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2007年下半年因工作需要,我开始做分学院教学秘书工作。这两年多的工作经历让我对教学秘书工作重要性的认识有了更深刻的理解。在高校教学管理工作中,教学秘书作为行政上受所在院(系)领导,业务上由教务处指导的教学管理人员,在整个教学运行管理中起着举足轻重的作用。做好教学秘书工作要做到“三个明白”。
1.“想明白”,就是明确自己作为高校教学秘书工作的地位和作用。对教学秘书工作的准确定位,有助于我们正确认识、了解、完成这项工作。《高等学校教学管理要点》(教高[1998]33号文件)指出“系(院)可设教学秘书和教务员,在教学系主任(院长)领导下,处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作。”这就界定了教学秘书的行政地位和岗位职责。首先,教学秘书是院(系)教学管理工作的重要组成部分,是基层管理者,协助领导维持教学工作正常运转和教务管理的完善,以保证教学质量;是院(系)领导的得力助手,将教师、教研室、实验室的工作情况、教学成果和学生成绩统计汇总、归纳分析向院(系)领导汇报,为领导决策提供信息,起到参谋助手的作用,成为领导总体职能的有机补充。其次,教学秘书是服务者,为教学科研服务,为教师服务,为学生服务,为院(系)领导决策服务。要及时提供教学工作所需的部分资料和设备,为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助,将教师和学生反馈的信息及时通报院(系)领导与教研室主任等。第三,教学秘书是协调部门关系的桥梁,也是联系院(系)领导和师生的纽带,教学秘书在业务工作中,为教务处、院(系)主管领导、教师及学生之间的传递和沟通信息,协调关系。由于教学秘书的角色定位决定了管理、服务、协调的工作职能,而服务角色体现得更具体、更直接,每个教学秘书都必须牢记服务这一工作宗旨,才能更好地完成本职工作。
2.“说明白”,就是有效沟通。沟通是管理最为重要的组成部分,只有与人良好的沟通,才能得到他人的理解与支持,才能得到必要的信息,才能获得他人的鼎力相助。教学秘书因工作原因需要经常与学校教务处、学生处及各院系、各部门进行联系,特别是与本院(系)的教师和学生联系,在这些关系中要学会有效的沟通。更为重要的是经常协调本院(系)教师与学生有关教学的事宜,并在协调中摆正自己的角色位置,做到到位不越位,参与不干预,出谋不决策,处处以集体利益为重,自觉维护领导集体与院(系)的形象、声誉。第一是做好与领导(主要指院(系)领导)的沟通工作。作为教学秘书在与领导沟通中要学会自觉维护领导的威信,自觉维护管理层内部的一致性。无论是请示、汇报、反映情况,都应严格按照领导的职责分工进行,不越级不越权。作为秘书在与领导沟通时应提倡言简意赅,应努力提高信息的质量,事先要将信息加工、提炼、压缩,并采用多种沟通方式进行沟通。教学秘书沟通中要学会站在他们的立场上考虑问题,积极提出建议,并考虑全面,对建议进行分析,并叙述不这样做产生的负面影响,也就是说,让领导明了其中的厉害得失。第二是做好与学校教学管理部门、教师、学生以及其他教学单位(包括教研室、实验室以及有教学关联的其他院(系)等)的沟通工作。以诚为本是沟通的前提。俗话说:“以诚为本。”无论做什么事情,所必须的、最根本的首要前提是真诚。一方面要注重礼仪,微笑服务,态度积极。教学秘书一定要注意自己的自身形象,包括穿着打扮、说话的语气和用词;要微笑主动询问来访者的来由和目的,尽可能地帮他们提供相关的服务;在接听电话时,要主动问候来电者,并询问他所要找的人或所要办的事,语气要平缓,不能生硬;必要时要准确记录来电者的重要信息,并及时转达或办理。另一方面,耐心地倾听,积极地协调,对于教师及学生提出的问题或困难要认真对待,可以办理的要向院(系)领导汇报,及时给予解决;因种种原因不能办理或无法解决的,要耐心地向他们解释清楚,尽可能地使其满意。总之,要学会处理方方面面的关系,也就是说要学会沟通。有效的沟通不仅能使工作环境变得轻松愉快,在开展各项工作时更加游刃有余,还会使集体形象在无形中得到进一步的提高。
3.“做明白”,就是要做好日常事务,工作要认真,业务要专心。
3.1 教学日常管理。①协助院(系)领导组织制定各专业的培养方案、教学大纲等教学基本文件;②协助院(系)领导做好本院的期初、期中、期末的教学检查工作及各项教学质量监控工作,加强教学质量管理;③及时、认真地完成教务处及院、系领导布置的各项任务;④协助院(系)领导落实教学任务,收集、检查、整理教师开课计划表,做好聘课工作并报教务处;⑤组织各教研室、教师征订每学年的教材,做到不漏订、误订;⑥协助院、系领导组织和协调毕业班的论文答辩工作,认真核实、准确填写毕业生与获得学位的学生名单;⑦精心安排期末考试科目的时间、地点及监考人员,考试结束后,要及时收集评定的成绩、试卷和试卷分析表并上报教务;⑧协助教务处、院系领导做好每学期教师工作量的考核工作;⑨协助院(系)领导组织教研室、骨干教师编写新增专业申报材料,网络课程建设材料,教改立项及各项教学成果申报材料等。
3.2 学生课程考核、学籍管理。对于学生而言,大学三、四年对于综合素质的培养之外,最重要的是成绩情况。教学秘书必须认真、细心、耐心地做好收集并保管好每个学期的考试试卷、成绩报告单和相关材料;协助教务部门做好学籍管理及组织好学生进行网上选课工作;协助教务部门办理学生补考、缓考、重修、跨专业选修、辅修、双学位等事项。
3.3 师资队伍建设及档案材料整理。教师日常教学文件检查及收缴、教学工作量计算、拟聘教师试讲工作安排、客座教授讲课安排;收集、整理好师资队伍的基础材料,包括自然情况、教学、科研等方面;收集、整理、保管好各类教学工作的相关档案。对于那些在参与教学管理中而编制大量教学及教学管理的文件或资料,重要部分也要立卷归档,备日后查考。这都是多年积累下来的智慧结晶,对稳定教学秩序和深化教学改革具有重要的继承和借鉴的价值,更需要教学秘书专门管理。
3.4 迎接教学工作水平评估工作。在教育部公布的《普通高等学校本科教学工作水平评估方案》(试行)的第五个一级指标的管理队伍中教学秘书被列为评估对象。这可见,院系教学秘书在高校“迎评”过程中处于非常重要的位置。协助制订相应的各种教学管理制度和“迎评”工作计划并检查执行情况,协助建立各主要教学环节质量标准,协助开展教学研究与教学管理改革研究工作等。教学秘书直接履行着教学辅助的重要职责,参与教学管理改革和参与院系管理,这是“迎评”工作的基础。教学秘书要参与“迎评”,要充分认识教育教学评估的必要性,充分认识教育教学评估的根本目的是为了促进学校教育观念的更新,明确办学指导思想,加强教学基本建设,严格教学管理,深化教学改革,最终保障和提高人才培养质量。肩负着“迎评”职责,协助做好“以评促管”宣传工作,直接负责有关教学文件收集、分类、整理、归档以及审核等工作。坚持“以评促建,重在建设”的原则,坚持教学工作评价经常化与制度化,实现教学评价工作与日常教学管理相结合。
1.“想明白”,就是明确自己作为高校教学秘书工作的地位和作用。对教学秘书工作的准确定位,有助于我们正确认识、了解、完成这项工作。《高等学校教学管理要点》(教高[1998]33号文件)指出“系(院)可设教学秘书和教务员,在教学系主任(院长)领导下,处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作。”这就界定了教学秘书的行政地位和岗位职责。首先,教学秘书是院(系)教学管理工作的重要组成部分,是基层管理者,协助领导维持教学工作正常运转和教务管理的完善,以保证教学质量;是院(系)领导的得力助手,将教师、教研室、实验室的工作情况、教学成果和学生成绩统计汇总、归纳分析向院(系)领导汇报,为领导决策提供信息,起到参谋助手的作用,成为领导总体职能的有机补充。其次,教学秘书是服务者,为教学科研服务,为教师服务,为学生服务,为院(系)领导决策服务。要及时提供教学工作所需的部分资料和设备,为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助,将教师和学生反馈的信息及时通报院(系)领导与教研室主任等。第三,教学秘书是协调部门关系的桥梁,也是联系院(系)领导和师生的纽带,教学秘书在业务工作中,为教务处、院(系)主管领导、教师及学生之间的传递和沟通信息,协调关系。由于教学秘书的角色定位决定了管理、服务、协调的工作职能,而服务角色体现得更具体、更直接,每个教学秘书都必须牢记服务这一工作宗旨,才能更好地完成本职工作。
2.“说明白”,就是有效沟通。沟通是管理最为重要的组成部分,只有与人良好的沟通,才能得到他人的理解与支持,才能得到必要的信息,才能获得他人的鼎力相助。教学秘书因工作原因需要经常与学校教务处、学生处及各院系、各部门进行联系,特别是与本院(系)的教师和学生联系,在这些关系中要学会有效的沟通。更为重要的是经常协调本院(系)教师与学生有关教学的事宜,并在协调中摆正自己的角色位置,做到到位不越位,参与不干预,出谋不决策,处处以集体利益为重,自觉维护领导集体与院(系)的形象、声誉。第一是做好与领导(主要指院(系)领导)的沟通工作。作为教学秘书在与领导沟通中要学会自觉维护领导的威信,自觉维护管理层内部的一致性。无论是请示、汇报、反映情况,都应严格按照领导的职责分工进行,不越级不越权。作为秘书在与领导沟通时应提倡言简意赅,应努力提高信息的质量,事先要将信息加工、提炼、压缩,并采用多种沟通方式进行沟通。教学秘书沟通中要学会站在他们的立场上考虑问题,积极提出建议,并考虑全面,对建议进行分析,并叙述不这样做产生的负面影响,也就是说,让领导明了其中的厉害得失。第二是做好与学校教学管理部门、教师、学生以及其他教学单位(包括教研室、实验室以及有教学关联的其他院(系)等)的沟通工作。以诚为本是沟通的前提。俗话说:“以诚为本。”无论做什么事情,所必须的、最根本的首要前提是真诚。一方面要注重礼仪,微笑服务,态度积极。教学秘书一定要注意自己的自身形象,包括穿着打扮、说话的语气和用词;要微笑主动询问来访者的来由和目的,尽可能地帮他们提供相关的服务;在接听电话时,要主动问候来电者,并询问他所要找的人或所要办的事,语气要平缓,不能生硬;必要时要准确记录来电者的重要信息,并及时转达或办理。另一方面,耐心地倾听,积极地协调,对于教师及学生提出的问题或困难要认真对待,可以办理的要向院(系)领导汇报,及时给予解决;因种种原因不能办理或无法解决的,要耐心地向他们解释清楚,尽可能地使其满意。总之,要学会处理方方面面的关系,也就是说要学会沟通。有效的沟通不仅能使工作环境变得轻松愉快,在开展各项工作时更加游刃有余,还会使集体形象在无形中得到进一步的提高。
3.“做明白”,就是要做好日常事务,工作要认真,业务要专心。
3.1 教学日常管理。①协助院(系)领导组织制定各专业的培养方案、教学大纲等教学基本文件;②协助院(系)领导做好本院的期初、期中、期末的教学检查工作及各项教学质量监控工作,加强教学质量管理;③及时、认真地完成教务处及院、系领导布置的各项任务;④协助院(系)领导落实教学任务,收集、检查、整理教师开课计划表,做好聘课工作并报教务处;⑤组织各教研室、教师征订每学年的教材,做到不漏订、误订;⑥协助院、系领导组织和协调毕业班的论文答辩工作,认真核实、准确填写毕业生与获得学位的学生名单;⑦精心安排期末考试科目的时间、地点及监考人员,考试结束后,要及时收集评定的成绩、试卷和试卷分析表并上报教务;⑧协助教务处、院系领导做好每学期教师工作量的考核工作;⑨协助院(系)领导组织教研室、骨干教师编写新增专业申报材料,网络课程建设材料,教改立项及各项教学成果申报材料等。
3.2 学生课程考核、学籍管理。对于学生而言,大学三、四年对于综合素质的培养之外,最重要的是成绩情况。教学秘书必须认真、细心、耐心地做好收集并保管好每个学期的考试试卷、成绩报告单和相关材料;协助教务部门做好学籍管理及组织好学生进行网上选课工作;协助教务部门办理学生补考、缓考、重修、跨专业选修、辅修、双学位等事项。
3.3 师资队伍建设及档案材料整理。教师日常教学文件检查及收缴、教学工作量计算、拟聘教师试讲工作安排、客座教授讲课安排;收集、整理好师资队伍的基础材料,包括自然情况、教学、科研等方面;收集、整理、保管好各类教学工作的相关档案。对于那些在参与教学管理中而编制大量教学及教学管理的文件或资料,重要部分也要立卷归档,备日后查考。这都是多年积累下来的智慧结晶,对稳定教学秩序和深化教学改革具有重要的继承和借鉴的价值,更需要教学秘书专门管理。
3.4 迎接教学工作水平评估工作。在教育部公布的《普通高等学校本科教学工作水平评估方案》(试行)的第五个一级指标的管理队伍中教学秘书被列为评估对象。这可见,院系教学秘书在高校“迎评”过程中处于非常重要的位置。协助制订相应的各种教学管理制度和“迎评”工作计划并检查执行情况,协助建立各主要教学环节质量标准,协助开展教学研究与教学管理改革研究工作等。教学秘书直接履行着教学辅助的重要职责,参与教学管理改革和参与院系管理,这是“迎评”工作的基础。教学秘书要参与“迎评”,要充分认识教育教学评估的必要性,充分认识教育教学评估的根本目的是为了促进学校教育观念的更新,明确办学指导思想,加强教学基本建设,严格教学管理,深化教学改革,最终保障和提高人才培养质量。肩负着“迎评”职责,协助做好“以评促管”宣传工作,直接负责有关教学文件收集、分类、整理、归档以及审核等工作。坚持“以评促建,重在建设”的原则,坚持教学工作评价经常化与制度化,实现教学评价工作与日常教学管理相结合。