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摘要:随着人事制度的改革和深入,市场经济的建立和发展,用工形式的多元化。人事档案的现状存在内容失真、材料不全等问题。提出了要从根本上解决我国目前的人事档案管理问题就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段的人事档案管理体制等措施,探索和研究社会主义市场经济条件下人事档案管理的新模式。
关键词:人事档案 管理 对策
人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的,宝贵历史材料,记录个人不同时期、不同阶段的发展历程,一直以来执行的是随人走制度,他比较真实的客观记录和反映了个人经历、家庭情况、社会关系以及个人德、能、勤、绩等方面的材料。
1 人事档案管理中存在的问题
1.1 人事档案管理的重要性认识不足。
1.1.1 领导重视不够,在人事档案管理工作中,有相当一部分领导在认识上存在着一些误区,认为人事档案管理工作就是保管的事务性工作,只要不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了[1]。因此,往往容易忽视人事档案管理工作,档案问题得不到解决,场所、经费、人员没有保障,档案工作自然就做不好。
1.1.2 管理人员配置不足:管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理,单独存放。但是由于医院人事管理人员编制不足,人事管理工作量大,人事档案管理大多数是由人事处的工作人员兼职,属于非专业人员管理,并且人员变动较频繁,管理水平不高,管理手段落后,对档案工作精力投入不足,因此严重影响了档案管理水平。
1.1.3 管理手段也较陈旧,在档案管理手段上,因为没有单独的人事档案管理软件,管理人员还一直采取手工编辑、检索,致使人事档案材料不能及时归档整理,存在档案资料不完整的情况。调阅档案时都是采用原始的手工操作方式。
1.1.4 管理人员业务不熟:大多数的档案管理人员没有经过组织专业知识培训,业务不熟,对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,难以适应干部档案管理工作。
1.2 人事档案保密性强
根据国家人事档案管理制度的规定,“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。人事档案对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理,但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性[3],“组织意见”本人是不知道,而使档案材料的主观随意性增大。
1.3 人事档案存在弄虚作假
人事档案的生命是真实性,在现有人事档案管理模式下,“弄虚作假”现象屡屡出现。如高考、职工调动、就业、报考公务员、考研等,个别人甚至通过在人事档案中改修姓名冒名顶替达到读书、工作、参军等目的。有的为了竞聘较高级领导职务岗位,伪造干部履历、入党材料和学历证书等。也有单位个别领导通过档案打击报复,给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案现象的屡屡出现,使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡受挑战[3]。
1.4 人事档案材料不全
人事档案短缺,材料内容不完整:如履历表、年度考核表、学历、职称、工资、表彰、处分等材料不全,填写项目不完整。其原因:
1.4.1 档案管理部门工作人员责任心不强,没有认真及时的到各部们、科室收集应该归档的档案材料,导致收集档案材料不全;有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放,没有及时将材料进行鉴别归档;对档案材料内容未认真审核,造成内容残缺不全。
1.4.2 干部职工对人事档案的认识不足。他们填写像履历表、年度考核表等类似的表格时,有的人能省则省甚至不填写,敷衍了事;有的材料如学历、培训、职称等材料,一旦落在个人手中,认为由自己保管更安全,用起来也更方便,不愿意将材料交给档案管理人员。
1.5 管理制度相对落后于人事制度改革
随着人事制度改革的不断深入,人才流动频繁,医院在选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制,没有得到及时补充和修正,阻碍了人才的流动。甚至有的单位为了留住人才扣留了档案,造成人事档案材料的不完整,给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。
2 人事档案管理对策
2.1 加强领导,提高对档案工作重要性的认识 建立档案管理领导小组,定期对档案管理工作进行检查、指导、督促,发现问题及时解决。同时按照人事档案达标的要求,制定和完善人事档案管理的整体规划,使档案工作顺利进行。
2.2 加大对硬件设施的投入,进一步夯实档案工作基础
2.2.1 按照人事档案管理规定标准,配置足够面积的档案室、阅档室、办公室、微机室、档案柜或档案密集架、电脑、空调、去湿机、灭火器、温湿度计等硬件设施。搞好通风、采光、防虫、防潮等配套保护措施。
2.2.2 引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统,实现人事档案资源的合理配置和利用,确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人尽其才,才尽其用,为医院的可持续发展奠定坚实的基础。
2.3 提高档案管理人员的管理水平
2.3.1 加强对管理人员的政治素质和业务素质的培训,提高管理人的政策水平和专业技术水平,培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。
2.3.2 档案管理人员要有爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神,加强业务学习、强化继续教育,坚持“学用结合、按需施教、重视实效”,全面系统的掌握档案管理工作的新知识、新技术,了解医院档案管理现代化的具体内容。
2.3.3 引人竞争机制,通过择优录用,竞聘上岗,把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。
2.3.4 医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划,为他们系统的学习专业知识提供学习的机会,关心他们的职称晋升和工作业绩[2],充分发挥他们的积极性和创造性。
2.4 人事档案管理材料收集
2.4.1 建立相应的档案管理制度:对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用,都要制定一套严格的制度。
2.4.2 建立畅通的材料收集渠道:收集人事档案管理材料是人事档案管理工作的基础,如反映业绩的考核、考察材料;学历和专业培训材料;任免、工资待遇、专业技术晋升、出国考察学习、业务能力、技术专长、发明创造、科研成果评定评价材料等需要入档的材料不断增多,给人事档案管理材料的收集带来了新的要求。
2.4.3 增强责任心,提高工作积极性:档案管理人员必须具有良好的职业道德和工作责任心,必须及时收集与档案有关的各种材料,认真整理,细致鉴别,做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证人事档案管理的权威性、准确性和真实性。[1]
2.5 加强人事档案管理现代化和信息化建设
2.5.1 是实施医院信息化管理系统是实现人事档案管理现代化,是人事档案管理服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,有利于材料的完整保存。
2.5.2 人事档案的信息具有原始性和完整性,利用计算机建立人事档案不同类型的数据库,通过信息统计,对个人政绩、业绩的评价提供量化依据,实现计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系,可以及时准确、全面的提供人事资料和相关数据,从而极大地提高组织人事部门的工作效率。
2.5.3 人事檔案信息的收集就是为了充分使用资源,达到一方收集,多方共享。以人事档案信息系统为中心,建立计算机网络分系统,如通过人事信息系统,完善财务工资系统,人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放,而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益,如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。
总之,通过人事档案管理工作的不断完善,使人事档案焕发新的生机与活力,必将为社会经济的发展提供强有力的保障。
参考文献:
[1]李兵琴.浅议人事档案管理.《中小企业管理与科技》.2009年第34期.
[2]吴琪.浅析人事档案管理.《现代企业教育》.2008年06期.
[3]王亚萍.传统人事档案管理现状及改革研究.《民风》.2008年9.期.
关键词:人事档案 管理 对策
人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的,宝贵历史材料,记录个人不同时期、不同阶段的发展历程,一直以来执行的是随人走制度,他比较真实的客观记录和反映了个人经历、家庭情况、社会关系以及个人德、能、勤、绩等方面的材料。
1 人事档案管理中存在的问题
1.1 人事档案管理的重要性认识不足。
1.1.1 领导重视不够,在人事档案管理工作中,有相当一部分领导在认识上存在着一些误区,认为人事档案管理工作就是保管的事务性工作,只要不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了[1]。因此,往往容易忽视人事档案管理工作,档案问题得不到解决,场所、经费、人员没有保障,档案工作自然就做不好。
1.1.2 管理人员配置不足:管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理,单独存放。但是由于医院人事管理人员编制不足,人事管理工作量大,人事档案管理大多数是由人事处的工作人员兼职,属于非专业人员管理,并且人员变动较频繁,管理水平不高,管理手段落后,对档案工作精力投入不足,因此严重影响了档案管理水平。
1.1.3 管理手段也较陈旧,在档案管理手段上,因为没有单独的人事档案管理软件,管理人员还一直采取手工编辑、检索,致使人事档案材料不能及时归档整理,存在档案资料不完整的情况。调阅档案时都是采用原始的手工操作方式。
1.1.4 管理人员业务不熟:大多数的档案管理人员没有经过组织专业知识培训,业务不熟,对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,难以适应干部档案管理工作。
1.2 人事档案保密性强
根据国家人事档案管理制度的规定,“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。人事档案对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理,但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性[3],“组织意见”本人是不知道,而使档案材料的主观随意性增大。
1.3 人事档案存在弄虚作假
人事档案的生命是真实性,在现有人事档案管理模式下,“弄虚作假”现象屡屡出现。如高考、职工调动、就业、报考公务员、考研等,个别人甚至通过在人事档案中改修姓名冒名顶替达到读书、工作、参军等目的。有的为了竞聘较高级领导职务岗位,伪造干部履历、入党材料和学历证书等。也有单位个别领导通过档案打击报复,给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案现象的屡屡出现,使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡受挑战[3]。
1.4 人事档案材料不全
人事档案短缺,材料内容不完整:如履历表、年度考核表、学历、职称、工资、表彰、处分等材料不全,填写项目不完整。其原因:
1.4.1 档案管理部门工作人员责任心不强,没有认真及时的到各部们、科室收集应该归档的档案材料,导致收集档案材料不全;有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放,没有及时将材料进行鉴别归档;对档案材料内容未认真审核,造成内容残缺不全。
1.4.2 干部职工对人事档案的认识不足。他们填写像履历表、年度考核表等类似的表格时,有的人能省则省甚至不填写,敷衍了事;有的材料如学历、培训、职称等材料,一旦落在个人手中,认为由自己保管更安全,用起来也更方便,不愿意将材料交给档案管理人员。
1.5 管理制度相对落后于人事制度改革
随着人事制度改革的不断深入,人才流动频繁,医院在选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制,没有得到及时补充和修正,阻碍了人才的流动。甚至有的单位为了留住人才扣留了档案,造成人事档案材料的不完整,给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。
2 人事档案管理对策
2.1 加强领导,提高对档案工作重要性的认识 建立档案管理领导小组,定期对档案管理工作进行检查、指导、督促,发现问题及时解决。同时按照人事档案达标的要求,制定和完善人事档案管理的整体规划,使档案工作顺利进行。
2.2 加大对硬件设施的投入,进一步夯实档案工作基础
2.2.1 按照人事档案管理规定标准,配置足够面积的档案室、阅档室、办公室、微机室、档案柜或档案密集架、电脑、空调、去湿机、灭火器、温湿度计等硬件设施。搞好通风、采光、防虫、防潮等配套保护措施。
2.2.2 引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统,实现人事档案资源的合理配置和利用,确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性,真正做到人尽其才,才尽其用,为医院的可持续发展奠定坚实的基础。
2.3 提高档案管理人员的管理水平
2.3.1 加强对管理人员的政治素质和业务素质的培训,提高管理人的政策水平和专业技术水平,培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。
2.3.2 档案管理人员要有爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神,加强业务学习、强化继续教育,坚持“学用结合、按需施教、重视实效”,全面系统的掌握档案管理工作的新知识、新技术,了解医院档案管理现代化的具体内容。
2.3.3 引人竞争机制,通过择优录用,竞聘上岗,把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。
2.3.4 医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划,为他们系统的学习专业知识提供学习的机会,关心他们的职称晋升和工作业绩[2],充分发挥他们的积极性和创造性。
2.4 人事档案管理材料收集
2.4.1 建立相应的档案管理制度:对产生的档案资料从收集、归档到移交档案室统一管理以及档案的日常保管、借阅、利用,都要制定一套严格的制度。
2.4.2 建立畅通的材料收集渠道:收集人事档案管理材料是人事档案管理工作的基础,如反映业绩的考核、考察材料;学历和专业培训材料;任免、工资待遇、专业技术晋升、出国考察学习、业务能力、技术专长、发明创造、科研成果评定评价材料等需要入档的材料不断增多,给人事档案管理材料的收集带来了新的要求。
2.4.3 增强责任心,提高工作积极性:档案管理人员必须具有良好的职业道德和工作责任心,必须及时收集与档案有关的各种材料,认真整理,细致鉴别,做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证人事档案管理的权威性、准确性和真实性。[1]
2.5 加强人事档案管理现代化和信息化建设
2.5.1 是实施医院信息化管理系统是实现人事档案管理现代化,是人事档案管理服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,有利于材料的完整保存。
2.5.2 人事档案的信息具有原始性和完整性,利用计算机建立人事档案不同类型的数据库,通过信息统计,对个人政绩、业绩的评价提供量化依据,实现计算机对人事档案完整、准确和动态、立体的管理体系,可以及时准确、全面的提供人事资料和相关数据,从而极大地提高组织人事部门的工作效率。
2.5.3 人事檔案信息的收集就是为了充分使用资源,达到一方收集,多方共享。以人事档案信息系统为中心,建立计算机网络分系统,如通过人事信息系统,完善财务工资系统,人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放,而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益,如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。
总之,通过人事档案管理工作的不断完善,使人事档案焕发新的生机与活力,必将为社会经济的发展提供强有力的保障。
参考文献:
[1]李兵琴.浅议人事档案管理.《中小企业管理与科技》.2009年第34期.
[2]吴琪.浅析人事档案管理.《现代企业教育》.2008年06期.
[3]王亚萍.传统人事档案管理现状及改革研究.《民风》.2008年9.期.