骤
鉴于各种会计电算化软件的设计不同，逆向操作法中的取消结账、恢复记账前状态、取消主管签字和取消出纳签字的具体功能按键也有所不同，在操作业务时可参照本单位所购会计电算化软件的说明和操作手册（若在操作手册中未涉及该功能，可向服务商咨询），本文以用友软件为例来说明逆向操作法的操作步骤。
3. 4. 1取消结账的操作方法
取消结账的步骤为：以会计主管身份注册总账系统→在总账系统中的“月末处理”功能菜单下点击“月末结账”进入结账向导→选择结账月份，同时按下“Ctrl Shift F6”键激活“取消结账”功能，系统导出取消结账的“确认口令”，窗口见图2。确认口令后，在“结账”功能界面上直接点“取消”结账并退出结账界面，即完成了取消结账功能。
3. 4. 3取消凭证签字的操作方法
取消凭证签字包括取消主管的审核签字和出纳的签字。取消凭证的签字必须由原来相对应的操作人员进行操作，操作方法同原来的审核和签字方法，只需在原签字界面点击“取消”或“成批取消签字”即可完成逆向操作。
4 结 论
会计电算化环境的后悔性操作能给会计的错账更正工作带来极大的方便。与传统的错账更正方法相比，使用后悔性操作在保持经济业务的完整性和账簿的清晰性方面有很大的优势，但必须在具备完善的监控机制、符合使用条件时使用，否则，它对企业的财务工作有害无利。
主要参考文献
［1］ 向朝龙. 对电算化环境下错账更正规则的思考［J］. 中国管理信息化：综合版，2005，（12）.
［2］ 孙勤海. 浅谈会计电算化下的错账更正方法［J］. 南通职业大学学报，2003，（2）.
［3］ 张秀兰. 浅析会计电算化错账更正方法［J］. 内蒙古科技与经济，2006，（19）.
［4］ 黄水平. 会计电算化实务［M］. 北京：中国商业出版社，2004.