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从1995年柯达公司批量生产数码相机开始，数码照片开始受到人们的关注，随着电子和计算机技术的不断发展更新，数码照片的质量显著提高，数码相机简单的操作方法、大容量的内存、低廉的成本以及简捷的修整技术使得数码相机大量普及，数码照片已逐渐替代传统的胶卷式照片。目前，除了专业摄影家以外，使用数码相机已成为绝大多数单位和个人的首选。数码照片整理归档比传统的相纸照片整理归档更有利于收集和整理，而且操作程序简单、方便快捷。一是解决了许多单位共同存在的摄影者借口工作需要不愿意把相纸照片移交给档案室的矛盾，因为数码照片直接从网上或使用U盘就可以完成移交；二是彻底解决了底片收集不全的问题，因为数码照片没有底片；三是数码照片档案整理是在计算机上进行，从鉴定、分类、组合到编写文字说明“六要素”可以很轻松的和图片有机的结合在一起；四是杜绝了大幅照片不易存放的困难。
如何搞好数码照片档案的整理工作，是值得档案工作者研究的一个重要课题。本文就笔者在数码照片整理中的一些做法和体会做一介绍，供广大档案工作者斧正和探讨。
一、数码照片档案的定义
数码照片是指用扫描仪、数码相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
数码照片档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片，数码照片档案一般由存储设备（U盘、移动硬盘、光盘）、纸质照片和文字说明材料三个部分组成。
二、数码照片档案的收集
(一)收集范围。1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。2.领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数码照片。3.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片。4.记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数码照片。5.其他具有保存价值的数码照片。
(二)收集要求。1.由摄影者或承办部门收集并编写文字说明后，及时移交档案室归档，文字说明应包含时间、地点、背景、事由、人物、摄影者等要素。2.对反映同一次活动内容的若干张数码照片，应选择具有代表性的主要数码照片归档。主要数码照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。3.属于归档范围的数码照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员移交拷贝电子版本，不得以种种借口拒绝移交。
(三)收集时间。具有归档价值的数码照片，其摄影者或承办单位应及时整理，在工作结束一个月内向档案室移交。
三、数码照片档案的整理
(一)整理原则。数码照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。
(二)鉴定。在鉴定应归档的照片时，剔除没有归档价值的或重复的照片。反映同一场景的数码照片一般只收集一张。归档的每一张数码照片都要确定保管期限，保管期限可以参照文书档案的划分办法永久和定期（定期又分为30年和10年），如果一个单位每年形成的照片比较少，可以一律定为永久保管。
(三)分类。将数码照片按其形成年度、保管期限、问题分类。不同年度的数码照片应分别整理。如果一个单位每年形成的数码照片比较少，可以不分类。
(四)组卷。一般情况下，组卷的原则是同一年度、同一类别、同一保管期限的数码照片组成一卷或数卷；每卷以90-150张数码照片为宜；如果一个单位每年形成的数码照片比较少，每年组成一卷或者数年的数码照片组成一卷。
（五）卷内排列。应在分类方案的最低一级类目内，把数码照片文件按时间或重要程度先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。数码照片按排列顺序编号，即形成数码照片号，每卷从1开始编制顺序号。
（六）建立文件夹和案卷芯页。先在计算机D盘(非系统盘)下建一个“数码照片”文件夹，再在此文件夹下分别建每一个“年度”的文件夹，在“年度”文件夹下建保管期限“永久”“30年”“10年”文件夹，再在保管期限文件夹下建立以案卷号标示的文件夹，然后建立存放数码照片的文件芯页，每卷建立30-50个芯页，每个芯页存放2-3张照片。把编号后的数码照片按顺序插入芯页内在芯页上每一张照片的栏目内按照《照片档案管理规范》的要求简明扼要地填写反映每一张照片的具体内容，包括照片号、时间、摄影者、参见号、照片题名、文字说明（包含事由、地点、人物、背景）等要素。照片内涉及的主要人物应标示清楚，如某某领导（前排左二）。一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项，组合照片说明中应指出所含照片的起止张号和数量。
四、编制数码照片档案文件级目录和建立全文数据库
数码照片档案文件级目录以每张照片为单位编制，要对所有照片档案进行计算机目录录入、管理，建立统一的照片档案目录数据库，实现计算机管理与检索，同时打印一套纸质目录。
照片档案文件级目录项目包括全宗号、目录号、案卷号、照片号、照片题名、拍摄者（责任者）、拍摄时间（形成时间）、保管期限、张号、盘号（备注项）。
目录录入完毕后将文件夹内存储的数码照片调入对应的目录下，建立照片档案全文数据库，实现全文检索。
五、装订案卷
用普通A4型文件纸打印卷内文件目录、制作照片册封面和备考表。用专门的相纸打印机和打印相纸把整理好的照片芯页打印出来。最后按照照片册封面、照片档案目录、照片芯页、备考表的顺序装订成册。
六、数码照片档案光盘刻制与备份
一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体中，不同归档年度的数码照片一般不应存储在一盘载体中，如果一个单位每年度形成的归档的照片确实比较少，可以数年的照片存储在一盘载体中。
推荐采用只读光盘作为数码照片的保存载体。禁用软盘作为数码照片长期保存的载体。
光盘刻录前的数据备份：要求在调入档案管理系统前做一次刻录备份，调入档案管理系统整理完毕后，再作一次光盘刻录备份（一式三套）。
七、数码照片档案的保管
刻录好的三套数码照片档案光盘，一套封存保管，一套查阅使用，一套异地保存。可分别用符号表示为：A、B、C。
光盘避免擦、划、触摸记录涂层。
光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回包装物中。如果光盘有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机的棉纸从中心向边缘轻轻擦试，不能沿圆形轨边擦试。
光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放，可存放在专用防磁柜。
光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上，不得直接在光盘上粘贴标记。为不混淆光盘内容可用软笔在盘上标注。
光盘的存放环境要远离强磁场与有害气体，与强紫外线隔离，环境温度应控制在17℃-20℃，相对温度应控制在35%-45%。
光盘一般每满4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。
（作者单位：滕州市城市建设综合开发公司）
如何搞好数码照片档案的整理工作，是值得档案工作者研究的一个重要课题。本文就笔者在数码照片整理中的一些做法和体会做一介绍，供广大档案工作者斧正和探讨。
一、数码照片档案的定义
数码照片是指用扫描仪、数码相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
数码照片档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片，数码照片档案一般由存储设备（U盘、移动硬盘、光盘）、纸质照片和文字说明材料三个部分组成。
二、数码照片档案的收集
(一)收集范围。1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。2.领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数码照片。3.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片。4.记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数码照片。5.其他具有保存价值的数码照片。
(二)收集要求。1.由摄影者或承办部门收集并编写文字说明后，及时移交档案室归档，文字说明应包含时间、地点、背景、事由、人物、摄影者等要素。2.对反映同一次活动内容的若干张数码照片，应选择具有代表性的主要数码照片归档。主要数码照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。3.属于归档范围的数码照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员移交拷贝电子版本，不得以种种借口拒绝移交。
(三)收集时间。具有归档价值的数码照片，其摄影者或承办单位应及时整理，在工作结束一个月内向档案室移交。
三、数码照片档案的整理
(一)整理原则。数码照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。
(二)鉴定。在鉴定应归档的照片时，剔除没有归档价值的或重复的照片。反映同一场景的数码照片一般只收集一张。归档的每一张数码照片都要确定保管期限，保管期限可以参照文书档案的划分办法永久和定期（定期又分为30年和10年），如果一个单位每年形成的照片比较少，可以一律定为永久保管。
(三)分类。将数码照片按其形成年度、保管期限、问题分类。不同年度的数码照片应分别整理。如果一个单位每年形成的数码照片比较少，可以不分类。
(四)组卷。一般情况下，组卷的原则是同一年度、同一类别、同一保管期限的数码照片组成一卷或数卷；每卷以90-150张数码照片为宜；如果一个单位每年形成的数码照片比较少，每年组成一卷或者数年的数码照片组成一卷。
（五）卷内排列。应在分类方案的最低一级类目内，把数码照片文件按时间或重要程度先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。数码照片按排列顺序编号，即形成数码照片号，每卷从1开始编制顺序号。
（六）建立文件夹和案卷芯页。先在计算机D盘(非系统盘)下建一个“数码照片”文件夹，再在此文件夹下分别建每一个“年度”的文件夹，在“年度”文件夹下建保管期限“永久”“30年”“10年”文件夹，再在保管期限文件夹下建立以案卷号标示的文件夹，然后建立存放数码照片的文件芯页，每卷建立30-50个芯页，每个芯页存放2-3张照片。把编号后的数码照片按顺序插入芯页内在芯页上每一张照片的栏目内按照《照片档案管理规范》的要求简明扼要地填写反映每一张照片的具体内容，包括照片号、时间、摄影者、参见号、照片题名、文字说明（包含事由、地点、人物、背景）等要素。照片内涉及的主要人物应标示清楚，如某某领导（前排左二）。一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项，组合照片说明中应指出所含照片的起止张号和数量。
四、编制数码照片档案文件级目录和建立全文数据库
数码照片档案文件级目录以每张照片为单位编制，要对所有照片档案进行计算机目录录入、管理，建立统一的照片档案目录数据库，实现计算机管理与检索，同时打印一套纸质目录。
照片档案文件级目录项目包括全宗号、目录号、案卷号、照片号、照片题名、拍摄者（责任者）、拍摄时间（形成时间）、保管期限、张号、盘号（备注项）。
目录录入完毕后将文件夹内存储的数码照片调入对应的目录下，建立照片档案全文数据库，实现全文检索。
五、装订案卷
用普通A4型文件纸打印卷内文件目录、制作照片册封面和备考表。用专门的相纸打印机和打印相纸把整理好的照片芯页打印出来。最后按照照片册封面、照片档案目录、照片芯页、备考表的顺序装订成册。
六、数码照片档案光盘刻制与备份
一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体中，不同归档年度的数码照片一般不应存储在一盘载体中，如果一个单位每年度形成的归档的照片确实比较少，可以数年的照片存储在一盘载体中。
推荐采用只读光盘作为数码照片的保存载体。禁用软盘作为数码照片长期保存的载体。
光盘刻录前的数据备份：要求在调入档案管理系统前做一次刻录备份，调入档案管理系统整理完毕后，再作一次光盘刻录备份（一式三套）。
七、数码照片档案的保管
刻录好的三套数码照片档案光盘，一套封存保管，一套查阅使用，一套异地保存。可分别用符号表示为：A、B、C。
光盘避免擦、划、触摸记录涂层。
光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回包装物中。如果光盘有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机的棉纸从中心向边缘轻轻擦试，不能沿圆形轨边擦试。
光盘应放在坚硬的塑料包装盒内竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放，可存放在专用防磁柜。
光盘的标签应粘贴在光盘的包装物上，不得直接在光盘上粘贴标记。为不混淆光盘内容可用软笔在盘上标注。
光盘的存放环境要远离强磁场与有害气体，与强紫外线隔离，环境温度应控制在17℃-20℃，相对温度应控制在35%-45%。
光盘一般每满4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。
（作者单位：滕州市城市建设综合开发公司）