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《电子文件归档与管理规范》(以下简称《规范》)作为我国指导电子文件归档与管理的第一个标准，对提高我国电子文件管理水平起了很大的作用。但《规范》出台的时间较早，有些地方不是很成熟：而且随着实践的发展，有些内容需要进行修订，以适应新形势的需要。
从形式上来看，《规范》的格式(例如条目之间的层次关系)有值得进一步推敲的地方：某些地方的表述不够简练，有损国家标准的严肃性。
从内容上来看，若干术语和定义的表述不太准确，对标准中涉及的术语提炼不够全面；操作性的规范比较少，而概念性的条文比较多，从而使规范的操作性不强；《规范》与汉字编码标准、电子签名法等其他标准、法规的衔接不够：规范还人为地缩小了管理的“范围”，即本标准仅“适用于党政机关产生的电子文件”，未提及其他机构如企业、个人等形成的电子文件。事实上，作为国家标准，对其他机构和个人所产生的电子文件也同样具有指导意义：最后，《规范》中没有对归档电子文件管理的规章制度进行规定，不利于电子文件的安全管理。
从具体的条文来看，《电子文件归档与管理规范》在以下几个地方可酌情修订。
1 元数据的定义不完整。元数据是一个重要的术语，《规范》的3.8，5.3，6.1.11，7.2.3，7.2.4，8.5等6个地方都提到了要建立或保护元数据，而《规范》3.4在介绍“元数据”这一术语时，虽然比较科学地提出了其定义，即元数据是“指描述电子文件(3.1)数据属性的数据”，但在列举元数据外延时不够全面，从而导致可操作性不强。建议参照学术界(包括档案学和图书馆学界)对元数据的研究，重新列举“元数据”的外延，使之具有更强的可操作性。
2 《规范》3.3所定义的术语“背景信息”，翻译为context不是很妥当。“context”通常翻译为“背景、上下文关系”，并不包括“信息”的含义，因此建议翻译为“contextinformation”。
3 《规范》3.9所提出的术语“有效性utility”用于电子文件不严谨。“有效性”一般指法律意义上的“有效”，即电子文件具有法律证据作用，或者它的形式规范，属于“有效”的文件。而《规范》将有效性解释为电子文件的“可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。”这些性质，实际上是指电子文件的可用性。utility一词也为“可用”的意思。建议将这一术语更改为“可用性”。
4 《规范》3.10所定义的术语“捕获”，是借鉴了国外的术语“cap-ture”后翻译过来的，capture的确有“捕获”的意思，不过用于电子文件领域，这种直译就不符合中文习惯，建议更改为“采集”。
5 《规范》的“术语和定义”当中，缺少了“移交”、“更新”等重要术语的定义。在电子文件管理国际标准中。提到了“移交”(transfer)，一种含义为“文件的保管权、所有权或责任权、管理权的变化”，另一种含义为“文件从一个保管场所到另一个保管场所的转移行为”。“更新”(refresh)则指将电子文件从某一载体拷贝到另一载体上。
6 《规范》4.6指出，“应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。”事实上。《中华人民共和国电子签名法》已于2004年8月通过，并于2005年4月1日起正式施行，即电子签名是具有法律效力的，能起到凭证作用。再附加有法律效力的非电子签章纯属多余，建议删除这一条。
7 《规范》6.14所推荐的电子文件的通用格式，应该加入一些能跨平台使用的格式，例如pdf格式。另外，即使是能跨平台使用的格式如txt纯文本格式，也有可能使用不同的编码(encoding)标准，如gb2312、big5、gbk、utf-8、unicode等等。而这些编码的正确显示往往依赖于一定的计算机本地语言环境(locale)。因此应该对电子文件的编码和使用的本地语言环境有所规范。其中汉字编码标准可以作为本规范的引用标准。
8 《规范》7.5.2.2指出，“对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。”对于加密的电子文件，密文才是电子文件的内容。如果经过解密，则电子文件变成了明文。密文与明文之间存在结构、形式的不同，解密后的电子文件可能会丢失某些背景信息。这与《规范》4.1“总则”所提出的确保电子文件“真实性、完整性”的要求矛盾，建议将这一条改为“对于加密电子文件，应将解密方法和解密工具同时归档。”
9 《规范》4.2指出，电子文件的全过程管理包括“形成、收集、积累、鉴定、归档”， 《规范》第7部分又把鉴定作为归档的内容之一，与前面的规定在逻辑上不统一，建议将“鉴定”这一部分提出来。单独成节。
《规范》7.5的标题“归档”与上一级标题相同，不合逻辑。建议更改为“归档方式”：其内容中的“归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。”与总则4.3的内容重复，建议删除。
《规范》7.4“检测”的内容可以调整至归档方式之后。
调整之后第7部分的内容为：7.1归档要求、7.2归档时间、7.3归档方式、7.4归档检测。
10 《规范》8.1指出“归档电子文件的整理按DA/T22规定的要求进行。”而DA/T22所规定的“归档文件”是指“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”，即纸质文书档案。用纸质文书档案整理的标准来整理电子文件，操作不具有可比性。
11 《规范》8.2指出“归档电子文件以件为单位整理。”既然8.1已经规定采用DA/T22标准，而DA/T22的2.2条明确规定“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化”。这里无需重复，建议删除这一条。
12 《规范》9.2.2的内容，即包括了检验项目，又包括了检验结果的处理方法，显示不出标准规范的简洁之美，建议将“检验结果”单独成节。
13 《规范》9.7.1在规范电子文件的利用时指出“未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。”复制电子文件应由谁批准，这里的行政行为主体不明确。建议进一步明确。
14 《规范》9.8.1对电子文件的销毁做了规定，“参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。”国家关于档案鉴定销毁的有关规定都规定了必须办理相关的审批手续，因此“且应在办理审批手续后实施。”也属冗余，可以删除。
15 《规范》有多处出现标题层次不统一，缺乏标准的严肃性。例如，第7部分，标题最多分了4个层次，而9.2.2对检验项目进行规范时，使用了破折号来标示同一层次的内容：9.4规范保管要求时又使用了a)，b)，c)，d)，前后不一致。
(作者单位：湘潭大学管理学院)
从形式上来看，《规范》的格式(例如条目之间的层次关系)有值得进一步推敲的地方：某些地方的表述不够简练，有损国家标准的严肃性。
从内容上来看，若干术语和定义的表述不太准确，对标准中涉及的术语提炼不够全面；操作性的规范比较少，而概念性的条文比较多，从而使规范的操作性不强；《规范》与汉字编码标准、电子签名法等其他标准、法规的衔接不够：规范还人为地缩小了管理的“范围”，即本标准仅“适用于党政机关产生的电子文件”，未提及其他机构如企业、个人等形成的电子文件。事实上，作为国家标准，对其他机构和个人所产生的电子文件也同样具有指导意义：最后，《规范》中没有对归档电子文件管理的规章制度进行规定，不利于电子文件的安全管理。
从具体的条文来看，《电子文件归档与管理规范》在以下几个地方可酌情修订。
1 元数据的定义不完整。元数据是一个重要的术语，《规范》的3.8，5.3，6.1.11，7.2.3，7.2.4，8.5等6个地方都提到了要建立或保护元数据，而《规范》3.4在介绍“元数据”这一术语时，虽然比较科学地提出了其定义，即元数据是“指描述电子文件(3.1)数据属性的数据”，但在列举元数据外延时不够全面，从而导致可操作性不强。建议参照学术界(包括档案学和图书馆学界)对元数据的研究，重新列举“元数据”的外延，使之具有更强的可操作性。
2 《规范》3.3所定义的术语“背景信息”，翻译为context不是很妥当。“context”通常翻译为“背景、上下文关系”，并不包括“信息”的含义，因此建议翻译为“contextinformation”。
3 《规范》3.9所提出的术语“有效性utility”用于电子文件不严谨。“有效性”一般指法律意义上的“有效”，即电子文件具有法律证据作用，或者它的形式规范，属于“有效”的文件。而《规范》将有效性解释为电子文件的“可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。”这些性质，实际上是指电子文件的可用性。utility一词也为“可用”的意思。建议将这一术语更改为“可用性”。
4 《规范》3.10所定义的术语“捕获”，是借鉴了国外的术语“cap-ture”后翻译过来的，capture的确有“捕获”的意思，不过用于电子文件领域，这种直译就不符合中文习惯，建议更改为“采集”。
5 《规范》的“术语和定义”当中，缺少了“移交”、“更新”等重要术语的定义。在电子文件管理国际标准中。提到了“移交”(transfer)，一种含义为“文件的保管权、所有权或责任权、管理权的变化”，另一种含义为“文件从一个保管场所到另一个保管场所的转移行为”。“更新”(refresh)则指将电子文件从某一载体拷贝到另一载体上。
6 《规范》4.6指出，“应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。”事实上。《中华人民共和国电子签名法》已于2004年8月通过，并于2005年4月1日起正式施行，即电子签名是具有法律效力的，能起到凭证作用。再附加有法律效力的非电子签章纯属多余，建议删除这一条。
7 《规范》6.14所推荐的电子文件的通用格式，应该加入一些能跨平台使用的格式，例如pdf格式。另外，即使是能跨平台使用的格式如txt纯文本格式，也有可能使用不同的编码(encoding)标准，如gb2312、big5、gbk、utf-8、unicode等等。而这些编码的正确显示往往依赖于一定的计算机本地语言环境(locale)。因此应该对电子文件的编码和使用的本地语言环境有所规范。其中汉字编码标准可以作为本规范的引用标准。
8 《规范》7.5.2.2指出，“对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。”对于加密的电子文件，密文才是电子文件的内容。如果经过解密，则电子文件变成了明文。密文与明文之间存在结构、形式的不同，解密后的电子文件可能会丢失某些背景信息。这与《规范》4.1“总则”所提出的确保电子文件“真实性、完整性”的要求矛盾，建议将这一条改为“对于加密电子文件，应将解密方法和解密工具同时归档。”
9 《规范》4.2指出，电子文件的全过程管理包括“形成、收集、积累、鉴定、归档”， 《规范》第7部分又把鉴定作为归档的内容之一，与前面的规定在逻辑上不统一，建议将“鉴定”这一部分提出来。单独成节。
《规范》7.5的标题“归档”与上一级标题相同，不合逻辑。建议更改为“归档方式”：其内容中的“归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。”与总则4.3的内容重复，建议删除。
《规范》7.4“检测”的内容可以调整至归档方式之后。
调整之后第7部分的内容为：7.1归档要求、7.2归档时间、7.3归档方式、7.4归档检测。
10 《规范》8.1指出“归档电子文件的整理按DA/T22规定的要求进行。”而DA/T22所规定的“归档文件”是指“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”，即纸质文书档案。用纸质文书档案整理的标准来整理电子文件，操作不具有可比性。
11 《规范》8.2指出“归档电子文件以件为单位整理。”既然8.1已经规定采用DA/T22标准，而DA/T22的2.2条明确规定“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化”。这里无需重复，建议删除这一条。
12 《规范》9.2.2的内容，即包括了检验项目，又包括了检验结果的处理方法，显示不出标准规范的简洁之美，建议将“检验结果”单独成节。
13 《规范》9.7.1在规范电子文件的利用时指出“未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。”复制电子文件应由谁批准，这里的行政行为主体不明确。建议进一步明确。
14 《规范》9.8.1对电子文件的销毁做了规定，“参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。”国家关于档案鉴定销毁的有关规定都规定了必须办理相关的审批手续，因此“且应在办理审批手续后实施。”也属冗余，可以删除。
15 《规范》有多处出现标题层次不统一，缺乏标准的严肃性。例如，第7部分，标题最多分了4个层次，而9.2.2对检验项目进行规范时，使用了破折号来标示同一层次的内容：9.4规范保管要求时又使用了a)，b)，c)，d)，前后不一致。
(作者单位：湘潭大学管理学院)