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摘要:针对当前社会档案意识不强、大众对档案关注度不高的现实,笔者从档案工作实际出发,着重从主体、对象、受众三个方面查找和分析了原因,并提出了相应的解决措施和方法。
关键词:档案 档案工作 档案意识
据调查,当需要探究某个未知对象时,83.6%的人选择使用网络,67.7%的人会选择去图书馆或资料室,而只有14.2%的人会想到或可能会去档案馆。除去对象属性、查找效率等客观因素的影响,档案作为一种有原始记录特性的资源而言,其利用率显然大大低于前两者,且与档案本身巨大的历史和参考价值相比较明显不成比例。近年来,随着档案部门宣传力度的不断加强,大众对档案的认知水平有所提高,但却远没有达到档案价值释放的基本要求。当前社会的档案意识尚未普及,如何提高民众对档案和档案工作的关注度仍然是我们增强档案社会职能,提升档案工作质量效益的首要和关键环节。
一、多方因素制约档案的社会关注度
1 档案由来已久的神秘感。档案是利用工作的对象,也是整个档案工作流程运行的中心,档案部门所有的活动都围绕档案本身展开。然而自古以来,档案资源作为统治者专政的工具,一直被隐匿于“深宫大院”之内,鲜为人知,几千年来积淀下来的神秘感早已在社会普通大众的观念中根深蒂固。尽管随着时代的发展,越来越多的档案被解密公开,但由于公开数量、公布渠道、解密程度等因素的制约。普通大众对档案“敬而远之”的畏惧感一时之间难以改变,仍有许多人把档案视作一种禁忌、一块不敢轻易逾越之地。
2 档案工作者服务意识不强。档案工作者是档案利用工作的主体,也是整个档案工作的主导者。一方面,部分档案工作者的主动服务意识不强。档案机构作为一种非盈利性质的公共服务机构,行业部门间缺乏竞争,单调平淡的工作使得档案工作人员缺少工作的新鲜感,特别是在利用者较少,受关注度较低的情况下,工作的热情和积极性不容易维持。加之待遇、福利等因素的影响,部分档案工作人员更甘于现状,不愿意过多地增加工作量,因而,主动地“走出去”服务难以实现。另一方面,部分档案工作者的责任服务意识不强。目前,一些档案工作人员消极的服务态度和粗糙的工作质量直接导致了档案利用率的下降,影响了档案和档案部门的形象,制约了用户满意率和对档案关注度的提升。
3 社会档案意识不强。社会大众档案意识的强弱是影响社会对档案关注程度的最直接诱因和最终表现形式,正如前文调查结果所示,目前民众对档案利用的热情不高,档案意识还不强。究其原因,可能包括用户需求差别、资源本身局限、社会认知水平、利用途径渠道等诸多方面,但归根结底,社会档案利用的氛围尚未形成,档案意识尚未普及是最根本原因。大众对档案的范畴、特点、作用、利用方式等不了解,就必然会影响到其对信息获取渠道的选择,进而无形中导致档案利用率和价值的下降。
二、多法并举提高档案的社会关注度
1 扎实有效地做好档案降解密和开放工作。积极向社会公众开放公布档案是消除档案神秘感最为有效的途径,但在此过程中应注意以下几点:一是合理制定并切实遵守档案开放的相关规定。随着时代和社会的发展,档案的利用需求越来越急迫,这就要求对档案降解密的某些规范进行改进或修订,这是档案开放的先决条件。如美国等一些国家现在对个人档案的查阅正在逐步放开,对干部档案中的部分内容本人有权查阅和核实。对于到了开放时限的档案,应严格遵照档案降解密的相关规定及时向指定对象公开。二是合理确定档案的公布方式和途径。在当前社会对档案关注度本身就不高的情况下,档案部门更应采用便利有效的方式,将开放档案的相关信息及时向社会公布,综合运用公告、网络、公共传媒等多种方式,加强与网络搜索引擎、媒体等相关机构的合作,最大范围地面向公众进行档案资源的推送服务,使民众广泛地接触档案和档案工作,从而最大限度地提高档案的可知度。
2 切实有力地调动档案工作者的积极性和主动性。档案工作者是提升档案社会关注度进程中最活跃的因素,如何调动档案工作者的积极性是增强档案影响力、发挥档案社会效用的关键所在。第一,要牢固树立档案工作者的责任意识和使命意识,这是基础,也是前提。立足岗位、默默奉献是档案工作者的优良传统和优秀品质。只有在平凡的岗位上扎实工作,以“人类记忆工程师”的责任和使命要求鞭策自我,才能不断提高工作质量,为大众认识档案、利用档案提供坚实的基础和可靠的保证。第二,要建立健全档案工作人员的激励机制,这是重点,也是关键。就提高档案工作人员的积极主动性而言,在确保正常生活福利待遇的基础上,采取目标激励、情感激励、物质激励、奖惩激励等多种手段,不断提升档案工作人员的成就感和满足感,是调动其工作热情、激发其工作动力的重要方式。例如,现在很多档案馆都实行将档案人员的工作成绩与奖励绩效挂钩,鼓励档案工作人员多“走出去”,把档案服务“送出去”,这对提高档案的社会关注度和利用率都起到了很大的推动和促进作用。
3 积极有序地推进社会档案意识的普及。社会档案意识的增强不是短时间内可以实现的,它是一个长期的过程,必须经过档案部门坚持不懈的努力才能促成。在方式方法的运用上要注重多样性和实效性,从点到面、由浅及深,有步骤有层次地开展相关活动,创造机会让大众更多地接触档案、了解档案,在潜移默化中增强社会档案意识,提高人们对档案的认知和关注度。具体而言,可以从以下几方面着手:首先,坚持做好有关档案和档案知识的普及宣传工作。在基础层面上面向普通大众传达档案的作用、使用范围、利用方式等信息,让大家知晓基本的档案知识,引发大家对档案的关注和利用兴趣。其次,结合相关工作促进档案知识的传播。档案和档案知识的宣传普及不是一项孤立的工作,它贯穿并体现在档案工作的整个流程中,我们应注重各环节之间“点对点”的衔接与融合,强化整体效应,形成合力。例如,在档案的收集过程中,档案工作人员可根据实际情况,深入到单位和社区中,在收集档案材料的同时,向大众宣传档案的特点、用途,明确档案保管利用的相关规定和方法途径,让大家愿意移交档案,更乐意利用档案,从而逐步提升社会的档案意识和对档案工作的关注度。第三。抓住有利时机,主动参与各类重大活动,扩大档案和档案工作的影响,这是提高档案社会关注度最高效和快捷的方式,也有助于形成“参与一关注度提升一积极性调动”的良性循环机制。例如,在抗震救灾、奥运、世博等举国关注的重大事件中,档案部门针对特定需求,为救灾计划拟定、地貌勘探测量、场地设施建设等工作提供了大量的资料信息,既有力地推动了这些重大任务的圆满完成,又很好地体现了档案的重要作用和独特优势,实现了社会建设和档案工作的和谐发展。
在实现档案工作快速全面发展的进程中,提高档案的社会关注度是必要而关键的一步,让全社会关注档案、聚焦档案,才能更主动更高效地开展档案工作,才能更充分更深入地挖掘和开发档案资源的有效价值。
参考文献:
1 南希·芭特蕾,档案工作者非积极性和责任感[J],中国档案,2003(1)
2 张兆春,如何激发档案人员的积极[J],南京档案,2006(6)
3 丁静虹,档案馆参与公共文化建设路径探析[J],西安档案,2007(5)
关键词:档案 档案工作 档案意识
据调查,当需要探究某个未知对象时,83.6%的人选择使用网络,67.7%的人会选择去图书馆或资料室,而只有14.2%的人会想到或可能会去档案馆。除去对象属性、查找效率等客观因素的影响,档案作为一种有原始记录特性的资源而言,其利用率显然大大低于前两者,且与档案本身巨大的历史和参考价值相比较明显不成比例。近年来,随着档案部门宣传力度的不断加强,大众对档案的认知水平有所提高,但却远没有达到档案价值释放的基本要求。当前社会的档案意识尚未普及,如何提高民众对档案和档案工作的关注度仍然是我们增强档案社会职能,提升档案工作质量效益的首要和关键环节。
一、多方因素制约档案的社会关注度
1 档案由来已久的神秘感。档案是利用工作的对象,也是整个档案工作流程运行的中心,档案部门所有的活动都围绕档案本身展开。然而自古以来,档案资源作为统治者专政的工具,一直被隐匿于“深宫大院”之内,鲜为人知,几千年来积淀下来的神秘感早已在社会普通大众的观念中根深蒂固。尽管随着时代的发展,越来越多的档案被解密公开,但由于公开数量、公布渠道、解密程度等因素的制约。普通大众对档案“敬而远之”的畏惧感一时之间难以改变,仍有许多人把档案视作一种禁忌、一块不敢轻易逾越之地。
2 档案工作者服务意识不强。档案工作者是档案利用工作的主体,也是整个档案工作的主导者。一方面,部分档案工作者的主动服务意识不强。档案机构作为一种非盈利性质的公共服务机构,行业部门间缺乏竞争,单调平淡的工作使得档案工作人员缺少工作的新鲜感,特别是在利用者较少,受关注度较低的情况下,工作的热情和积极性不容易维持。加之待遇、福利等因素的影响,部分档案工作人员更甘于现状,不愿意过多地增加工作量,因而,主动地“走出去”服务难以实现。另一方面,部分档案工作者的责任服务意识不强。目前,一些档案工作人员消极的服务态度和粗糙的工作质量直接导致了档案利用率的下降,影响了档案和档案部门的形象,制约了用户满意率和对档案关注度的提升。
3 社会档案意识不强。社会大众档案意识的强弱是影响社会对档案关注程度的最直接诱因和最终表现形式,正如前文调查结果所示,目前民众对档案利用的热情不高,档案意识还不强。究其原因,可能包括用户需求差别、资源本身局限、社会认知水平、利用途径渠道等诸多方面,但归根结底,社会档案利用的氛围尚未形成,档案意识尚未普及是最根本原因。大众对档案的范畴、特点、作用、利用方式等不了解,就必然会影响到其对信息获取渠道的选择,进而无形中导致档案利用率和价值的下降。
二、多法并举提高档案的社会关注度
1 扎实有效地做好档案降解密和开放工作。积极向社会公众开放公布档案是消除档案神秘感最为有效的途径,但在此过程中应注意以下几点:一是合理制定并切实遵守档案开放的相关规定。随着时代和社会的发展,档案的利用需求越来越急迫,这就要求对档案降解密的某些规范进行改进或修订,这是档案开放的先决条件。如美国等一些国家现在对个人档案的查阅正在逐步放开,对干部档案中的部分内容本人有权查阅和核实。对于到了开放时限的档案,应严格遵照档案降解密的相关规定及时向指定对象公开。二是合理确定档案的公布方式和途径。在当前社会对档案关注度本身就不高的情况下,档案部门更应采用便利有效的方式,将开放档案的相关信息及时向社会公布,综合运用公告、网络、公共传媒等多种方式,加强与网络搜索引擎、媒体等相关机构的合作,最大范围地面向公众进行档案资源的推送服务,使民众广泛地接触档案和档案工作,从而最大限度地提高档案的可知度。
2 切实有力地调动档案工作者的积极性和主动性。档案工作者是提升档案社会关注度进程中最活跃的因素,如何调动档案工作者的积极性是增强档案影响力、发挥档案社会效用的关键所在。第一,要牢固树立档案工作者的责任意识和使命意识,这是基础,也是前提。立足岗位、默默奉献是档案工作者的优良传统和优秀品质。只有在平凡的岗位上扎实工作,以“人类记忆工程师”的责任和使命要求鞭策自我,才能不断提高工作质量,为大众认识档案、利用档案提供坚实的基础和可靠的保证。第二,要建立健全档案工作人员的激励机制,这是重点,也是关键。就提高档案工作人员的积极主动性而言,在确保正常生活福利待遇的基础上,采取目标激励、情感激励、物质激励、奖惩激励等多种手段,不断提升档案工作人员的成就感和满足感,是调动其工作热情、激发其工作动力的重要方式。例如,现在很多档案馆都实行将档案人员的工作成绩与奖励绩效挂钩,鼓励档案工作人员多“走出去”,把档案服务“送出去”,这对提高档案的社会关注度和利用率都起到了很大的推动和促进作用。
3 积极有序地推进社会档案意识的普及。社会档案意识的增强不是短时间内可以实现的,它是一个长期的过程,必须经过档案部门坚持不懈的努力才能促成。在方式方法的运用上要注重多样性和实效性,从点到面、由浅及深,有步骤有层次地开展相关活动,创造机会让大众更多地接触档案、了解档案,在潜移默化中增强社会档案意识,提高人们对档案的认知和关注度。具体而言,可以从以下几方面着手:首先,坚持做好有关档案和档案知识的普及宣传工作。在基础层面上面向普通大众传达档案的作用、使用范围、利用方式等信息,让大家知晓基本的档案知识,引发大家对档案的关注和利用兴趣。其次,结合相关工作促进档案知识的传播。档案和档案知识的宣传普及不是一项孤立的工作,它贯穿并体现在档案工作的整个流程中,我们应注重各环节之间“点对点”的衔接与融合,强化整体效应,形成合力。例如,在档案的收集过程中,档案工作人员可根据实际情况,深入到单位和社区中,在收集档案材料的同时,向大众宣传档案的特点、用途,明确档案保管利用的相关规定和方法途径,让大家愿意移交档案,更乐意利用档案,从而逐步提升社会的档案意识和对档案工作的关注度。第三。抓住有利时机,主动参与各类重大活动,扩大档案和档案工作的影响,这是提高档案社会关注度最高效和快捷的方式,也有助于形成“参与一关注度提升一积极性调动”的良性循环机制。例如,在抗震救灾、奥运、世博等举国关注的重大事件中,档案部门针对特定需求,为救灾计划拟定、地貌勘探测量、场地设施建设等工作提供了大量的资料信息,既有力地推动了这些重大任务的圆满完成,又很好地体现了档案的重要作用和独特优势,实现了社会建设和档案工作的和谐发展。
在实现档案工作快速全面发展的进程中,提高档案的社会关注度是必要而关键的一步,让全社会关注档案、聚焦档案,才能更主动更高效地开展档案工作,才能更充分更深入地挖掘和开发档案资源的有效价值。
参考文献:
1 南希·芭特蕾,档案工作者非积极性和责任感[J],中国档案,2003(1)
2 张兆春,如何激发档案人员的积极[J],南京档案,2006(6)
3 丁静虹,档案馆参与公共文化建设路径探析[J],西安档案,2007(5)