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【摘 要】 工程招标代理行业是在市场经济发展过程中所诞生的一种公开的市场竞争机制，也是我国市场经济走向规范化的一个重要组成部分，在我国现阶段，信息管理在工程招投标代理中的运用不断的增多，基于此，本文就工程招标代理中的信息管理进行分析与研究。
【关键词】 工程招投标代理；信息管理；运用
引言：
信息管理为工程招标代理工作提供了一个解决传统弊病的全新思路与方法，加强工程招标代理中信息管理的具体运用，对于促进工程招标代理事业的和谐发展将起到关键的作用。本文简要地阐述了当前我国工程招标代理的弊病及其对于信息管理的主要需求，并尝试针对工程招标代理中信息管理的具体运用进行一定的分析和探讨。
一、招标代理机构与信息管理系统
招标代理机构的下列特点，决定了其实施信息系统有着广阔天地：
（一）行业法律法规严格。涉及招标投标的法律法规有《中华人民共和国招标投标法》、《机电产品国际招标投标实施办法》、《工程建设项目货物招标投标办法》、《工程建设项目施工招标投标办法》等等。
（二）程序规范。从接受委托到委托方和投标商签订合同所涉及的各个环节均可以录入电脑系统中进行管理，并且需要几方互动的环节，都可以在线沟通。在招标投标活动中，从招标委托、技术标书翻译、发布招标公告和出售标书、投标人投标、开标、评标、评标报告生成、评标报告审批流转、公示、发中标通知书到签订合同，每个环节都有严格的程序、规则，这些程序和规则具有法律拘束力，当事人不能随意改变。
（三）业务单一，但管理要求高。业务流程如上叙述，每一单都大致如此。此外，涉及的资金流也很单一：就是售标产生收入、保证金的收与退、佣金的收取，以及员工的报销。但是是否所有的佣金全部收取了；是否“保证金”都严格地一一对应进与出了，都需要考核。
（四）业务流量大。一个中小型招标公司每月就有近千张的凭证，而人员配置实在有限。
（五）扁平式管理及经营考核数据多。由于程序合法化要求很高，从接受项目委托一直到收妥招标佣金，进行项目最终归档等记录在案，都十分必要，不仅对进行基礎工作的每一名员工有此要求，就是相关部门经理也是监控对象，同时又不限于这部分，还有各种考核和量化的指标，这就要依赖电脑对员工工作的记录，以及对其进行整理、计算和分析出的各种数据，根据电脑提供的管理资料，来考核员工、来观察经营是否出现了风险等等。
（六）手工运转，弊病多。业务人员只能将其各自工作涉及的信息独立记录保存，这样数据不仅分散，无法共享，而且随着人员变动、时间流逝等保存的信息很容易丢失，最重要的是不能充分对这些信息进行处理，挖掘工作和业务各过往信息的价值。
二、运用信息管理系统开展招标工作
招标代理机构可将机构的运营流程看作是一个紧密连接的业务链和几大数据库的紧密结合，像委托方、投标商、专家库等，是计算机硬件和软件技术一体化的机构资源管理系统，是管理与技术的结合体，是一个较完整的集成化信息管理系统。严密的信息管理系统将企业内部所有资源整合在一起，对接受委托的市场开拓部、售标部、组织开标评标的业务部、财务、人力资源、办公室等机构部门及岗位进行规划，从而达到最佳资源组合，取得最佳效益。严密的信息管理系统通过接受委托、销售标书、组织开标评标、财务、采购集成，避免了数据的重复输入，提高了数据的准确性和一致性，实现了业务流、资金流、信息流的统一。整个系统所有的功能模块中所应用的数据都只能有一个数据入口，并且实现了数据的共享。数据来源的单一，使数据的正确性得到保证，从而在一定程度上保证了生成会计信息的可靠性。通过实现内部信息资源的共享，简化了工作程序，提高了工作效率。应用严密的信息管理系统后，相关人员通过电脑就可以查询企业的业务状况、业务流转情况和佣金收取现状，根据实际情况，就可以立即作出相应的决策，相关部门也可以立即采取行动安排新的工作计划。此外，严密的信息管理系统能够提供多种电子商务的应用，实现企业信息的开放式管理。
电子信息技术控制要求运用电于信息技术手段建立内部控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部控制的有效实施。
业务的各个流程，每个环节都充分利用电子信息的传递取代传统业务中人工的操作，不断将信息数据存储到企业数据库中，并使用专门的统计分析软件进行处理，提供内部报告，全面反映经济活动情况，以作为企业经营决策的重要依据。在制定了公司管理的游戏规则后，用信息化工具支撑，及时提供业务活动中的重要信息，增强内部管理的时效性和针对性，这样高层领导就可以即时、有效地了解公司真实的运营情况以及战略的执行情况了。
三、工程招标代理信息管理的具体应用
（一）工作流程和基本要求属于核心模块，主要功能包括招标项目策划、发布公告、编制文件、文件审查、网上预订开标厅、标书下载、澄清质疑回复、资料归档。招标全过程信息跟踪，做到即点即出的实时跟踪报表，按部门、按委托人、按项目的多条件选择，机构相关人员能够根据权限，查询到具体项目运行过程，公司领导能够实时掌握所有招标项目实际情况，总工办标书审查能够做到协同工作。
（二）业务数据库主要有行业信息库、工程项目信息数据库、投标人信息数据库和评委专家库。建立自己的市场信息数据库网络，动态掌握招标代理的内部信息、外部信息，做好各类信息资料的收集、分类、加工整理、储存、传递和利用等一系列工作。
（三）业务辅助系统依据公司发布的招标文件范本模板，自动生成相应招标文件；在线查询登记开标厅和评标室；开标文件、评标表格、初步审查、电子清标、报价对比等辅助生成。
依据公司发布的评标报告模板，自动生成相应评标报告文本；依据公司发布的模板，自动生成中标通知书、成交通知书、招标结果通知书，投标保证金收取退还记录查询。
（四）招标资料档案管理满足招标资料归档要求，针对业务实际情况，可实现全部资料归档、部分资料归档、欠缺资料动态催交、项目资料查询调用等管理要求。
（五）业务数据汇总统计分析查询模块应具备分类汇总统计、按条件查询不同业务数据功能，满足公司业务协调会议、业务调度会议、部门业务统计汇总、资质上报申请需要，数据应做到准确、统一。
（六）工程造价模块主要包括定额及其配套文件信、人工、材料及设备、机械台班等各种要素价格信息和各类工程造价指数。定额主要是现行的消耗量定额及其补充定额、定额解释等；配套文件主要是一些国家、地方的规费、税金等的调整文件。人工价格含各类工种、不同技术等级的劳动力市场价格信息；建材信息包含了建材及设备价格、市场行情、价格涨跌趋势、物价指数等，其价格可以分为出厂价、供应价、工地价、零售价、批发价等形式；机械台班价格主要是各类机械型号租赁的市场价格。
结束语：
随着社会科技的快速发展，招标代理机构应充分利用信息管理手段为企业服务，有效节约各项资源成本费用、提高运作效率，改善企业管理和运营水平，并最终帮助企业获得竞争力，最终实现平台统一、资源共享，为促进招投标工作的规范化、信息化建设发挥更加积极的作用，为促进招标代理行业的持续健康发展做出更大的贡献。
参考文献：
[1]阿永琴.招标代理中委托方失范行为及其控制研究[D].西安建筑科技大学，2009.
[2]乔璐.公路工程施工招标文件作业指导书编制研究[D].天津理工大学，2011.
[3]林艳，秦旋.工程招标委托代理关系中的激励与监督[J].武汉理工大学学报（信息与管理工程版），2008，06：964-968.
[4]洪江浩.我国建设工程招标代理发展现状及对策研究[D].四川大学，2007.
【关键词】 工程招投标代理；信息管理；运用
引言：
信息管理为工程招标代理工作提供了一个解决传统弊病的全新思路与方法，加强工程招标代理中信息管理的具体运用，对于促进工程招标代理事业的和谐发展将起到关键的作用。本文简要地阐述了当前我国工程招标代理的弊病及其对于信息管理的主要需求，并尝试针对工程招标代理中信息管理的具体运用进行一定的分析和探讨。
一、招标代理机构与信息管理系统
招标代理机构的下列特点，决定了其实施信息系统有着广阔天地：
（一）行业法律法规严格。涉及招标投标的法律法规有《中华人民共和国招标投标法》、《机电产品国际招标投标实施办法》、《工程建设项目货物招标投标办法》、《工程建设项目施工招标投标办法》等等。
（二）程序规范。从接受委托到委托方和投标商签订合同所涉及的各个环节均可以录入电脑系统中进行管理，并且需要几方互动的环节，都可以在线沟通。在招标投标活动中，从招标委托、技术标书翻译、发布招标公告和出售标书、投标人投标、开标、评标、评标报告生成、评标报告审批流转、公示、发中标通知书到签订合同，每个环节都有严格的程序、规则，这些程序和规则具有法律拘束力，当事人不能随意改变。
（三）业务单一，但管理要求高。业务流程如上叙述，每一单都大致如此。此外，涉及的资金流也很单一：就是售标产生收入、保证金的收与退、佣金的收取，以及员工的报销。但是是否所有的佣金全部收取了；是否“保证金”都严格地一一对应进与出了，都需要考核。
（四）业务流量大。一个中小型招标公司每月就有近千张的凭证，而人员配置实在有限。
（五）扁平式管理及经营考核数据多。由于程序合法化要求很高，从接受项目委托一直到收妥招标佣金，进行项目最终归档等记录在案，都十分必要，不仅对进行基礎工作的每一名员工有此要求，就是相关部门经理也是监控对象，同时又不限于这部分，还有各种考核和量化的指标，这就要依赖电脑对员工工作的记录，以及对其进行整理、计算和分析出的各种数据，根据电脑提供的管理资料，来考核员工、来观察经营是否出现了风险等等。
（六）手工运转，弊病多。业务人员只能将其各自工作涉及的信息独立记录保存，这样数据不仅分散，无法共享，而且随着人员变动、时间流逝等保存的信息很容易丢失，最重要的是不能充分对这些信息进行处理，挖掘工作和业务各过往信息的价值。
二、运用信息管理系统开展招标工作
招标代理机构可将机构的运营流程看作是一个紧密连接的业务链和几大数据库的紧密结合，像委托方、投标商、专家库等，是计算机硬件和软件技术一体化的机构资源管理系统，是管理与技术的结合体，是一个较完整的集成化信息管理系统。严密的信息管理系统将企业内部所有资源整合在一起，对接受委托的市场开拓部、售标部、组织开标评标的业务部、财务、人力资源、办公室等机构部门及岗位进行规划，从而达到最佳资源组合，取得最佳效益。严密的信息管理系统通过接受委托、销售标书、组织开标评标、财务、采购集成，避免了数据的重复输入，提高了数据的准确性和一致性，实现了业务流、资金流、信息流的统一。整个系统所有的功能模块中所应用的数据都只能有一个数据入口，并且实现了数据的共享。数据来源的单一，使数据的正确性得到保证，从而在一定程度上保证了生成会计信息的可靠性。通过实现内部信息资源的共享，简化了工作程序，提高了工作效率。应用严密的信息管理系统后，相关人员通过电脑就可以查询企业的业务状况、业务流转情况和佣金收取现状，根据实际情况，就可以立即作出相应的决策，相关部门也可以立即采取行动安排新的工作计划。此外，严密的信息管理系统能够提供多种电子商务的应用，实现企业信息的开放式管理。
电子信息技术控制要求运用电于信息技术手段建立内部控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部控制的有效实施。
业务的各个流程，每个环节都充分利用电子信息的传递取代传统业务中人工的操作，不断将信息数据存储到企业数据库中，并使用专门的统计分析软件进行处理，提供内部报告，全面反映经济活动情况，以作为企业经营决策的重要依据。在制定了公司管理的游戏规则后，用信息化工具支撑，及时提供业务活动中的重要信息，增强内部管理的时效性和针对性，这样高层领导就可以即时、有效地了解公司真实的运营情况以及战略的执行情况了。
三、工程招标代理信息管理的具体应用
（一）工作流程和基本要求属于核心模块，主要功能包括招标项目策划、发布公告、编制文件、文件审查、网上预订开标厅、标书下载、澄清质疑回复、资料归档。招标全过程信息跟踪，做到即点即出的实时跟踪报表，按部门、按委托人、按项目的多条件选择，机构相关人员能够根据权限，查询到具体项目运行过程，公司领导能够实时掌握所有招标项目实际情况，总工办标书审查能够做到协同工作。
（二）业务数据库主要有行业信息库、工程项目信息数据库、投标人信息数据库和评委专家库。建立自己的市场信息数据库网络，动态掌握招标代理的内部信息、外部信息，做好各类信息资料的收集、分类、加工整理、储存、传递和利用等一系列工作。
（三）业务辅助系统依据公司发布的招标文件范本模板，自动生成相应招标文件；在线查询登记开标厅和评标室；开标文件、评标表格、初步审查、电子清标、报价对比等辅助生成。
依据公司发布的评标报告模板，自动生成相应评标报告文本；依据公司发布的模板，自动生成中标通知书、成交通知书、招标结果通知书，投标保证金收取退还记录查询。
（四）招标资料档案管理满足招标资料归档要求，针对业务实际情况，可实现全部资料归档、部分资料归档、欠缺资料动态催交、项目资料查询调用等管理要求。
（五）业务数据汇总统计分析查询模块应具备分类汇总统计、按条件查询不同业务数据功能，满足公司业务协调会议、业务调度会议、部门业务统计汇总、资质上报申请需要，数据应做到准确、统一。
（六）工程造价模块主要包括定额及其配套文件信、人工、材料及设备、机械台班等各种要素价格信息和各类工程造价指数。定额主要是现行的消耗量定额及其补充定额、定额解释等；配套文件主要是一些国家、地方的规费、税金等的调整文件。人工价格含各类工种、不同技术等级的劳动力市场价格信息；建材信息包含了建材及设备价格、市场行情、价格涨跌趋势、物价指数等，其价格可以分为出厂价、供应价、工地价、零售价、批发价等形式；机械台班价格主要是各类机械型号租赁的市场价格。
结束语：
随着社会科技的快速发展，招标代理机构应充分利用信息管理手段为企业服务，有效节约各项资源成本费用、提高运作效率，改善企业管理和运营水平，并最终帮助企业获得竞争力，最终实现平台统一、资源共享，为促进招投标工作的规范化、信息化建设发挥更加积极的作用，为促进招标代理行业的持续健康发展做出更大的贡献。
参考文献：
[1]阿永琴.招标代理中委托方失范行为及其控制研究[D].西安建筑科技大学，2009.
[2]乔璐.公路工程施工招标文件作业指导书编制研究[D].天津理工大学，2011.
[3]林艳，秦旋.工程招标委托代理关系中的激励与监督[J].武汉理工大学学报（信息与管理工程版），2008，06：964-968.
[4]洪江浩.我国建设工程招标代理发展现状及对策研究[D].四川大学，2007.