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当今社会，信息化管理技术已经渗透到各行各业，在国民经济发展中扮演起越来越重要的角色。同样，在档案管理中引入信息化技术也已经成为一种趋势，有力地促进了档案管理规范化、标准化、科学化的发展。本文简要分析如何实现档案的信息化管理，希望对档案管理工作提供有益参考。
随着社会的不断进步和信息化技术的发展，传统的档案管理方式已不能适应档案事业发展的总体需求，因此在档案管理工作中推行信息化是一种必然选择。
1、推行档案信息化管理的益处
在传统的档案管理方式中，人才中心的档案管理工作人员基本上都是手工工作的，由于档案数量繁多，工作程序复杂，所以尽管工作人员付出了大量劳动，但工作效率并不高，难以满足档案工作规范化的要求。而随着信息管理技术的引进，使档案管理变得高效、便捷、差错率降低。主要益处有：
①工作效率更高
利用信息化设备，也就是计算机进行档案管理，可以把传统管理方式中的手工劳动转为计算机来做，使档案管理人员脱离繁杂的体力劳动，不仅提高了工作效率，也减少了人工作业的差错率，而且缩短了查询检索时间，有利于工作人员腾出时间来学习更多的档案管理方面的知识和所保管的档案的内容，为档案服务的优质和高效提供了保证。
②有利于实现资源共享
因为档案有其特殊的属性，所以在传统的档案管理方式中，资源共享很难实现，而信息化的档案管理为资源共享提供了便利的条件。档案管理在采用信息化技术后，利用网络优势，可以将无保密要求的实物档案内容扫描后共享于网络，需要者不必办理手续，只需要相关的认证，就可以通过网络查找并获得自己需要的资料，以方便各个部门工作的开展，提高了办公效率。
③管理方便，可永久保存
在传统的档案资料保存中，档案库房需有足够的面积，并配备档案柜、档案盒、消防设施等，室内需安装空调、吸湿器等以控制室内的温度和湿度，还要有专人进行卫生清理和保持。尽管如此，纸质的档案仍然会因时间过久而变质损坏，而档案管理实现信息化后，将档案内容存入存储卡、磁盘和光盘等多种载体，不仅管理方便，而且只要是不受到人力破坏，几乎可永久保存，还节省了档案库房投入成本。当然，信息化条件下的档案管理，实物档案的保管也不能因此轻视和偏废。
④可防止档案遗失和安全性
信息化档案管理是依靠计算机进行的，改变了传统管理方式在进行档案资料传递时人为因素造成的档案材料遗失的问题。信息化管理应用中，档案材料传递可以通过互联网来完成，不仅传递速度快，而且保证了档案材料的安全。
2、实现信息化档案管理的途径
①必须进行适当的资金投入
发展信息化档案管理，需要适当的投入，保证软硬件设施完备。比如必备的计算机及扫描、复印、打印、传真等辅助设备，还有用于存储的光盘刻录系统和光盘、磁盘、存储卡等，如果档案资料过于庞大，还应考虑配备磁盘阵列。重要的是要采用信息化管理的专用软件，来进行管理。在进行软硬件的配置时，要进行科学论证，既要满足当前信息化档案管理的需要，又要考虑未来发展的需要，且不能造成浪费。
②提高档案的利用率
保存是为了使用，档案管理的目的是为需要者所用。信息化档案管理的实现使得档案和利用率更加提高。因此，在发展信息化档案管理时，应体现出高效、快捷的利用率。可首先将利用价值比较高，且不涉及保密问题的档案资料进行信息化处理。
③熟练运用信息化设备进行档案管理
尽量安排熟悉信息化技术的人才任职于档案管理工作，现有人员应通过参加培训班和自学，系统学习信息化技术知识，理论结合实践，尽快提高素质，全面掌握信息化的档案管理技术，以适应信息化档案管理工作的需要。信息化技术更新较快，学习中不能一劳永逸，要不断学习、坚持学习，跟上信息化技术发展的步伐。要利用信息化设备对档案材料进行无纸化处理，发展网上档案业务，保证档案信息资源共享目标的实现。
④做到规范化管理，不断推进人才中心信息化档案管理的发展
把档案管理作为一项重要工作加以重视，纳入目标责任制考核围内，落实工作人员的责任，健全激励机制，按工作业绩进行奖励或处罚，与经济收入挂勾，以提高工作人员的工作积极性和创造性。
⑤加强人才中心信息化档案管理安全风险控制
进入档案进行管理的都是对于本单位和本部门来说比较重要的资料，具有不可替代的利用價值。因此，保证这些资料的安全非常重要。在传统的档案管理模式中，主要依靠人来进行管理，信息化档案管理依然由人借助计算机来进行管理。无论是传统或是信息化的管理模式，人都是重要因素，所以必须加强人的职业道德和遵纪守法的教育，同时要提高安全意识，加强工作责任心，保证在网络环境下的档案信息资料安全。
总之，实现档案管理信息化是一项系统工程，人才中心档案管理部门的责任重大，应该努力提高认识，统一思想，增强档案管理人员的整体素质，采取有效措施积极推进信息化建设。但由于这项工作具有的系统性和长期性等特点，不能仅仅依靠档案管理部门一家来做，需要领导给予高度重视，加大支持力度，还需要人才中心各部门协调配合、共同促进，统筹开展，为档案管理的信息化建设提供强有力的的保障，从而推动档案管理工作稳步向前发展。
（作者单位：152400黑龙江省庆安县人才中心）
随着社会的不断进步和信息化技术的发展，传统的档案管理方式已不能适应档案事业发展的总体需求，因此在档案管理工作中推行信息化是一种必然选择。
1、推行档案信息化管理的益处
在传统的档案管理方式中，人才中心的档案管理工作人员基本上都是手工工作的，由于档案数量繁多，工作程序复杂，所以尽管工作人员付出了大量劳动，但工作效率并不高，难以满足档案工作规范化的要求。而随着信息管理技术的引进，使档案管理变得高效、便捷、差错率降低。主要益处有：
①工作效率更高
利用信息化设备，也就是计算机进行档案管理，可以把传统管理方式中的手工劳动转为计算机来做，使档案管理人员脱离繁杂的体力劳动，不仅提高了工作效率，也减少了人工作业的差错率，而且缩短了查询检索时间，有利于工作人员腾出时间来学习更多的档案管理方面的知识和所保管的档案的内容，为档案服务的优质和高效提供了保证。
②有利于实现资源共享
因为档案有其特殊的属性，所以在传统的档案管理方式中，资源共享很难实现，而信息化的档案管理为资源共享提供了便利的条件。档案管理在采用信息化技术后，利用网络优势，可以将无保密要求的实物档案内容扫描后共享于网络，需要者不必办理手续，只需要相关的认证，就可以通过网络查找并获得自己需要的资料，以方便各个部门工作的开展，提高了办公效率。
③管理方便，可永久保存
在传统的档案资料保存中，档案库房需有足够的面积，并配备档案柜、档案盒、消防设施等，室内需安装空调、吸湿器等以控制室内的温度和湿度，还要有专人进行卫生清理和保持。尽管如此，纸质的档案仍然会因时间过久而变质损坏，而档案管理实现信息化后，将档案内容存入存储卡、磁盘和光盘等多种载体，不仅管理方便，而且只要是不受到人力破坏，几乎可永久保存，还节省了档案库房投入成本。当然，信息化条件下的档案管理，实物档案的保管也不能因此轻视和偏废。
④可防止档案遗失和安全性
信息化档案管理是依靠计算机进行的，改变了传统管理方式在进行档案资料传递时人为因素造成的档案材料遗失的问题。信息化管理应用中，档案材料传递可以通过互联网来完成，不仅传递速度快，而且保证了档案材料的安全。
2、实现信息化档案管理的途径
①必须进行适当的资金投入
发展信息化档案管理，需要适当的投入，保证软硬件设施完备。比如必备的计算机及扫描、复印、打印、传真等辅助设备，还有用于存储的光盘刻录系统和光盘、磁盘、存储卡等，如果档案资料过于庞大，还应考虑配备磁盘阵列。重要的是要采用信息化管理的专用软件，来进行管理。在进行软硬件的配置时，要进行科学论证，既要满足当前信息化档案管理的需要，又要考虑未来发展的需要，且不能造成浪费。
②提高档案的利用率
保存是为了使用，档案管理的目的是为需要者所用。信息化档案管理的实现使得档案和利用率更加提高。因此，在发展信息化档案管理时，应体现出高效、快捷的利用率。可首先将利用价值比较高，且不涉及保密问题的档案资料进行信息化处理。
③熟练运用信息化设备进行档案管理
尽量安排熟悉信息化技术的人才任职于档案管理工作，现有人员应通过参加培训班和自学，系统学习信息化技术知识，理论结合实践，尽快提高素质，全面掌握信息化的档案管理技术，以适应信息化档案管理工作的需要。信息化技术更新较快，学习中不能一劳永逸，要不断学习、坚持学习，跟上信息化技术发展的步伐。要利用信息化设备对档案材料进行无纸化处理，发展网上档案业务，保证档案信息资源共享目标的实现。
④做到规范化管理，不断推进人才中心信息化档案管理的发展
把档案管理作为一项重要工作加以重视，纳入目标责任制考核围内，落实工作人员的责任，健全激励机制，按工作业绩进行奖励或处罚，与经济收入挂勾，以提高工作人员的工作积极性和创造性。
⑤加强人才中心信息化档案管理安全风险控制
进入档案进行管理的都是对于本单位和本部门来说比较重要的资料，具有不可替代的利用價值。因此，保证这些资料的安全非常重要。在传统的档案管理模式中，主要依靠人来进行管理，信息化档案管理依然由人借助计算机来进行管理。无论是传统或是信息化的管理模式，人都是重要因素，所以必须加强人的职业道德和遵纪守法的教育，同时要提高安全意识，加强工作责任心，保证在网络环境下的档案信息资料安全。
总之，实现档案管理信息化是一项系统工程，人才中心档案管理部门的责任重大，应该努力提高认识，统一思想，增强档案管理人员的整体素质，采取有效措施积极推进信息化建设。但由于这项工作具有的系统性和长期性等特点，不能仅仅依靠档案管理部门一家来做，需要领导给予高度重视，加大支持力度，还需要人才中心各部门协调配合、共同促进，统筹开展，为档案管理的信息化建设提供强有力的的保障，从而推动档案管理工作稳步向前发展。
（作者单位：152400黑龙江省庆安县人才中心）