摘要:随着经济的飞速发展,社会也趋向信息化发展。图片成为了人们记录生活、工作的重要方式,电子图片具有清晰、直观、易保存、不易损坏、应用广泛的特征。
关键词:电子图片;档案管理;措施
电子图片档案的管理更加方便快捷,但随着数字化技术的发展,电子图片档案管理的问题也逐渐显现出来,本文对如何加强电子图片档案的管理进行思考研究
一、电子图片档案的特点
(1)易于保存,不易丢失
电子图片档案的保存方式多种多样,包括计算机,移动硬盘、云端、优盘、光盘等方式,可根据电子图片类型进行分类处理,储存空间较大。并且电子图片档案在移动或者复制后,不会出现丢失,不清晰等现象,在移动的过程中依旧可以保持档案本身的特征。
(2)直观生动
电子图片档案可以生动的反馈时间出发生时的现实情况,为查阅者提供素材和研究资料,其直观的优勢可以全方位的保存各项信息资源。相比于传统纸质档案电子图片档案更佳的直观生动。
(3)传递快、连接块,
网络的快速发展造就了电子图片传递快,连接快的特征。在网络技术的支持下,电子图片档案传递完全不受时间和空间的影响,通过网络可以快速的电子图片档案传递到需求者手上,甚至可以资源共享,多人同时进行查看。电子图片档案连接快,应用广泛,在日常生活中已经随处可见,在计算机及手机等应用上,可以随时进行连接并浏览、储存。
(4)操作方便
电子图书档案的操作方便,在查找时极易操作,档案管理人员可以直接在设备上进行查询,通过检索可以方便快捷的找到所需要的的档案,并且查找准确率较高。还有一点就是在增加或注销电子图书档案时,可以非常容易的添加或删除,并且删除后不留一丝痕迹。
二、电子图片档案管理中储存的问题
(1)现代档案系统问题
随着网络化进程的加快,首先,电子图片档案在系统中的安全性问题出现了问题,要时刻防备着黑客以及病毒的攻击,这就需要专业的团队来保证档案的安全,以防造成档案的丢失。其次电子档案缺少系统化的管理,多处于开放状态,因为操作的失误极有可能会造成档案的缺失或者错误。另外保存在计算机内的电子图片档案,如果电脑硬盘长久失修,或人为导致损坏,那么储存在电脑硬盘中的电子图片档案就会消失,对以后的工作开展会产生极大影响,电子图片档案在系统中的储存需要引起重视。
(2)电子图书档案载体的使用保存问题
电子图片档案载体在环境方面也有着严苛的要求。首先,温湿度方面,电子图片档案载体的使用和贮藏环境的温度及湿度都有要求。温湿度过高会导致载体发生氧化反应,载体会变形,变质导致档案数据的丢失;温湿度过低,载体会容易断裂,同时因为过于干燥容易产生静电会吸附空气中的灰尘,致使数据出现错误或丢失。其次,灰尘和光线对电子图书档案的伤害也是极大的。电子档案载体都是精密的材料,大量的灰尘会污染电子图书档案载体,并且可能会对载体产生腐蚀性伤害。光线的照射会使电子案图片档案载体发生光解和光氧化作用,紫外线还会让磁性载体的稳定性受到影响,信号减弱,影响档案记录的质量。最后,磁带,硬吸盘等磁性载体会受到磁场的干扰,外来磁场对磁性载体的伤害性极高,若载体被干扰后会造成载体的损坏或者电子图片的丢失。
三、电子图片档案的管理措施
(1)加强人员操作技能培训
从整体上提高操作管理人员的综合素质,档案管理人员要熟练地掌握计算机技术和互联网信息技术,安排业务能力强的工作人员参与电子图片档案在储存时的操作,工作人员设定级别,在编制完成时,对电子图片档案进行以此核查,确保无遗漏,丢失在进行储存,保证数据的真实性,原始性。在安全技术方面,配备专业的人员加强对网络安全方面的防护,设定责任制管理,采用访问验证技术,对电子图片档案进行控制管理,无关人等没有获得权限前不得查看档案。管理人员要加大审查力度和宣传力度,通过会议、培训等多种方式提高全员档案管理意识,并制定奖惩措施。通过人员技能及档案管理意识的加强,来确保档案管理过程中数据的保密性,完整性。
(2)加强电子载体的保护措施
保证电子图书载体的储存和使用环境保持恒温、恒湿,使用环境:相对湿度40%~60%温度15℃~25℃。贮藏环境:相对湿度40%~50%温度15℃~29℃。另外防止载体划伤,储存载体时做到防尘,防水,遮光、防止有害气体的进入,避免对载体造成腐蚀。另外对磁性载体的的储存要防外来磁场的入侵,对环境可以进行检测,防止载体受到干扰。对重要的电子图片档案可以设置专用的柜子,专业人员定期检查和维护,进行数据备份,适用不同的载体,可以异地保存,防止源数据丢失或者损坏,保证电子图片档案完整齐全。
(3)加强电子图片档案管理的标准化和系统化
档案管理部门要加强电子图片档案的标准化与现代化建设,制定可实行的制度,确立相应的工作标准,规范电子图片的采集,整理,储存,查看流程,将电子图片档案的管理工作标准化、制度化。利用好现代化设施,为电子图片档案管理提供好所需的办公设施,例如相机,扫描仪等。将现代信息技术,如光盘技术、软件等融入到电子图片档案的保存和整理中。通过当前有力的技术支持,不断开发更新电子图片档案输入和管理方式。在管理方面,档案管理部门可以将利用移动硬盘,光盘、云端数据库等多种方式进行文件的保存,既可以节省空间,也方便查找,即使在没有计算机或者出现意外的情况下也可以查询。随着档案管理系统化和标准化的逐步确立,电子图片档案的管理也会逐渐清晰。
(四)分类管理,建立电子图片档案数据库
电子图片档案种类繁多、信息量极大这就给档案管理人员的工作增加了极大的难度和工作量,电子图片的分列管理势在必行,可以根据档案时间,类型,事件等进行有效的科学分类,并将电子图片建立相应的档案数据库。电子数据库的建立,数据库内的电子图片的分类储存,避免了纸质数据被损坏的风险,免除了纸质数据归档立卷、查找的的困难,有利于节省大量的人力物力,可以大大的提高档案管理工作的效率。
结束语:随着电子图片档案的广泛应用,要求档案管理部门要注重电子档案管理保存中会出现的问题,制定规范化程序化的制度,保证电子图片档案的安全。充分利用现代信息技术,不断进行改革创新,建立档案数据库,为电子图片档案的管理创建方便快捷的支持。
作者简介:姓名:樊宇,出生年月:1987.7,性别:男,民族:汉,籍贯:呼和浩特,学历:本科,
职称:中级职称,研究方向:“以图搜图”技术在照片档案管理中的应用研究