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归档文件由“卷”改为“件”后，解决了基层“立卷难”的问题，在实际工作中取得了一定的成效，受到了基层档案工作者的欢迎。但我们在日常工作的检查中发现，随着时间的推移和以“件”为保管单位档案进馆时限的临近，一些以“件”为保管单位的县直单位及乡镇，归档文件有散缺与错位的现象。
近年，在对县、乡两级档案室档案与文件保管情况的一次调查结果中显示，有39.2％的单位案卷及归档文件排列规范、整齐，无文件散缺与错位现象；24.4％的单位归档文件有散缺；26.2％的单位归档文件有错位，10.2％的单位未接受检查。调查结果显示，在有归档文件散缺与错位现象的单位中，都是采用了以“件”为保管方式，而采用以“卷”为保管方式的没有此种现象。从发生归档档案文件有散缺的单位看，虽然每份散缺归档文件的数量很少，而且经过查找，多数都能够找回来，相当一部分归档文件有散缺是由归档文件借出归还时错位造成的。但如此多的单位出现这种情况，还是引起了我们的重视。
是什么原因造成这么多的单位出现归档文件散缺与错位现象?对此，我们进行了认真的调查分析，认为造成归档文件散缺与错位现象的原因有：一是县直单位与乡级档案室专职的档案管理人员很少，多数没有受过档案专业知识与相关档案管理业务的培训，对档案管理工作的相关业务规范与要求知之甚少，对档案文件散缺与错位现象后果的严重性认识不足，缺乏足够的责任意识与风险意识。二是部分县直单位与乡级档案室的档案管理人员，对以“件”为保管单位的整理方法依然不熟悉，卷内文件排列无序。三是县直单位与乡级档案室的档案管理人员多数是兼职，工作头绪多。在归档文件外借时，嫌麻烦，没有认真填写借阅登记，事后如果借用者没有及时归还，时间一长就容易忘记。四是归档文件外借后，没有及时进行催还。五是在归档文件外借归还时，档案工作人员手头事情多，没有按照归档号放回原位，事后又没有及时归位，时间一长，就出现了上述问题。六是借阅者对借用“卷”与借用“件”的重视程度不同。长期以来，大多数人都具有一种思维定势，即仅仅视“卷”为档案，而视归档文件为“文件”，与一般意义上的文件同等对待，没有意识到其具有归档价值的重要意义。因而，一些借阅者视归档文件与未归档的文件一样，借阅后不及时归还，造成归档文件的缺失。七是以“件”为单位的归档文件整理方法是为了适应计算机管理档案的需要而产生的。但据对我县调查，有72.3％的单位没有实现办公数字化(其中包括县档案馆)，有12.9％的单位没有回答此问题。只有14.8％的单位实现了办公数字化。以“件”管理的条件在基层还远不具备。实际上，借阅档案大都仍然是传统的手工借阅，以“件”管理明显比以“卷”管理难度大。
我们认为，文件归档以“件”管理条件不成熟，还不完全适合全部县、乡两级，尤其是不适合经济欠发达地区。从档案管理的基本原则出发，为确保档案的完整性，县级档案行政管理部门在一时无法或无力改变基层档案管理人员兼职多、专业化程度低和办公自动化条件差的现状时，应该对本行政区内文件归档方面做出相应的调整。如果这种情况得不到改变，将会给日后馆藏档案的完整性造成很大的麻烦。
针对县、乡两级档案管理的现状我们认为：
1 基层档案管理宜“卷”不宜“件”
县直及乡镇等基层单位文件归档不宜采用以“件”管理的方式，还是应以“卷”管理为妥。但并不是要恢复原来的立卷方法，而是在现有的归档文件整理方法的基础上，改“件”装为“卷”装，就是以“盒”为单位装订成“卷”。这样做使归档文件在归档后不易出现散缺与错位现象，以确保归档文件的完整性。至于基层“立卷难”的问题，可以通过加强基层档案管理人员的培训力度，增强对基层档案管理工作和立卷工作的指导，增加对档案管理经费的投入，提高档案管理人员工作责任心和积极性等途径解决。
2 基层文件归档时应采取多套制
在县直单位及乡镇等基层实行以“件”管理的单位，如果不采用以“卷”为单位的管理方式，建议在文件归档时采取“多套归档制”。即在每年文件归档完毕后，直接将一套完整的档案移交县档案馆，以确保档案的完整性与可控性。
3 县直单位及乡镇等基层档案室向县档案馆移交档案的时间缩至两年
在不能实行上述两种方法与在一行政区域全面实行上述两种方法的过渡期内，可将县直单位及乡镇等基层档案室向县档案馆移交档案的时间缩至两年，这样可减少归档文件档案的散缺与错位。
近年，在对县、乡两级档案室档案与文件保管情况的一次调查结果中显示，有39.2％的单位案卷及归档文件排列规范、整齐，无文件散缺与错位现象；24.4％的单位归档文件有散缺；26.2％的单位归档文件有错位，10.2％的单位未接受检查。调查结果显示，在有归档文件散缺与错位现象的单位中，都是采用了以“件”为保管方式，而采用以“卷”为保管方式的没有此种现象。从发生归档档案文件有散缺的单位看，虽然每份散缺归档文件的数量很少，而且经过查找，多数都能够找回来，相当一部分归档文件有散缺是由归档文件借出归还时错位造成的。但如此多的单位出现这种情况，还是引起了我们的重视。
是什么原因造成这么多的单位出现归档文件散缺与错位现象?对此，我们进行了认真的调查分析，认为造成归档文件散缺与错位现象的原因有：一是县直单位与乡级档案室专职的档案管理人员很少，多数没有受过档案专业知识与相关档案管理业务的培训，对档案管理工作的相关业务规范与要求知之甚少，对档案文件散缺与错位现象后果的严重性认识不足，缺乏足够的责任意识与风险意识。二是部分县直单位与乡级档案室的档案管理人员，对以“件”为保管单位的整理方法依然不熟悉，卷内文件排列无序。三是县直单位与乡级档案室的档案管理人员多数是兼职，工作头绪多。在归档文件外借时，嫌麻烦，没有认真填写借阅登记，事后如果借用者没有及时归还，时间一长就容易忘记。四是归档文件外借后，没有及时进行催还。五是在归档文件外借归还时，档案工作人员手头事情多，没有按照归档号放回原位，事后又没有及时归位，时间一长，就出现了上述问题。六是借阅者对借用“卷”与借用“件”的重视程度不同。长期以来，大多数人都具有一种思维定势，即仅仅视“卷”为档案，而视归档文件为“文件”，与一般意义上的文件同等对待，没有意识到其具有归档价值的重要意义。因而，一些借阅者视归档文件与未归档的文件一样，借阅后不及时归还，造成归档文件的缺失。七是以“件”为单位的归档文件整理方法是为了适应计算机管理档案的需要而产生的。但据对我县调查，有72.3％的单位没有实现办公数字化(其中包括县档案馆)，有12.9％的单位没有回答此问题。只有14.8％的单位实现了办公数字化。以“件”管理的条件在基层还远不具备。实际上，借阅档案大都仍然是传统的手工借阅，以“件”管理明显比以“卷”管理难度大。
我们认为，文件归档以“件”管理条件不成熟，还不完全适合全部县、乡两级，尤其是不适合经济欠发达地区。从档案管理的基本原则出发，为确保档案的完整性，县级档案行政管理部门在一时无法或无力改变基层档案管理人员兼职多、专业化程度低和办公自动化条件差的现状时，应该对本行政区内文件归档方面做出相应的调整。如果这种情况得不到改变，将会给日后馆藏档案的完整性造成很大的麻烦。
针对县、乡两级档案管理的现状我们认为：
1 基层档案管理宜“卷”不宜“件”
县直及乡镇等基层单位文件归档不宜采用以“件”管理的方式，还是应以“卷”管理为妥。但并不是要恢复原来的立卷方法，而是在现有的归档文件整理方法的基础上，改“件”装为“卷”装，就是以“盒”为单位装订成“卷”。这样做使归档文件在归档后不易出现散缺与错位现象，以确保归档文件的完整性。至于基层“立卷难”的问题，可以通过加强基层档案管理人员的培训力度，增强对基层档案管理工作和立卷工作的指导，增加对档案管理经费的投入，提高档案管理人员工作责任心和积极性等途径解决。
2 基层文件归档时应采取多套制
在县直单位及乡镇等基层实行以“件”管理的单位，如果不采用以“卷”为单位的管理方式，建议在文件归档时采取“多套归档制”。即在每年文件归档完毕后，直接将一套完整的档案移交县档案馆，以确保档案的完整性与可控性。
3 县直单位及乡镇等基层档案室向县档案馆移交档案的时间缩至两年
在不能实行上述两种方法与在一行政区域全面实行上述两种方法的过渡期内，可将县直单位及乡镇等基层档案室向县档案馆移交档案的时间缩至两年，这样可减少归档文件档案的散缺与错位。