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摘要：本文分析了建设工程档案信息化的主要内容、信息技术应用方法以及提高信息技术应用水平的措施。
关键词：信息技术；档案管理；建设工程档案；应用
信息技术是用来管理和处理信息的技术，档案管理中的信息就是指档案资料以及相关的管理数据。在档案管理中应用信息技术，也称作档案信息化。从狭义上理解档案信息化就是档案自身内容的信息化，而从广义上领会档案信息化就不仅包含档案自身内容，还包括与之相关的社会、政治、经济、文化等方面信息融合处理的信息化[1]。建设工程档案是工程建设活动过程中形成的具有保存价值的档案资料，例如图纸、文件、记录、相片、声像资料等。在建设工程档案管理中应用信息技术，一是可以提高档案管理的效率，改变手工操作低效的问题，节省大量人力、物力；二是提高信息处理的时效性，手工操作形成二次文件耗时很长，无法保证信息的时效性；三是实现档案管理系统化、精细化，并且拓展工程档案开发范围，等等，可见在建设工程档案管理中应用信息技术具有重要的意义，因此本文进行了相关分析和讨论。
1 建设工程档案信息化的主要内容
1.1 数据资料信息化
数据资料信息化就是利用信息技术（如扫描仪、计算机和网络等）把档案信息录入到计算机数据库、存储设备中，形成统一数据格式的电子档案，便于继续处理和应用[2]。从目前情况看，纸质档案仍要与电子文档共存相当长的一段时期，完全无纸化管理的实现仍有很长的路要走，因此将纸质档案转化为电子档案仍是目前档案管理的重要工作。
1.2 管理流程信息化
管理流程信息化就是采用档案管理软件实现档案分类、编目、排序的自动化，既可以提高档案管理效率，也能减少人为控制和干预的可能，提高档案信息资料的一致性。档案管理软件是实现档案管理信息化的基础，目前各种类型的档案管理软件数量较多，但从中选择一款适合自身建设的档案管理软件并不简单，软件功能、兼容性、稳定性和良好的人机交互界面是必须要考虑的基本因素，而适合建设工程文档管理也不容忽视。
1.3 档案检索信息化
实施分级检索制以后，利用互联网和档案馆局域网可以快速准确地检索到需要的信息，这极大地方便了档案的查询和利用，提高了档案利用效率。档案管理的最终目的是为社会大众服务的，因此档案管理必须以满足大众检索、利用档案的需要为前提，档案检索信息化无疑是实现这一目标的必由之路。
2 信息技术在建设工程档案管理中的应用方法
2.1 档案信息的收集与整理
建设工程档案涉及建设、设计、施工、监理等多个单位，时间跨度从几个月到数年不等，涵盖土建、水电、暖通、环保、水土保持等众多专业，因此在资料收集过程中对档案管理人员的知识层次和专业水平提出了较高的要求。档案管理人员不仅要成为熟习各专业的“通才”，还要熟练掌握计算机操作和网络应用，这样才能将档案信息资料收集和整理好，并准确无误地录入到计算机中。
2.2 档案信息的分类与归集
在档案信息的收集与整理过程中，经常遇到某些信息资料的缺失，为了保持档案信息的完整，档案管理人员需要对所收集的资料进行分类、整理、筛选和归集，以便于实现信息化管理。这个过程要求档案管理人员具有较强的分析和归纳能力，既要保证信息的原始性，避免以偏概全，又要合乎逻辑和规律，便于档案信息检索和利用。
2.3 档案信息的查询与提取
如前所述，档案信息的最终目的是为了利用，方便快捷地查询和提取信息是实现档案信息利用的基础。利用信息技术可以实现档案信息的自动检索，按照若干检索路径的逻辑组合，准确查询和提取档案资料。当然，做到这一点的前提是准确无误的录入、合理的编目和有效的整理。
3 提高信息技术在建设工程档案管理中应用水平的措施
3.1 转变档案管理观念
建设工程档案管理的根本目的是为社会大众提供优质的档案查询和利用服务，所以传统档案管理“重保管，轻利用”的观念必须放弃，将以往束之高阁的档案资源向社会开放。信息技术的应用，为工程档案管理服务水平的提升创造了条件，利用先进的数字化扫描技术将纸质档案转化为数字信息，通过建立网上查阅系统实现快速检索，这些可以为广大公众提供非常快捷便利的服务。若没有强烈的服务意识，信息化建设便缺乏足够的动因去积极推进，信息化水平也难以真正提高。
3.2 加快档案设施建设
建设工程档案管理基础设施是实现信息化管理的基础，其中最重要的环节就是计算机软硬件系统。在软硬件系统中，网络是基础，不具备网络条件很难实现信息共享；软件系统是信息技术的核心，必须开发可以整合优势资源，具有完善操作管理、数据库管理、安全管理的档案管理软件系统，才能高效推进档案管理信息化进程。利用网络系统中的云计算技术，可以实现海量数据的存储和分布，减少数据库硬件投资，简化本地系统管理，利于实现档案部门之间的信息共享。对于可能存在的安全问题，目前已有足够的技术手段加以解决。总之，建设工程档案管理信息化引入云计算技术优点远大于不足。
3.3 优化档案结构体系
不少建设工程档案馆（室）注重馆（室）藏数量而忽视了档案结构与质量的优化，建设工程档案潜在优势很难发挥出来[3]，因此建设工程档案馆（室）应注重这方面的问题，在开工初期就与建设、设计、施工和监理等单位进行联系，并签订协议，保证收集到的工程档案完整、准确，并根据不同门类、结构进行优化，实现档案信息资源得到良好的开发和利用。
3.4 重视信息标准建设
目前，制约档案信息化的一个重要因素是缺乏规范性，技术标准不统一，文件格式不一致，操作方法不一样，这些情况直接影响到档案信息资源的共享和利用，因此应通过加强档案信息标准化建设，使信息录入、存储规范统一，同时对于保障信息安全、提高信息化档案管理效率都是极为重要的先决条件。
3.5 构建信息反馈机制
建设工程档案信息的开发利用，若得不到及时有效的反馈，便失去了检验开发利用效果的标尺，也得不到调整开发利用方向的依据，也就是无法做到有的放矢。建设工程档案馆（室）可以利用电话、信函、电子邮件或座谈会等形式建立档案信息的反馈机制，在此基础上进行信息统计、分析、调整和改进。
3.6 利用信息平台宣传
为了让更多的人了解、熟识建设工程档案的价值以及查询、利用的方法，对于提高信息技术的应用水平是非常重要的，应利用网络平台宣传、展示建设工程档案信息资源，不仅有利于激励档案管理人员的工作热情，也为人们利用档案信息创建了一条便捷的通道。
3.7 加强业务能力培养
信息技术的应用对于档案管理人员是一大挑战，如前所述，档案管理人员不仅要熟习计算机操作，还要掌握工程档案收集、整理、分类、检索等方面的知识，成为一专多能的复合型档案管理人才，并且还要会正确处理信息保密与利用的关系，因此应建立多层次、多渠道、重实效的档案管理人员岗位培训和业务考评制度，加强业务能力培养，提高他们的工作能力和业务素质。
4 结语
档案信息化是建设工程档案管理迈向现代化的必经之途，但是信息化建设绝非几名工作人员会用电脑就能轻易实现的，它需要先进的管理模式、一专多能的复合型人才、高效的工作方法，也就是通过完善的体系化建设，才能使档案管理信息化应用水平得到质的提升。
参考文献：
[1] 刘玉香. 档案信息化建设与工程档案管理[J]. 档案天地，2012（9）：53-54.
[2] 夏文. 论信息技术与档案建设管理[J]. 湖北档案，2013（11）：20-22.
[3] 李朝霞，李峪峰. 论城建档案信息资源的开发利用[J]. 城建档案，2012（1）：51-52.
关键词：信息技术；档案管理；建设工程档案；应用
信息技术是用来管理和处理信息的技术，档案管理中的信息就是指档案资料以及相关的管理数据。在档案管理中应用信息技术，也称作档案信息化。从狭义上理解档案信息化就是档案自身内容的信息化，而从广义上领会档案信息化就不仅包含档案自身内容，还包括与之相关的社会、政治、经济、文化等方面信息融合处理的信息化[1]。建设工程档案是工程建设活动过程中形成的具有保存价值的档案资料，例如图纸、文件、记录、相片、声像资料等。在建设工程档案管理中应用信息技术，一是可以提高档案管理的效率，改变手工操作低效的问题，节省大量人力、物力；二是提高信息处理的时效性，手工操作形成二次文件耗时很长，无法保证信息的时效性；三是实现档案管理系统化、精细化，并且拓展工程档案开发范围，等等，可见在建设工程档案管理中应用信息技术具有重要的意义，因此本文进行了相关分析和讨论。
1 建设工程档案信息化的主要内容
1.1 数据资料信息化
数据资料信息化就是利用信息技术（如扫描仪、计算机和网络等）把档案信息录入到计算机数据库、存储设备中，形成统一数据格式的电子档案，便于继续处理和应用[2]。从目前情况看，纸质档案仍要与电子文档共存相当长的一段时期，完全无纸化管理的实现仍有很长的路要走，因此将纸质档案转化为电子档案仍是目前档案管理的重要工作。
1.2 管理流程信息化
管理流程信息化就是采用档案管理软件实现档案分类、编目、排序的自动化，既可以提高档案管理效率，也能减少人为控制和干预的可能，提高档案信息资料的一致性。档案管理软件是实现档案管理信息化的基础，目前各种类型的档案管理软件数量较多，但从中选择一款适合自身建设的档案管理软件并不简单，软件功能、兼容性、稳定性和良好的人机交互界面是必须要考虑的基本因素，而适合建设工程文档管理也不容忽视。
1.3 档案检索信息化
实施分级检索制以后，利用互联网和档案馆局域网可以快速准确地检索到需要的信息，这极大地方便了档案的查询和利用，提高了档案利用效率。档案管理的最终目的是为社会大众服务的，因此档案管理必须以满足大众检索、利用档案的需要为前提，档案检索信息化无疑是实现这一目标的必由之路。
2 信息技术在建设工程档案管理中的应用方法
2.1 档案信息的收集与整理
建设工程档案涉及建设、设计、施工、监理等多个单位，时间跨度从几个月到数年不等，涵盖土建、水电、暖通、环保、水土保持等众多专业，因此在资料收集过程中对档案管理人员的知识层次和专业水平提出了较高的要求。档案管理人员不仅要成为熟习各专业的“通才”，还要熟练掌握计算机操作和网络应用，这样才能将档案信息资料收集和整理好，并准确无误地录入到计算机中。
2.2 档案信息的分类与归集
在档案信息的收集与整理过程中，经常遇到某些信息资料的缺失，为了保持档案信息的完整，档案管理人员需要对所收集的资料进行分类、整理、筛选和归集，以便于实现信息化管理。这个过程要求档案管理人员具有较强的分析和归纳能力，既要保证信息的原始性，避免以偏概全，又要合乎逻辑和规律，便于档案信息检索和利用。
2.3 档案信息的查询与提取
如前所述，档案信息的最终目的是为了利用，方便快捷地查询和提取信息是实现档案信息利用的基础。利用信息技术可以实现档案信息的自动检索，按照若干检索路径的逻辑组合，准确查询和提取档案资料。当然，做到这一点的前提是准确无误的录入、合理的编目和有效的整理。
3 提高信息技术在建设工程档案管理中应用水平的措施
3.1 转变档案管理观念
建设工程档案管理的根本目的是为社会大众提供优质的档案查询和利用服务，所以传统档案管理“重保管，轻利用”的观念必须放弃，将以往束之高阁的档案资源向社会开放。信息技术的应用，为工程档案管理服务水平的提升创造了条件，利用先进的数字化扫描技术将纸质档案转化为数字信息，通过建立网上查阅系统实现快速检索，这些可以为广大公众提供非常快捷便利的服务。若没有强烈的服务意识，信息化建设便缺乏足够的动因去积极推进，信息化水平也难以真正提高。
3.2 加快档案设施建设
建设工程档案管理基础设施是实现信息化管理的基础，其中最重要的环节就是计算机软硬件系统。在软硬件系统中，网络是基础，不具备网络条件很难实现信息共享；软件系统是信息技术的核心，必须开发可以整合优势资源，具有完善操作管理、数据库管理、安全管理的档案管理软件系统，才能高效推进档案管理信息化进程。利用网络系统中的云计算技术，可以实现海量数据的存储和分布，减少数据库硬件投资，简化本地系统管理，利于实现档案部门之间的信息共享。对于可能存在的安全问题，目前已有足够的技术手段加以解决。总之，建设工程档案管理信息化引入云计算技术优点远大于不足。
3.3 优化档案结构体系
不少建设工程档案馆（室）注重馆（室）藏数量而忽视了档案结构与质量的优化，建设工程档案潜在优势很难发挥出来[3]，因此建设工程档案馆（室）应注重这方面的问题，在开工初期就与建设、设计、施工和监理等单位进行联系，并签订协议，保证收集到的工程档案完整、准确，并根据不同门类、结构进行优化，实现档案信息资源得到良好的开发和利用。
3.4 重视信息标准建设
目前，制约档案信息化的一个重要因素是缺乏规范性，技术标准不统一，文件格式不一致，操作方法不一样，这些情况直接影响到档案信息资源的共享和利用，因此应通过加强档案信息标准化建设，使信息录入、存储规范统一，同时对于保障信息安全、提高信息化档案管理效率都是极为重要的先决条件。
3.5 构建信息反馈机制
建设工程档案信息的开发利用，若得不到及时有效的反馈，便失去了检验开发利用效果的标尺，也得不到调整开发利用方向的依据，也就是无法做到有的放矢。建设工程档案馆（室）可以利用电话、信函、电子邮件或座谈会等形式建立档案信息的反馈机制，在此基础上进行信息统计、分析、调整和改进。
3.6 利用信息平台宣传
为了让更多的人了解、熟识建设工程档案的价值以及查询、利用的方法，对于提高信息技术的应用水平是非常重要的，应利用网络平台宣传、展示建设工程档案信息资源，不仅有利于激励档案管理人员的工作热情，也为人们利用档案信息创建了一条便捷的通道。
3.7 加强业务能力培养
信息技术的应用对于档案管理人员是一大挑战，如前所述，档案管理人员不仅要熟习计算机操作，还要掌握工程档案收集、整理、分类、检索等方面的知识，成为一专多能的复合型档案管理人才，并且还要会正确处理信息保密与利用的关系，因此应建立多层次、多渠道、重实效的档案管理人员岗位培训和业务考评制度，加强业务能力培养，提高他们的工作能力和业务素质。
4 结语
档案信息化是建设工程档案管理迈向现代化的必经之途，但是信息化建设绝非几名工作人员会用电脑就能轻易实现的，它需要先进的管理模式、一专多能的复合型人才、高效的工作方法，也就是通过完善的体系化建设，才能使档案管理信息化应用水平得到质的提升。
参考文献：
[1] 刘玉香. 档案信息化建设与工程档案管理[J]. 档案天地，2012（9）：53-54.
[2] 夏文. 论信息技术与档案建设管理[J]. 湖北档案，2013（11）：20-22.
[3] 李朝霞，李峪峰. 论城建档案信息资源的开发利用[J]. 城建档案，2012（1）：51-52.