打开中国企业报销单据簿计,和外国企业比较的话,就可以看出我们的非常整齐,格式划一,连发票粘贴的顺序和单据排列的方向都有说法,貌似严谨。而外国的发票(更准确地说应该是收据,因为西方人没有我国那种全国统一的、无公章无效的发票),就比较凌乱,长短不齐,格式不统一,还夹杂许多大小不同、中国企业不能接受的白条,貌似无章。
　　
　　被进化了的收据
　　
　　应该说,发票是收据后来的叫法。两者本质上是一个东西,就是收到钱财后出具给对方的凭证。收据的概念应该更为广泛,因为它不仅针对钱财还可以针对所有其他接受的物件,而发票现在只是指收到钱后给出的凭据。
　　在中国,随着社会一天天进步,报销单据从多年前手写三联盖章发票,到事先印制好发票再到现在实时的机打发票,形式上看越来越规范,报销手续事实上也越来越严格,原来还可以用简写常用名,比如中国国际信托投资公司可以写成中信,后来就必须写全称,哪个单位就是哪个单位,不能写错一个字,否则不予报销。
　　在大公司里,以前发票可以不写抬头,于是可以报在这个单位的单据也可以报在另一个单位。开票日期也可以省略的(至今还有一些单位接收这样的无日期发票),于是上一年该报的账可以转到下一年。后来机打发票流行,只要实时打印的,这两处地方都不能空着。
　　最夸张的收据往往是出自大酒店,不仅单独开出的发票全是机打的,前台还要给客人另外出具一张明细清单,比如打了多少长途电话,消费了多少冰箱中的饮料,这样至少用掉一张A4白纸,如果明细多,一张还可能不够。正常情况下,这个单据一般要附加在正式发票之后,以便电话报在通讯费、签单宴请放在交际费,作为分类开支凭证。
　　其实这一点上,西方财务人员审核单据时比我们认真得多,许多政界的丑闻就出自这类明细。英国前一段曝出“报销门”事件,一些民选议员因为用公款报销了私事而遭到揭露,最后被迫辞职。仔细看你就会发现,他们涉及金额其实很小,有的才几十英镑,无非使用了公家司机私下打了场高尔夫球,或者看了场收费电视。比较之下,我们政府官员肯定不会为这点消费丢掉职位的。
　　
　　让老外犯晕的问题
　　
　　我们报销的形式规定虽然严格,内容却可以做手脚。发票用途那一项,真的跟女孩子一样可以随便装点,比如电视机可以写成办公用品,从而报销到办公费用里面。
　　关键是销售人员常常很配合,当你付了钱索要发票时他们经常会问你:内容写什么?这是常常让初次来中国的西方人晕倒的问题!因为在他们的国家是不会问的,至少不至于这样赤裸裸,该写什么就写什么,买了什么就是什么,那不是顾客决定的事。
　　我刚回国时也不习惯这样的问题,直接的反应就是:该写什么就写什么,这事怎么能问我?后来我也习惯了,毕竟开发票的小姐是为你好,给你一个选择的机会。于是,足底按摩可以写成会议费,超市买食物可以写成办公用品。我自己也带客户去做足底,本来可以作为交际费报销的,但是真是那样写就得费口舌解释,不如写会议费简单,也就挂羊头卖狗肉般地报成会议费了,然后还自我安慰:毕竟我们在按摩时谈了工作上的问题。
　　但问题是,超市买吃的却也可以写成办公用品,报账在办公栏目;或者写礼品,报账在宴请或交际栏目。就是说即便一个单位小环境管理严格也无法防微杜渐,因为大环境就是那样,存在很多谎报的空间。
　　同时,各单位为了在减轻税收压力的同时给职工提供一些福利,就鼓励职工四处找发票,以便给大家发现金。还有的直接发超市或其他商店的卡,卡内有上千甚至几千现金可以消费,买卡的支出都被报账了。
　　
　　白条风俗
　　
　　相比之下,西方国家没有全国统一的正式发票,却有统一的报销标准。无论西欧还是美国,发票是很随意写的,自己公司电脑打印出来的销售单据可以当作发票。文具店里还有任何人都可以买的各式各样的发票本,回去填上数字就可以给顾客。
　　此外,手写的也可以当作发票,盖章不盖章都无所谓。法国一些加油站在顾客加完油后随手给你一个带自己油站地址的小条,你可以自己写,爱写多少就写多少。如果没有就打白条,其实那里的白条很多,甚至可能多过正式单据,不仅自己公司的财务人员理解,一旦被查,执法的税务人员也理解。对于白条,需要的只是一个合理的解释,比如加油的票据一般超不过100欧元,因为轿车油箱就那么大,仅此而已。
　　最离谱的发票则是出于美国的一家叫做皮特鲁格的牛排店。离开美国后,我每次去纽约都要到那里吃几次,因为那里的牛排真是很好,其他地方吃不到那样的味道。从第一次去到现在十余年了,在信用卡使用已经普及到每一个角落的美国,这个食客如云的饭馆不仅不改只收现金、不收信用卡的习惯,还非常吝啬地只给一张食指般大小的发票,小到无法把一只香烟包起来。这小条其实就是个收据,还是他们点菜单上面的一部分,如果客人要收据,侍者就随手把下面连着的小条撕下来,给你时照常什么都不写,你自己填。
　　白条文化在美国很发达,其中一个原因就是到处都需要小费,而小费一般以现金支付,还不能跟收小费的人要收据。出差一趟下来,白条很多是正常的。报销也很简单,只要文字说明清楚,财务就没有问题。
　　至于去饭店里吃饭,小费则占到饭费总额的10%到20%。但是金额较大的小费,比如说高级餐馆的晚餐,小费则可以加在信用卡账单上,这样个人信用卡签字单据就可以作为报销单凭证。
　　
　　报销习惯
　　
　　所以在这些地方,你要是太认真,每次都执意要收据的话,还真不容易。那次在香港,雨天中好不容易打上了一辆出租车,到了酒店后同事付完钱,跟在北京似的索要收据。而停车位置挡了其他车进出,司机又着急离开,就用港腔普通话说:帮帮忙了!大家都不容易了!那意思是让我们赶紧下车以便他让开道路拉其他乘客。
　　同事拿不到几十块港币的收据,报账时忘记这事就得自掏腰包,下车后忿忿不平。钱损失了不说,还挺没面子,好像为了这点钱不照顾出租车生意似的。如果在西方国家,这种事写个白条就行了,他们也不必认真讨要。中国的财务制度就不够灵活,一定得写出说明还得上级签字才行。这样,出示白条的人员觉得麻烦,审核的财务人员也觉得麻烦,所以大家宁愿拿其他发票冲抵,也不愿意写白条说明。
　　此外,信用卡刷卡后的个人底单,在西方经常作为报销凭证,在中国就不行。事实上,许多在西方可以作为报销凭证的在中国都不行。于是就出现这样的情况,国内消费的单据整齐划一,而出国人员的单据却各式各样。
　　国内看上去貌似严格的报销制度其实挺劳民伤财的,有的还很荒唐。比如说伙食补贴这项本来很平常、东西方都有的费用,应该报作午餐补贴,最简单办法就是将饭费打入职工卡里,公司每月为大家充值计入公司运营成本。国内一些公司职工饭卡上剩钱多了花不完,又不能提现金出来,食堂旁边就建了个小卖部,一到中午这种小铺门前人头攒动。
　　当大家要求发现金、自己花钱充值、用多少充多少以免浪费时,有的公司就会要求职员们提供等额发票,还不接受充值卡饭费这个再正常不过的发票,逼得你不得不做出有违于财务规定的事情,另找一些和伙食毫不相干的单据来。
　　
　　常用词汇
　　
　　发票在国内这么重要,又如此折磨人,以至于成了一个常用的词汇,连老外都知道。西方人从上世纪80年代大批来中国后,除了“你好”这些简单问候语之外,先学会的单词是“没有”,因为那时候物资匮乏。30年后,现在连语言上最不开窍的老外都会说“发票”,因为时至今日,不仅商品极大丰富,还什么东西都能报销!
　　所以,就报销这事来说,国内财务制度貌似复杂,其实漏洞百出;西方企业貌似简单,其实很严谨,还很实用。美国甲骨文公司的人事总监跟我谈起他们的财务制度简单易行,因为他们亚太地区职员分布在好多国家,又不是每个国家都有财务人员,所以报销发票时许多都是邮寄,从一个国家到另一个国家,报销者和财务人员并不见面,单据过去,该报就报,不该报的不报,省时省力。
　　严格的萨班斯法案对企业行为的限制从几年前就开始了,它不仅针对美国本土的企业,而且针对美国在国外的企业,比如宴请客户每人不得超过200元人民币,多出的部分不能报销。相比之下,我们一些企业领导人的宴请是没有金额限制的。以前在美国时,知道美国人送客户的礼物不能超过100美元,超过就是贿赂,当事人就可能被解雇,企业就可能被罚款,罚金可能是几倍以上。而我们企业送礼,有多少是低于700元人民币的呢?
　　美国人在全世界推行其价值观,这点一直遭到亚洲国家的抵制。但是在企业治理上,他们的做法值得我们深思和学习。中国这些年各省都成立了反贪局,这些改革开放前本来不存在的机构都是用我们普通纳税人的钱支撑的,机构越是庞大,分摊到百姓头上的支出就越多。
　　美国没有这些机构,它只制定了一个法律,就深深地改善了企业治理结构,其成本之小、效率之高,让我们望尘莫及。