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数字化教育和数字化大学建设的兴起，是近年来我国高等教育面对信息化浪潮的一个重要举措。2006年6月，北京市教委办公室对学校校园网、OA系统(办公自动化系统简称。下同)、电子文档管理系统建设及管理状况进行了问卷调查。根据72所高校的反馈，100％高校已完成校园网建设，其中29所高校已建有OA系统。与校园网建设规模、速度相比，虽然电子校务的建设已初具规模，但由业务型向服务型转化尚待进一步提升；信息集中、服务集中、管理集中等功能尚未实现：数据共享和信息交换仍缺乏必要的支撑。在电子文件的管理方面，存在电子文件、档案管理系统彼此孤立的问题；在升级或新建业务系统的管理需求中，文件、档案管理的需求常常被忽视或者不能得到有效满足；由于人们对新的业务系统缺乏认识或管理失当，易导致电子文件在系统中丢失，或不能完整捕捉应有的数据等。
一、问题分析
(一)电子文件管理观念与电子校务环境需求的适配性问题
1、多数高校未建立与电子校务相应的电子文件管理新思维。调查显示，北京虽然有占被调查总数29％的高校在校园网建设时征求了档案部门的意见，有43％的院校将档案管理系统纳入到学校的数字化建设工程中，但是，多数院校的档案管理系统与学校OA系统连接方式均未建立，呈现出“信息割据”、“文档断流”局面。上述现象折射出北京高校现阶段对电子文件管理观念的理解存在偏差。即忽视了对其中蕴含的科学发展观——可持续发展的把握。同时表明，电子文件管理系统开发时没有兼顾整体集成、全程相关、安全易用等方面的关系，导致电子文件、档案管理系统间是孤立的、相互脱节的，造成后装配式系统模式——归档环节后置，因而只能处于被动地等待归档的状态，呈现出电子文件管理效果与电子校务的需求和目的存在一定程度的错位。
2、电子文件管理尚未纳入电子校务整体发展规划。电子文件管理纳入电子校务整体发展规划是电子文件新型管理观念与电子校务环境需求相适应的前提保障。然而，现实却不容乐观。目前北京多数高校的电子文件管理并未全程纳入电子校务总体发展规划，在管理理念、原则、方法等方面，电子文件管理流程中出现的一些新问题难以破解，例如电子文件归档完整率、文件的保真度、文件与档案分段管理方式造成环节重叠等问题。
与纸质文件相比，电子文件在内容、背景和结构方面发生的变化，决定了电子文件管理流程正在经历多方位的改变。电子文件管理流程不应是纸质文件管理流程的电子化复制，而应根据电子文件运动规律，引入文件生命周期、技术周期、文件连续体等理论，探讨其多个环节的重组问题。而构成电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系，其中任何一个方面的滞后都可能对电子校务的目标的实现和管理系统的有效运转带来不良的影响，这种基于电子校务环境下的电子文件管理与电子校务发展具有互动关系。因此，电子文件管理必须纳入电子校务整体发展规划。
(二)电子校务环境下，OA系统功能与电子文件管理需求同步发展问题
1、需求分析不到位导致管理流程难以实现文档一体化重组。根据调研，北京高校OA系统的电子文件管理系统100％没有设置归档功能，所以，后装配式档案管理系统成为该模式的必然产物。我们感觉到形成这种局面的一个重要原因就是在系统研发调研阶段，OA系统功能和电子文件同步管理的需求没有提交到位。OA系统因业务需求其流程要跨越多个部门协同完成，该系统功能设置的易用性、完备性要求相对较高。然而现实中，鉴于某些应用部门可能会受自己岗位、认识的限制，对承担的业务内涵缺乏全面理解，不能完全清晰地描述业务流程，很少意识到电子公文处理系统和档案管理系统切换环节的重要性，以及这两个系统与电子校务大环境的作用关系，系统研发部门如果单方面听取应用部门的描述，而不考虑关联系统间动态的相互作用力，所形成的需求分析必然造成电子文件处理系统功能不完善以及与档案管理系统脱节，文档一体化流程重组难以实现。
2、忽视了电子文件归档与鉴定方法的变化。北京已有近40％的高校建有电子文件归档制度，但多数局限于传统归档内容的价值判定和载体的变化，更多地关注内容鉴定，对电子文件的鉴定方法、归档方法未做明确说明，电子文件归档范围不完善，这表明在电子文档管理方法实践方面，基本遵循了传统的纸质文件范围和方式收集归档电子文件，易造成电子文件真实性、完整性和长期可读性的缺失；而且会导致电子文件管理系统功能的不完善，并严重影响电子文件、档案的质量和利用效果。因此，应根据电子文件的特点改变传统的鉴定方法，并建立与之相应的归档范围，使鉴定结果在归档文件范围中得到充分体现。
由于目前我国尚缺国家级或行业性电子文件管理战略的指导，导致电子校务环境下的电子文档管理呈现出自由探索状态。调查显示，北京已建OA系统的29所高校中，电子文件管理系统目前普遍缺失归档功能，其与档案管理系统相互脱节、系统间没有衔接的设计模式。究其原因，目前北京高校采用的电子文件管理系统绝大多数仅从信息技术和文件管理需求出发考虑其集成性，而忽视了从电子文件管理与产生文件的业务活动方面相集成，因而没有统一的信息构架设计，系统接口设计缺失，造成电子文件全程管理和前端控制理念幻化为空泛的口号，档案价值不能到有效发挥。
二、对策研究
由于电子校务环境下高校电子文件、档案管理与服务基本上都是基于信息技术条件基础之上，因此，用信息化理念审视它们，从信息化角度认识文档，以文档价值角度管理文档，才是我们实践和破解难题的出发点。为此，需要以新型的文件、档案管理理念和理论，探索文档管理的新方式，即以文档的价值收集、管理、存储和利用为中心，而不是以载体管理为中心；进行整体信息架构与制度设计，而不是档案部门的制度规划；以信息价值为中心，选取适应现代信息技术特征的文档管理方式，建立关联融合的、信息共享的模式，为日后组建以信息价值创造为核心的知识管理应用中心奠定基础。
(一)建立电子文件管理新思维
必须破除传统文件管理的思维定式，建立与电子校务发展相适应的电子文件管理新思维，引导高校通过运用在电子文件(含数据库文件、电子邮件)管理、利用、管理系统研发等方面应该遵循的规范性原则，比如电子文件管理系统开发时，应当运用的整体性、全程性、安全性、相关性、综合性、自动化原则和后续性原则，逐步建立起协同工作、全面管理、因地制宜、行之有效的新型电子文件管理策略，以努力实现政府对电子文件管理提出的目标，保证电子文件的真实性、完整性、长期可读性，促进工作效率的提高，方便查询和利用。
(二)电子文件管理纳入电子校务整体发展规划
电子校务作为多个应用系统的集成总汇，从全局出 发，在电子校务的统一平台上，使包括电子文件管理在内的办公自动化(即OA系统)等若干子系统，按业务的相关性、分工专业化、通过各自业务在校务大环境中分别承担的功能来实现其职能；在责权统一、决策、执行、监管互相配合和制衡等方面实现科学、优化的设计、梳理业务和资源整合，这就必须将电子文件管理同步纳入电子校务整体发展规划之中。只有这样，电子文件管理的技术、方法、体制、原则、理念等各个层面之间才能与电子校务整体环境相辅相成，互相关联、互相作用，才能更好地服务于电子校务管理的总体目标。
(三)突破传统文件管理的思维定式
应运用全面化、系统、过程化等新思维对电子文件进行全程管理，把需要和可能实现的管理功能提前到电子文件形成阶段。由此将对很多人所熟知的经典管理环节带来颠覆性变化，比如实时归档、计算机自动鉴定、避免重复著录等。此外，只有将与电子文件生成、运行、保管、利用等管理活动相关的要素有机融合，运用集成管理原则，才能兼顾对文件流与业务流、其他信息流和文件流内部管理活动的集成。通过建立信息规范，统一管理方法，保证流转环节顺畅，减少环节重叠设置，提高运转效率。电子文件管理需要破除传统文件管理的思维定式，代之以全程管理、前端控制、动态集成、注重效益和法律规范的新型管理观念，并付诸实践。
(四)电子文件管理系统功能需求分析要到位
OA系统功能需求应从整体角度分析电子公文处理系统构成特点入手，即电子公文需要处理的公文种类；实现公文交换、收、发文办理系统和文档一体化管理系统，安全防范软件系统和电子版式及电子印章软件系统；公文处理人员和相应的工作环节必需配置的设备，学校内部的OA网和外部的传输网络的互联互通；建立收文、发文、交换和文档一体化等电子公文处理规范的管理制度等方面。考虑电子文件处理系统的业务流程，才是梳理业务、做好电子文件各阶段业务的系统需求分析的出发点。为此，学校信息化建设三方团队，即对电子校务和OA系统起着重要决策和业务处理核心作用的学校领导和相关业务人员，从事信息化建设的公司、厂商以及介于二者之间起着中介作用的学校信息中心，除了要和谐共处、通力合作，更要从全局出发，找准各自的定位，在规划和建设时充分考虑到文件生命周期和文件连续体等电子文件的规律和特性，进行整体规划和统筹建设。为适应校务管理“内容为王”的需要，还要调整“技术崇拜”的错误走向，以规避需求与技术的脱节，要运用文档一体化的理念，对文件处理系统和档案管理系统资源进行整合利用。同时，要密切关注与电子校务的其他系统的互联互通，资源共享。只有这样。OA系统中电子文件管理观念才能适应电子校务环境的需求，使电子文件归档管理与OA系统同步建设，和谐发展，为电子校务的长久应用奠定基础。
(五)适应电子文件归档与鉴定方法的变化
随着电子文件由于数量的增长、在电子文件的鉴定范围、方法发生变化的情况下给予足够的关注，针对电子文件易逝性、对软硬件依赖性、信息的相关性等因素的影响，对其鉴定还应包括鉴别、技术鉴定、处置和对电子文件鉴定过程的记录等多项内容。同时，要进一步完善归档内容，把归档文件的支持软件及电子文件的基本格式及有关元数据、其他载体形态的相关文件纳入归档范围，以适应电子文件归档与鉴定方法的变化。
(六)OA系统与档案管理系统的无缝衔接问题
尽快建立电子文件管理功能需求的通用性规范应当成为化解该问题的解决之道。对此，国外的成功做法给我们提供了很好的借鉴。欧盟制定的《电子文件管理通用需求》以及美国出台的《电子文件管理应用软件设计评价标准》，在统一的需求框架下，通过规范电子文件管理系统的功能需求，凸现其保证电子文件证据作用的必要性，这种顶层设计做法值得借鉴。另外，针对目前高校OA普遍缺失归档功能设置以及与档案管理系统脱节的现状，通过制作OA系统与档案管理系统接口，在档案管理系统中增加归档功能设置的后装配模式，是现阶段可采用的补救方案。
参考文献：
1、《高校校园网与电子文件》：http：／／sub．whu．edu．cn／ dag／news／news65—67／dizi2．doc
2、孙厚军：《电子公文处理系统的构成特点与开发应 用》，《信息化建设》2005年第11期。
3、孔繁坚：《共享数据系统的建设从建立业务数据的 标准开始》，《信息化建设》2005年第11期。
作者单位：北京市教育委员会
一、问题分析
(一)电子文件管理观念与电子校务环境需求的适配性问题
1、多数高校未建立与电子校务相应的电子文件管理新思维。调查显示，北京虽然有占被调查总数29％的高校在校园网建设时征求了档案部门的意见，有43％的院校将档案管理系统纳入到学校的数字化建设工程中，但是，多数院校的档案管理系统与学校OA系统连接方式均未建立，呈现出“信息割据”、“文档断流”局面。上述现象折射出北京高校现阶段对电子文件管理观念的理解存在偏差。即忽视了对其中蕴含的科学发展观——可持续发展的把握。同时表明，电子文件管理系统开发时没有兼顾整体集成、全程相关、安全易用等方面的关系，导致电子文件、档案管理系统间是孤立的、相互脱节的，造成后装配式系统模式——归档环节后置，因而只能处于被动地等待归档的状态，呈现出电子文件管理效果与电子校务的需求和目的存在一定程度的错位。
2、电子文件管理尚未纳入电子校务整体发展规划。电子文件管理纳入电子校务整体发展规划是电子文件新型管理观念与电子校务环境需求相适应的前提保障。然而，现实却不容乐观。目前北京多数高校的电子文件管理并未全程纳入电子校务总体发展规划，在管理理念、原则、方法等方面，电子文件管理流程中出现的一些新问题难以破解，例如电子文件归档完整率、文件的保真度、文件与档案分段管理方式造成环节重叠等问题。
与纸质文件相比，电子文件在内容、背景和结构方面发生的变化，决定了电子文件管理流程正在经历多方位的改变。电子文件管理流程不应是纸质文件管理流程的电子化复制，而应根据电子文件运动规律，引入文件生命周期、技术周期、文件连续体等理论，探讨其多个环节的重组问题。而构成电子文件全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系，其中任何一个方面的滞后都可能对电子校务的目标的实现和管理系统的有效运转带来不良的影响，这种基于电子校务环境下的电子文件管理与电子校务发展具有互动关系。因此，电子文件管理必须纳入电子校务整体发展规划。
(二)电子校务环境下，OA系统功能与电子文件管理需求同步发展问题
1、需求分析不到位导致管理流程难以实现文档一体化重组。根据调研，北京高校OA系统的电子文件管理系统100％没有设置归档功能，所以，后装配式档案管理系统成为该模式的必然产物。我们感觉到形成这种局面的一个重要原因就是在系统研发调研阶段，OA系统功能和电子文件同步管理的需求没有提交到位。OA系统因业务需求其流程要跨越多个部门协同完成，该系统功能设置的易用性、完备性要求相对较高。然而现实中，鉴于某些应用部门可能会受自己岗位、认识的限制，对承担的业务内涵缺乏全面理解，不能完全清晰地描述业务流程，很少意识到电子公文处理系统和档案管理系统切换环节的重要性，以及这两个系统与电子校务大环境的作用关系，系统研发部门如果单方面听取应用部门的描述，而不考虑关联系统间动态的相互作用力，所形成的需求分析必然造成电子文件处理系统功能不完善以及与档案管理系统脱节，文档一体化流程重组难以实现。
2、忽视了电子文件归档与鉴定方法的变化。北京已有近40％的高校建有电子文件归档制度，但多数局限于传统归档内容的价值判定和载体的变化，更多地关注内容鉴定，对电子文件的鉴定方法、归档方法未做明确说明，电子文件归档范围不完善，这表明在电子文档管理方法实践方面，基本遵循了传统的纸质文件范围和方式收集归档电子文件，易造成电子文件真实性、完整性和长期可读性的缺失；而且会导致电子文件管理系统功能的不完善，并严重影响电子文件、档案的质量和利用效果。因此，应根据电子文件的特点改变传统的鉴定方法，并建立与之相应的归档范围，使鉴定结果在归档文件范围中得到充分体现。
由于目前我国尚缺国家级或行业性电子文件管理战略的指导，导致电子校务环境下的电子文档管理呈现出自由探索状态。调查显示，北京已建OA系统的29所高校中，电子文件管理系统目前普遍缺失归档功能，其与档案管理系统相互脱节、系统间没有衔接的设计模式。究其原因，目前北京高校采用的电子文件管理系统绝大多数仅从信息技术和文件管理需求出发考虑其集成性，而忽视了从电子文件管理与产生文件的业务活动方面相集成，因而没有统一的信息构架设计，系统接口设计缺失，造成电子文件全程管理和前端控制理念幻化为空泛的口号，档案价值不能到有效发挥。
二、对策研究
由于电子校务环境下高校电子文件、档案管理与服务基本上都是基于信息技术条件基础之上，因此，用信息化理念审视它们，从信息化角度认识文档，以文档价值角度管理文档，才是我们实践和破解难题的出发点。为此，需要以新型的文件、档案管理理念和理论，探索文档管理的新方式，即以文档的价值收集、管理、存储和利用为中心，而不是以载体管理为中心；进行整体信息架构与制度设计，而不是档案部门的制度规划；以信息价值为中心，选取适应现代信息技术特征的文档管理方式，建立关联融合的、信息共享的模式，为日后组建以信息价值创造为核心的知识管理应用中心奠定基础。
(一)建立电子文件管理新思维
必须破除传统文件管理的思维定式，建立与电子校务发展相适应的电子文件管理新思维，引导高校通过运用在电子文件(含数据库文件、电子邮件)管理、利用、管理系统研发等方面应该遵循的规范性原则，比如电子文件管理系统开发时，应当运用的整体性、全程性、安全性、相关性、综合性、自动化原则和后续性原则，逐步建立起协同工作、全面管理、因地制宜、行之有效的新型电子文件管理策略，以努力实现政府对电子文件管理提出的目标，保证电子文件的真实性、完整性、长期可读性，促进工作效率的提高，方便查询和利用。
(二)电子文件管理纳入电子校务整体发展规划
电子校务作为多个应用系统的集成总汇，从全局出 发，在电子校务的统一平台上，使包括电子文件管理在内的办公自动化(即OA系统)等若干子系统，按业务的相关性、分工专业化、通过各自业务在校务大环境中分别承担的功能来实现其职能；在责权统一、决策、执行、监管互相配合和制衡等方面实现科学、优化的设计、梳理业务和资源整合，这就必须将电子文件管理同步纳入电子校务整体发展规划之中。只有这样，电子文件管理的技术、方法、体制、原则、理念等各个层面之间才能与电子校务整体环境相辅相成，互相关联、互相作用，才能更好地服务于电子校务管理的总体目标。
(三)突破传统文件管理的思维定式
应运用全面化、系统、过程化等新思维对电子文件进行全程管理，把需要和可能实现的管理功能提前到电子文件形成阶段。由此将对很多人所熟知的经典管理环节带来颠覆性变化，比如实时归档、计算机自动鉴定、避免重复著录等。此外，只有将与电子文件生成、运行、保管、利用等管理活动相关的要素有机融合，运用集成管理原则，才能兼顾对文件流与业务流、其他信息流和文件流内部管理活动的集成。通过建立信息规范，统一管理方法，保证流转环节顺畅，减少环节重叠设置，提高运转效率。电子文件管理需要破除传统文件管理的思维定式，代之以全程管理、前端控制、动态集成、注重效益和法律规范的新型管理观念，并付诸实践。
(四)电子文件管理系统功能需求分析要到位
OA系统功能需求应从整体角度分析电子公文处理系统构成特点入手，即电子公文需要处理的公文种类；实现公文交换、收、发文办理系统和文档一体化管理系统，安全防范软件系统和电子版式及电子印章软件系统；公文处理人员和相应的工作环节必需配置的设备，学校内部的OA网和外部的传输网络的互联互通；建立收文、发文、交换和文档一体化等电子公文处理规范的管理制度等方面。考虑电子文件处理系统的业务流程，才是梳理业务、做好电子文件各阶段业务的系统需求分析的出发点。为此，学校信息化建设三方团队，即对电子校务和OA系统起着重要决策和业务处理核心作用的学校领导和相关业务人员，从事信息化建设的公司、厂商以及介于二者之间起着中介作用的学校信息中心，除了要和谐共处、通力合作，更要从全局出发，找准各自的定位，在规划和建设时充分考虑到文件生命周期和文件连续体等电子文件的规律和特性，进行整体规划和统筹建设。为适应校务管理“内容为王”的需要，还要调整“技术崇拜”的错误走向，以规避需求与技术的脱节，要运用文档一体化的理念，对文件处理系统和档案管理系统资源进行整合利用。同时，要密切关注与电子校务的其他系统的互联互通，资源共享。只有这样。OA系统中电子文件管理观念才能适应电子校务环境的需求，使电子文件归档管理与OA系统同步建设，和谐发展，为电子校务的长久应用奠定基础。
(五)适应电子文件归档与鉴定方法的变化
随着电子文件由于数量的增长、在电子文件的鉴定范围、方法发生变化的情况下给予足够的关注，针对电子文件易逝性、对软硬件依赖性、信息的相关性等因素的影响，对其鉴定还应包括鉴别、技术鉴定、处置和对电子文件鉴定过程的记录等多项内容。同时，要进一步完善归档内容，把归档文件的支持软件及电子文件的基本格式及有关元数据、其他载体形态的相关文件纳入归档范围，以适应电子文件归档与鉴定方法的变化。
(六)OA系统与档案管理系统的无缝衔接问题
尽快建立电子文件管理功能需求的通用性规范应当成为化解该问题的解决之道。对此，国外的成功做法给我们提供了很好的借鉴。欧盟制定的《电子文件管理通用需求》以及美国出台的《电子文件管理应用软件设计评价标准》，在统一的需求框架下，通过规范电子文件管理系统的功能需求，凸现其保证电子文件证据作用的必要性，这种顶层设计做法值得借鉴。另外，针对目前高校OA普遍缺失归档功能设置以及与档案管理系统脱节的现状，通过制作OA系统与档案管理系统接口，在档案管理系统中增加归档功能设置的后装配模式，是现阶段可采用的补救方案。
参考文献：
1、《高校校园网与电子文件》：http：／／sub．whu．edu．cn／ dag／news／news65—67／dizi2．doc
2、孙厚军：《电子公文处理系统的构成特点与开发应 用》，《信息化建设》2005年第11期。
3、孔繁坚：《共享数据系统的建设从建立业务数据的 标准开始》，《信息化建设》2005年第11期。
作者单位：北京市教育委员会