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摘 要：在信息化不断发展的今天，档案管理工作也在不断提高工作效率。为顺应信息化的发展趋势，档案管理工作中普遍应用二维条码技术。这不仅使得档案文件能够更好地得到保存，同时，减少了信息录入过程中存在的差错。本文通过对二维条码技术的应用原理以及在档案管理工作中的具体应用情况进行了深入剖析，旨在更好地促进档案管理工作的发展。
关键词：二维条码;电子档案;档案管理
由于传统的档案管理工作中存在着一定的不足，已经无法满足人们的需求，档案管理工作也遇到了瓶颈。目前，二维条码技术虽然是一种新型的管理技术，已经被广泛应用，特别是在档案管理的工作中。接下来，笔者就对二维条码技术的相关信息进行简单介绍，希望能够给相关的工作人员以借鉴。
1 背景
1.1 二维条码相关概念
二维条码：区别于传统的一维条码，二维条码是在二维方向上表示信息的条码符号，因此其存储容量比传统的一维条码有了飞跃性的提高，数千个字符能够被存储到一个邮戳大小的条码符号中，是一种简洁而廉价的信息存储方式。
1.2 二维条码技术在档案管理中的实现模型
在档案管理中引入二维条码，实质是将纸质文件、元數据、电子文件封装在一起。步骤如下：
（1）将电子文件及其元数据信息存储在二维条码中;（2）将二维条码打印在电子文件对应的纸质文件上，形成电子文件、元数据、纸质文件封装在一起的纸质电子档案;（3）通过扫描设备扫描纸质档案上的二维条码;（4）对扫描得到的二维条码进行解码，还原出对应的电子文件及其元数据。
2 档案管理中引入二维条码技术的意义
二位条码技术是将原档案文件转化为另外一种存储模式的方法，是对档案管理模式的新突破。可以避免在档案管理中存在的诸多问题。
2.1 采用二维条码技术可解决电子档案易更改的问题
众所周知，对电子档案的保存主要是通过计算机系统来完成。但是在保存和使用的过程中会出现电子档案信息更改的问题，其中包括人为因素和非人为因素。但是，采用二维条码技术就会避免这种问题的发生，因为二维条码技术就是将电子档案通过某种手段转化为二维条码的形式，再将二维条码打印到纸上。在纸上的二维条码包含了电子档案的所有信息，一点生成纸质电子档案就不会在发生更改。同时，应用二维条码就是一个编码和解码的过程，二维条码对任何形式的语言都能很好的识别，这就有效地解决的电子档案易更改的问题。
2.2 采用二维条码使电子档案可长期保存
对于保存形式，由原来的对档案纸质文件的保存转化为对二维条码的保存。这样保存起来更加方便快捷。二维条码可以进行多次的复印和传真，而且只要条码中受损范围不超过一半就能够正常的识别。有效地促进了电子档案的保存。
2.3 采用二维条码技术可实现纸质档案与电子档案的同步管理
二维条码技术就是讲纸质档案与电子档案融为一体，相互转化的过程。在二维条码中包含着电子档案的全部信息，同时二维条码又是将邮戳大小的条码打印到纸上，以供扫描。所以，对二位条码的管理就是对纸质档案和电子档案进行管理的过程，只不过在保管和利用的时候要进行一次解码的工作，解码也只需用相关的仪器进行扫描，进而做到两种类型文件的同步管理。
2.4 采用二维条码系统可提升档案信息录入的质量与效率
采用二维条码技术，可以有效地避免在档案信息录入中出现的各种问题，因为二维条码技术就是运用相关的扫描设备对条码进行解码处理，对其中包含的电子信息进行录入，这就保证了信息录入的正确率。同时二维条码具有可重复使用性，如果出现条码的受损和丢失，可以利用相关的备份，无论是纸质的还是电子版的。这样就是的档案信息录入的质量和效率均得到提高。
3 档案界对条码技术的研究与应用现状
想要在档案管理工作中充分的利用条码技术，就必须对条码技术的应用现状进行了解，吸取经验，提高现今工作中的利用水平。下面就简单的介绍一下档案界对条码技术的应用情况：
档案界对条码技术在档案管理方面的应用研究，最早始于1992年。目前在中国期刊网入网刊物上发表相关论文及报道11篇（占中国期刊网同期有关档案计算机管理应用的328篇文章的3%），实际应用系统5个（占介绍关于各类计算机辅助档案管理系统91篇文章的3%），其中有2篇文章为对同一系统的不同报道与论文、2篇文章为不同作者对同一系统的不同介绍与论述、2篇文章为同一作者同一研究成果发表在不同刊物上。
正是因为二维条码的特点，二维条码技术才能够广泛的应用于文件和档案管理工作。各级政府机关之间每年都有大量的文件进行流转，传统的方式是发文单位将文件送交收文单位，收文单位进行手工登记，将文件的标题、文号、制文单位、成文日期、紧急程度、密级等相关信息录入数据库。假如一份文件送发100个单位，各个收文单位需要进行文件登记，一份文件的信息就要进行100次的重复录入工作，既浪费了人力，加大了工作量，占用了大量的时间，又可能出现著录项登记错误的情况。如果在文档管理中使用二维条码技术，发文单位将文件的标题、文号、制文单位、成文日期、紧急程度、密级等相关信息进行编码生成二维条码，使用普通打印机即可将条码打印在文件上，收文单位接收到纸质文件或传真的文件后，只需要使用条码扫描器识读文件的二维条码，就可以将该文件的相关信息保存到数据库，避免了大量的手工录入工作。在进行辅助归档和档案移交时，可以将档案盒或案卷的相关信息编码成二维条码印制在封面上，档案馆（室）只需要对条码进行识读即可完成数据采集。
二维条码作为一种高信息含量的便携数据文件，是实现文件、档案等信息的存储、携带、传递并识读的理想手段。
4 应用需求预测
近年来，档案管理的单位由传统的“卷”转变成了“件”，所以，今后的档案管理单位的数量将会明显增加，而且增加的程度不容小觑。对此，为了避免由于数量增多而出现的一系列问题，相关的档案工作人员就要从档案管理的相关制度和管理方法上做好准备。在今后的档案管理工作中，对二维条码的应用方面将更加广泛，人们对二维条码的管理工作也会提到新的日程。由于二维条码的应用程度的不断提高，我国现代化的管理水平也将发生质的飞跃。
结束语
综上所述，档案管理工作中对二维码的运用已经成为整个档案管理工作不可缺少的一个部分。通过本文的论述，读者一定对二维条码的基本内容、应用现状和需求预测等方面有了一定的了解。在以后的档案管理工作中，工作人员能够更好的运用其优势，并且也能根据其发展方向进行未雨绸缪。二维条码技术将为我国档案管理的现代化作出巨大贡献。
参考文献
[1]潘继财.二维条码技术及应用浅析[J].商场现代化，2009（9）.
[2]黄静涛，徐亮，杜琳琳.二维条码技术在文件和档案管理中的应用[J].中国档案，2006（2）.
[3]李丽芬.在档案管理中引入二维条码技术的构想[J].科学之友，2011（4）.
关键词：二维条码;电子档案;档案管理
由于传统的档案管理工作中存在着一定的不足，已经无法满足人们的需求，档案管理工作也遇到了瓶颈。目前，二维条码技术虽然是一种新型的管理技术，已经被广泛应用，特别是在档案管理的工作中。接下来，笔者就对二维条码技术的相关信息进行简单介绍，希望能够给相关的工作人员以借鉴。
1 背景
1.1 二维条码相关概念
二维条码：区别于传统的一维条码，二维条码是在二维方向上表示信息的条码符号，因此其存储容量比传统的一维条码有了飞跃性的提高，数千个字符能够被存储到一个邮戳大小的条码符号中，是一种简洁而廉价的信息存储方式。
1.2 二维条码技术在档案管理中的实现模型
在档案管理中引入二维条码，实质是将纸质文件、元數据、电子文件封装在一起。步骤如下：
（1）将电子文件及其元数据信息存储在二维条码中;（2）将二维条码打印在电子文件对应的纸质文件上，形成电子文件、元数据、纸质文件封装在一起的纸质电子档案;（3）通过扫描设备扫描纸质档案上的二维条码;（4）对扫描得到的二维条码进行解码，还原出对应的电子文件及其元数据。
2 档案管理中引入二维条码技术的意义
二位条码技术是将原档案文件转化为另外一种存储模式的方法，是对档案管理模式的新突破。可以避免在档案管理中存在的诸多问题。
2.1 采用二维条码技术可解决电子档案易更改的问题
众所周知，对电子档案的保存主要是通过计算机系统来完成。但是在保存和使用的过程中会出现电子档案信息更改的问题，其中包括人为因素和非人为因素。但是，采用二维条码技术就会避免这种问题的发生，因为二维条码技术就是将电子档案通过某种手段转化为二维条码的形式，再将二维条码打印到纸上。在纸上的二维条码包含了电子档案的所有信息，一点生成纸质电子档案就不会在发生更改。同时，应用二维条码就是一个编码和解码的过程，二维条码对任何形式的语言都能很好的识别，这就有效地解决的电子档案易更改的问题。
2.2 采用二维条码使电子档案可长期保存
对于保存形式，由原来的对档案纸质文件的保存转化为对二维条码的保存。这样保存起来更加方便快捷。二维条码可以进行多次的复印和传真，而且只要条码中受损范围不超过一半就能够正常的识别。有效地促进了电子档案的保存。
2.3 采用二维条码技术可实现纸质档案与电子档案的同步管理
二维条码技术就是讲纸质档案与电子档案融为一体，相互转化的过程。在二维条码中包含着电子档案的全部信息，同时二维条码又是将邮戳大小的条码打印到纸上，以供扫描。所以，对二位条码的管理就是对纸质档案和电子档案进行管理的过程，只不过在保管和利用的时候要进行一次解码的工作，解码也只需用相关的仪器进行扫描，进而做到两种类型文件的同步管理。
2.4 采用二维条码系统可提升档案信息录入的质量与效率
采用二维条码技术，可以有效地避免在档案信息录入中出现的各种问题，因为二维条码技术就是运用相关的扫描设备对条码进行解码处理，对其中包含的电子信息进行录入，这就保证了信息录入的正确率。同时二维条码具有可重复使用性，如果出现条码的受损和丢失，可以利用相关的备份，无论是纸质的还是电子版的。这样就是的档案信息录入的质量和效率均得到提高。
3 档案界对条码技术的研究与应用现状
想要在档案管理工作中充分的利用条码技术，就必须对条码技术的应用现状进行了解，吸取经验，提高现今工作中的利用水平。下面就简单的介绍一下档案界对条码技术的应用情况：
档案界对条码技术在档案管理方面的应用研究，最早始于1992年。目前在中国期刊网入网刊物上发表相关论文及报道11篇（占中国期刊网同期有关档案计算机管理应用的328篇文章的3%），实际应用系统5个（占介绍关于各类计算机辅助档案管理系统91篇文章的3%），其中有2篇文章为对同一系统的不同报道与论文、2篇文章为不同作者对同一系统的不同介绍与论述、2篇文章为同一作者同一研究成果发表在不同刊物上。
正是因为二维条码的特点，二维条码技术才能够广泛的应用于文件和档案管理工作。各级政府机关之间每年都有大量的文件进行流转，传统的方式是发文单位将文件送交收文单位，收文单位进行手工登记，将文件的标题、文号、制文单位、成文日期、紧急程度、密级等相关信息录入数据库。假如一份文件送发100个单位，各个收文单位需要进行文件登记，一份文件的信息就要进行100次的重复录入工作，既浪费了人力，加大了工作量，占用了大量的时间，又可能出现著录项登记错误的情况。如果在文档管理中使用二维条码技术，发文单位将文件的标题、文号、制文单位、成文日期、紧急程度、密级等相关信息进行编码生成二维条码，使用普通打印机即可将条码打印在文件上，收文单位接收到纸质文件或传真的文件后，只需要使用条码扫描器识读文件的二维条码，就可以将该文件的相关信息保存到数据库，避免了大量的手工录入工作。在进行辅助归档和档案移交时，可以将档案盒或案卷的相关信息编码成二维条码印制在封面上，档案馆（室）只需要对条码进行识读即可完成数据采集。
二维条码作为一种高信息含量的便携数据文件，是实现文件、档案等信息的存储、携带、传递并识读的理想手段。
4 应用需求预测
近年来，档案管理的单位由传统的“卷”转变成了“件”，所以，今后的档案管理单位的数量将会明显增加，而且增加的程度不容小觑。对此，为了避免由于数量增多而出现的一系列问题，相关的档案工作人员就要从档案管理的相关制度和管理方法上做好准备。在今后的档案管理工作中，对二维条码的应用方面将更加广泛，人们对二维条码的管理工作也会提到新的日程。由于二维条码的应用程度的不断提高，我国现代化的管理水平也将发生质的飞跃。
结束语
综上所述，档案管理工作中对二维码的运用已经成为整个档案管理工作不可缺少的一个部分。通过本文的论述，读者一定对二维条码的基本内容、应用现状和需求预测等方面有了一定的了解。在以后的档案管理工作中，工作人员能够更好的运用其优势，并且也能根据其发展方向进行未雨绸缪。二维条码技术将为我国档案管理的现代化作出巨大贡献。
参考文献
[1]潘继财.二维条码技术及应用浅析[J].商场现代化，2009（9）.
[2]黄静涛，徐亮，杜琳琳.二维条码技术在文件和档案管理中的应用[J].中国档案，2006（2）.
[3]李丽芬.在档案管理中引入二维条码技术的构想[J].科学之友，2011（4）.