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摘要：随着经济社会的不断发展，企业在经营管理活动中，会遇到各种各样的经济事项，需要签订合同进行互相约束。本文以A企业合同管理审计中发现的问题，分析了其产生的原因，提出了相应的对策。
关键词： 合同管理 问题 对策
随着经济社会的不断发展，企业在经营管理活动中，会遇到各种各样的经济事项，需要签订合同进行互相约束，以维护企业的合法权益。企业合同能否依法订立和及时履行，直接关系到企业运作行为的法律评价和企业经营活动的最终成败。因此企业应该注重加强合同管理，适应不断变化的经营环境，有效提高企业经济效益。
一、 合同管理审计中发现的问题
企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止，不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理，以及合同归档的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的，各部门都要一起来管理，即合同的主管人员、执行人员、监督人员要各施其职，严格把关。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止，以防范合同执行中出现问题给公司造成损失的风险。
作为现代企业经济活动往来的重要依据和行事规范，企业能否对其合同实施有效管理，是决定企业经营成败的一种重要因素。合同管理是以合同为载体实现交易的事前管控，而一些企业中未认识到合同事前管控的重要性，仅把合同作为结算的工具。【1】
在从事审计工作过程中，我们曾经对A企业开展了为期两个月的合同管理专项审计工作。审计了550份合同包括工程合同、购销合同以及技术合同等。合同时间跨度为两年。A企业专门制定了合同管理办法，其根据《中华人民共和国合同法》等有关法律法规制定，从合同管理机构及职责、合同审查和签订、合同的履行、合同的变更和解除、合同纠纷的处理、合同台账及档案管理、监督与奖惩等七各方面规范了企业的合同管理内容，合同管理机构和人员能够按照该办法开展合同的各阶段工作。但是经审计发现，合同管理中存在诸多问题。
（一）合同订立中存在的问题
1、 合同审批表方面存在的问题
A企业签订合同需要先进行审批，合同审批表包括合同签订日期、审批日期、审批人签字、资金性质等内容。查阅合同时，发现存在合同签订日期在前审批在后的情况；合同审批表中存在审批人未签署审批日期的情况；合同审批表中审批人应签字未签字；合同审批表中资金性质填写不明确等问题。
2、律师审查意见书方面存在的问题
合同签订应由企业的法律顾问先行阅读合同文本，得到律师回复不存在法律风险方可签订合同。在审计中发现，近一半的合同律师审查意见书日期在合同签订日期之后；并且有少量合同没有律师审查意见书。
3、法人授权书方面存在的问题
若是由代理人签订合同，需要有法人授权书。在审计过程中发现：
（1）企业自身法人授权书存在的问题：企业签订合同，存在法人授权书授权日期在合同签订之后；部分合同超权限需法人授权，而无法人授权书；法人授权书中被授权人未签名或盖章；授权金额被涂改。
（2）对方法人授权书或委托书存在的问题：对方代理人签合同无法人授权书；授权书上法人应签字或盖章未签字或盖章；对方法人授权书单位盖章为该公司发票专用章。对方合同签订人名称与身份证和授权书名称不一致；对方法人授权书授权期限在合同签订日期之后；对方法人授权书上的法人与营业执照上的法人不一致。
4、对方主体资格证明资料方面存在的问题
与对方签订合同，需要查看对方的主题资格证明材料。在审计中发现，营业执照和相关资质未通过最近一次年检；营业执照复印件模糊不清，无法确定企业名称、法定代表人等信息；营业执照企业名称变更，仍使用变更前名称签署合同。
5、合同招投标方面存在的问题
公司对于需要招投标的业务和金额有详细的规定，但是查阅合同发现，部分合同超过公司规定标准应该采取招标方式的，未进行招标；不进行招标的应进行询价，未见询价资料；有的询价回函无对方单位盖章。
6、合同日期存在的问题
经过审计，发现部分合同签订日期未填写；极少合同签订日期早于对方公司成立日期。
（二）合同执行中存在的问题
企业应该遵循诚实信用原则严格履行合同，对合同履行实施有效监控，强化对合同履行情况和效果的检查、分析和验收，确保合同全面有效履行。但是，经审计发现，合同约定事项已经开始或已经验收，合同签订日期却在合同约定事项完成之后。
（三）合同归档和管理方面存在的问题
合同管理部门应该加强合同登记管理，充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更等情况，实行合同的全过程封闭式管理。A企业在合同归档和管理方面，存在合同档案有编号无合同资料；一个合同两个编号重复归档，以及不同合同编号重复的情况；合同档案管理中存在两个或多个合同内容归档互串或某合同内容装订到其他合同档案中的情况。
二、合同管理中存在问题的原因
合同管理中存在的问题大部分反映的都是事后合同。事后合同是指项目实施前未签订合同，在项目开始实施后，甚至项目完成后补签的合同。【2】事后合同和合同归档整理方面存在的问题原因主要是公司治理层和员工法律意识和责任感不强，内部控制措施执行不力，监督和惩罚措施不到位。
（一）企业内部员工法律意识和责任感不强。在行为心理学中，人们把一个人的新习惯或理念的形成并得以巩固至少需要21天的现象，称之为21天效应。在A企业两年合同的审计中，合同管理中存在的问题，是因为企业内部员工法律意识薄弱，责任感不强，不断地在工作中强化薄弱的法律意识和散漫的工作作风。导致合同管理问题长期存在。重生产经营而忽视了工作中先实施项目后补办手续的危害。只要公司制定好了内部控制制度，就一定要按照规定的程序执行，在一个又一个的合同签订和管理中认真履行，不能人为地去破坏它，一旦有特例，对于其他执行的员工正在增强的责任感无疑是一个重大的打击。 （二）企业内部控制程序失效。企业虽然制定了内部控制规范和手册，但是，该规定也是仅限于书本的规定，制定好后就束之高阁，实行执行工作的企业人员中部分人员对于这些规定并不知情。或者知道公司有规定，但不按照公司规定进行，而是随意颠倒合同申请、订立、审批程序，导致企业内部控制执行失效。
（三）监督和惩罚执行不到位。企业制定了合同管理的相关监督和惩罚措施，但是实际执行中，并未按照规定进行监督。
三、改善合同管理的对策
合同管理是企业管理的一项重要内容，合同管理不好，企业就难以管好，但是对合同的管理绝不仅仅是对合同文本的管理，合同的管理应当是全岗位、全过程的的事前管理，只有正确的认识合同管理，才能实现企业合同管理的目的，有效保障企业交易利益。【3】合同管理涉及到企业经营管理的各个环节，它既是基础管理，又是实效管理，可以说企业提高合同管理水平的过程就是企业不断提高经济效益的过程。对于审计中发现的问题，要及时认识和改正，不断提高合同管理水平。
（一）增强企业从治理层到员工的法律意识和责任感。
从行为心理学上，因为存在21天效应，对于企业的合同管理，要坚持按照合同管理的规定要求企业员工进行执行，对于合同管理中存在的问题零容忍，强化企业治理层和员工的行为，从心理上改变他们的意识，增强他们的责任感。对于例外情况应特事特批，不属于例外的坚决杜绝走例外程序。
（二）加强合同管理规章制度的宣传和学习
企业应该将与合同管理相关的法律法规制度统一梳理，下发各部门进行学习。宣传公司的规章制度，防止有些制度不能落实到人没有执行到位情况的发生。
（三）加强公司合同风险管理
严格按照法律法规制度的规定进行合同管理，应该招投标的一定要按照规定执行，应该询价的也要落实到位，使得定价透明，为公司节约资金。
各部门应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确。对于合同内容和授权书等内容不得随意涂改。合同主办部门审核对方主体资格时，应审查对方的身份证件、营业执照、资质证书、授权书等证明原件，确保对方证件有效，名称一致，防止合同无效，引发潜在风险。合同审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对方当事人是否具有履约能力等。
合同签署时，应关注对方合同签订人是否为企业的法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章。授权签署合同的，应当有授权委托书，并且保证授权委托书上的信息与营业执照信息、身份证信息与合同签名一致。
建立合同专用章保管制度【4】。保管人应当记录合同专用章使用情况以备查。
（四）健全考核和责任追究制度
健全公司合同管理的考核制度，定期对合同主办部门和相关部门进行考核，注意合同管理工作中是否有成绩、创新，是否存在违法、违规行为。对于合同管理突出的要制定相应的激励制度，并对好的工作方法进行大力推行；对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为，给企业造成经济损失或商业信誉损害的行为，应当追究有关机构或人员的责任。
加强企业合同管理，有利于企业的依法管理、依法经营，有利于企业的自我保护和企业合法权益的维护，有利于提高企业经济效益和社会效益，它将为企业不断发展壮大提供巨大的推动力。
参考文献
1、卢春伟.合同管理在企业管理中作用的应用研究[J].中国商界，2011 （1）：11.
2、王洋.A公司事后合同管理方案研究[D].大连理工大学.2013
3、朱全景.法律的契约性质与司法过程的价值实现[J].中国人民大学学报，2012 （11） ：121.
4、《企业内部控制应用指引第16号———合同管理》
关键词： 合同管理 问题 对策
随着经济社会的不断发展，企业在经营管理活动中，会遇到各种各样的经济事项，需要签订合同进行互相约束，以维护企业的合法权益。企业合同能否依法订立和及时履行，直接关系到企业运作行为的法律评价和企业经营活动的最终成败。因此企业应该注重加强合同管理，适应不断变化的经营环境，有效提高企业经济效益。
一、 合同管理审计中发现的问题
企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止，不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理，以及合同归档的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的，各部门都要一起来管理，即合同的主管人员、执行人员、监督人员要各施其职，严格把关。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止，以防范合同执行中出现问题给公司造成损失的风险。
作为现代企业经济活动往来的重要依据和行事规范，企业能否对其合同实施有效管理，是决定企业经营成败的一种重要因素。合同管理是以合同为载体实现交易的事前管控，而一些企业中未认识到合同事前管控的重要性，仅把合同作为结算的工具。【1】
在从事审计工作过程中，我们曾经对A企业开展了为期两个月的合同管理专项审计工作。审计了550份合同包括工程合同、购销合同以及技术合同等。合同时间跨度为两年。A企业专门制定了合同管理办法，其根据《中华人民共和国合同法》等有关法律法规制定，从合同管理机构及职责、合同审查和签订、合同的履行、合同的变更和解除、合同纠纷的处理、合同台账及档案管理、监督与奖惩等七各方面规范了企业的合同管理内容，合同管理机构和人员能够按照该办法开展合同的各阶段工作。但是经审计发现，合同管理中存在诸多问题。
（一）合同订立中存在的问题
1、 合同审批表方面存在的问题
A企业签订合同需要先进行审批，合同审批表包括合同签订日期、审批日期、审批人签字、资金性质等内容。查阅合同时，发现存在合同签订日期在前审批在后的情况；合同审批表中存在审批人未签署审批日期的情况；合同审批表中审批人应签字未签字；合同审批表中资金性质填写不明确等问题。
2、律师审查意见书方面存在的问题
合同签订应由企业的法律顾问先行阅读合同文本，得到律师回复不存在法律风险方可签订合同。在审计中发现，近一半的合同律师审查意见书日期在合同签订日期之后；并且有少量合同没有律师审查意见书。
3、法人授权书方面存在的问题
若是由代理人签订合同，需要有法人授权书。在审计过程中发现：
（1）企业自身法人授权书存在的问题：企业签订合同，存在法人授权书授权日期在合同签订之后；部分合同超权限需法人授权，而无法人授权书；法人授权书中被授权人未签名或盖章；授权金额被涂改。
（2）对方法人授权书或委托书存在的问题：对方代理人签合同无法人授权书；授权书上法人应签字或盖章未签字或盖章；对方法人授权书单位盖章为该公司发票专用章。对方合同签订人名称与身份证和授权书名称不一致；对方法人授权书授权期限在合同签订日期之后；对方法人授权书上的法人与营业执照上的法人不一致。
4、对方主体资格证明资料方面存在的问题
与对方签订合同，需要查看对方的主题资格证明材料。在审计中发现，营业执照和相关资质未通过最近一次年检；营业执照复印件模糊不清，无法确定企业名称、法定代表人等信息；营业执照企业名称变更，仍使用变更前名称签署合同。
5、合同招投标方面存在的问题
公司对于需要招投标的业务和金额有详细的规定，但是查阅合同发现，部分合同超过公司规定标准应该采取招标方式的，未进行招标；不进行招标的应进行询价，未见询价资料；有的询价回函无对方单位盖章。
6、合同日期存在的问题
经过审计，发现部分合同签订日期未填写；极少合同签订日期早于对方公司成立日期。
（二）合同执行中存在的问题
企业应该遵循诚实信用原则严格履行合同，对合同履行实施有效监控，强化对合同履行情况和效果的检查、分析和验收，确保合同全面有效履行。但是，经审计发现，合同约定事项已经开始或已经验收，合同签订日期却在合同约定事项完成之后。
（三）合同归档和管理方面存在的问题
合同管理部门应该加强合同登记管理，充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更等情况，实行合同的全过程封闭式管理。A企业在合同归档和管理方面，存在合同档案有编号无合同资料；一个合同两个编号重复归档，以及不同合同编号重复的情况；合同档案管理中存在两个或多个合同内容归档互串或某合同内容装订到其他合同档案中的情况。
二、合同管理中存在问题的原因
合同管理中存在的问题大部分反映的都是事后合同。事后合同是指项目实施前未签订合同，在项目开始实施后，甚至项目完成后补签的合同。【2】事后合同和合同归档整理方面存在的问题原因主要是公司治理层和员工法律意识和责任感不强，内部控制措施执行不力，监督和惩罚措施不到位。
（一）企业内部员工法律意识和责任感不强。在行为心理学中，人们把一个人的新习惯或理念的形成并得以巩固至少需要21天的现象，称之为21天效应。在A企业两年合同的审计中，合同管理中存在的问题，是因为企业内部员工法律意识薄弱，责任感不强，不断地在工作中强化薄弱的法律意识和散漫的工作作风。导致合同管理问题长期存在。重生产经营而忽视了工作中先实施项目后补办手续的危害。只要公司制定好了内部控制制度，就一定要按照规定的程序执行，在一个又一个的合同签订和管理中认真履行，不能人为地去破坏它，一旦有特例，对于其他执行的员工正在增强的责任感无疑是一个重大的打击。 （二）企业内部控制程序失效。企业虽然制定了内部控制规范和手册，但是，该规定也是仅限于书本的规定，制定好后就束之高阁，实行执行工作的企业人员中部分人员对于这些规定并不知情。或者知道公司有规定，但不按照公司规定进行，而是随意颠倒合同申请、订立、审批程序，导致企业内部控制执行失效。
（三）监督和惩罚执行不到位。企业制定了合同管理的相关监督和惩罚措施，但是实际执行中，并未按照规定进行监督。
三、改善合同管理的对策
合同管理是企业管理的一项重要内容，合同管理不好，企业就难以管好，但是对合同的管理绝不仅仅是对合同文本的管理，合同的管理应当是全岗位、全过程的的事前管理，只有正确的认识合同管理，才能实现企业合同管理的目的，有效保障企业交易利益。【3】合同管理涉及到企业经营管理的各个环节，它既是基础管理，又是实效管理，可以说企业提高合同管理水平的过程就是企业不断提高经济效益的过程。对于审计中发现的问题，要及时认识和改正，不断提高合同管理水平。
（一）增强企业从治理层到员工的法律意识和责任感。
从行为心理学上，因为存在21天效应，对于企业的合同管理，要坚持按照合同管理的规定要求企业员工进行执行，对于合同管理中存在的问题零容忍，强化企业治理层和员工的行为，从心理上改变他们的意识，增强他们的责任感。对于例外情况应特事特批，不属于例外的坚决杜绝走例外程序。
（二）加强合同管理规章制度的宣传和学习
企业应该将与合同管理相关的法律法规制度统一梳理，下发各部门进行学习。宣传公司的规章制度，防止有些制度不能落实到人没有执行到位情况的发生。
（三）加强公司合同风险管理
严格按照法律法规制度的规定进行合同管理，应该招投标的一定要按照规定执行，应该询价的也要落实到位，使得定价透明，为公司节约资金。
各部门应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确。对于合同内容和授权书等内容不得随意涂改。合同主办部门审核对方主体资格时，应审查对方的身份证件、营业执照、资质证书、授权书等证明原件，确保对方证件有效，名称一致，防止合同无效，引发潜在风险。合同审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对方当事人是否具有履约能力等。
合同签署时，应关注对方合同签订人是否为企业的法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章。授权签署合同的，应当有授权委托书，并且保证授权委托书上的信息与营业执照信息、身份证信息与合同签名一致。
建立合同专用章保管制度【4】。保管人应当记录合同专用章使用情况以备查。
（四）健全考核和责任追究制度
健全公司合同管理的考核制度，定期对合同主办部门和相关部门进行考核，注意合同管理工作中是否有成绩、创新，是否存在违法、违规行为。对于合同管理突出的要制定相应的激励制度，并对好的工作方法进行大力推行；对合同订立、履行过程中出现的违法违规行为，给企业造成经济损失或商业信誉损害的行为，应当追究有关机构或人员的责任。
加强企业合同管理，有利于企业的依法管理、依法经营，有利于企业的自我保护和企业合法权益的维护，有利于提高企业经济效益和社会效益，它将为企业不断发展壮大提供巨大的推动力。
参考文献
1、卢春伟.合同管理在企业管理中作用的应用研究[J].中国商界，2011 （1）：11.
2、王洋.A公司事后合同管理方案研究[D].大连理工大学.2013
3、朱全景.法律的契约性质与司法过程的价值实现[J].中国人民大学学报，2012 （11） ：121.
4、《企业内部控制应用指引第16号———合同管理》