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在现阶段市场经济条件下，市场竞争不断加剧，科研院所所承担的国家指令性科研设计项目日趋减少，如何充分发挥档案的科研设计管理中的作用，提高科研设计水平和科研设计产品质量，以便更好地满足顾客需求，是科研院所档案工作者所要思考的严肃问题。笔者从事科研档案管理工作多年，深感档案工作对科研设计产品质量有着举足轻重的影响。
1.竞争环境下档案工作内容变迁
以往的档案管理工作内容包括文件资料的接收、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。档案管理人员所做的绝大多数工作无非是看摊守堆的工作，然而，随着市场经济竞争机制的不断加剧，产品研制周期缩短，产品质量不断提高，档案管理工作者不仅要做好传统模式下的档案管理工作，还要参与到科研管理和质量保证体系的工作中，科技档案管理工作，已不再是原来的看摊守堆了，而是科研设计管理工作中的重要部分，成为质量保证体系中不可缺少的重要环节。现阶段档案管理工作除传统的六个方面外还新增了以下几个方面的工作。
1.1现场文件管理工作
在质量保证体系中，档案管理是产品质量过程控制的主导者之一。在一个单位任何一个科研课题或设计都不是一个部门能完成的。质量保证体系要求，在科研课题或设计的每一个阶段都要形成新一阶段的技术文件，都要进行阶段性评审，它主要是对产品图、阶段研制总结和技术条件等技术文件的评审。评审通过之后，现场的所有上一阶段文件都要收回，同时发放新一阶段的技术文件。因此，同一份文件在不同的生产现场或部门的一致性是产品质量控制的关键。档案管理部门在这之中，要参与产品阶段评审，同时要对文件进行收集整理和提供利用，会后还要及时更换所有相关生产现场和各部门的技术文件；有对外发放的技术文件时，也要及时发放新文件，收回旧文件，不能漏掉一份文件，以免在使用现场出现不同阶段的几个技术文件。这是质量保证体系认证后档案收集的一项重要管理工作，它与质量保证体系的正常运行有着直接的密切关系。
1.2纸质技术档案向电子档案转化工作
随着科学技术的快速发展，科技档案的内容也更加丰富，科技档案信息的需求量也在成倍增长，传统的档案管理模式和手工操作方法已经不能适应这种新形势的需要，所以，我们不仅要将现阶段的所有归档的纸质技术文件整理成卷，还必须建立一整套完备的现代化的科学管理体系，使档案工作由手工管理向计算机管理发展。计算机管理档案，可做到一种输入，多种输出，检索速度快，查全率和查准率高，其工作效率是手工管理无法比拟的。利用现代化的手段做好科技档案的管理工作，收集保存已经形成的电子档案，同时还要将库藏的纸质档案转化成电子档案。这也许不是档案管理人员能在短时间内完成的工作，所以，计算机管理在短时间内还不能完全代替手工管理，但是是我们档案管理人员肩负的一项艰巨而重要的任务。实现科技档案管理水平的提高，使科技档案信息高速传输、快速检索，提供科技档案信息资源的共享。
1.3档案信息资源开发利用
在信息化程度较高的今天，科技档案工作要转变传统的服务模式，变被动型服务为主动型服务。科技档案部门要通过多种形式、多种渠道向科技管理人员提供科技档案信息。除了向用户提供日常的查阅，还应积极拓展服务形式，如开展咨询服务、跟踪服务、专题服务、定向服务，举办科技成果展览服务等。并充分利用计算机进行科技档案的管理，实现自动检索，提高查询效率。在做好日常工作的同时，还应加大档案利用的宣传力度，通过各种形式的宣传和服务，扩大科技档案信息在科技管理工作中的影响，提高科技档案的利用率，充分发挥档案信息资源开发和利用价值。
2.档案在科研设计管理工作中的作用
科研院所的科技管理工作主要有：科研设计项目的管理、生产管理、质量保证体系的管理、技术机密的管理、知识产权的管理等等。这些工作都离不开档案为其提供的有效信息参考和凭证。
2.1在质量保证体系中，按照档案管理制度，科研课题或设计进行的每一个阶段档案部门都该有相应阶段的技术文件归档。由此，科研管理部门只要通过档案部门即可查询到所有科研课题或设计进行的阶段，掌握各阶段进行的情况。据此，档案管理部门每年甚至是随时都要向科研设计管理部门告知项目归档完成情况，以便管理部门掌握科研设计项目的完成情况。因此，科研产品的研制、生产及质量与档案管理工作都密不可分的。
2.2在质量保证体系的要求下，档案管理工作制度在逐渐完善，管理渠道不断增加。以往对一项科研课题或设计的管理是从可研报告、签订合同、制订计划等阶段性评审的所有文件都需要项目管理负责人自己保存，在项目结束后由负责人移交给档案管理人员，耗费了项目管理负责人员大量的精力。由于这些依据性文件需要经常与客户协商、更改等，经常有文件遗漏、丢失、更改手续不全的情况出现，造成归档资料不全，并有可能出现生产的产品质量与客户提出的产品质量不符合等情况。现在，项目管理人员只要按阶段向档案管理部门移交所有相关阶段的文件资料，用时到档案部门查询提取；要更改时，档案室备有完整档案记录，方便快捷提供利用，使项目管理负责人腾出了更多的精力进行课题或设计的实质性管理，比如课题或设计的进度、与客户的协商联系等，在提高产品技术水平上多下工夫，提高管理质量及管理效益。此外，文件整理和签订、文件上报等工作都是档案管理部门完成的。因此，档案管理是科研设计管理的好帮手，是科研设计部门的“好管家”。
以前，由于在科研设计管理中没有充分发挥档案管理的助手和“管家”作用，有些课题或设计由于项目管理者管理跟不上，不时有文件遗失或文件用时找不到的情况发生。在产品研制开发过程中，有时部分文件的修改，由于通知不到位，造成产品质量问题。现在，这些现象几乎不会出现，在质量保证体系的要求下，课题或设计各管理环节都有了准确性、阶段性记录，并及时按阶段归档，尽可能确保了每个阶段文件的齐全完整，使档案管理工作在科研设计管理工作中的作用得到了充分的发挥。
随着企业各项管理制度的不断完善，科技管理规范化，档案工作的规范化，以及在科研设计管理工作中的地位的不断提高，档案工作所起的作用也将越来越重要。
1.竞争环境下档案工作内容变迁
以往的档案管理工作内容包括文件资料的接收、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。档案管理人员所做的绝大多数工作无非是看摊守堆的工作，然而，随着市场经济竞争机制的不断加剧，产品研制周期缩短，产品质量不断提高，档案管理工作者不仅要做好传统模式下的档案管理工作，还要参与到科研管理和质量保证体系的工作中，科技档案管理工作，已不再是原来的看摊守堆了，而是科研设计管理工作中的重要部分，成为质量保证体系中不可缺少的重要环节。现阶段档案管理工作除传统的六个方面外还新增了以下几个方面的工作。
1.1现场文件管理工作
在质量保证体系中，档案管理是产品质量过程控制的主导者之一。在一个单位任何一个科研课题或设计都不是一个部门能完成的。质量保证体系要求，在科研课题或设计的每一个阶段都要形成新一阶段的技术文件，都要进行阶段性评审，它主要是对产品图、阶段研制总结和技术条件等技术文件的评审。评审通过之后，现场的所有上一阶段文件都要收回，同时发放新一阶段的技术文件。因此，同一份文件在不同的生产现场或部门的一致性是产品质量控制的关键。档案管理部门在这之中，要参与产品阶段评审，同时要对文件进行收集整理和提供利用，会后还要及时更换所有相关生产现场和各部门的技术文件；有对外发放的技术文件时，也要及时发放新文件，收回旧文件，不能漏掉一份文件，以免在使用现场出现不同阶段的几个技术文件。这是质量保证体系认证后档案收集的一项重要管理工作，它与质量保证体系的正常运行有着直接的密切关系。
1.2纸质技术档案向电子档案转化工作
随着科学技术的快速发展，科技档案的内容也更加丰富，科技档案信息的需求量也在成倍增长，传统的档案管理模式和手工操作方法已经不能适应这种新形势的需要，所以，我们不仅要将现阶段的所有归档的纸质技术文件整理成卷，还必须建立一整套完备的现代化的科学管理体系，使档案工作由手工管理向计算机管理发展。计算机管理档案，可做到一种输入，多种输出，检索速度快，查全率和查准率高，其工作效率是手工管理无法比拟的。利用现代化的手段做好科技档案的管理工作，收集保存已经形成的电子档案，同时还要将库藏的纸质档案转化成电子档案。这也许不是档案管理人员能在短时间内完成的工作，所以，计算机管理在短时间内还不能完全代替手工管理，但是是我们档案管理人员肩负的一项艰巨而重要的任务。实现科技档案管理水平的提高，使科技档案信息高速传输、快速检索，提供科技档案信息资源的共享。
1.3档案信息资源开发利用
在信息化程度较高的今天，科技档案工作要转变传统的服务模式，变被动型服务为主动型服务。科技档案部门要通过多种形式、多种渠道向科技管理人员提供科技档案信息。除了向用户提供日常的查阅，还应积极拓展服务形式，如开展咨询服务、跟踪服务、专题服务、定向服务，举办科技成果展览服务等。并充分利用计算机进行科技档案的管理，实现自动检索，提高查询效率。在做好日常工作的同时，还应加大档案利用的宣传力度，通过各种形式的宣传和服务，扩大科技档案信息在科技管理工作中的影响，提高科技档案的利用率，充分发挥档案信息资源开发和利用价值。
2.档案在科研设计管理工作中的作用
科研院所的科技管理工作主要有：科研设计项目的管理、生产管理、质量保证体系的管理、技术机密的管理、知识产权的管理等等。这些工作都离不开档案为其提供的有效信息参考和凭证。
2.1在质量保证体系中，按照档案管理制度，科研课题或设计进行的每一个阶段档案部门都该有相应阶段的技术文件归档。由此，科研管理部门只要通过档案部门即可查询到所有科研课题或设计进行的阶段，掌握各阶段进行的情况。据此，档案管理部门每年甚至是随时都要向科研设计管理部门告知项目归档完成情况，以便管理部门掌握科研设计项目的完成情况。因此，科研产品的研制、生产及质量与档案管理工作都密不可分的。
2.2在质量保证体系的要求下，档案管理工作制度在逐渐完善，管理渠道不断增加。以往对一项科研课题或设计的管理是从可研报告、签订合同、制订计划等阶段性评审的所有文件都需要项目管理负责人自己保存，在项目结束后由负责人移交给档案管理人员，耗费了项目管理负责人员大量的精力。由于这些依据性文件需要经常与客户协商、更改等，经常有文件遗漏、丢失、更改手续不全的情况出现，造成归档资料不全，并有可能出现生产的产品质量与客户提出的产品质量不符合等情况。现在，项目管理人员只要按阶段向档案管理部门移交所有相关阶段的文件资料，用时到档案部门查询提取；要更改时，档案室备有完整档案记录，方便快捷提供利用，使项目管理负责人腾出了更多的精力进行课题或设计的实质性管理，比如课题或设计的进度、与客户的协商联系等，在提高产品技术水平上多下工夫，提高管理质量及管理效益。此外，文件整理和签订、文件上报等工作都是档案管理部门完成的。因此，档案管理是科研设计管理的好帮手，是科研设计部门的“好管家”。
以前，由于在科研设计管理中没有充分发挥档案管理的助手和“管家”作用，有些课题或设计由于项目管理者管理跟不上，不时有文件遗失或文件用时找不到的情况发生。在产品研制开发过程中，有时部分文件的修改，由于通知不到位，造成产品质量问题。现在，这些现象几乎不会出现，在质量保证体系的要求下，课题或设计各管理环节都有了准确性、阶段性记录，并及时按阶段归档，尽可能确保了每个阶段文件的齐全完整，使档案管理工作在科研设计管理工作中的作用得到了充分的发挥。
随着企业各项管理制度的不断完善，科技管理规范化，档案工作的规范化，以及在科研设计管理工作中的地位的不断提高，档案工作所起的作用也将越来越重要。