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摘要：本文以《中华人民共和国政府信息公开条例》的通过为引子，重新审视该条例对档案馆已公开现行文件公开服务的影响，并从信息公开的角度深入剖析其中存在的一些问题及解决方案问题，
关键词：信息公开 已公开现行文件 利用服务
2007年1月17日国务院常务会议原则通过的《中华人民共和国政府信息公开条例》(以下简称为“条例”)，引起了国内外的广泛好评。政务信息公开的核心内容就是现行文件公开。国家档案局局长杨冬权此前曾表示“即将出台的信息公开条例将从行政法规上对于档案馆成为政府信息查阅场所作出明确规定，进一步深化已公开现行文件利用工作。”可以预见，信息公开条例的实施将会给我们档案部门近年来大力推进的现行文件公开利用工作带来多方面的深刻影响。
1 从“名不正言不顺”到“有法可依”
从2000年深圳市档案局最早试行现行文件利用工作追溯至今，档案部门对现行文件公开利用工作的担当及推进表现出很大的热情。截止到2005年，“全国已有2367个公共档案馆开展已公开现行文件利用工作，占总数的76％”。然而这份热情势头的背后更多的是“冷”的回应——2004年3月17日，《重庆晚报》刊登的《“红头文件”开放 门庭冷落》一文曾客观地反映了目前大部分档案馆开展现行文件开放利用服务的尴尬局面，《档案学通讯》2005年第4期肖正德的文章更是用具体的统计数据揭示了档案馆开展现行文件开放利用服务的“冷”现状，据该文统计，2002至2004年南通市文件资料服务中心日均提供文件资料仅为2.08件册次，并在逐年下降，2004年日均提供文件资料仅为1.58件册次。
对于档案界而言，这些“冷”的回应更大意义在于：档案馆开展这样一种文件服务形式，其合法性与合理性如何?所谓“名不正则言不顺”，如果没有完善的法律、法规予以保障，档案馆已公开现行文件公开服务如何得到有关部门的支持和配合?资金和人才方面的困难如何解决?现实中，很多档案馆因此而在现行文件中心开张不久就面临着收集难，提供信息滞后，经费紧张，服务水平差，利用率低等问题。
《条例》是继《行政许可法》之后又一部行政法规，是国家为进一步推进和规范全国政府信息公开工作，更好地发挥政府信息对人民群众生产生活和经济社会活动的服务作用而制定的专门法规。该条例第三章“公开的方式和程序”中规定：“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所：行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息”，在一定程度上为档案部门突破了两个壁垒：一是观念，一是技术。就观念而言，“以档案馆作为政务信息查阅点也可能对业已形成的档案业务和档案学基本理论带来了新的挑战。”，“有越行政权之嫌”：“公共档案馆实质上只是过渡性地弥补了当前政府信息公开和现行文件开放主体缺位的状况，虽然也有必要，但它在职能定位、文件收集机制、开放申请受理等诸多方面都存在不小阻力。”档案馆政务信息公开和现行文件开放的建立和运作，思想观念的障碍最难突破，又必须突破。政府信息公开条例的出台，以立法的形式明确了档案馆开展已公开现行文件利用服务的合法性和合理性地位，诸如以上的疑问和争论将迎刃而解。从公众的角度，该条例加强了公众对档案馆作为国家文化事业单位其在信息的发布、公开为社会服务的职责上的认识，公众从档案馆获得信息从被动接受到主动参与，更体现以人为本、方便群众的理念。至于技术上，档案馆并不是现行文件的形成者，它作为政府信息查阅场所的意义参与其中，意味着档案馆现行文件公开服务的确立和运行，有赖于相关信息公开主体的信息输出，这必然涉及到文件的形成者、文件开放的实施者、文件利用者(包括已利用者和开放请求者)以及文件内容针对者(或称文件开放第三方)等多方权益主体的利益关系：同时。为了保证档案馆不但能及时收集到关乎百姓工作、生活和参与国家管理所需要的信息，而且是真实、准确的信息，还需要专门机构、媒体、网络、电子政务等相应技术的支撑。信息公开条例的理念是“以公开为原则，以不公开为例外”，除涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等6方面的内容外，凡与经济、社会管理和公共服务相关的各类政府信息，特别是与市民的学习、生活、工作，与企业的投资、发展等相关的各类服务信息，都要主动公开或依法申请提供。信息公开的组织建设，信息公开的救济制度的完善方面都做了规范，这些都给档案馆以在具体规范技术上以引导和借鉴。尽管这两个‘壁垒’不可能在短期内全面突破，档案馆还要付出很大的努力，还有很长的路要走。但现在已经有了很好的开始，政府信息公开条例正是对档案部门经验的确认和完善，并从国家层面整体加速推进。
2 从“幕后”走到“台前”的转变
档案是原始的历史记录，档案馆是“历史记录的忠实守护者”、“历史文化的守护神”，在最为一般的意义上，通常被认为是保管档案的场所或机构——“档案馆的社会使命就在于保存历史记录，在于最大限度地维护历史的真实面貌，维系社会历史文化的整体性与连续性，从而为社会留下完整的记忆，用于折射历史，反映历史。有鉴于此。档案馆的基本职能在于存史。”如此厚重的历史责任，无形中给档案馆蒙上神秘的面纱，不容易靠近。而在我国，长期以来，受国家所有制的影响，绝大部分档案资源归国家所有，特别是国有档案，对其的占有、使用、处置均由国家来决定。档案馆通常被视为“公家禁地”，即使是有法定的档案开放与利用，但依照我国《档案法》“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放，经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年”的规定，档案自形成之日起满30年为封闭期，只要是档案馆里保管的档案，其保密或限制利用都受到这30年封闭期的保护。这实际意味着，应该限制利用的档案受到了限制，不该限制利用的却也在限制利用的范围内。这种一刀切式设置开放“壁垒”，无异将档案部门捆绑于日常保管业务工作之上而无须顾及其他，档案人员或者疲于应付保管之不及，或者安于保管之命，与外界沟通与交流甚少，默默无闻，甘为人后。
条例的出台，将使我国档案馆业务工作上两个台阶：一是业务职能的定位。所谓业务职能。即指主体在社会分工中的职责。在这信息化的大背景下，档案馆由封闭半封闭走向开放。为社会、公众提供公共服务是历史发展之必然：档案馆自身把保存属于社会公有档案的档案馆转变成为社会、公众服务的公共档案馆是档 案事业适应社会变革的必然选择。于是，从社会和历史的角度，从社会职责的角度，对档案馆职能的定位进行重新审视，非常必要。已经出台的信息公开条例以法律授权的方式赋予档案馆职责、法定义务。档案部门公开信息从“有越权之嫌”到有责提供，公众从档案部门获得信息从被动接受到主动参与，档案信息公开从结果到全面，档案部门因此加速走向开放的步伐，更大限度发挥为社会服务的功能，提高档案部门的社会地位和影响力。二是业务职能的拓展。根据国家档案法律法规，档案馆作为社会文化事业机构，是永久保管档案的基地。是科学研究和档案史料利用的中心。其中，保管是为了研究利用，提供利用是最终目的。一般来说，档案馆公开档案信息主要依据《档案法》规定，对“30年封闭期”后的档案提供开放利用服务，公开的多为过去的办事依据、程序和结果。而条例将会使档案馆这种公开的职能拓展为全过程的公开，包括政府掌握的大量现行的相关信息等。从这个意义上，档案馆建立现行文件阅览中心开展现行文件利用服务，实质是对档案馆功能的拓展和对档案工作的创新，“是档案管理机制与服务机制改革创新的有效途径”，是政府与社会的服务机构。
3 信息公开视角中档案馆已公开现行文件开放服务现状剖析
信息公开条例对档案馆作为“政府信息查阅场所”的合法地位有明文规定，但客观地说，它只正其名却未置其身——档案馆开展现行文件公开服务很大程度上是因势上马，在管理制度、基础业务、文件利用方式、人员配置和人才培养等方面都未作出及时回应。对比信息公开条例的立法思路、原则和具体条款，从目前档案馆现行文件服务的开展情况来看，还有许多需要进一步理顺的关系和相关法律、法规的支持。
首先，档案立法中关于档案开放、利用的一些原则和规范与信息公开立法思路有衔接上的断层，间接影响到现行文件开放利用服务的质量。以权利原则为导向的信息公开立法十分重视公众对信息的权利的赋予和保护。政府信息“以公开为原则，不公开为例外”不仅在《条例》总则中列为首要原则，而且体现在立法技术上，一方面规定了主动公开的基本要求和公开的内容，规定各级政府主动公开政府信息的重点，还规定公民、法人和其他组织可以依法申请公开的信息。另一方面，也规定了政府公开信息涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的不能公开，除此之外，都可以公开。而档案馆的开放制度则形成于“保密”思想较浓厚的特殊历史时期，脱胎于政府机关内部机构的档案部门仍然残留着不少“机关作风”——“在我们长期的行政管理实践中，对于政府机关所拥有或控制的信息似乎已经形成了一种思维定势或习惯，好像不公开是原则，公开反倒是例外或者是一种恩赐。”因此，档案开放制度往往被架空于所谓的习惯思维之上，这种思维定势下产生的开放原则(制度)，与信息公开原则存在着明显“衔接断层”，而在实践中，政府信息向档案馆转移(输出)一般要经历相应的接收程序，尚无法做到及时鉴定、百分之百开放，两者的这种时间差别更不利于档案馆实现现行文件信息公开的全面和及时有效。同时，档案部门作为信息公开场所其对于是否开放、开放哪些文件信息的自由裁量权并没有具体的规范，这既造成了档案人员畏首畏尾、害怕出错，也为消极应付、不作为导致的不开放提供了庇护。
其次，《条例》在具体内容上设计了“政府信息公开的保障措施”一章，较为全面地考虑到法规制度的实际执行效果，从明确责任主体和协调监督者(如设立首席信息官和信息资源管理机构)、建立登记制度(如要求编制政府信息公开登记簿)、规定不公开的法律责任等方面对信息公开施加内外压力、双重监督。在基本条款中也设置了程序公开机制、回应机制(说明理由制度)和救济原则来保障执行。而从目前档案馆现行文件开放利用实践来看，相应的规范制度更多地从档案馆开展工作的角度进行内容设计，恰恰忽略了诸如现行文件收集权、公开权、加工权和补偿权等相关权益的保障。档案馆成为现行文件开放的实施者，是经政府机关授权的。其中，如何保证公共档案馆及时、全面、无偿地获取现行文件，如何实现对现行文件进行形式上的加工，以增强文件信息的有序性；其基本义务如告知义务、服务义务和协助义务如何履行等等，都是档案馆与相关机关应该积极协调并理顺的权利关系。
应该认识到，档案馆已公开现行文件开放服务与政务信息公开服务是一种互动的关系。由于档案馆现有开放制度更多地从自身档案开展工作的角度进行内容设计，忽略信息公开视角下档案部门、政府与公民之间权利的互通与互动。档案部门应立足信息公开的客观需要，从保障信息公开有效实施的视角重新审视我国档案馆在开放现行文件方面存在的制度缺陷，积极建立起已公开现行文件利用的保障体系，明确馆内承担开放工作的职责、职能部门以及相关协调监督机构，如信息资源管理处、编制现行文件公开登记簿、设立责权条款鼓励积极开放，打破档案部门长期前怕狼后怕虎、多一事不如少一事的思维定势。
与此同时，在现阶段政府信息公开以及利用制度仍不健全的情况下，档案部门应该积极想办法，利用现代网络等信息技术，多途径收集和积累现行文件以及与现行文件相关的信息。这不仅将开展的现行文件服务搞好，同时也为档案部门拓展服务功能，丰富信息资源的拥有量和提高对信息资源的整合能力创造条件。档案部门应多途径收集和汇总现行文件以及现行文件相关的背景信息，汇编各种专题文件库、手册：编制多种检索工具，让公众方便快捷地找到自己需要的信息。充分利用政府网站和档案馆网站来发布信息，编制查询导航系统。研制出多种高效快捷服务手段，一方面扩大现行文件服务效率和知名度，另一方面让公众和政府肯定自身在政务信息公开的服务中的重要作用。从而获得政府的支持和认可，以此为契机塑造信息时代档案馆的新形象。
总之，档案馆已公开现行文件开放服务是在我国政府信息公开的总体趋势下出现的一种引人注目的实践探索，它经历了一个自下而上、由点到面、由浅入深的渐进过程。现行文件是政务信息的首要承载物，政府信息公开的内容主体就是现行文件的开放利用。因而一定要协调好档案馆现行文件服务与政务信息公开服务之间的关系，这样才有利于二者的健康发展。
关键词：信息公开 已公开现行文件 利用服务
2007年1月17日国务院常务会议原则通过的《中华人民共和国政府信息公开条例》(以下简称为“条例”)，引起了国内外的广泛好评。政务信息公开的核心内容就是现行文件公开。国家档案局局长杨冬权此前曾表示“即将出台的信息公开条例将从行政法规上对于档案馆成为政府信息查阅场所作出明确规定，进一步深化已公开现行文件利用工作。”可以预见，信息公开条例的实施将会给我们档案部门近年来大力推进的现行文件公开利用工作带来多方面的深刻影响。
1 从“名不正言不顺”到“有法可依”
从2000年深圳市档案局最早试行现行文件利用工作追溯至今，档案部门对现行文件公开利用工作的担当及推进表现出很大的热情。截止到2005年，“全国已有2367个公共档案馆开展已公开现行文件利用工作，占总数的76％”。然而这份热情势头的背后更多的是“冷”的回应——2004年3月17日，《重庆晚报》刊登的《“红头文件”开放 门庭冷落》一文曾客观地反映了目前大部分档案馆开展现行文件开放利用服务的尴尬局面，《档案学通讯》2005年第4期肖正德的文章更是用具体的统计数据揭示了档案馆开展现行文件开放利用服务的“冷”现状，据该文统计，2002至2004年南通市文件资料服务中心日均提供文件资料仅为2.08件册次，并在逐年下降，2004年日均提供文件资料仅为1.58件册次。
对于档案界而言，这些“冷”的回应更大意义在于：档案馆开展这样一种文件服务形式，其合法性与合理性如何?所谓“名不正则言不顺”，如果没有完善的法律、法规予以保障，档案馆已公开现行文件公开服务如何得到有关部门的支持和配合?资金和人才方面的困难如何解决?现实中，很多档案馆因此而在现行文件中心开张不久就面临着收集难，提供信息滞后，经费紧张，服务水平差，利用率低等问题。
《条例》是继《行政许可法》之后又一部行政法规，是国家为进一步推进和规范全国政府信息公开工作，更好地发挥政府信息对人民群众生产生活和经济社会活动的服务作用而制定的专门法规。该条例第三章“公开的方式和程序”中规定：“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所：行政机关应当及时向国家档案馆、公共图书馆提供主动公开的政府信息”，在一定程度上为档案部门突破了两个壁垒：一是观念，一是技术。就观念而言，“以档案馆作为政务信息查阅点也可能对业已形成的档案业务和档案学基本理论带来了新的挑战。”，“有越行政权之嫌”：“公共档案馆实质上只是过渡性地弥补了当前政府信息公开和现行文件开放主体缺位的状况，虽然也有必要，但它在职能定位、文件收集机制、开放申请受理等诸多方面都存在不小阻力。”档案馆政务信息公开和现行文件开放的建立和运作，思想观念的障碍最难突破，又必须突破。政府信息公开条例的出台，以立法的形式明确了档案馆开展已公开现行文件利用服务的合法性和合理性地位，诸如以上的疑问和争论将迎刃而解。从公众的角度，该条例加强了公众对档案馆作为国家文化事业单位其在信息的发布、公开为社会服务的职责上的认识，公众从档案馆获得信息从被动接受到主动参与，更体现以人为本、方便群众的理念。至于技术上，档案馆并不是现行文件的形成者，它作为政府信息查阅场所的意义参与其中，意味着档案馆现行文件公开服务的确立和运行，有赖于相关信息公开主体的信息输出，这必然涉及到文件的形成者、文件开放的实施者、文件利用者(包括已利用者和开放请求者)以及文件内容针对者(或称文件开放第三方)等多方权益主体的利益关系：同时。为了保证档案馆不但能及时收集到关乎百姓工作、生活和参与国家管理所需要的信息，而且是真实、准确的信息，还需要专门机构、媒体、网络、电子政务等相应技术的支撑。信息公开条例的理念是“以公开为原则，以不公开为例外”，除涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等6方面的内容外，凡与经济、社会管理和公共服务相关的各类政府信息，特别是与市民的学习、生活、工作，与企业的投资、发展等相关的各类服务信息，都要主动公开或依法申请提供。信息公开的组织建设，信息公开的救济制度的完善方面都做了规范，这些都给档案馆以在具体规范技术上以引导和借鉴。尽管这两个‘壁垒’不可能在短期内全面突破，档案馆还要付出很大的努力，还有很长的路要走。但现在已经有了很好的开始，政府信息公开条例正是对档案部门经验的确认和完善，并从国家层面整体加速推进。
2 从“幕后”走到“台前”的转变
档案是原始的历史记录，档案馆是“历史记录的忠实守护者”、“历史文化的守护神”，在最为一般的意义上，通常被认为是保管档案的场所或机构——“档案馆的社会使命就在于保存历史记录，在于最大限度地维护历史的真实面貌，维系社会历史文化的整体性与连续性，从而为社会留下完整的记忆，用于折射历史，反映历史。有鉴于此。档案馆的基本职能在于存史。”如此厚重的历史责任，无形中给档案馆蒙上神秘的面纱，不容易靠近。而在我国，长期以来，受国家所有制的影响，绝大部分档案资源归国家所有，特别是国有档案，对其的占有、使用、处置均由国家来决定。档案馆通常被视为“公家禁地”，即使是有法定的档案开放与利用，但依照我国《档案法》“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放，经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于30年”的规定，档案自形成之日起满30年为封闭期，只要是档案馆里保管的档案，其保密或限制利用都受到这30年封闭期的保护。这实际意味着，应该限制利用的档案受到了限制，不该限制利用的却也在限制利用的范围内。这种一刀切式设置开放“壁垒”，无异将档案部门捆绑于日常保管业务工作之上而无须顾及其他，档案人员或者疲于应付保管之不及，或者安于保管之命，与外界沟通与交流甚少，默默无闻，甘为人后。
条例的出台，将使我国档案馆业务工作上两个台阶：一是业务职能的定位。所谓业务职能。即指主体在社会分工中的职责。在这信息化的大背景下，档案馆由封闭半封闭走向开放。为社会、公众提供公共服务是历史发展之必然：档案馆自身把保存属于社会公有档案的档案馆转变成为社会、公众服务的公共档案馆是档 案事业适应社会变革的必然选择。于是，从社会和历史的角度，从社会职责的角度，对档案馆职能的定位进行重新审视，非常必要。已经出台的信息公开条例以法律授权的方式赋予档案馆职责、法定义务。档案部门公开信息从“有越权之嫌”到有责提供，公众从档案部门获得信息从被动接受到主动参与，档案信息公开从结果到全面，档案部门因此加速走向开放的步伐，更大限度发挥为社会服务的功能，提高档案部门的社会地位和影响力。二是业务职能的拓展。根据国家档案法律法规，档案馆作为社会文化事业机构，是永久保管档案的基地。是科学研究和档案史料利用的中心。其中，保管是为了研究利用，提供利用是最终目的。一般来说，档案馆公开档案信息主要依据《档案法》规定，对“30年封闭期”后的档案提供开放利用服务，公开的多为过去的办事依据、程序和结果。而条例将会使档案馆这种公开的职能拓展为全过程的公开，包括政府掌握的大量现行的相关信息等。从这个意义上，档案馆建立现行文件阅览中心开展现行文件利用服务，实质是对档案馆功能的拓展和对档案工作的创新，“是档案管理机制与服务机制改革创新的有效途径”，是政府与社会的服务机构。
3 信息公开视角中档案馆已公开现行文件开放服务现状剖析
信息公开条例对档案馆作为“政府信息查阅场所”的合法地位有明文规定，但客观地说，它只正其名却未置其身——档案馆开展现行文件公开服务很大程度上是因势上马，在管理制度、基础业务、文件利用方式、人员配置和人才培养等方面都未作出及时回应。对比信息公开条例的立法思路、原则和具体条款，从目前档案馆现行文件服务的开展情况来看，还有许多需要进一步理顺的关系和相关法律、法规的支持。
首先，档案立法中关于档案开放、利用的一些原则和规范与信息公开立法思路有衔接上的断层，间接影响到现行文件开放利用服务的质量。以权利原则为导向的信息公开立法十分重视公众对信息的权利的赋予和保护。政府信息“以公开为原则，不公开为例外”不仅在《条例》总则中列为首要原则，而且体现在立法技术上，一方面规定了主动公开的基本要求和公开的内容，规定各级政府主动公开政府信息的重点，还规定公民、法人和其他组织可以依法申请公开的信息。另一方面，也规定了政府公开信息涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的不能公开，除此之外，都可以公开。而档案馆的开放制度则形成于“保密”思想较浓厚的特殊历史时期，脱胎于政府机关内部机构的档案部门仍然残留着不少“机关作风”——“在我们长期的行政管理实践中，对于政府机关所拥有或控制的信息似乎已经形成了一种思维定势或习惯，好像不公开是原则，公开反倒是例外或者是一种恩赐。”因此，档案开放制度往往被架空于所谓的习惯思维之上，这种思维定势下产生的开放原则(制度)，与信息公开原则存在着明显“衔接断层”，而在实践中，政府信息向档案馆转移(输出)一般要经历相应的接收程序，尚无法做到及时鉴定、百分之百开放，两者的这种时间差别更不利于档案馆实现现行文件信息公开的全面和及时有效。同时，档案部门作为信息公开场所其对于是否开放、开放哪些文件信息的自由裁量权并没有具体的规范，这既造成了档案人员畏首畏尾、害怕出错，也为消极应付、不作为导致的不开放提供了庇护。
其次，《条例》在具体内容上设计了“政府信息公开的保障措施”一章，较为全面地考虑到法规制度的实际执行效果，从明确责任主体和协调监督者(如设立首席信息官和信息资源管理机构)、建立登记制度(如要求编制政府信息公开登记簿)、规定不公开的法律责任等方面对信息公开施加内外压力、双重监督。在基本条款中也设置了程序公开机制、回应机制(说明理由制度)和救济原则来保障执行。而从目前档案馆现行文件开放利用实践来看，相应的规范制度更多地从档案馆开展工作的角度进行内容设计，恰恰忽略了诸如现行文件收集权、公开权、加工权和补偿权等相关权益的保障。档案馆成为现行文件开放的实施者，是经政府机关授权的。其中，如何保证公共档案馆及时、全面、无偿地获取现行文件，如何实现对现行文件进行形式上的加工，以增强文件信息的有序性；其基本义务如告知义务、服务义务和协助义务如何履行等等，都是档案馆与相关机关应该积极协调并理顺的权利关系。
应该认识到，档案馆已公开现行文件开放服务与政务信息公开服务是一种互动的关系。由于档案馆现有开放制度更多地从自身档案开展工作的角度进行内容设计，忽略信息公开视角下档案部门、政府与公民之间权利的互通与互动。档案部门应立足信息公开的客观需要，从保障信息公开有效实施的视角重新审视我国档案馆在开放现行文件方面存在的制度缺陷，积极建立起已公开现行文件利用的保障体系，明确馆内承担开放工作的职责、职能部门以及相关协调监督机构，如信息资源管理处、编制现行文件公开登记簿、设立责权条款鼓励积极开放，打破档案部门长期前怕狼后怕虎、多一事不如少一事的思维定势。
与此同时，在现阶段政府信息公开以及利用制度仍不健全的情况下，档案部门应该积极想办法，利用现代网络等信息技术，多途径收集和积累现行文件以及与现行文件相关的信息。这不仅将开展的现行文件服务搞好，同时也为档案部门拓展服务功能，丰富信息资源的拥有量和提高对信息资源的整合能力创造条件。档案部门应多途径收集和汇总现行文件以及现行文件相关的背景信息，汇编各种专题文件库、手册：编制多种检索工具，让公众方便快捷地找到自己需要的信息。充分利用政府网站和档案馆网站来发布信息，编制查询导航系统。研制出多种高效快捷服务手段，一方面扩大现行文件服务效率和知名度，另一方面让公众和政府肯定自身在政务信息公开的服务中的重要作用。从而获得政府的支持和认可，以此为契机塑造信息时代档案馆的新形象。
总之，档案馆已公开现行文件开放服务是在我国政府信息公开的总体趋势下出现的一种引人注目的实践探索，它经历了一个自下而上、由点到面、由浅入深的渐进过程。现行文件是政务信息的首要承载物，政府信息公开的内容主体就是现行文件的开放利用。因而一定要协调好档案馆现行文件服务与政务信息公开服务之间的关系，这样才有利于二者的健康发展。