在数据处理方面,教师一般都对Excel有所了解,但了解得并不怎么透彻,特别是对其中一些技巧的应用,就更不熟悉。熟练掌握这些简单的技巧能够极大地提高我们的工作效率。笔者结合多年来对Excel的教学,谈一谈Excel中一些技巧的使用,希望能起到抛砖引玉的作用。
　　一、用颜色划分成绩表
　　在成绩表中,如果想让大于等于90的分数以“红色”显示,大于等于80的分数以“蓝色”显示,低于60的分数以“棕色”显示,其他以“黑色”显示,我们可以这样设置:
　　1.打开“成绩表”工作簿,选中“分数”所在列,执行“格式”→“条件格式”命令,打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于或等于”选项,在后面的方框中输入数值“90”。单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字体”的颜色设置为“红色”。
　　2.按“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其他条件(大于等于80,字体设置为“蓝色”;小于60,字体设置为“棕色”)。
　　3.设置完成后,按下“确定”按钮。
　　看看成绩表吧,分数是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。
　　二、制作“特殊符号”工具栏
　　在编辑试卷时,常常需要输入一些特殊的专业符号,为了方便输入,我们可以制作一个属于自己的“特殊符号”工具栏。
　　1.执行“工具”→“宏”→“录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框,输入宏名,如“fh1”。将宏保存在“个人宏工作簿”中,然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮,然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中,再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮,完成宏的录制。
　　仿照上面的操作,一一录制好其他特殊符号的输入“宏”。
　　2.打开“自定义”对话框,在“工具栏”标签中单击“新建”按钮,弹出“新建工具栏”对话框,输入名称“特殊符号”,确定后,即在工作区中出现一个工具条。
　　切换到“命令”标签中,选中“类别”下面的“宏”,将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。
　　3.选中其中一个“自定义按钮”,对它们进行命名。
　　4.右击某个命名后的按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选“指定宏”选项,打开“指定宏”对话框,选中相应的宏(如fh1等),确定退出。
　　重复此步操作,将按钮与相应的宏链接起来。
　　5.关闭“自定义”对话框,以后可以像使用普通工具栏一样,使用“特殊符号”工具栏,向单元格中快速输入特殊符号了。
　　三、巧妙实现多个打印页面
　　有的工作表,经常需要打印其中不同的区域,用“视图管理器”吧。
　　1.打开需要打印的工作表,用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉,选中它们再右击鼠标,在随后出现的快捷菜单中,选“隐藏”选项,将不需要打印的行(或列)隐藏起来。
　　2.点击“视图”→“视图管理器”命令,打开“视图管理器”对话框,单击“添加”按钮,弹出“添加视图”对话框,输入一个名称后,单击“确定”按钮。
　　3.将隐藏的行(或列)显示出来,并重复上述操作,“添加”好其他的打印视图。
　　4.以后需要打印某种表格时,打开“视图管理器”,选中需要打印的表格名称,单击“显示”按钮,工作表即刻按事先设定好的界面显示出来,简单设置、排版一下,按下工具栏上的“打印”按钮,一切就OK了。
　　四、把数据彻底隐藏起来
　　工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅,只好将它隐藏起来了。
　　1.选中需要隐藏内容的单元格(区域),执行“格式”→“单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;”(英文状态)。
　　2.再切换到“保护”标签下,选中其中的“隐藏”选项,按“确定”按钮退出。
　　3.点击“工具”→“保护”→“保护工作表”,打开“保护工作表”对话框,设置好密码后,“确定”返回。
　　经过这样的设置以后,上述单元格中的内容不再显示出来,就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。
　　提示:在“保护”标签下,请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号,这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。
　　五、在Excel中自定义函数
　　Excel函数虽然丰富,但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数,来完成一些特定的运算。下面,我们就来自定义一个计算梯形面积的函数:
　　1.点击“工具”→“宏”→“Visual Basic编辑器”菜单,打开Visual Basic编辑窗口。
　　2.在窗口中,点击“插入”→“模块”菜单,插入一个新的模块——模块1。
　　3.在“代码窗口”中输入以下代码:
　　Function V(a,b,h)
　　V = h*(a+b)/2
　　End Function
　　4.关闭窗口,自定义函数完成。
　　以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。
　　提示:用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。
　　六、合并文本活用“&”
　　如果我们想将多列的内容合并到一列中,不需要利用函数,一个小小的连字符“&”就能将它搞定。
　　1.如在D列后面插入两个空列(E、F列),然后在D1单元格中输入公式:=B1&C1&D1。
　　2.再次选中D1单元格,用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中,B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。
　　3.选中E列,执行“复制”操作,然后选中F列,执行“编辑”→“选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框,选中其中的“数值”选项,按下“确定”按钮,E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。
　　4.将B、C、D、E列删除,完成合并工作。
　　提示:完成第1、2步操作,合并效果已经实现,但此时如果删除B、C、D列,公式会出现错误。故需进行第3步操作,将公式转换为不变的“值”。
　　七、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据
　　有时,我们编辑某个工作表(Sheet1)时,需要查看其他工作表中(Sheet2、Sheet3…)某个单元格的内容,可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。
　　执行“视图”→“工具栏”→“监视窗口”命令,打开“监视窗口”,单击其中的“添加监视”按钮,展开“添加监视点”对话框,用鼠标选中需要查看的单元格后,再单击“添加”按钮。重复前述操作,添加其他“监视点”。以后,无论在哪个工作表中,只要打开“监视窗口”,即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。