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[摘 要]本文提出了电子档案远程利用的必要性、分析目前电子档案远程利用的方式与弊端、挖掘电子档案远程利用的有效方式以及解决利用过程中存在问题的方法。
[关键词]电子档案;远程利用;信息;科学技术
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）23-0334-01
电子档案，主要指的是通过计算机技术和数据处理技术将社会生产实践活动中形成的具有保存价值的数据信息进行完整、科学、合理的记录。随着计算机技术的快速发展，社会生产实践活动中产生了大量的电子档案资源，也为档案信息管理与利用提供了新要求和新方法。电子档案作为档案资源的重要组成部分，开展电子档案利用工作不仅是开发利用档案资源的题中之义，也是充分发挥档案资源凭证价值和情报价值的重要途径[1]。
一、电子档案远程利用的必要性
目前，人类社会已经迈入了网络时代，计算机和互联网已经成为人们日常生活、工作、学习中必不可少的重要工具和载体，人类社会正由高度的工业化时代逐步迈向计算机网络时代。随着“互联网+”行动计划的提出以及其指导意见的发布，互联网逐步由消费领域向生产领域拓展，加速提升产业的发展水平，增强各行业创新能力，构筑经济社会发展新优势和新动能[2]。电子档案的远程利用作为文化产业的一部分势必会随着文化创新产业的发展而发展，是信息化时代发展的必然趋势。国家档案局局长毛福民曾指出：“各级档案部门要坚持解放思想、实事求是、与时俱进、发扬开拓进取的创新精神。”这告诉我们：只有转变观念、调整思路、打破常规、明确工作重点、开拓创新、与时俱进，才能促进档案事业的发展。当前我们必须确立资源优势理念及公共文化理念等档案管理新理念，树立长远超前意识，研究新形势下档案工作新规律、新特点和社会对档案工作的新需求、新要求，努力实现档案工作在理论、体制和机制上的创新。
二、电子档案远程利用过程中存在的问题
电子档案的远程利用，就是以计算机网络为平台，以数字档案目录和全文为资源，通过社会与馆际的分层次共享，利用者对档案信息异地查阅及索取档案证明的行为活动。随着时代的发展，档案的利用方式也在跟着发生变化，传统的纸质档案利用遇到了电子档案的挑战。目前我国的档案工作虽然是纸质档案与电子档案并存，但电子档案的利用将会逐步占据主导地位。拷贝、直接利用、通信传输是我国现在电子档案利用最常用的三种方式，其中通信传输占据着十分重要的地位，是电子档案远程利用的必然方式。电子档案的远程利用减少了档案利用者来回的奔波，给异地查档带来了极大的便利，但是在利用过程中也会受种种因素的影响，存在一定的问题[3]。
首先，电子档案远程利用作为新发展起来的档案利用方式，被档案利用者了解的程度并不高，大多数人的思想观念还停留在传统的纸质档案使用上;其次，目前互联网经常会报道出如机密信息泄露、个人隐私曝光等消息，如中国广播网近日报道指出，我国将近八成网民的個人信息泄露，总体损失高达805亿元。这会使得很多人对互联网安全持严重的怀疑态度，不愿意使用电子档案。另外在少许地方，利用者受经济自然条件的限制而得不到到网络技术很好地的支持，对电子档案的远程利用自然就会受到极大的影响，甚至是完全对电子档案没有了解，电子档案的利用也就无从谈起。
三、电子档案远程利用存在问题的改进
电子档案远程利用与社会各方面忧戚相关，无论是对个人还是对社会来说都有重大的影响，改善当前电子档案利用的环境，提高电子档案工作者和使用者的素质以及改变传统的使用观念是电子档案远程利用工作蓬勃发展的题中应有之意。
电子档案利用者应该主动学习并了解关于电子档案的基本知识，并从思想观念上接受电子档案作为一种新型的档案资源。此外，档案馆也应该做好利用者的用户培训工作，编制各种电子档案利用指南供利用者使用，经常性开展电子档案检索系统的使用技能培训，提升利用者的利用电子档案的技能，并采用多种途径宣传电子档案的利用工作，提高利用者对电子档案的认知度和认同感。电子档案利用者在利用电子档案时也要遵守相关利用制度，自觉规范自身行为，合理利用，注意利用过程中的安全防范工作，尤其是在利用限制级电子档案时，不任意扩大知密范围，不侵犯组织和他人合法权益。同时，档案工作者应有良好的电子档案利用反馈机制提供给利用者，使利用者能够针对利用活动提出自己的意见和建议，不断改善服务水平[4]。所以首先需要的是一套完整的电子档案远程利用的法律的建立，其中必须包括使用权限的规定、权威机构的认证效力的规定、使用过程中的注意事项规定等。其次是需要技术的支撑。电子签名、电子签章等的使用必须要有技术的支持才能保证档案利用的真实性、可靠性;同样地，技术也是保证网络环境安全最关键的一环。目前，虽然反黑系统已经建立，但是仍然有信息泄露现象存在，为避免黑客的攻击导致信息的泄露，反黑客入侵系统的完善刻不容缓。
四、小结
综上所述，伴随着科学技术的发展，计算机的广泛应用，电子档案远程利用已经成为了当前档案工作发展的必然趋势，在这个过程中会伴随着各种各样问题的产生，寻找问题的根源并找出解决的办法既是目前档案工作者面临的巨大挑战，也是档案工作顺利开展的一大契机。
参考文献：
[1] 陶水龙，陈伟，田雷，王立.电子档案凭证性保障的现状分析与对策研究[J].档案学研究，2012，01：57-60.
[2] 马仁杰，刘俊玲.论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策[J].档案学通讯，2012，03：56-60.
[3] 崔俊杰，吴志英.浅谈电子档案安全管理与防范措施[J].北京档案，2011，05：32-33.
[4] 李持真，黄永红.异地查档 跨馆出证——浙江嘉兴实现区域内民生档案远程利用[J].中国档案，2013，12：28-29.
基金项目
★本文为重庆市教改重大项目《基于电子学籍安全有效的高校电子学籍档案管理体系研究与应用》部分研究成果，课题编号为：131012;重庆邮电大学社会科学基金项目《高校电子学籍档案法律效力研究》部分研究成果，课题编号为K2014-124。
★作者胡丹为重庆邮电大学档案馆馆员、管理学硕士。李远菊为重庆邮电大学马克思主义学院在读硕士研究生。
[关键词]电子档案;远程利用;信息;科学技术
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）23-0334-01
电子档案，主要指的是通过计算机技术和数据处理技术将社会生产实践活动中形成的具有保存价值的数据信息进行完整、科学、合理的记录。随着计算机技术的快速发展，社会生产实践活动中产生了大量的电子档案资源，也为档案信息管理与利用提供了新要求和新方法。电子档案作为档案资源的重要组成部分，开展电子档案利用工作不仅是开发利用档案资源的题中之义，也是充分发挥档案资源凭证价值和情报价值的重要途径[1]。
一、电子档案远程利用的必要性
目前，人类社会已经迈入了网络时代，计算机和互联网已经成为人们日常生活、工作、学习中必不可少的重要工具和载体，人类社会正由高度的工业化时代逐步迈向计算机网络时代。随着“互联网+”行动计划的提出以及其指导意见的发布，互联网逐步由消费领域向生产领域拓展，加速提升产业的发展水平，增强各行业创新能力，构筑经济社会发展新优势和新动能[2]。电子档案的远程利用作为文化产业的一部分势必会随着文化创新产业的发展而发展，是信息化时代发展的必然趋势。国家档案局局长毛福民曾指出：“各级档案部门要坚持解放思想、实事求是、与时俱进、发扬开拓进取的创新精神。”这告诉我们：只有转变观念、调整思路、打破常规、明确工作重点、开拓创新、与时俱进，才能促进档案事业的发展。当前我们必须确立资源优势理念及公共文化理念等档案管理新理念，树立长远超前意识，研究新形势下档案工作新规律、新特点和社会对档案工作的新需求、新要求，努力实现档案工作在理论、体制和机制上的创新。
二、电子档案远程利用过程中存在的问题
电子档案的远程利用，就是以计算机网络为平台，以数字档案目录和全文为资源，通过社会与馆际的分层次共享，利用者对档案信息异地查阅及索取档案证明的行为活动。随着时代的发展，档案的利用方式也在跟着发生变化，传统的纸质档案利用遇到了电子档案的挑战。目前我国的档案工作虽然是纸质档案与电子档案并存，但电子档案的利用将会逐步占据主导地位。拷贝、直接利用、通信传输是我国现在电子档案利用最常用的三种方式，其中通信传输占据着十分重要的地位，是电子档案远程利用的必然方式。电子档案的远程利用减少了档案利用者来回的奔波，给异地查档带来了极大的便利，但是在利用过程中也会受种种因素的影响，存在一定的问题[3]。
首先，电子档案远程利用作为新发展起来的档案利用方式，被档案利用者了解的程度并不高，大多数人的思想观念还停留在传统的纸质档案使用上;其次，目前互联网经常会报道出如机密信息泄露、个人隐私曝光等消息，如中国广播网近日报道指出，我国将近八成网民的個人信息泄露，总体损失高达805亿元。这会使得很多人对互联网安全持严重的怀疑态度，不愿意使用电子档案。另外在少许地方，利用者受经济自然条件的限制而得不到到网络技术很好地的支持，对电子档案的远程利用自然就会受到极大的影响，甚至是完全对电子档案没有了解，电子档案的利用也就无从谈起。
三、电子档案远程利用存在问题的改进
电子档案远程利用与社会各方面忧戚相关，无论是对个人还是对社会来说都有重大的影响，改善当前电子档案利用的环境，提高电子档案工作者和使用者的素质以及改变传统的使用观念是电子档案远程利用工作蓬勃发展的题中应有之意。
电子档案利用者应该主动学习并了解关于电子档案的基本知识，并从思想观念上接受电子档案作为一种新型的档案资源。此外，档案馆也应该做好利用者的用户培训工作，编制各种电子档案利用指南供利用者使用，经常性开展电子档案检索系统的使用技能培训，提升利用者的利用电子档案的技能，并采用多种途径宣传电子档案的利用工作，提高利用者对电子档案的认知度和认同感。电子档案利用者在利用电子档案时也要遵守相关利用制度，自觉规范自身行为，合理利用，注意利用过程中的安全防范工作，尤其是在利用限制级电子档案时，不任意扩大知密范围，不侵犯组织和他人合法权益。同时，档案工作者应有良好的电子档案利用反馈机制提供给利用者，使利用者能够针对利用活动提出自己的意见和建议，不断改善服务水平[4]。所以首先需要的是一套完整的电子档案远程利用的法律的建立，其中必须包括使用权限的规定、权威机构的认证效力的规定、使用过程中的注意事项规定等。其次是需要技术的支撑。电子签名、电子签章等的使用必须要有技术的支持才能保证档案利用的真实性、可靠性;同样地，技术也是保证网络环境安全最关键的一环。目前，虽然反黑系统已经建立，但是仍然有信息泄露现象存在，为避免黑客的攻击导致信息的泄露，反黑客入侵系统的完善刻不容缓。
四、小结
综上所述，伴随着科学技术的发展，计算机的广泛应用，电子档案远程利用已经成为了当前档案工作发展的必然趋势，在这个过程中会伴随着各种各样问题的产生，寻找问题的根源并找出解决的办法既是目前档案工作者面临的巨大挑战，也是档案工作顺利开展的一大契机。
参考文献：
[1] 陶水龙，陈伟，田雷，王立.电子档案凭证性保障的现状分析与对策研究[J].档案学研究，2012，01：57-60.
[2] 马仁杰，刘俊玲.论电子档案开放利用中信息安全保障存在的问题与对策[J].档案学通讯，2012，03：56-60.
[3] 崔俊杰，吴志英.浅谈电子档案安全管理与防范措施[J].北京档案，2011，05：32-33.
[4] 李持真，黄永红.异地查档 跨馆出证——浙江嘉兴实现区域内民生档案远程利用[J].中国档案，2013，12：28-29.
基金项目
★本文为重庆市教改重大项目《基于电子学籍安全有效的高校电子学籍档案管理体系研究与应用》部分研究成果，课题编号为：131012;重庆邮电大学社会科学基金项目《高校电子学籍档案法律效力研究》部分研究成果，课题编号为K2014-124。
★作者胡丹为重庆邮电大学档案馆馆员、管理学硕士。李远菊为重庆邮电大学马克思主义学院在读硕士研究生。