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[摘 要]：随着办公自动化程度的不断提高，电子文件和电子档案大量产生，逐步成为真实记录经济建设和社会情况，反映历史文化发展的重要载体，确保电子文件，电子档案的完整、准确和安全。作为档案管理人员，要逐步提高电子文件管理意识，并加强培训，提高管理水平。
[关键词]：高校；电子档案管理；加强
在信息时代的今天，档案作为信息宝库中的重要信息源之一，除了真实地记录高校发展的历史轨迹之外，还有就是为档案用户提供档案信息服务。随着办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算几何通信技术相结合形成的办公方式，正逐步代替过去用纸墨、照相等形成和传递的政府机关公文的模式，电子文件应运而生，成为社会改革发展和增效的宝贵资源，具有档案保存价值的电子文件，必须要归档保护，电子文件归档后即形成电子档案。做好电子文件的归档工作，要从以下两个方面着手：
一 提高电子文件管理意识，形成完整的管理体系
1 提高电子文件管理意识，把这项工作作为一想迫切的事情来抓。当前，电子文件的不断产生已形成为文件管理的主要问题。它与纸质文件一样，同样涉及到保密、安全、管理、归档、利用等问题。与纸张文件具有同等作用。各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，方可使办公自动化体系正常运行。再是通过报刊、广播、电视、广告等一切可利用的手段，宣传电子文件的重要性，提高人们的社会电子文件意识。
2 加强法制建设，依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理法制体系。相应的法律法规是电子文件管理的一个重要前提，目前电子文件管理不善，同没有一个电子文件法规有着重要关系。因此，档案行政管理部门应会同政府信息产业部门联合制定电子文件管理法，确认电子文件的法律地位，明确档案行政管理部门和政府信息产业部门的职责，统一电子文件的软硬件设施，依法管理电子文件，档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子邮件的管理达到标准化、规范化、制度化。为了承担不久将要面临的指导电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理任务，各级档案行政管理部门应增设相应的管理机构，行使监督、检查、指导电子文件归档及电子档案管理的职权。
3 在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，解决电子文件与纸质文件的“双套制”保存问题。建立“通道”，即是将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共同存储在一张光盘上，然后利用软件和数据库索引将二者结合，实现电子文件自动管理和检索。对永久保存的文件，应形成一套纸质文件保存。
4 加强办公自动化系统和电子文件的安全防护工作。做好办公自动化系统和电子文件的安全防护，首先要抓好信息储存载体制成材料这个问題，严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。二是保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全，要有专人负责管理应用，有良好的室内环境，保证机器设备和磁介质不会因温度太高或温度巨幅波动及火灾受到致命的伤害。三是要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，这在一定范围内对服务器文件与数据提供了保护。四是做好数据库备份工作，保证信息安全。五是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件，它可自动杀毒。再是不允许随便使用外来磁盘，光盘等，必须使用时应严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。另是在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，这种方法行之有效。
二 加强电子文件管理人员培训，建设一支现代化管理队伍
电子文件归档，电子档案保存及开发利用，要有一支适应其新形势的管理队伍，由于电子档案的信息内容是数字化，文档处理需要一体化，电子档案保存是技术化，开发利用形势又是多样化，造成电子档案的管理与纸质档案的管理，有着截然不同的区别，形成了电子档案管理的特殊性。
电子档案的管理人员，必须具备电子计算机应用及自然科学基础知识：如高等数学、物理学、化学、电子学、微电子技术、电子计算机技术、电子计算机软件技术、现代通信及电子计算机网络技术、办公自动化及电子计算机辅助设计技术、设备维护及标准化知识等。同时也要可掌握档案管理基础知识：如档案学概论、档案管理学、文书学、档案保护技术学等，还要熟练地掌握英语。
电子文件归档及其电子档案保存及开发利用，是一件新生事物，其管理人员社会上有储备量很少。培养和造就一批电子档案管理人员，是当务之急，必须引起档案界、教育界及社会各界高度重视，要采取高度重视，要采取各种措施，加以解决。可采取以下三种途径培养电子档案管理人员。
一是各高等学校的档案专业，要把电子档案管理人员的培养当作一件大事来抓。要按电子档案管理人员必备知识和技能的要求，拟定教学大纲，组织教材编写。要按“技术工程”的要求招收新生，进行系统的培训，要尽快造就成批的电子档案人员，以适应电子档案管理迅猛发展的需要。
二是从社会上广范招集具有理工专业的大学本科学历。懂电子计算机软件技术或数学通信技术的工程技术人员；由档案系统的教育部门组织，进行一年左右的短时期集中培训，就档案学概论、档案管理学、文书学，档案文献编纂学、档案保护学等，进行系统教育，帮助他们提高档案意识，掌握档案管理的基本理论，管理环节、管理原则，办法及保护技术等，以适应对电子档案管理的需要。
三是从档案战线抽调一批具有大学本科学历，并具备档案管理基础知识，且对电子档案有一定了解的档案人员，由档案系统的教育部门组织，进行一至二年的集中培训，要求他们对自然科学的基础学科微电子技术电子计算机软硬件技术、数学通信及电子计算机网络技术、电子计算机在档案部门应用技术等进行系统培训，以适应电子档案管理的需要。
现在档案系统的各种工程技术人员少，而且不够稳定，这不利于档案事业进一步发展，尤其不利于电子档案的管理。这应该引起国家和档案行政管理部门的高度重视，应考虑设置电子档案管理及其他工程技术人员的相应专业技术职务，并制定相应的有利于吸引和稳定电子档案管理及有关工程技术人员的措施。总之，要采取多途径，多办法培养电子档案管理人员，扩大档案系统的工程技术队伍。
为了加强高等学校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，各高校应把高校档案工作纳入高校信息化建设的重要组成部分，切实做好相关工作，加以建设与发展，适应经济社会发展的需要。
[关键词]：高校；电子档案管理；加强
在信息时代的今天，档案作为信息宝库中的重要信息源之一，除了真实地记录高校发展的历史轨迹之外，还有就是为档案用户提供档案信息服务。随着办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算几何通信技术相结合形成的办公方式，正逐步代替过去用纸墨、照相等形成和传递的政府机关公文的模式，电子文件应运而生，成为社会改革发展和增效的宝贵资源，具有档案保存价值的电子文件，必须要归档保护，电子文件归档后即形成电子档案。做好电子文件的归档工作，要从以下两个方面着手：
一 提高电子文件管理意识，形成完整的管理体系
1 提高电子文件管理意识，把这项工作作为一想迫切的事情来抓。当前，电子文件的不断产生已形成为文件管理的主要问题。它与纸质文件一样，同样涉及到保密、安全、管理、归档、利用等问题。与纸张文件具有同等作用。各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，方可使办公自动化体系正常运行。再是通过报刊、广播、电视、广告等一切可利用的手段，宣传电子文件的重要性，提高人们的社会电子文件意识。
2 加强法制建设，依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理法制体系。相应的法律法规是电子文件管理的一个重要前提，目前电子文件管理不善，同没有一个电子文件法规有着重要关系。因此，档案行政管理部门应会同政府信息产业部门联合制定电子文件管理法，确认电子文件的法律地位，明确档案行政管理部门和政府信息产业部门的职责，统一电子文件的软硬件设施，依法管理电子文件，档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子邮件的管理达到标准化、规范化、制度化。为了承担不久将要面临的指导电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理任务，各级档案行政管理部门应增设相应的管理机构，行使监督、检查、指导电子文件归档及电子档案管理的职权。
3 在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，解决电子文件与纸质文件的“双套制”保存问题。建立“通道”，即是将电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共同存储在一张光盘上，然后利用软件和数据库索引将二者结合，实现电子文件自动管理和检索。对永久保存的文件，应形成一套纸质文件保存。
4 加强办公自动化系统和电子文件的安全防护工作。做好办公自动化系统和电子文件的安全防护，首先要抓好信息储存载体制成材料这个问題，严把电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。二是保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全，要有专人负责管理应用，有良好的室内环境，保证机器设备和磁介质不会因温度太高或温度巨幅波动及火灾受到致命的伤害。三是要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，这在一定范围内对服务器文件与数据提供了保护。四是做好数据库备份工作，保证信息安全。五是预防病毒，防止网络系统遭受侵害。要在计算机系统上安装防毒软件，它可自动杀毒。再是不允许随便使用外来磁盘，光盘等，必须使用时应严格进行病毒检测，确认无病毒后方可使用。另是在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，这种方法行之有效。
二 加强电子文件管理人员培训，建设一支现代化管理队伍
电子文件归档，电子档案保存及开发利用，要有一支适应其新形势的管理队伍，由于电子档案的信息内容是数字化，文档处理需要一体化，电子档案保存是技术化，开发利用形势又是多样化，造成电子档案的管理与纸质档案的管理，有着截然不同的区别，形成了电子档案管理的特殊性。
电子档案的管理人员，必须具备电子计算机应用及自然科学基础知识：如高等数学、物理学、化学、电子学、微电子技术、电子计算机技术、电子计算机软件技术、现代通信及电子计算机网络技术、办公自动化及电子计算机辅助设计技术、设备维护及标准化知识等。同时也要可掌握档案管理基础知识：如档案学概论、档案管理学、文书学、档案保护技术学等，还要熟练地掌握英语。
电子文件归档及其电子档案保存及开发利用，是一件新生事物，其管理人员社会上有储备量很少。培养和造就一批电子档案管理人员，是当务之急，必须引起档案界、教育界及社会各界高度重视，要采取高度重视，要采取各种措施，加以解决。可采取以下三种途径培养电子档案管理人员。
一是各高等学校的档案专业，要把电子档案管理人员的培养当作一件大事来抓。要按电子档案管理人员必备知识和技能的要求，拟定教学大纲，组织教材编写。要按“技术工程”的要求招收新生，进行系统的培训，要尽快造就成批的电子档案人员，以适应电子档案管理迅猛发展的需要。
二是从社会上广范招集具有理工专业的大学本科学历。懂电子计算机软件技术或数学通信技术的工程技术人员；由档案系统的教育部门组织，进行一年左右的短时期集中培训，就档案学概论、档案管理学、文书学，档案文献编纂学、档案保护学等，进行系统教育，帮助他们提高档案意识，掌握档案管理的基本理论，管理环节、管理原则，办法及保护技术等，以适应对电子档案管理的需要。
三是从档案战线抽调一批具有大学本科学历，并具备档案管理基础知识，且对电子档案有一定了解的档案人员，由档案系统的教育部门组织，进行一至二年的集中培训，要求他们对自然科学的基础学科微电子技术电子计算机软硬件技术、数学通信及电子计算机网络技术、电子计算机在档案部门应用技术等进行系统培训，以适应电子档案管理的需要。
现在档案系统的各种工程技术人员少，而且不够稳定，这不利于档案事业进一步发展，尤其不利于电子档案的管理。这应该引起国家和档案行政管理部门的高度重视，应考虑设置电子档案管理及其他工程技术人员的相应专业技术职务，并制定相应的有利于吸引和稳定电子档案管理及有关工程技术人员的措施。总之，要采取多途径，多办法培养电子档案管理人员，扩大档案系统的工程技术队伍。
为了加强高等学校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，各高校应把高校档案工作纳入高校信息化建设的重要组成部分，切实做好相关工作，加以建设与发展，适应经济社会发展的需要。