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【摘 要】本文简析传统文件材料归档方法存在的主要问题，探讨了现有文件材料归档方法改革的主要内容，并就其改革的主要成效与完善问题进行了一些务实性的思考。
【关键词】文件材料 立卷 归档方法 改革
前言
社会科技的发展催进着教育系统文件材料档案管理水平的不断提升。伴随着电子计算机等现代办公设备的普遍应用与办公自动化进程的加速，传统档案管理立卷方法的局限性已日显突出。为此，从2001年开始，清远市教育行政部门和部分中小学按照《广东省文件材料归档方法改革方案》的要求，采用了以“件”为单位的新的归档方法。那么，近十多年来归档方法改革的实践效果与价值如何呢？这是笔者时常在探讨或反思的问题。
一、原有文件材料归档方法存在的主要问题
（一）立卷归档较难
立卷难是档案管理者共同的认识，特别是在《广东省文件材料归档方法改革方案》实施之前。其“难”，不仅在于对大堆文件的分类、鉴定和拟写案卷标题等方面，更在于立卷方法的复杂繁琐和随意性较大方面。这种情况，在学校层次多样、内容庞杂的教育行政部门的档案管理中尤为突出。
（二）归档质量难保
传统意义上的我国文件材料归档方法基本上是沿用“六个特征”立卷或组卷归档；立卷方法的复杂繁琐和随意性较大的特点，使得归档文件整理的质量很难保证，立卷归档成了文书和档案人员沉重的工作负担。
（三）工作重点冲突
传统归档工作的侧重点是整理、保管和保密；而计算机技术应用于档案管理后归档工作的重点理应是侧重收集、开放和利用，要简化整理、深化检索。
二、现有文件材料归档方法改革的主要内容
（一）适应改革的需要制定分类方案
依据《广东省文件材料归档方法改革方案》，区别学校与机关的工作职能的不同，进行制定相关的文件材料分类方案，将全部档案分为七大门类（即文书、基建、设备、会计、已故人员、声像、实物和教育教学专业档案等），各门类档案根据不同情况分别设一、二、三级子目。
（二）根据分类的方案确定归档范围
在类目的最低一级子目中，尽可能地列举具有典型特征的应归档文件材料名称；整合相关交叉“问题”的文件材料，使之体现其归属的合理性。
（三）按照材料的价值划分保管期限
严格坚持档案的价值鉴定原则，对所有应归档文件材料逐份给予价值定位，按永久、长期、短期或定期（30年、10年）“明码标价”；对那些不具备档案性质但对工作有借鉴作用的材料做资料保存，如部门人员个人的工作总结、教师常规性教案、教学常规检查日志等。
（四）依据操作的规范确保有条不紊
为了增强文件立卷归档的可操作性，教育系统应进一步制定档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限一览表，明确归档的原则与要求，且发文至档案管理人员及其主管部门，实行“谁主管谁负责”。
三、现有文件材料归档改革的主要成效与完善
（一）文件材料归档方法改革的实践成效
1. 省略工作程序，节约时间经费。经过改革，案卷目录即为原来的卷内文件目录，这就省去了按问题分类或拟写案卷标题等许多工作程序；档案人员再也无须为某份文件归属哪一个案卷而发愁，也不必为拟好每一个案卷题名而绞尽脑汁，且除去了这些工作须等到次年才能进行的烦恼（因为同一问题的文件材料不能分开立卷）；另外也节约了软皮、原来的案卷目录、每卷档案内的卷内目录等。
2. 优化配置时间，提高归档效率。文件材料归档方法改革后，能做到真正意义上的平时立卷。文件随办随归，分散整理，可以充分发挥档案人员的主观能动性，优化配置其他工作与文件材料整理归档工作的时间，化整为零、见缝插针地进行整理，减少、避免文件材料的堆积。这样，大大减少了档案工作与文书处理工作中的重复劳动，提高了工作效率。
3. 检索方式便捷，档案利用便利。采用新方法归档的前提是使用了电子计算机并配有优秀的档案管理软件。文件的归档可按部门、档号、时间、文号等进行排序；查阅档案可直接在计算机网络（局域网）上进行，或按档号、时间、文号查找，或按责任者、关键词、保管期限等查找。这种高效、快捷、灵活的检索方式，既减轻了档案部门的压力，又方便了各部门的利用；特别是对档案的编研工作更为便利，只需将相关内容的档案在计算机上查出、复制、编辑即可。例如，按照市档案局、市档案馆关于编印出版《清远建市十五周年大事记》精神所上报的教育系统各部门或各单位的历史进程和重大事件，既方便快捷，又准确无误。
4. 科学归档查找，有利保护保密。在单件归档整理时，最大限度地保持了归档文件材料的历史原貌。在提供利用时，有相当一部分利用者只需查阅归档文件材料的文号、标题、形成时间、责任者即可。如果该单位是采用了网络版档案管理软件，利用者只需要在本部门（科室）的计算机上就可以直接（分权限）查找；如果该单位采用的是单机版档案管理软件，利用者也只需要到档案室专用电脑上查找归档文件条目，这起到了保护档案实体的作用。即使是按“件”借出原件，也减少了单份文件的使用次数，实际上也保护了档案实体，方便了多人利用档案，便于档案保密（利用者只能见到所利用的文件，接触不到其他文件）。
5. 补充归档灵活，插卷更为方便。每一年度的归档工作结束后，如发现有其他应归档的文件材料未归档，只需确定年度、保管期限和部门，将文件排在已归档文件之后编号归档，不需拆卷或将档号重新排列。
（二）文件材料归档方法改革的有待完善
1. “改革方案”的适用要灵活处理。通过在档案管理实践中的调查了解，笔者发现，有些学校在采用“改革方案”以后，不仅加大了对教育教学专业档案文件材料整理的工作量，而且给文件的利用工作带来了新的不便。例如，把学生学籍册机械地分年度按“件”整理，而未按照该批次学生的毕业年度以班为单位进行整理归档，这样就造成了编目的混乱与查找利用的困难。另外，“改革方案”仅能适用于文书档案，基建档案也不宜采用“改革方案”，因为基建档案有其固有的特性，如点多、线长、有专门的机构和人员进行管理等，它必须是按建筑工程项目整理，不同项目的基建文件材料不能放在一起归档，在整理过程中必须保证它的成套性，以及必须在一个项目完工后才能最后整理归档。 2. 单份文件的固定方式方法有待统一。改革前，文件材料的固定普遍使用左侧“三孔一线法”。现在，有的单位采用胶水粘贴，有的单位采用缝纫机装订，有的单位采用塑料订书钉，有的单位几种方法兼而用之；文件固定的位置也不统一，有的在文件左侧，有的粘贴在文件左上角，有的固定文件左侧中三分之一。笔者认为，档案文件的装订方式必须符合保护档案的原则，装订方式应最大限度维持文件的原貌，方便利用；同一个基层单位，过多的装订方法会增加投入的成本，有损形式的统一美观。
3. 关系密切文件材料的内在联系需要加强。按照“改革方案”，文件是按部门分开、按形成时间的先后归档。这样，一些联系密切的文件则不能排在一起编号而有可能会出现“两地分居”，无法保持其内在的联系或形成规律，例如请示和批复、本单位召开的大型会议或举办的大型活动等。再如全市教育工作会议，从会议的筹备到会议结束，期间往往会有一个时差，如果单纯地按时间先后“随办随归”，势必造成一些毫无相关的文件夹杂其中；这就要求文书或档案工作人员不能机械地、教条地理解“随办随归”，而应灵活操作。
4. 档案管理制度与工作人员培养制度需要健全。有些部门的领导对档案工作的重视不够，未能建立健全档案管理制度，没有配备专职管理人员，即使有配备也是业务生疏，即使是参加了省市专业培训的人员也是不能扎根很久。归档方法改革后，电脑检索是主要途径，这就要求档案管理人员对计算机知识、档案计算机管理知识与办公自动化知识的掌握有进一步的提高。以“件”为单位进行整理，虽然降低了文件整理的难度，但需要将重点精力放在细管理、精检索上。这就要求档案工作人员的服务意识要更新，变被动服务为主动服务；收集工作要改变过去“坐等收集”为“主动收集”；整理工作要改变过去先收后整为边收边整，从源头抓起，提高档案归档质量；查找利用工作要改进过去“等客上门”为“主动送信息上门”等。这对档案工作人员的知识水平和业务能力都提出了更高更全面的要求。档案人员素质不高成为改革的制约因素。
结束语
教育系统文件材料归档管理工作的实践在不断发展着，我们的档案管理者务必要在“扬弃”传统文书立卷归档方法的基础上不断与时俱进地改革归档方法，以使我们的档案管理工作更加适应现代化的要求，更能满足社会的需求。
【参考文献】
[1]郭金菊. “浅谈文书档案管理工作的研究”. 办公室业务，2012（11）.
[2]肖箐. “档案管理与人才建设”. 档案与建设，2011（12）.
[3]林柏瑞. “浅析档案管理现代化”. 南方论刊，2009（05）.
【关键词】文件材料 立卷 归档方法 改革
前言
社会科技的发展催进着教育系统文件材料档案管理水平的不断提升。伴随着电子计算机等现代办公设备的普遍应用与办公自动化进程的加速，传统档案管理立卷方法的局限性已日显突出。为此，从2001年开始，清远市教育行政部门和部分中小学按照《广东省文件材料归档方法改革方案》的要求，采用了以“件”为单位的新的归档方法。那么，近十多年来归档方法改革的实践效果与价值如何呢？这是笔者时常在探讨或反思的问题。
一、原有文件材料归档方法存在的主要问题
（一）立卷归档较难
立卷难是档案管理者共同的认识，特别是在《广东省文件材料归档方法改革方案》实施之前。其“难”，不仅在于对大堆文件的分类、鉴定和拟写案卷标题等方面，更在于立卷方法的复杂繁琐和随意性较大方面。这种情况，在学校层次多样、内容庞杂的教育行政部门的档案管理中尤为突出。
（二）归档质量难保
传统意义上的我国文件材料归档方法基本上是沿用“六个特征”立卷或组卷归档；立卷方法的复杂繁琐和随意性较大的特点，使得归档文件整理的质量很难保证，立卷归档成了文书和档案人员沉重的工作负担。
（三）工作重点冲突
传统归档工作的侧重点是整理、保管和保密；而计算机技术应用于档案管理后归档工作的重点理应是侧重收集、开放和利用，要简化整理、深化检索。
二、现有文件材料归档方法改革的主要内容
（一）适应改革的需要制定分类方案
依据《广东省文件材料归档方法改革方案》，区别学校与机关的工作职能的不同，进行制定相关的文件材料分类方案，将全部档案分为七大门类（即文书、基建、设备、会计、已故人员、声像、实物和教育教学专业档案等），各门类档案根据不同情况分别设一、二、三级子目。
（二）根据分类的方案确定归档范围
在类目的最低一级子目中，尽可能地列举具有典型特征的应归档文件材料名称；整合相关交叉“问题”的文件材料，使之体现其归属的合理性。
（三）按照材料的价值划分保管期限
严格坚持档案的价值鉴定原则，对所有应归档文件材料逐份给予价值定位，按永久、长期、短期或定期（30年、10年）“明码标价”；对那些不具备档案性质但对工作有借鉴作用的材料做资料保存，如部门人员个人的工作总结、教师常规性教案、教学常规检查日志等。
（四）依据操作的规范确保有条不紊
为了增强文件立卷归档的可操作性，教育系统应进一步制定档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限一览表，明确归档的原则与要求，且发文至档案管理人员及其主管部门，实行“谁主管谁负责”。
三、现有文件材料归档改革的主要成效与完善
（一）文件材料归档方法改革的实践成效
1. 省略工作程序，节约时间经费。经过改革，案卷目录即为原来的卷内文件目录，这就省去了按问题分类或拟写案卷标题等许多工作程序；档案人员再也无须为某份文件归属哪一个案卷而发愁，也不必为拟好每一个案卷题名而绞尽脑汁，且除去了这些工作须等到次年才能进行的烦恼（因为同一问题的文件材料不能分开立卷）；另外也节约了软皮、原来的案卷目录、每卷档案内的卷内目录等。
2. 优化配置时间，提高归档效率。文件材料归档方法改革后，能做到真正意义上的平时立卷。文件随办随归，分散整理，可以充分发挥档案人员的主观能动性，优化配置其他工作与文件材料整理归档工作的时间，化整为零、见缝插针地进行整理，减少、避免文件材料的堆积。这样，大大减少了档案工作与文书处理工作中的重复劳动，提高了工作效率。
3. 检索方式便捷，档案利用便利。采用新方法归档的前提是使用了电子计算机并配有优秀的档案管理软件。文件的归档可按部门、档号、时间、文号等进行排序；查阅档案可直接在计算机网络（局域网）上进行，或按档号、时间、文号查找，或按责任者、关键词、保管期限等查找。这种高效、快捷、灵活的检索方式，既减轻了档案部门的压力，又方便了各部门的利用；特别是对档案的编研工作更为便利，只需将相关内容的档案在计算机上查出、复制、编辑即可。例如，按照市档案局、市档案馆关于编印出版《清远建市十五周年大事记》精神所上报的教育系统各部门或各单位的历史进程和重大事件，既方便快捷，又准确无误。
4. 科学归档查找，有利保护保密。在单件归档整理时，最大限度地保持了归档文件材料的历史原貌。在提供利用时，有相当一部分利用者只需查阅归档文件材料的文号、标题、形成时间、责任者即可。如果该单位是采用了网络版档案管理软件，利用者只需要在本部门（科室）的计算机上就可以直接（分权限）查找；如果该单位采用的是单机版档案管理软件，利用者也只需要到档案室专用电脑上查找归档文件条目，这起到了保护档案实体的作用。即使是按“件”借出原件，也减少了单份文件的使用次数，实际上也保护了档案实体，方便了多人利用档案，便于档案保密（利用者只能见到所利用的文件，接触不到其他文件）。
5. 补充归档灵活，插卷更为方便。每一年度的归档工作结束后，如发现有其他应归档的文件材料未归档，只需确定年度、保管期限和部门，将文件排在已归档文件之后编号归档，不需拆卷或将档号重新排列。
（二）文件材料归档方法改革的有待完善
1. “改革方案”的适用要灵活处理。通过在档案管理实践中的调查了解，笔者发现，有些学校在采用“改革方案”以后，不仅加大了对教育教学专业档案文件材料整理的工作量，而且给文件的利用工作带来了新的不便。例如，把学生学籍册机械地分年度按“件”整理，而未按照该批次学生的毕业年度以班为单位进行整理归档，这样就造成了编目的混乱与查找利用的困难。另外，“改革方案”仅能适用于文书档案，基建档案也不宜采用“改革方案”，因为基建档案有其固有的特性，如点多、线长、有专门的机构和人员进行管理等，它必须是按建筑工程项目整理，不同项目的基建文件材料不能放在一起归档，在整理过程中必须保证它的成套性，以及必须在一个项目完工后才能最后整理归档。 2. 单份文件的固定方式方法有待统一。改革前，文件材料的固定普遍使用左侧“三孔一线法”。现在，有的单位采用胶水粘贴，有的单位采用缝纫机装订，有的单位采用塑料订书钉，有的单位几种方法兼而用之；文件固定的位置也不统一，有的在文件左侧，有的粘贴在文件左上角，有的固定文件左侧中三分之一。笔者认为，档案文件的装订方式必须符合保护档案的原则，装订方式应最大限度维持文件的原貌，方便利用；同一个基层单位，过多的装订方法会增加投入的成本，有损形式的统一美观。
3. 关系密切文件材料的内在联系需要加强。按照“改革方案”，文件是按部门分开、按形成时间的先后归档。这样，一些联系密切的文件则不能排在一起编号而有可能会出现“两地分居”，无法保持其内在的联系或形成规律，例如请示和批复、本单位召开的大型会议或举办的大型活动等。再如全市教育工作会议，从会议的筹备到会议结束，期间往往会有一个时差，如果单纯地按时间先后“随办随归”，势必造成一些毫无相关的文件夹杂其中；这就要求文书或档案工作人员不能机械地、教条地理解“随办随归”，而应灵活操作。
4. 档案管理制度与工作人员培养制度需要健全。有些部门的领导对档案工作的重视不够，未能建立健全档案管理制度，没有配备专职管理人员，即使有配备也是业务生疏，即使是参加了省市专业培训的人员也是不能扎根很久。归档方法改革后，电脑检索是主要途径，这就要求档案管理人员对计算机知识、档案计算机管理知识与办公自动化知识的掌握有进一步的提高。以“件”为单位进行整理，虽然降低了文件整理的难度，但需要将重点精力放在细管理、精检索上。这就要求档案工作人员的服务意识要更新，变被动服务为主动服务；收集工作要改变过去“坐等收集”为“主动收集”；整理工作要改变过去先收后整为边收边整，从源头抓起，提高档案归档质量；查找利用工作要改进过去“等客上门”为“主动送信息上门”等。这对档案工作人员的知识水平和业务能力都提出了更高更全面的要求。档案人员素质不高成为改革的制约因素。
结束语
教育系统文件材料归档管理工作的实践在不断发展着，我们的档案管理者务必要在“扬弃”传统文书立卷归档方法的基础上不断与时俱进地改革归档方法，以使我们的档案管理工作更加适应现代化的要求，更能满足社会的需求。
【参考文献】
[1]郭金菊. “浅谈文书档案管理工作的研究”. 办公室业务，2012（11）.
[2]肖箐. “档案管理与人才建设”. 档案与建设，2011（12）.
[3]林柏瑞. “浅析档案管理现代化”. 南方论刊，2009（05）.