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【摘要】本文主要研究探讨了档案管理规范化及结构模型化等问题。
【关键词】档案管理；规范化；结构模型
一、档案管理工作的现状
目前档案管理工作的现状主要分为以下几点，这些问题会严重影响到档案管理的安全，要明确这些存在的问题，在实际的工作中要尽可能避免这些问题，有助于档案管理工作的健康发展。
1.很多档案长时间积压、堆放混乱，很多整理过的档案也存在分类排列不严谨的问题，会严重影响到档案的管理工作。
2.管理档案的工作人员流动性很大，对业务知识的掌握也不充分，胜任不了新时期的档案管理工作。
3.有很多早期的档案出现虫蛀、破损、霉变等现象。
4.有些档案资料存放在个人手中，到期的档案也不能及时的交还回档案室。
5.对借阅的登记工作不规范，有效利用档案的效果较差。
6.一些档案室的环境条件较差、设施陈旧，缺少防潮、防火、防尘的措施。
二、档案管理规范化的重要性及研究
（一）档案管理规范化的重要性
档案是一个单位能否健康发展的重要因素，随着时代的快速进步，档案的管理工作也更为重要，受到社会各界的重视。要想使档案工作适应新时代发展的脚步，做好档案管理的规范化是实现档案工作现代化的重要条件。档案对单位的各种决策、提议都提供了有价值的依据，档案管理的规范化能为今后档案的使用提供方便，对单位的信息采集起到的巨大的作用，发挥出了档案的最大贡献。
（二）档案工作的规范是档案管理中的一个重要问题，在处理好硬件建设的过程中也要处理好文书的工作，虽然档案工作和文书工作是两个截然不同的任务，但是两者之间却有着息息相关的联系。所以要加强系统的思维，建立档案工作和文书工作同行的规范化指导思想。
1.档案管理规范化的前提工作是公文制发
公文经过转化才演变为今天的档案，所以在公文制发中一定要妥善处理好规范化的问题，为提高档案的总体质量以及实施规范化的管理打下坚实的基础。①公文用纸的质量要符合标准，纸的尺寸、规格要统一规范。②制发公文的签发手续是否符合审批标准，公文的标题是否准确无误，抄送单位和主送单位是否准确，其落款同公文是否相同。③公文的使用文种要合理、格式也要规范，文中不能出现简称以及不规范的字，这样做有利于标准化检测手段的实施。④公文上的字迹要清晰牢固，不仅是公文还是各种报表、记录、批注，都不能使用容易褪色的笔，要保证字迹的清晰明了有利于长久保管。
2.档案管理规范化的保证是提高档案的质量
通过很多的实践证明了，影响档案价值的因素中最主要的就是案卷材料是否完整，而案卷装订质量和立卷方法则成为影响档案工作规范化的主要因素。所以在档案管理规范化的工作中，首先要重视案卷装订方面的质量问题，其次重视解决立卷方法上的问题，这样做有利于档案的规范化管理。
3.档案管理规范化的关键内容是“以我为主”的归档原则
档案管理规范化的任务就是实现档案管理利用价值的最大程度，而实现这个目标的关键就在于“以我为主”的立卷归档工作。“以我为主”原则就是指文件以本单位形成的文件为主，这不仅是我国归档工作中坚持的一条原则同时也是有效推进档案工作规范化的一条重要原则。它要求我们在执行《不归档文件销毁办法》的基础之上解决好以下三个问题：①在坚持执行“以我为主”原则的前提上，要维护全宗的完整性。②明确立卷归档中的重点以及合理的分工。要在《以我为主》的原则下明确立卷归宗的重点方向，工作中要特别注意在内容形式上有很都相同点的文件，降低档案管理中的重复率，整体提高档案利用的效果。③要把握好文件立卷归档的时效性，对现行阶段任务的可以进行立卷归档，但是对没有完成的则不能立卷归档，否则就会造成档案管理的混乱。
三、档案管理的结构模型
档案的结构从模型上分析是比较繁琐的，并且随着档案实践的发展越来越复杂，特别是出现了电子文件，导致载体和档案信息既能组合又可以分解，所以档案的结构构成必须要考虑到载体和信息这两个方面。
可以将A表示档案，I表示文件载体所承载的信息量，C表示文件的载体，+表示文件信息和载体的和，F表示整理的方法和原则：A=F（C+I），这个公式可以看出，依照特定的原则将信息和载体进行组合生成的就是档案，它的含义可以从下面几个方面进行理解：
1.公式中的F是一种法则，F法则将文件信息和实体的组合转换为科学意义上的档案，F为文件转化为档案的基本原则，是指文件信息和实体的整理原则。在档案实践的过程中，整理原则发生过几次特别重大的改革：从最初的序列原则到事由原则，在发展为后来的来源原则和自由来源原则，再到上世纪90年代主、客体全宗的理论，这些都是对档案管理工作的探究。可以看出，整理的原则随着档案的发展和人们对档案的认识的变化而变化，其中新的内涵也越来越多。
档案的整理是档案实践的重要内容，贯穿于文件运动的过程中，档案的整理工作使杂乱的文件有了结构的特征，因此F并不是档案的结构自身，而是档案整理的基本方法和原则。
2.公式中的C+I对于电子文件档案的实践有着非常重要的作用。对于以纸质档案为主导的实践活动中，C+I可以用一个字母来表示，文件的信息和载体是不可分割的，信息相对于载体。但是从《中国档案分类法》出台之后，对传统的文件结构和整理方式提出了挑战。《中国档案分类法》不能用在档案馆的实体分类中，因为它并不是对档案的分类方法，而是对档案信息的组织方法，所以人们第一次了解到档案实体和信息的组织是可以分开的，也正是这个原因在上世纪80年代后的档案管理教程中就把档案分为文件信息和文件载体两大部分，因此档案的分离也就变为信息分类和实体分类。
3.公式A=F（C+I）表达除了档案馆中纸质档案的结构组成，还具有广泛的适用性，但也可以出现几种异化形式，而且对应着档案实践工作中的特殊情况，这个问题一直都没有一个合理的解释。在档案学的教材中，一方面强调没有整理过的文件就不算是档案，而另一方面又强调只要文件经过归档进入档案馆就成为档案，那么一些被征集到档案馆但是没有经过整理的是称为文件还是称为档案呢？依照条件能够看出，没经过整理的是文件，可同时它又是档案馆的业务之一，而且这个活动是叫档案征集而不是文件征集，在档案的教材中也将这个问题安排在档案工作的收集环节，因此形成悖论，档案结构模型的异化形式可以解释这个问题。
4.可以看出公式A=F（C+I）概括了通常档案结构的基本模型，公式中的F表示将文件转换为档案的原则和方法，具有很独特的时代特征。档案的整理从序列原则、事由原则、来源原则以及出现电子文件之后提出的新原则，这些都代表了F的时代特征，而且随着档案工作的健康发展，将来F还会有新的定义。
【关键词】档案管理；规范化；结构模型
一、档案管理工作的现状
目前档案管理工作的现状主要分为以下几点，这些问题会严重影响到档案管理的安全，要明确这些存在的问题，在实际的工作中要尽可能避免这些问题，有助于档案管理工作的健康发展。
1.很多档案长时间积压、堆放混乱，很多整理过的档案也存在分类排列不严谨的问题，会严重影响到档案的管理工作。
2.管理档案的工作人员流动性很大，对业务知识的掌握也不充分，胜任不了新时期的档案管理工作。
3.有很多早期的档案出现虫蛀、破损、霉变等现象。
4.有些档案资料存放在个人手中，到期的档案也不能及时的交还回档案室。
5.对借阅的登记工作不规范，有效利用档案的效果较差。
6.一些档案室的环境条件较差、设施陈旧，缺少防潮、防火、防尘的措施。
二、档案管理规范化的重要性及研究
（一）档案管理规范化的重要性
档案是一个单位能否健康发展的重要因素，随着时代的快速进步，档案的管理工作也更为重要，受到社会各界的重视。要想使档案工作适应新时代发展的脚步，做好档案管理的规范化是实现档案工作现代化的重要条件。档案对单位的各种决策、提议都提供了有价值的依据，档案管理的规范化能为今后档案的使用提供方便，对单位的信息采集起到的巨大的作用，发挥出了档案的最大贡献。
（二）档案工作的规范是档案管理中的一个重要问题，在处理好硬件建设的过程中也要处理好文书的工作，虽然档案工作和文书工作是两个截然不同的任务，但是两者之间却有着息息相关的联系。所以要加强系统的思维，建立档案工作和文书工作同行的规范化指导思想。
1.档案管理规范化的前提工作是公文制发
公文经过转化才演变为今天的档案，所以在公文制发中一定要妥善处理好规范化的问题，为提高档案的总体质量以及实施规范化的管理打下坚实的基础。①公文用纸的质量要符合标准，纸的尺寸、规格要统一规范。②制发公文的签发手续是否符合审批标准，公文的标题是否准确无误，抄送单位和主送单位是否准确，其落款同公文是否相同。③公文的使用文种要合理、格式也要规范，文中不能出现简称以及不规范的字，这样做有利于标准化检测手段的实施。④公文上的字迹要清晰牢固，不仅是公文还是各种报表、记录、批注，都不能使用容易褪色的笔，要保证字迹的清晰明了有利于长久保管。
2.档案管理规范化的保证是提高档案的质量
通过很多的实践证明了，影响档案价值的因素中最主要的就是案卷材料是否完整，而案卷装订质量和立卷方法则成为影响档案工作规范化的主要因素。所以在档案管理规范化的工作中，首先要重视案卷装订方面的质量问题，其次重视解决立卷方法上的问题，这样做有利于档案的规范化管理。
3.档案管理规范化的关键内容是“以我为主”的归档原则
档案管理规范化的任务就是实现档案管理利用价值的最大程度，而实现这个目标的关键就在于“以我为主”的立卷归档工作。“以我为主”原则就是指文件以本单位形成的文件为主，这不仅是我国归档工作中坚持的一条原则同时也是有效推进档案工作规范化的一条重要原则。它要求我们在执行《不归档文件销毁办法》的基础之上解决好以下三个问题：①在坚持执行“以我为主”原则的前提上，要维护全宗的完整性。②明确立卷归档中的重点以及合理的分工。要在《以我为主》的原则下明确立卷归宗的重点方向，工作中要特别注意在内容形式上有很都相同点的文件，降低档案管理中的重复率，整体提高档案利用的效果。③要把握好文件立卷归档的时效性，对现行阶段任务的可以进行立卷归档，但是对没有完成的则不能立卷归档，否则就会造成档案管理的混乱。
三、档案管理的结构模型
档案的结构从模型上分析是比较繁琐的，并且随着档案实践的发展越来越复杂，特别是出现了电子文件，导致载体和档案信息既能组合又可以分解，所以档案的结构构成必须要考虑到载体和信息这两个方面。
可以将A表示档案，I表示文件载体所承载的信息量，C表示文件的载体，+表示文件信息和载体的和，F表示整理的方法和原则：A=F（C+I），这个公式可以看出，依照特定的原则将信息和载体进行组合生成的就是档案，它的含义可以从下面几个方面进行理解：
1.公式中的F是一种法则，F法则将文件信息和实体的组合转换为科学意义上的档案，F为文件转化为档案的基本原则，是指文件信息和实体的整理原则。在档案实践的过程中，整理原则发生过几次特别重大的改革：从最初的序列原则到事由原则，在发展为后来的来源原则和自由来源原则，再到上世纪90年代主、客体全宗的理论，这些都是对档案管理工作的探究。可以看出，整理的原则随着档案的发展和人们对档案的认识的变化而变化，其中新的内涵也越来越多。
档案的整理是档案实践的重要内容，贯穿于文件运动的过程中，档案的整理工作使杂乱的文件有了结构的特征，因此F并不是档案的结构自身，而是档案整理的基本方法和原则。
2.公式中的C+I对于电子文件档案的实践有着非常重要的作用。对于以纸质档案为主导的实践活动中，C+I可以用一个字母来表示，文件的信息和载体是不可分割的，信息相对于载体。但是从《中国档案分类法》出台之后，对传统的文件结构和整理方式提出了挑战。《中国档案分类法》不能用在档案馆的实体分类中，因为它并不是对档案的分类方法，而是对档案信息的组织方法，所以人们第一次了解到档案实体和信息的组织是可以分开的，也正是这个原因在上世纪80年代后的档案管理教程中就把档案分为文件信息和文件载体两大部分，因此档案的分离也就变为信息分类和实体分类。
3.公式A=F（C+I）表达除了档案馆中纸质档案的结构组成，还具有广泛的适用性，但也可以出现几种异化形式，而且对应着档案实践工作中的特殊情况，这个问题一直都没有一个合理的解释。在档案学的教材中，一方面强调没有整理过的文件就不算是档案，而另一方面又强调只要文件经过归档进入档案馆就成为档案，那么一些被征集到档案馆但是没有经过整理的是称为文件还是称为档案呢？依照条件能够看出，没经过整理的是文件，可同时它又是档案馆的业务之一，而且这个活动是叫档案征集而不是文件征集，在档案的教材中也将这个问题安排在档案工作的收集环节，因此形成悖论，档案结构模型的异化形式可以解释这个问题。
4.可以看出公式A=F（C+I）概括了通常档案结构的基本模型，公式中的F表示将文件转换为档案的原则和方法，具有很独特的时代特征。档案的整理从序列原则、事由原则、来源原则以及出现电子文件之后提出的新原则，这些都代表了F的时代特征，而且随着档案工作的健康发展，将来F还会有新的定义。