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摘要:企业集团在经营发展阶段,文书档案管理属于一项十分关键的工作,随着社会的繁荣发展,这项工业也逐渐显现出新的特征,是机遇与挑战共存的。为此,文书档案管理者必须深入探究该项工作的特征和创新对策,由此迎合新时代的发展,实现管理目标。由此,文章对文化档案工作的特征及创新对策进行了详细探讨。
关键词:文书档案;特征;问题;创新对策
文书档案工作是企业、政府机关、社会团体及组织、事业机构在行政管理过程形成的具备保存价值信息的总称。这是企业档案控制的重点,是一种科技性、服务性以及政治性很强的活动。文书档案管理效果的好坏直接关系着企业综合管理质量,为此,新时期需要提高文书档案管理能力,增強思想认识,提升文书档案管理者专业素质,使之可以科学、规范的管控文书档案,由此方可保证文书档案工作的实效性。
1、文书档案工作的基本特征
1.1整体性
一般情况,文书档案均由内部机构进行统一管理的。从文书档案种类方面入手,能够将其细分为基础档案、设施资料、人事资料、党务资料、科研资料等;由来源上说,也包括上级引发资料、单位编制文件等,这类文件自身都存在明显的政策性、引导性、业务性和规章性等。为此,针对文化档案这项工作来讲,其整体性特征是十分显著的。
1.2专业性
管理工作中,文化档案的产生能够直接体现出工作的具体状况,因此,针对档案内容来讲,其自身也具备专业性特征。例如,单位具体的发展方案、业务扩展战略等,专业性特征都是比较强的。
1.3保密性
集团企业经营中,文书档案管理是十分关键的工作,其可以对各项业务的开展起到支持、引导作用,所以通常都是供公司内部员工使用的,保密性很强。
1.4阶段性
除上述三点特征以外,针对文化档案这项管理工作来讲,其自身也具有明显的阶段性。当前,在大多数事业单位内,行政管理部门都是比较多的,而且在文书档案上较为松散,为保证文件具备连续性与完整性,会选择以1年或6个月为期限展开管理,充满阶段性特征。
2、文化档案管控的现状
(1)文化档案管控机制不标准。据调查表明,目前很多单位内文书档案管理均不合理。例如,档案目录编制不合理,档案编码不正确等。部分单位甚至沿用落后、老旧的管理方式,没有按照时代发展要求及时创新,造成档案管理体制非常混乱,缺乏严密性。文书档案的功能很难发挥。(2)检索效率不高。目前,国内文化档案检索重点包含电脑检索和人工检索两种形式。且调查显示,很多单位仍然以人工检索为主,人工检索效率非常低,需要浪费很多时间。如今,文书档案的要点和数量逐渐丰富,因此,需要及时创新检索方式,提高检索效率,方可满足社会需求。如此就需要文书档案管理者在实际工作中科学利用电脑检索,提升检索内容的真实性,并缩短检索时间。而且还能够采用二维码、条形码等方式检索和录入资料,这样能够有效提高资料的应用性,从而提高文书档案管控效率。(3)文书档案工作者素养尚待提高。当前有些单位为缩减开支,在文化档案工作中采取兼职手段,使缺少专业素养的人员负责文书档案工作。例如,由秘书管理文书资料,秘书职位的工作内容复杂,难以专注于文书资料管理,这样就严重降低了文书档案控制效果。为此,单位需要聘请具有专业素质的专职员工来管理文书档案资料。
3、文书档案管控的创新对策
3.1创新管理思想,提供科学指导
文化档案管理阶段,管理者自身的素养、能力会直接影响到最后的管理效果。为此,当前若要创新这项工作,首先就必须制定出健全的管理体制,扭转管理者的管理思想,使之可以深刻认识到这项工作的意义,为管理工作的顺利进行提供科学的指导。
比如,新时代背景下,信息技术及数据已成为影响企业经营和管理的一项关键因素,而针对文书档案来讲,其所具有的信息作用,在企业生产经营中所起到的作用也日益明显。为此,针对这项工作来说,管理者必须更新自己的管理理念,积极参与专业培训,以提高自己的管理能力,为管理活动的开展提供科学的思想导向,令这项工作实现全面创新。
3.2改进管理方式,提升管理效果
除创新管理者的理念之外,档案组卷办法的革新也是目前档案管理中十分关键的问题之一,改进管理方式能够改善档案信息比较重复、分散以及混杂模糊的现象,是促进工作创新的重要路径。为此,新时期在进行文书档案管理时,需要重视管理方式的改进,进一步提高管理效果。
首先,文书档案管理部门要在此方面起到一定效用,发挥出带头作用,把分散于各部门的信息实现综合性、整体性的采集,并根据文书档案的内容、种类来合并、划分,为管理活动的正常开展打好基础;其次,基于上述内容,能够对这些信息进行详细甄别,能根据价值参考、时间序列、事件大小、效果评估等展开细分立卷,该过程管理者要发挥出自己的价值,针对一些无用的资料,必须在甄别时及时清除,防止在后续产生文件重复、杂乱等现象[1]。在该种创新方法的引导下,能够尽量保证档案方便查找、主题明显、整洁、清楚等,为后期电子文件平台的建立起到良好的基础功效,促使管理工作充满创新性、系统性以及实效性等。
此外,还能够利用各种办公软件,把档案与文件细分组成系统,以集中编号来变成,得到在使用时的迅速检索等,促使文书档案本身的使用价值获得明显的提高。
3.3制定管理体系
制定科学的文书档案管控体系,能保障文书档案管控效果。新时代,文书档案管控体系要与时俱进,促进文书档案管控模式的现代化,这样方可保证文书档案控制的实效性。第一,企业要基于传统的文书档案控制机制,根据国家各项法律法规条文以及自身实际状况,建立现代化文书档案控制体系,保证现代化文书档案控制的实用性、应用新、灵活性、合理性[2]。制定现代化文书档案控制体系,可以更好改善传统文书档案工作中的不足情况,优化文书档案管控机制,处理文书管理的瓶颈。在制定现代化文书档案控制体系时,要结合文书档案管理基本情况,有针对性的修编、查找文书档案,提高文书档案控制体系的实用性。
3.4提高文书档案管理者素质
文书档案管理效果时评定一个单位档案管理能力的核心因素,其中,文书档案管理效果和管理者的专业素质有直接关联。新时代,企业要提高文书档案管理者素质,提高其专业理论内容和技能,并且还需要提高他们的信息价值,使之可以科学采用现代化高新科技开展工作,促进文书档案工作的自动化[3]。开展文书档案工作时,企业要采取培训手段,提高文书档案管理者的整体素质,使之了解文书档案管理体系、要求,认识到文书档案工作对企业经营的关键性,而且具备现代化档案控制技能,逐渐文化档案专业服务团队,提高文书档案管理者的管理水平,从而保证文书档案工作的科学性。
4、结束语
总之,文书档案工作是企业档案保管的重点,是一种科技性、服务性和政治性很强的工作。新时代,要提高文书档案控制的认识度,提高文书档案管控效果,确保文书档案管控的有效性、科学性、规范性,从而实现文书资料管理的高效性。
参考文献:
[1]王静.文书档案管理的特点与创新策略的相关研究[J].传播力研究,2018(36):205.
[2]刘萍.文书档案管理的特点与创新策略的相关研究[J].科技风,2018(35):263.
[3]秦凤萍.信息化时代文书档案管理创新策略研究[J].城建档案,2018(01):81-82.
关键词:文书档案;特征;问题;创新对策
文书档案工作是企业、政府机关、社会团体及组织、事业机构在行政管理过程形成的具备保存价值信息的总称。这是企业档案控制的重点,是一种科技性、服务性以及政治性很强的活动。文书档案管理效果的好坏直接关系着企业综合管理质量,为此,新时期需要提高文书档案管理能力,增強思想认识,提升文书档案管理者专业素质,使之可以科学、规范的管控文书档案,由此方可保证文书档案工作的实效性。
1、文书档案工作的基本特征
1.1整体性
一般情况,文书档案均由内部机构进行统一管理的。从文书档案种类方面入手,能够将其细分为基础档案、设施资料、人事资料、党务资料、科研资料等;由来源上说,也包括上级引发资料、单位编制文件等,这类文件自身都存在明显的政策性、引导性、业务性和规章性等。为此,针对文化档案这项工作来讲,其整体性特征是十分显著的。
1.2专业性
管理工作中,文化档案的产生能够直接体现出工作的具体状况,因此,针对档案内容来讲,其自身也具备专业性特征。例如,单位具体的发展方案、业务扩展战略等,专业性特征都是比较强的。
1.3保密性
集团企业经营中,文书档案管理是十分关键的工作,其可以对各项业务的开展起到支持、引导作用,所以通常都是供公司内部员工使用的,保密性很强。
1.4阶段性
除上述三点特征以外,针对文化档案这项管理工作来讲,其自身也具有明显的阶段性。当前,在大多数事业单位内,行政管理部门都是比较多的,而且在文书档案上较为松散,为保证文件具备连续性与完整性,会选择以1年或6个月为期限展开管理,充满阶段性特征。
2、文化档案管控的现状
(1)文化档案管控机制不标准。据调查表明,目前很多单位内文书档案管理均不合理。例如,档案目录编制不合理,档案编码不正确等。部分单位甚至沿用落后、老旧的管理方式,没有按照时代发展要求及时创新,造成档案管理体制非常混乱,缺乏严密性。文书档案的功能很难发挥。(2)检索效率不高。目前,国内文化档案检索重点包含电脑检索和人工检索两种形式。且调查显示,很多单位仍然以人工检索为主,人工检索效率非常低,需要浪费很多时间。如今,文书档案的要点和数量逐渐丰富,因此,需要及时创新检索方式,提高检索效率,方可满足社会需求。如此就需要文书档案管理者在实际工作中科学利用电脑检索,提升检索内容的真实性,并缩短检索时间。而且还能够采用二维码、条形码等方式检索和录入资料,这样能够有效提高资料的应用性,从而提高文书档案管控效率。(3)文书档案工作者素养尚待提高。当前有些单位为缩减开支,在文化档案工作中采取兼职手段,使缺少专业素养的人员负责文书档案工作。例如,由秘书管理文书资料,秘书职位的工作内容复杂,难以专注于文书资料管理,这样就严重降低了文书档案控制效果。为此,单位需要聘请具有专业素质的专职员工来管理文书档案资料。
3、文书档案管控的创新对策
3.1创新管理思想,提供科学指导
文化档案管理阶段,管理者自身的素养、能力会直接影响到最后的管理效果。为此,当前若要创新这项工作,首先就必须制定出健全的管理体制,扭转管理者的管理思想,使之可以深刻认识到这项工作的意义,为管理工作的顺利进行提供科学的指导。
比如,新时代背景下,信息技术及数据已成为影响企业经营和管理的一项关键因素,而针对文书档案来讲,其所具有的信息作用,在企业生产经营中所起到的作用也日益明显。为此,针对这项工作来说,管理者必须更新自己的管理理念,积极参与专业培训,以提高自己的管理能力,为管理活动的开展提供科学的思想导向,令这项工作实现全面创新。
3.2改进管理方式,提升管理效果
除创新管理者的理念之外,档案组卷办法的革新也是目前档案管理中十分关键的问题之一,改进管理方式能够改善档案信息比较重复、分散以及混杂模糊的现象,是促进工作创新的重要路径。为此,新时期在进行文书档案管理时,需要重视管理方式的改进,进一步提高管理效果。
首先,文书档案管理部门要在此方面起到一定效用,发挥出带头作用,把分散于各部门的信息实现综合性、整体性的采集,并根据文书档案的内容、种类来合并、划分,为管理活动的正常开展打好基础;其次,基于上述内容,能够对这些信息进行详细甄别,能根据价值参考、时间序列、事件大小、效果评估等展开细分立卷,该过程管理者要发挥出自己的价值,针对一些无用的资料,必须在甄别时及时清除,防止在后续产生文件重复、杂乱等现象[1]。在该种创新方法的引导下,能够尽量保证档案方便查找、主题明显、整洁、清楚等,为后期电子文件平台的建立起到良好的基础功效,促使管理工作充满创新性、系统性以及实效性等。
此外,还能够利用各种办公软件,把档案与文件细分组成系统,以集中编号来变成,得到在使用时的迅速检索等,促使文书档案本身的使用价值获得明显的提高。
3.3制定管理体系
制定科学的文书档案管控体系,能保障文书档案管控效果。新时代,文书档案管控体系要与时俱进,促进文书档案管控模式的现代化,这样方可保证文书档案控制的实效性。第一,企业要基于传统的文书档案控制机制,根据国家各项法律法规条文以及自身实际状况,建立现代化文书档案控制体系,保证现代化文书档案控制的实用性、应用新、灵活性、合理性[2]。制定现代化文书档案控制体系,可以更好改善传统文书档案工作中的不足情况,优化文书档案管控机制,处理文书管理的瓶颈。在制定现代化文书档案控制体系时,要结合文书档案管理基本情况,有针对性的修编、查找文书档案,提高文书档案控制体系的实用性。
3.4提高文书档案管理者素质
文书档案管理效果时评定一个单位档案管理能力的核心因素,其中,文书档案管理效果和管理者的专业素质有直接关联。新时代,企业要提高文书档案管理者素质,提高其专业理论内容和技能,并且还需要提高他们的信息价值,使之可以科学采用现代化高新科技开展工作,促进文书档案工作的自动化[3]。开展文书档案工作时,企业要采取培训手段,提高文书档案管理者的整体素质,使之了解文书档案管理体系、要求,认识到文书档案工作对企业经营的关键性,而且具备现代化档案控制技能,逐渐文化档案专业服务团队,提高文书档案管理者的管理水平,从而保证文书档案工作的科学性。
4、结束语
总之,文书档案工作是企业档案保管的重点,是一种科技性、服务性和政治性很强的工作。新时代,要提高文书档案控制的认识度,提高文书档案管控效果,确保文书档案管控的有效性、科学性、规范性,从而实现文书资料管理的高效性。
参考文献:
[1]王静.文书档案管理的特点与创新策略的相关研究[J].传播力研究,2018(36):205.
[2]刘萍.文书档案管理的特点与创新策略的相关研究[J].科技风,2018(35):263.
[3]秦凤萍.信息化时代文书档案管理创新策略研究[J].城建档案,2018(01):81-82.