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（湖北医药学院，湖北 十堰 442000）
【摘要】：自党的十八大以来，从严治党、从严治团的力度愈发增大，全团对于共青团的档案管理工作也越来越高重视。本文首先简要概述了共青团档案管理的内容和分类，然后全面分析查找了高校团的档案管理工作现状和存在的问题，最后提出优化高校共青团档案管理工作的有效对策。
【关键词】：共青团档案；档案管理；优化对策
高校共青团档案直观反映了团员青年在校期间的学习工作情况，一方面来说，高校共青团的档案管理工作起到了学校校园文化建设与发展的重要载体功能，另一方面，它更是学校全部档案中不可或缺的组成部分。建立共青团档案，是为了提高团工作的效率和质量，有利于顺利地开展团的工作。
一、共青团档案管理内容
1980年，共青团中央组织部出台了《关于团员档案管理的暂行规定》，它规定了：“一、团员个人档案的构成内容：入团志愿书；组织鉴定；团内奖励决定；团内处分的调查、本人检查和组织决定。二、团员档案管理范围的划分：大、专院校和中等专业学校的学生团员档案，由学校团委或人事部门管理。三、团员档案的转递：团员调离原单位时，其档案应及时转递。”[1]共青团档案管理内容可以概括分为文书工作档案和团务工作档案两类。
（一）文书工作档案
文书工作档案包含团委文书档案、团员档案、入党积极分子档案和团支部上缴文件。其中，团委文书档案包括学校党委、上级团委下发的各种有关团的工作文件、学校团委的红头文件等，分永久类档案和定期类档案；共青团员档案包括入团志愿书、团组织鉴定表和团组织相关决定；团员入党积极分子档案包括入党申请书、入党积极分子名单、思想汇报材料等。
（二）团务工作档案
团务工作档包括团委团务档案和工作手册。其中，团委团务档案包括团费收交台账，团费使用情况台账、批准入团通知单等，分长期类档案和定期类档案；工作手册包括团支部的团员情况、团会记录、支部大会记录等。
二、团的档案分类
共青团的档案分类方式和一般档案的分类方式相同，主要包括短期类、长期类和永久类3种。短期类：团员审批表、团支部工作计划、团支部生活记录、团组织考勤记录等。长期类：团员批准通知书、团员组织关系介绍信及存根、团费收缴账册、团费使用情况表等。永久类：上级党委、团委的各种文件、共青团委员会文件、工作制度等重要文件。
三、高校团的档案管理工作存在的问题
（一）共青团档案工作人员档案意识薄弱。档案管理是一件枯燥而又在短时间内发挥不了作用的工作（因其功效的发挥是一个渐进和隐性的过程，有的甚至得到若干年后才能显现），因而容易被人们所忽视，甚至产生档案工作“地位不高、作用不大”的错误观念。有的高校虽有档案管理制度，但又缺乏执行力度，使制度变成摆设，工作流于形式。这些，都造成部分档案工作者认为档案工作就是一份“弹性工作”，所谓的工作指标也只是“软指标”而已，档案归档不及时，归档不符合要求，甚至部分人没有资料归档的意识，这些都造成档案资料的不完整和部分重要文件的缺失。诸如此类，归根到底，都是思想上不重视、档案意识不强、档案工作氛围不浓造成的。
（二）共青团档案管理制度不健全，存在不规范的现象。目前，我国在高校共青团档案管理工作上没有统一的标准，特别是对于工作标准和操作规范方面都没有统一的要求，所以很多高校收集的共青团档案疏漏频出、标准不一，这是由于该高校团委没有完备的共青团档案管理制度所导致。[2]主要表现在：档案管理体制存在缺陷，由于各级团组织档案管理工作人员调动频繁，没有固定的档案管理人员，导致业务对接不到人，甚至出现重要档案丢失、遗漏的现象；各级团组织不清楚团的档案资料的保存要求，出现文件格式不统一、形式多样、版式多样、质量参差不齐的现象；某些基层团组织不清楚哪些档案具有归档价值，根据个人理解随意归档分类，造成资料不全、无价值资料归档、分类错误等现象。
（三）共青团档案管理中，数据资源的开发利用能力低下。现阶段，大部分高校的共青团档案管理工作仅局限于各类团的档案资料的归档、整理、存档等收集保存环节，由于精力、技术等原因，没有启动共青团档案信息化建設，从而无法实现共青团档案信息资源的开发利用。很多共青团档案资料，一旦归档入档案馆，便再也无人问津，被永久封存，形成了“以藏为主、重藏轻用、保守封闭、被动服务”的管理状态，没有发挥档案管理的原有作用和应有成效。
四、优化高校共青团档案管理工作的有效对策
（一）提高共青团档案工作人员的档案意识。由于共青团档案工作人员多为专兼职团的干部担任，存在的人员不稳定，业务能力参差不齐的现象，此时，提高共青团档案工作人员的档案意识刻不容缓。高校应该从人事管理制度方面保障共青团档案工作人员的配置，团总支（或分团委）配置一名共青团档案工作人员，建立、健全档案工作的检查、考核和评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，参与高校档案工作人员的业务培训，强化责任意识，提高高校档案管理水平。
（二）完善共青团档案管理制度，实现档案管理工作的规范化。首先，要理顺各级团组织的关系，形成由班级团支部、学院分团委（团总支）、学校团委这三级，分级留档，逐级管理的档案管理原则。同时，还要明确各级团组织中的档案管理员，责任固定到人，定期对管理员开展集中培训工作，特别是档案制作、收集、移交等方面的业务知识。只有做到有专业固定的档案管理员，才能保证档案资料的真实全面和归档过程的平稳顺畅。然后，要统一规范团的档案资料管理细则和标准，明确规定需要上交存档的资料类型和格式，各类归档资料的上交时间期限。最后，在完善的制度体系下，严格的监督档案的收集、整理、归档与借阅等程序，在实际工作中逐步修订完善制度，形成有章可循、依章执行、违章可究的高校共青团档案管理运行机制。
（三）加强高校共青团档案信息化建设。要做到档案信息的开发利用，就要在实现高校共青团档案信息化建设的基础上。如今信息技术飞速发展，高校共青团档案管理工作更应该借着信息技术的“东风”，尽快实现团员青年的档案、团的档案的数字化管理。首先，要建立团员档案数据管理系统；然后，把所有团员、团支部等资料以规范化的格式，统一批量录入到系统中去，并定期更新数据信息；最后，利用先进的技术手段挖掘档案资料的内部联系和有利数据，为决策判断提供依据，为观察团员青年的各项指标走势提供数据支撑。[3]
五、结束语
共青团的档案管理工作探究和改革现处于起步阶段，各个高校都在摸索完善共青团的档案管理工作，特别是十八大以来，从严治党、从严治团的力度愈发深入，对于高校共青团档案管理工作将会越来越重视，认真做好高校共青团档案管理工作将会为学校的教育管理和全团的发展起到应有的作用。
参考文献：
[1]国家教委国家教育发展研究中心，中国教科文组织全委会秘书处.未来教育面临的困惑与挑战[M].北京：人民教育出版社，2011.
[2]王朝阳.高校档案管理工作面临的主要问题及对策研究[J].华北水利水电学院学报，2010，05：44-46.
[3]王言峰.信息时代下加强高校学生档案管理之我见[J].今日科苑，2014，（17）：109.
【摘要】：自党的十八大以来，从严治党、从严治团的力度愈发增大，全团对于共青团的档案管理工作也越来越高重视。本文首先简要概述了共青团档案管理的内容和分类，然后全面分析查找了高校团的档案管理工作现状和存在的问题，最后提出优化高校共青团档案管理工作的有效对策。
【关键词】：共青团档案；档案管理；优化对策
高校共青团档案直观反映了团员青年在校期间的学习工作情况，一方面来说，高校共青团的档案管理工作起到了学校校园文化建设与发展的重要载体功能，另一方面，它更是学校全部档案中不可或缺的组成部分。建立共青团档案，是为了提高团工作的效率和质量，有利于顺利地开展团的工作。
一、共青团档案管理内容
1980年，共青团中央组织部出台了《关于团员档案管理的暂行规定》，它规定了：“一、团员个人档案的构成内容：入团志愿书；组织鉴定；团内奖励决定；团内处分的调查、本人检查和组织决定。二、团员档案管理范围的划分：大、专院校和中等专业学校的学生团员档案，由学校团委或人事部门管理。三、团员档案的转递：团员调离原单位时，其档案应及时转递。”[1]共青团档案管理内容可以概括分为文书工作档案和团务工作档案两类。
（一）文书工作档案
文书工作档案包含团委文书档案、团员档案、入党积极分子档案和团支部上缴文件。其中，团委文书档案包括学校党委、上级团委下发的各种有关团的工作文件、学校团委的红头文件等，分永久类档案和定期类档案；共青团员档案包括入团志愿书、团组织鉴定表和团组织相关决定；团员入党积极分子档案包括入党申请书、入党积极分子名单、思想汇报材料等。
（二）团务工作档案
团务工作档包括团委团务档案和工作手册。其中，团委团务档案包括团费收交台账，团费使用情况台账、批准入团通知单等，分长期类档案和定期类档案；工作手册包括团支部的团员情况、团会记录、支部大会记录等。
二、团的档案分类
共青团的档案分类方式和一般档案的分类方式相同，主要包括短期类、长期类和永久类3种。短期类：团员审批表、团支部工作计划、团支部生活记录、团组织考勤记录等。长期类：团员批准通知书、团员组织关系介绍信及存根、团费收缴账册、团费使用情况表等。永久类：上级党委、团委的各种文件、共青团委员会文件、工作制度等重要文件。
三、高校团的档案管理工作存在的问题
（一）共青团档案工作人员档案意识薄弱。档案管理是一件枯燥而又在短时间内发挥不了作用的工作（因其功效的发挥是一个渐进和隐性的过程，有的甚至得到若干年后才能显现），因而容易被人们所忽视，甚至产生档案工作“地位不高、作用不大”的错误观念。有的高校虽有档案管理制度，但又缺乏执行力度，使制度变成摆设，工作流于形式。这些，都造成部分档案工作者认为档案工作就是一份“弹性工作”，所谓的工作指标也只是“软指标”而已，档案归档不及时，归档不符合要求，甚至部分人没有资料归档的意识，这些都造成档案资料的不完整和部分重要文件的缺失。诸如此类，归根到底，都是思想上不重视、档案意识不强、档案工作氛围不浓造成的。
（二）共青团档案管理制度不健全，存在不规范的现象。目前，我国在高校共青团档案管理工作上没有统一的标准，特别是对于工作标准和操作规范方面都没有统一的要求，所以很多高校收集的共青团档案疏漏频出、标准不一，这是由于该高校团委没有完备的共青团档案管理制度所导致。[2]主要表现在：档案管理体制存在缺陷，由于各级团组织档案管理工作人员调动频繁，没有固定的档案管理人员，导致业务对接不到人，甚至出现重要档案丢失、遗漏的现象；各级团组织不清楚团的档案资料的保存要求，出现文件格式不统一、形式多样、版式多样、质量参差不齐的现象；某些基层团组织不清楚哪些档案具有归档价值，根据个人理解随意归档分类，造成资料不全、无价值资料归档、分类错误等现象。
（三）共青团档案管理中，数据资源的开发利用能力低下。现阶段，大部分高校的共青团档案管理工作仅局限于各类团的档案资料的归档、整理、存档等收集保存环节，由于精力、技术等原因，没有启动共青团档案信息化建設，从而无法实现共青团档案信息资源的开发利用。很多共青团档案资料，一旦归档入档案馆，便再也无人问津，被永久封存，形成了“以藏为主、重藏轻用、保守封闭、被动服务”的管理状态，没有发挥档案管理的原有作用和应有成效。
四、优化高校共青团档案管理工作的有效对策
（一）提高共青团档案工作人员的档案意识。由于共青团档案工作人员多为专兼职团的干部担任，存在的人员不稳定，业务能力参差不齐的现象，此时，提高共青团档案工作人员的档案意识刻不容缓。高校应该从人事管理制度方面保障共青团档案工作人员的配置，团总支（或分团委）配置一名共青团档案工作人员，建立、健全档案工作的检查、考核和评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，参与高校档案工作人员的业务培训，强化责任意识，提高高校档案管理水平。
（二）完善共青团档案管理制度，实现档案管理工作的规范化。首先，要理顺各级团组织的关系，形成由班级团支部、学院分团委（团总支）、学校团委这三级，分级留档，逐级管理的档案管理原则。同时，还要明确各级团组织中的档案管理员，责任固定到人，定期对管理员开展集中培训工作，特别是档案制作、收集、移交等方面的业务知识。只有做到有专业固定的档案管理员，才能保证档案资料的真实全面和归档过程的平稳顺畅。然后，要统一规范团的档案资料管理细则和标准，明确规定需要上交存档的资料类型和格式，各类归档资料的上交时间期限。最后，在完善的制度体系下，严格的监督档案的收集、整理、归档与借阅等程序，在实际工作中逐步修订完善制度，形成有章可循、依章执行、违章可究的高校共青团档案管理运行机制。
（三）加强高校共青团档案信息化建设。要做到档案信息的开发利用，就要在实现高校共青团档案信息化建设的基础上。如今信息技术飞速发展，高校共青团档案管理工作更应该借着信息技术的“东风”，尽快实现团员青年的档案、团的档案的数字化管理。首先，要建立团员档案数据管理系统；然后，把所有团员、团支部等资料以规范化的格式，统一批量录入到系统中去，并定期更新数据信息；最后，利用先进的技术手段挖掘档案资料的内部联系和有利数据，为决策判断提供依据，为观察团员青年的各项指标走势提供数据支撑。[3]
五、结束语
共青团的档案管理工作探究和改革现处于起步阶段，各个高校都在摸索完善共青团的档案管理工作，特别是十八大以来，从严治党、从严治团的力度愈发深入，对于高校共青团档案管理工作将会越来越重视，认真做好高校共青团档案管理工作将会为学校的教育管理和全团的发展起到应有的作用。
参考文献：
[1]国家教委国家教育发展研究中心，中国教科文组织全委会秘书处.未来教育面临的困惑与挑战[M].北京：人民教育出版社，2011.
[2]王朝阳.高校档案管理工作面临的主要问题及对策研究[J].华北水利水电学院学报，2010，05：44-46.
[3]王言峰.信息时代下加强高校学生档案管理之我见[J].今日科苑，2014，（17）：109.