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随着现代企业管理制度的引进，市场经济的迅速发展，我国企业在激烈的竞争中逐步转型，走现代化发展之路。信息资源成为企业在竞争中的主要资源，企业信息化的重要组成部分是档案信息化。对企业而言，档案资源是重要的信息，是一笔无形的资产。因此，应当充分认识到企业档案信息化建设的重要性，积极推进档案信息化建设，使其为提高企业的经济效益和社会效益提供更高效的服务。
一、企业档案信息化建设的必要性
企业档案信息化建设就是将企业的档案管理从传统的实体方式转向现代化数字方式，将现代信息技术与档案管理相结合。档案信息化建设是以科学的管理方法为前提，以现代科学技术为手段，对档案工作和信息资源优化管理，形成信息网络体系，进而实现资源共享，使之更好的为提高企业的社会效益和经济效益提供服务。
企业档案信息化建设是企业从传统管理模式向现代化管理转变的基础，传统的实体档案管理模式已经不能适应企业信息化的要求。随着企业的不断发展壮大，档案资源越来越多，纸质档案不利于查阅者查找材料，且易于磨损，不易保存。企业管理以档案管理为基础，只有改变传统的纸质档案管理模式，运用网络技术，对档案信息进行数字化储存、自动化处理以及网络化的服务，最大限度地发挥档案资料的价值，才能适应企业信息化建设的需求。
我国企业传统的档案管理只是将文件材料进行收集、整理、记录、保存，供人们查阅，企业对档案管理的重视程度不够，其信息意识、法制意识、服务意识以及效益意识相对单薄，只是将档案资源管理看成是简单的保存工作。受传统思想影响，对档案的管理观念相对保守，缺乏资源共享意识，结果造成信息资源不能流通，不能更好地为企业经济效益的提高提供服务。
二、我国企业档案信息化建设的现状
我国企业档案信息化建设在企业现代化管理中发挥了重要价值，具有重要意义，但是也存在一些问题。首先，我国企业档案信息化建设发展不平衡。一些大型企业对档案信息化建设的投入力度较大，已经初步具备档案信息化建设的基础性设施，重金引进技术人才开发档案信息数据库，逐步进行纸质档案信息的网络化、数字化管理，并以企业的网络建设为依托，实行资源共享，使档案信息的服务网络化，从而优化企业信息管理，为企业经济效益和社会效益的提高创造了有利条件。例如宝山钢铁集团，它配备了齐全的硬件、软件设施来进行档案信息化建设，引进并培养专业人才进行企业信息网络建设，开设了专门的网页来管理企业信息资源，为企业的建设发展提供便利的服务和全面的信息，适应了市场竞争的需求。一些效益差、规模小的企业在企业档案信息化建设中相对落后。其次，我国企业进行档案信息化建设的资金技术不足，缺乏专业人才。总体而言，我国企业对档案信息化建设的重要作用认识不足，企业面临着向现代化管理转型，却不够重视档案信息化建设。缺乏资金和技术的支撑，企业对档案信息资源的开发和利用的力度不够。再次，企业档案信息化建设缺乏统筹规划。我国企业档案信息化建设存在盲目跟风的现象，没有进行合理科学的统筹规划，导致企业档案信息化建设的程度和质量参差不齐，无法实现档案信息管理与其他信息管理的有机结合，无法实现企业文档管理的一体化。
三、我国企业档案信息化建设的措施
企业档案对企业生产、企业管理等信息资源进行整理保存，对企业的发展和建设有着不可替代的重要作用，但是，传统的档案管理模式已经不能满足现代化企业管理的需求，因此，必须加强企业档案信息化建设。
1.充分认识企业档案信息化建设的重要作用
企业档案信息化建设是企业现代化建设的重要组成部分，是企业在激烈的市场竞争中立于不败之地的软实力。因此，必须重视企业档案信息化建设，加大资金、技术的投入，推进和完善企业档案资源的信息化建设，树立服务意识、信息意识以及效益意识，使网络化、数字化的档案信息在企业现代化建设中最大限度地发挥其价值和作用。作为一名企业档案管理人员，必须充分认识到电子文件档案管理的重要性，转变传统纸质档案管理的思维模式，树立起新型电子文件档案管理的思维模式，强化相关电子文件管理专业知识与技能的学习，在电子文件档案管理工作中自觉做好各项工作，使电子文件档案管理工作更好地促进企业或者高校各项工作的顺利进展。
2.建立健全电子文件档案管理的规章制度
电子文件档案管理的规章制度可以使企业在进行档案管理工作时有章有据，使档案管理工作有条不紊地进行，避免在管理工作中出现档案混乱的现象，如果出现问题，也能根据相关的规章制度及时进行处理。新时期背景下，电子信息技术不断进步，以电子信息技术为载体的电子档案被摆到了前所未有的高度，但在企业中，电子档案的管理依然缺乏必要的规章制度，致使电子档案管理工作中出现混乱的现象。对此，企业应该依据实际情况，制定电子档案管理的相关规章制度，比如制定电子档案的收集制度、集中管理制度以及归档制度等等。电子档案管理的规章制度还应该包括档案管理人员的考核制度，加强对档案管理人员的监督。在电子档案管理工作中，建立责任追究制，明确档案管理人员的职责，使档案管理人员自觉地将各项工作做好。
3.企业档案信息化建设应当与档案信息资源的开发利用有机结合
企业档案信息化建设在给查阅保存以及利用档案资源带来便利的同时，也给档案工作带来了挑战。因此，档案信息管理的建设应当和信息资源的开发利用结合起来，使档案信息化建设与企业的经济基础和企业的信息需求以及企业的技术发展相协调，使信息资源能够产生更为广泛的社会效益和经济效益。在对档案信息资源进行开发利用的同时，应当重视档案数据库和网络传输的安全问题，使企业档案信息资源具有长期的真实有效性，从而确保企业档案信息化建设的健康发展。
4.加强企业档案信息化建设的基础性工作
档案信息化建设的前提是基础设施的配备，企业档案部门应当建立企业信息网络应用与服务平台，将纸质档案资源数字化，将档案资源的网络建设与政府网、办公自动化等系统相连，使档案信息有效发挥其作用。
5.规范档案信息化建设的标准
档案信息化建设的法律保障是标准规范，是不可替代的重要条件。就目前而言，我国相关档案信息化建设的标准还不是很明确，档案行政管理部门应当健全完善档案信息化建设的标准规范和档案工作制度。应当规范电子档案的格式、标准等，使数字化档案的保管有法可依，能够按照统一的标准归档电子文件，从而推进企业档案的信息化建设。
6.培养管理型信息化人才
专业人才是档案信息化的关键。因此，企业的档案管理人员为了适应信息化建设的需要，应当转变观念，主动学习，提高自身的综合素质。企业也应当加大资金的投入，建立一支以复合型人才为核心，管理型人才为基础的队伍来满足企业档案信息化建设的需求。
企业档案信息化建设是一项长期而系统的任务，对我国企业的发展壮大有着至关重要的作用。在推进企业档案信息建设的过程中，应当将管理技能与信息技术有机结合，以现代先进的科技为手段，转变传统企业档案管理模式，使企业的档案资源能够更好的为企业发展提供服务。
（作者单位：中铁大桥局集团第五工程有限公司）
一、企业档案信息化建设的必要性
企业档案信息化建设就是将企业的档案管理从传统的实体方式转向现代化数字方式，将现代信息技术与档案管理相结合。档案信息化建设是以科学的管理方法为前提，以现代科学技术为手段，对档案工作和信息资源优化管理，形成信息网络体系，进而实现资源共享，使之更好的为提高企业的社会效益和经济效益提供服务。
企业档案信息化建设是企业从传统管理模式向现代化管理转变的基础，传统的实体档案管理模式已经不能适应企业信息化的要求。随着企业的不断发展壮大，档案资源越来越多，纸质档案不利于查阅者查找材料，且易于磨损，不易保存。企业管理以档案管理为基础，只有改变传统的纸质档案管理模式，运用网络技术，对档案信息进行数字化储存、自动化处理以及网络化的服务，最大限度地发挥档案资料的价值，才能适应企业信息化建设的需求。
我国企业传统的档案管理只是将文件材料进行收集、整理、记录、保存，供人们查阅，企业对档案管理的重视程度不够，其信息意识、法制意识、服务意识以及效益意识相对单薄，只是将档案资源管理看成是简单的保存工作。受传统思想影响，对档案的管理观念相对保守，缺乏资源共享意识，结果造成信息资源不能流通，不能更好地为企业经济效益的提高提供服务。
二、我国企业档案信息化建设的现状
我国企业档案信息化建设在企业现代化管理中发挥了重要价值，具有重要意义，但是也存在一些问题。首先，我国企业档案信息化建设发展不平衡。一些大型企业对档案信息化建设的投入力度较大，已经初步具备档案信息化建设的基础性设施，重金引进技术人才开发档案信息数据库，逐步进行纸质档案信息的网络化、数字化管理，并以企业的网络建设为依托，实行资源共享，使档案信息的服务网络化，从而优化企业信息管理，为企业经济效益和社会效益的提高创造了有利条件。例如宝山钢铁集团，它配备了齐全的硬件、软件设施来进行档案信息化建设，引进并培养专业人才进行企业信息网络建设，开设了专门的网页来管理企业信息资源，为企业的建设发展提供便利的服务和全面的信息，适应了市场竞争的需求。一些效益差、规模小的企业在企业档案信息化建设中相对落后。其次，我国企业进行档案信息化建设的资金技术不足，缺乏专业人才。总体而言，我国企业对档案信息化建设的重要作用认识不足，企业面临着向现代化管理转型，却不够重视档案信息化建设。缺乏资金和技术的支撑，企业对档案信息资源的开发和利用的力度不够。再次，企业档案信息化建设缺乏统筹规划。我国企业档案信息化建设存在盲目跟风的现象，没有进行合理科学的统筹规划，导致企业档案信息化建设的程度和质量参差不齐，无法实现档案信息管理与其他信息管理的有机结合，无法实现企业文档管理的一体化。
三、我国企业档案信息化建设的措施
企业档案对企业生产、企业管理等信息资源进行整理保存，对企业的发展和建设有着不可替代的重要作用，但是，传统的档案管理模式已经不能满足现代化企业管理的需求，因此，必须加强企业档案信息化建设。
1.充分认识企业档案信息化建设的重要作用
企业档案信息化建设是企业现代化建设的重要组成部分，是企业在激烈的市场竞争中立于不败之地的软实力。因此，必须重视企业档案信息化建设，加大资金、技术的投入，推进和完善企业档案资源的信息化建设，树立服务意识、信息意识以及效益意识，使网络化、数字化的档案信息在企业现代化建设中最大限度地发挥其价值和作用。作为一名企业档案管理人员，必须充分认识到电子文件档案管理的重要性，转变传统纸质档案管理的思维模式，树立起新型电子文件档案管理的思维模式，强化相关电子文件管理专业知识与技能的学习，在电子文件档案管理工作中自觉做好各项工作，使电子文件档案管理工作更好地促进企业或者高校各项工作的顺利进展。
2.建立健全电子文件档案管理的规章制度
电子文件档案管理的规章制度可以使企业在进行档案管理工作时有章有据，使档案管理工作有条不紊地进行，避免在管理工作中出现档案混乱的现象，如果出现问题，也能根据相关的规章制度及时进行处理。新时期背景下，电子信息技术不断进步，以电子信息技术为载体的电子档案被摆到了前所未有的高度，但在企业中，电子档案的管理依然缺乏必要的规章制度，致使电子档案管理工作中出现混乱的现象。对此，企业应该依据实际情况，制定电子档案管理的相关规章制度，比如制定电子档案的收集制度、集中管理制度以及归档制度等等。电子档案管理的规章制度还应该包括档案管理人员的考核制度，加强对档案管理人员的监督。在电子档案管理工作中，建立责任追究制，明确档案管理人员的职责，使档案管理人员自觉地将各项工作做好。
3.企业档案信息化建设应当与档案信息资源的开发利用有机结合
企业档案信息化建设在给查阅保存以及利用档案资源带来便利的同时，也给档案工作带来了挑战。因此，档案信息管理的建设应当和信息资源的开发利用结合起来，使档案信息化建设与企业的经济基础和企业的信息需求以及企业的技术发展相协调，使信息资源能够产生更为广泛的社会效益和经济效益。在对档案信息资源进行开发利用的同时，应当重视档案数据库和网络传输的安全问题，使企业档案信息资源具有长期的真实有效性，从而确保企业档案信息化建设的健康发展。
4.加强企业档案信息化建设的基础性工作
档案信息化建设的前提是基础设施的配备，企业档案部门应当建立企业信息网络应用与服务平台，将纸质档案资源数字化，将档案资源的网络建设与政府网、办公自动化等系统相连，使档案信息有效发挥其作用。
5.规范档案信息化建设的标准
档案信息化建设的法律保障是标准规范，是不可替代的重要条件。就目前而言，我国相关档案信息化建设的标准还不是很明确，档案行政管理部门应当健全完善档案信息化建设的标准规范和档案工作制度。应当规范电子档案的格式、标准等，使数字化档案的保管有法可依，能够按照统一的标准归档电子文件，从而推进企业档案的信息化建设。
6.培养管理型信息化人才
专业人才是档案信息化的关键。因此，企业的档案管理人员为了适应信息化建设的需要，应当转变观念，主动学习，提高自身的综合素质。企业也应当加大资金的投入，建立一支以复合型人才为核心，管理型人才为基础的队伍来满足企业档案信息化建设的需求。
企业档案信息化建设是一项长期而系统的任务，对我国企业的发展壮大有着至关重要的作用。在推进企业档案信息建设的过程中，应当将管理技能与信息技术有机结合，以现代先进的科技为手段，转变传统企业档案管理模式，使企业的档案资源能够更好的为企业发展提供服务。
（作者单位：中铁大桥局集团第五工程有限公司）