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为了促进我市档案科研工作健康发展，提高经费使用的合理性、科学性和有效性，北京市档案局结合我市开展档案科研立项工作的实际情况，并在对国家软科学项目、国家哲学社会科学及外省档案部门项目经费管理调研的基础上，于2011年对原有的管理办法进行了修订，制发了《北京市档案科研项目经费管理办法》（京档发〔2011〕10号），以下简称《办法》。
一、《办法》修订的背景及依据
“十五”和“十一五”时期我市档案科研立项经费使用的情况。 “十五”期间，北京市档案局共立项66项，其中64项得到经费资助，经费总额为52.1万元。“十一五”期间，北京市档案局共立项73项，其中69项得到经费资助，经费总额为98.3万元。可以看出，“十一五”期间北京市档案局所立项目获得经费资助的力度大大增加，平均每项是“十五”时期的1.75倍。预计“十二五”时期，我市档案科研经费还将大幅增加。市档案局在开展档案科研立项工作的同时，还积极向国家档案局和北京市哲学社会科学规划办申报科研项目，争取经费资助。“十五”期间，我市在国家档案局立项14项，在北京市哲学社会科学规划办公室立项2项，这16个项目共获得经费总额为51.7万元；“十一五”期间，我市在国家档案局立项12项，在北京哲学社会科学规划办公室立项2项，14个项目共获得经费总额为23万元。
档案科研项目经费是档案科研项目开展的保障。为了加强对经费的管理，北京市档案局在档案科研立项工作开展后，于1999年出台了《北京市档案科学技术研究计划项目经费管理暂行办法》（京档局字〔1999〕104号），并在2002年对该办法进行了修订，出台了《北京市档案科学技术研究计划科研经费管理办法》（京档通〔2002〕25号）。随着我市档案科研工作逐步开展，档案科研经费总额逐年提高，原《办法》中的一些条款由于比较宽泛，已经不能符合目前档案科研经费管理的要求，需要进行修订。
在此次修订过程中，我们主要参考了《国家社会科学基金项目经费管理办法》（财教〔2007〕30号）、《北京市哲学社会科学“十一五”规划项目经费管理办法》（京财文[2007]1901号）、《北京市科技项目（课题）经费管理办法》以及一些外省市档案部门的经费管理办法，此外，我们还学习了北京市财政局相关财务管理制度，为《办法》的修改奠定了基础。
二、修订的主要内容
根据市财政局对科研经费的规定以及近年来我市档案科研项目经费管理工作中出现的一些新问题，我们主要对以下几方面进行了修订。一是增加了档案科研项目经费的支出范围。主要是新增了数据采集费、劳务费和管理费等。二是对部分具体经费支出事项的比例进行了限制，即对专家咨询费、劳务费以及管理费设置了支出的上限，均不能超过项目总资助额的10%。三是对各项支出事项进行了解释，使科研人员更加容易理解，便于办法的执行。
三、《办法》的主要内容
（一） 《办法》的适用范围
本办法主要适用于北京市档案局资助的档案科研项目，其他项目可参照执行。一般来说，国家档案局拨付给我市的科研项目经费按照本《办法》执行，北京市科委和北京市哲学社会科学规划办公室的科研项目由于各自均有经费管理办法，列入其计划的项目，按照其专门规定执行。
（二） 制定《办法》的原则及申请
申请北京市档案科研项目经费，要根据各项目研究的实际情况，本着合理、节约、讲求效益的原则，在填报北京市档案科研项目计划任务书时，所编制经费总概算和经费构成要详细，既要满足课题研究需要，又要符合本《办法》的规定。
（三） 北京市档案科研项目经费的支出范围
北京市档案科研经费主要是指在项目研究过程中发生的与研究活动直接相关的费用，包括资料费、数据采集费、差旅费、会议费、设备费、专家咨询费、劳务费、管理费和结题验收费等。
1.资料费是指在项目研究过程中发生的资料收集、录入、复印、翻拍、翻译等费用，以及必要的图书和专用软件购置费等。
2.数据采集费是指在项目研究过程中发生的问卷调查、数据跟踪采集、案例分析等费用。
3.差旅费是指在项目研究过程中开展国内调研活动所发生的交通费、食宿费及其他费用。差旅费的开支标准应当按照财政有关规定执行。
4.会议费是指在项目研究过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目等活动而召开小型会议的费用。会议费的开支应当按照有关规定，严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。
5.设备费是指在项目研究过程中发生的购置或租赁使用外单位设备而发生的费用。科研经费应当严格控制设备费支出。因项目研究确需购置的，应当在项目预算中单独列示，并经市档案局批准后方可购置，并由项目负责人所在单位按照国有资产管理的规定进行管理。
6.专家咨询费是指在项目研究过程中发生的支付给临时聘请的咨询专家的费用。咨询费不得支付给课题组成员以及项目管理的相关人员。咨询费的支出总额不得超过项目资助额的10％。
7.劳务费是指在项目研究过程中发生的支付给直接参与项目研究的课题组临时聘用人员的劳务性费用。劳务费的支出总额不得超过项目资助额的10％。
8.管理费是指在项目研究过程中对项目负责人所在单位为组织和支持项目研究而支出的费用。管理费的支出总额不得超过项目资助额的10％。
9.结题验收费是指验收专家的劳务费、结题材料邮寄费等费用。结题验收费由预留经费支出。
需要注意的是，项目在申报及实际支出时，必须严格按照以上规定的支出范围，特别是专家咨询费、劳务费和管理费等三项费用均不能超过总经费的10%。
（四） 档案科研项目经费拨付的时间及方式
科研项目一般在每年第二个季度下达，到第二年年初，各承担单位与北京市档案局签订科研项目合同书，随后市档案局对其拨付科研项目经费。按照科研项目的研究时间，如果本年度能够完成的，一般一次性拨付；如果是跨年度的课题，一般分年度拨付。对于分年度拨付经费的项目，在下次申请拨资助经费时，需按《北京市档案局科研项目合同书》中项目进度及考核目标的规定，将项目进展情况和经费使用情况书面报告市档案局，经审核通过后，才能继续拨付科研经费。
（五）项目结题时需提交科研经费方面的材料
项目完成后，课题组负责人需会同财务部门编制项目科研经费核算和明细表，复印经费支出凭证后，报市档案局科教处。此项工作结束后，才能对研究成果进行结题验收。凡是因故终止或撤销的研究项目，要及时清理账目，并将剩余的经费退还市档案局核销。对于因特殊原因不能在批准的延期期限内完成的项目，市档案局将追缴其科研经费。
（六） 项目承担单位须对科研经费加强管理
项目科研经费拨付到承担单位后，承担单位必须加强管理。一是科研经费需设立专门的账户，专款专用，单独核算；二是项目负责人所在单位的科研管理部门和财务部门要对科研经费的使用确实负起监督之责；三是课题组负责人应对支出的科研经费进行把关。
（七） 对违反档案科研经费制度的惩罚措施
对于违反本《办法》的，市档案局将采取责令纠正、停止资助经费、撤销资助、不再受理当事人或有关单位承担新的规划项目等措施予以处理，情节特别严重者要追究有关人员的法律责任。（执笔人：马春茂）
一、《办法》修订的背景及依据
“十五”和“十一五”时期我市档案科研立项经费使用的情况。 “十五”期间，北京市档案局共立项66项，其中64项得到经费资助，经费总额为52.1万元。“十一五”期间，北京市档案局共立项73项，其中69项得到经费资助，经费总额为98.3万元。可以看出，“十一五”期间北京市档案局所立项目获得经费资助的力度大大增加，平均每项是“十五”时期的1.75倍。预计“十二五”时期，我市档案科研经费还将大幅增加。市档案局在开展档案科研立项工作的同时，还积极向国家档案局和北京市哲学社会科学规划办申报科研项目，争取经费资助。“十五”期间，我市在国家档案局立项14项，在北京市哲学社会科学规划办公室立项2项，这16个项目共获得经费总额为51.7万元；“十一五”期间，我市在国家档案局立项12项，在北京哲学社会科学规划办公室立项2项，14个项目共获得经费总额为23万元。
档案科研项目经费是档案科研项目开展的保障。为了加强对经费的管理，北京市档案局在档案科研立项工作开展后，于1999年出台了《北京市档案科学技术研究计划项目经费管理暂行办法》（京档局字〔1999〕104号），并在2002年对该办法进行了修订，出台了《北京市档案科学技术研究计划科研经费管理办法》（京档通〔2002〕25号）。随着我市档案科研工作逐步开展，档案科研经费总额逐年提高，原《办法》中的一些条款由于比较宽泛，已经不能符合目前档案科研经费管理的要求，需要进行修订。
在此次修订过程中，我们主要参考了《国家社会科学基金项目经费管理办法》（财教〔2007〕30号）、《北京市哲学社会科学“十一五”规划项目经费管理办法》（京财文[2007]1901号）、《北京市科技项目（课题）经费管理办法》以及一些外省市档案部门的经费管理办法，此外，我们还学习了北京市财政局相关财务管理制度，为《办法》的修改奠定了基础。
二、修订的主要内容
根据市财政局对科研经费的规定以及近年来我市档案科研项目经费管理工作中出现的一些新问题，我们主要对以下几方面进行了修订。一是增加了档案科研项目经费的支出范围。主要是新增了数据采集费、劳务费和管理费等。二是对部分具体经费支出事项的比例进行了限制，即对专家咨询费、劳务费以及管理费设置了支出的上限，均不能超过项目总资助额的10%。三是对各项支出事项进行了解释，使科研人员更加容易理解，便于办法的执行。
三、《办法》的主要内容
（一） 《办法》的适用范围
本办法主要适用于北京市档案局资助的档案科研项目，其他项目可参照执行。一般来说，国家档案局拨付给我市的科研项目经费按照本《办法》执行，北京市科委和北京市哲学社会科学规划办公室的科研项目由于各自均有经费管理办法，列入其计划的项目，按照其专门规定执行。
（二） 制定《办法》的原则及申请
申请北京市档案科研项目经费，要根据各项目研究的实际情况，本着合理、节约、讲求效益的原则，在填报北京市档案科研项目计划任务书时，所编制经费总概算和经费构成要详细，既要满足课题研究需要，又要符合本《办法》的规定。
（三） 北京市档案科研项目经费的支出范围
北京市档案科研经费主要是指在项目研究过程中发生的与研究活动直接相关的费用，包括资料费、数据采集费、差旅费、会议费、设备费、专家咨询费、劳务费、管理费和结题验收费等。
1.资料费是指在项目研究过程中发生的资料收集、录入、复印、翻拍、翻译等费用，以及必要的图书和专用软件购置费等。
2.数据采集费是指在项目研究过程中发生的问卷调查、数据跟踪采集、案例分析等费用。
3.差旅费是指在项目研究过程中开展国内调研活动所发生的交通费、食宿费及其他费用。差旅费的开支标准应当按照财政有关规定执行。
4.会议费是指在项目研究过程中为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目等活动而召开小型会议的费用。会议费的开支应当按照有关规定，严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。
5.设备费是指在项目研究过程中发生的购置或租赁使用外单位设备而发生的费用。科研经费应当严格控制设备费支出。因项目研究确需购置的，应当在项目预算中单独列示，并经市档案局批准后方可购置，并由项目负责人所在单位按照国有资产管理的规定进行管理。
6.专家咨询费是指在项目研究过程中发生的支付给临时聘请的咨询专家的费用。咨询费不得支付给课题组成员以及项目管理的相关人员。咨询费的支出总额不得超过项目资助额的10％。
7.劳务费是指在项目研究过程中发生的支付给直接参与项目研究的课题组临时聘用人员的劳务性费用。劳务费的支出总额不得超过项目资助额的10％。
8.管理费是指在项目研究过程中对项目负责人所在单位为组织和支持项目研究而支出的费用。管理费的支出总额不得超过项目资助额的10％。
9.结题验收费是指验收专家的劳务费、结题材料邮寄费等费用。结题验收费由预留经费支出。
需要注意的是，项目在申报及实际支出时，必须严格按照以上规定的支出范围，特别是专家咨询费、劳务费和管理费等三项费用均不能超过总经费的10%。
（四） 档案科研项目经费拨付的时间及方式
科研项目一般在每年第二个季度下达，到第二年年初，各承担单位与北京市档案局签订科研项目合同书，随后市档案局对其拨付科研项目经费。按照科研项目的研究时间，如果本年度能够完成的，一般一次性拨付；如果是跨年度的课题，一般分年度拨付。对于分年度拨付经费的项目，在下次申请拨资助经费时，需按《北京市档案局科研项目合同书》中项目进度及考核目标的规定，将项目进展情况和经费使用情况书面报告市档案局，经审核通过后，才能继续拨付科研经费。
（五）项目结题时需提交科研经费方面的材料
项目完成后，课题组负责人需会同财务部门编制项目科研经费核算和明细表，复印经费支出凭证后，报市档案局科教处。此项工作结束后，才能对研究成果进行结题验收。凡是因故终止或撤销的研究项目，要及时清理账目，并将剩余的经费退还市档案局核销。对于因特殊原因不能在批准的延期期限内完成的项目，市档案局将追缴其科研经费。
（六） 项目承担单位须对科研经费加强管理
项目科研经费拨付到承担单位后，承担单位必须加强管理。一是科研经费需设立专门的账户，专款专用，单独核算；二是项目负责人所在单位的科研管理部门和财务部门要对科研经费的使用确实负起监督之责；三是课题组负责人应对支出的科研经费进行把关。
（七） 对违反档案科研经费制度的惩罚措施
对于违反本《办法》的，市档案局将采取责令纠正、停止资助经费、撤销资助、不再受理当事人或有关单位承担新的规划项目等措施予以处理，情节特别严重者要追究有关人员的法律责任。（执笔人：马春茂）