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摘要：信息化的发展给传统档案工作理念、职责、方式和档案信息安全等多方面带来了严峻挑战，同时也给档案工作带来了难得的发展机遇。面对挑战和机遇，档案部门需要勇于应对，积极采取有效措施，推动档案工作转型升级。
关键词：档案信息化挑战机遇措施
信息技术的迅猛发展，引发了社会的急剧变化，各行各业在享受信息化发展带来各种便利的同时，也深切感受到了其所带来的剧烈冲击。档案行业亦不例外。传统档案工作正面临着前所未有的严峻挑战，同时，一个千载难逢的发展机遇也摆在我们面前。
信息化发展给档案工作带来的主要挑战
首先是给档案工作理念带来了挑战
传统档案工作认为，档案工作要以档案实体管理为中心，档案实体包括档案载体和档案信息，档案管理工作最终都要落到档案实体上。以纸质档案为例，档案信息固化在纸质介质上，档案载体和档案信息是不可分开的，具有唯一性。但随着信息化的发展特别是电子档案的出现，情况发生了变化。档案信息与载体介质不再密不可分，一份电子档案信息可以同时存储在硬盘、光盘、磁带等多种载体上。因此，人们更加关注的是电子档案信息的真实性和完整性，而不是电子档案存储载体的原始性。传统的以档案实体管理为中心的理念被现代的以档案信息管理为中心的理念所取代。如果继续沿用传统档案工作理念来管理电子档案，必然会出现诸多的不适应乃至无法管理的问题。
其次是给档案管理职责带来了挑战
在以往档案管理中，文件只有在归档之后才由档案部门进行管理，此前是由文件管理部门进行管理的。档案部门与文件管理部门的管理边界是十分清晰的。电子档案出现后，档案部门与文件管理部门的管理边界出现了交叉。这种交叉是由电子文件的特性带来的。大家知道，电子文件的格式要求和元数据采集等有赖于系统的设计，而系统的设计是在文件生成前进行的。这就使档案部门有机会在文件生成前的系统设计中，把档案管理的各项需求嵌入系统中，使电子文件转换成电子档案后满足档案管理的需要。因此对于电子文件，档案部门的管理职责要前移，要与文件管理部门协调统一，实现文档一体化。
再次是给档案管理方式带来了挑战
信息技术在档案工作中广泛而深入的应用，使档案工作从传统手工作坊式的实体管理向现代化的信息管理转变。传统档案管理主要是通过手工操作来完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等，管理者的工作量巨大，工作效率低下。而随着信息技术和设备的引进，我们可以将档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源合理的配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。这是一个完全依赖于信息技术的全新工作，也就是我们常说的档案管理信息化。为适应信息时代的要求，我们需要积极改变传统档案管理方式，不遗余力推进档案信息化建设不断向纵深发展，即从最初的仅仅作为传统档案工作的辅助手段，发展到通过不断改变、优化档案管理方法和流程而成为档案工作不可或缺的组成部分，再发展到成为档案工作未来发展方向的引领者。
第四是给档案信息安全带来了挑战
信息化发展在给档案部门带来无限便利的同时，也给档案信息安全带来了空前的严峻考验。在传统档案管理中，档案部门只要管好档案实体就行了。但在信息时代，由于电子档案的易复制和易修改等特性，其真实性保障面临考验；由于数字存储介质和网络存储设备的寿命“有限”，档案信息的长久存储面临考验；由于具有系统依赖性，应用系统和软件的不断升级、迁移，使档案信息的可用性面临考验；此外，病毒蔓延、黑客入侵等外来攻击行为，也使档案信息面临被窃取、篡改、泄露等诸多风险。
信息化发展给档案工作带来的主要机遇
信息化的不断发展，特别是新一轮信息技术的发展成熟，为我们更新档案管理理念、拓展档案管理职责、改进档案管理方式、推进档案工作的全面转型升级提供了坚实的保障。云技术的成熟，为实现对海量档案数据进行存储和处理提供了灵活、高效的计算环境；物联网的广泛应用，使我们对档案的智能接收、智能管理、智能保存和智能利用成为可能；移动互联网的快速发展，为社会公众更加方便地利用档案创造了条件；大数据的兴起，为深度挖掘档案信息资源潜在价值、充分发挥档案信息资源作用奠定了基础。
在信息时代，信息作为经济、社会发展的基本资源，已经成为时代的主题，掌握了信息资源就等于掌握了时代的决策中枢，就等于占领了时代的制高点。档案部门掌握着大量珍贵的一手档案信息，而这些档案信息是人类活动的真实记录，是人类智慧的结晶，是人类认识和把握客观规律的重要依据。作为人类发展丰富资源的掌控者，档案部门完全有机会在信息时代借助大数据技术而大有作为。
信息化的发展，还会使档案工作者力求将档案信息永远保存下去的夙愿得以实现。对传统档案而言，由于档案信息与档案载体的不可分离性，档案信息的保存年限基本决定于档案载体的寿命。而传统载体档案的寿命是有限的，迟早有一天会“灰飞烟灭”，档案信息也将会随之“烟消云散”。信息时代，虽然档案载体依然会有“寿终正寝”的一天，但我们可以通过信息技术在其消亡之前将其承载的档案信息完整、无损地拷贝至新的载体上，如此循环往复，从理论上来说，我们将可以实现档案信息的永久保存，档案工作者梦寐以求的永久保存档案信息的梦想将会变为现实，而人类的记忆将会永恒。
应对信息化发展采取的措施
首先，以更新理念为先导，科学谋划档案工作
在信息化发展的强烈冲击下，传统档案工作理念已经出现了严重的不适感。我们要及时转变以档案实体管理为中心的传统档案工作理念，实现档案工作在信息时代的“软着陆”，逐步减轻或消除不适感；我们还要树立以档案信息管理为中心的档案工作新理念，科学谋划新时期档案工作的新思路，持续增强档案工作与信息时代的融合度。
我们的视线不能始终停留在档案实体上，要适时转移视觉焦点，更加关注档案信息，竭力为确保档案信息的真实性和档案信息发挥作用、体现价值营造氛围和创造条件。我们要加强与文件管理部门的协同合作，保持高度协调统一，克服文件处理和档案管理“两张皮”现象，实现文件和档案的无缝转化。 我们的脚步也不能始终停留在档案库房里，要坚决走出去。我们要架起档案库与数据库之间的桥梁，变不动的“死档案”为流动的“活信息”，构建“不求档案所在、但求信息共享”的档案管理利用新格局。我们还要打通库房与社会之间的壁垒，更加充分地发挥档案信息对社会发展的作用，为民生提供更多的服务。
其次，以资源建设为核心，建设丰富的档案信息资源体系
在信息时代，信息已成为社会的核心资源和战略资源。谁拥有信息，谁就可以在时代发展中运筹帷幄，占据主动，否则将寸步难行。
档案承载着丰富的信息资源。构建档案信息资源体系，可以通过存量档案数字化和增量档案电子化得以实现。
在存量档案数字化方面，我们要在“全面数字化”战略指引下，全力推进传统载体档案数字化工作。档案的数字化，不仅方便于档案利用，更关乎于档案的寿命，所以我们将有计划、分步骤地把馆藏档案全部数字化。这一目标，我们有望在明年基本实现。
在增量档案电子化方面，我们将注重电子文件的收集和积累，及时把电子文件纳入归档范围，把电子档案纳入接收进馆范围，我们还要理顺电子文件管理工作体制和工作机制，为电子文件的收集和积累提供制度保障。
在推进档案信息资源体系建设过程中，我们还将逐步制定和完善相关标准，充分发挥标准的引领和支撑作用，不断规范和优化工作流程，确保档案信息资源的真实性、可用性和规范性。
再次，以数字档案馆建设为抓手，开创档案工作新局面
在数字档案馆建设中，我们将通过开发一套涵盖电子文件归档、电子档案移交、接收、存储、管理、利用等在内的综合应用系统，实现电子档案的在线移交接收和档案信息资源的高效管理、安全保存、有效整合和共享利用；我们将通过建立一套涵盖数字档案馆规划、设计、建设、运行和维护的标准规范体系，实现档案部门之间系统统一、数据统一、服务统一；我们还将通过建立一个内容全面、结构合理、存储高效、利用方便的档案信息资源库，实现档案信息资源的共建共享和“一站式”服务。
第四，以信息安全为准绳，构建牢固的档案信息安全管理体系
在档案信息化建设中，档案信息安全是最关键的问题之一。面对日益严峻的档案信息安全形势，我们将从不同层面和角度加强档案信息安全建设，努力构建起多层次、立体式的档案信息安全管理体系。
在安全教育方面，我们将利用一切可以利用的机会，持续灌输档案信息安全知识，强化和提升全体档案工作者的档案信息安全意识。
在制度建设方面，我们将建立全方位的安全制度，来堵塞档案信息安全漏洞，消除档案信息安全隐患。
在技术防范方面，我们将全面配置网关、防火墙等安全设备，为档案信息系统提供物理安全屏障。实行档案信息分级管理，根据档案信息的安全层级，分不同网络、系统进行存储、传输、管理、利用等。研究建立电子档案身份证系统，维护电子档案的真实性。采用数字签名、身份认证、访问控制等信息安全技术，将档案信息安全风险降到最低。
在安全存储方面，我们将制定并实施档案信息长期保存策略，定期开展档案信息检验、迁移，确保档案信息安全保管和长久保存。我们还将开展档案信息资源容灾备份，以确保在发生档案信息安全事故或自然灾害而造成本地档案信息资源毁灭时，能通过容灾备份数据进行恢复，以保证城市记忆的留存，避免档案信息的永久缺失。
总之，信息化的大潮已经奔涌而来，它给我们档案部门带来了严峻挑战，也带来了难得的机遇。面对挑战和机遇，置若罔闻，固步自封，必然被信息化的浪潮所淹没；只有积极应对，主动求变，才能抓住机遇，战胜挑战，迎来档案事业发展更美好的明天！
（王凯/摄）
关键词：档案信息化挑战机遇措施
信息技术的迅猛发展，引发了社会的急剧变化，各行各业在享受信息化发展带来各种便利的同时，也深切感受到了其所带来的剧烈冲击。档案行业亦不例外。传统档案工作正面临着前所未有的严峻挑战，同时，一个千载难逢的发展机遇也摆在我们面前。
信息化发展给档案工作带来的主要挑战
首先是给档案工作理念带来了挑战
传统档案工作认为，档案工作要以档案实体管理为中心，档案实体包括档案载体和档案信息，档案管理工作最终都要落到档案实体上。以纸质档案为例，档案信息固化在纸质介质上，档案载体和档案信息是不可分开的，具有唯一性。但随着信息化的发展特别是电子档案的出现，情况发生了变化。档案信息与载体介质不再密不可分，一份电子档案信息可以同时存储在硬盘、光盘、磁带等多种载体上。因此，人们更加关注的是电子档案信息的真实性和完整性，而不是电子档案存储载体的原始性。传统的以档案实体管理为中心的理念被现代的以档案信息管理为中心的理念所取代。如果继续沿用传统档案工作理念来管理电子档案，必然会出现诸多的不适应乃至无法管理的问题。
其次是给档案管理职责带来了挑战
在以往档案管理中，文件只有在归档之后才由档案部门进行管理，此前是由文件管理部门进行管理的。档案部门与文件管理部门的管理边界是十分清晰的。电子档案出现后，档案部门与文件管理部门的管理边界出现了交叉。这种交叉是由电子文件的特性带来的。大家知道，电子文件的格式要求和元数据采集等有赖于系统的设计，而系统的设计是在文件生成前进行的。这就使档案部门有机会在文件生成前的系统设计中，把档案管理的各项需求嵌入系统中，使电子文件转换成电子档案后满足档案管理的需要。因此对于电子文件，档案部门的管理职责要前移，要与文件管理部门协调统一，实现文档一体化。
再次是给档案管理方式带来了挑战
信息技术在档案工作中广泛而深入的应用，使档案工作从传统手工作坊式的实体管理向现代化的信息管理转变。传统档案管理主要是通过手工操作来完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等，管理者的工作量巨大，工作效率低下。而随着信息技术和设备的引进，我们可以将档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源合理的配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。这是一个完全依赖于信息技术的全新工作，也就是我们常说的档案管理信息化。为适应信息时代的要求，我们需要积极改变传统档案管理方式，不遗余力推进档案信息化建设不断向纵深发展，即从最初的仅仅作为传统档案工作的辅助手段，发展到通过不断改变、优化档案管理方法和流程而成为档案工作不可或缺的组成部分，再发展到成为档案工作未来发展方向的引领者。
第四是给档案信息安全带来了挑战
信息化发展在给档案部门带来无限便利的同时，也给档案信息安全带来了空前的严峻考验。在传统档案管理中，档案部门只要管好档案实体就行了。但在信息时代，由于电子档案的易复制和易修改等特性，其真实性保障面临考验；由于数字存储介质和网络存储设备的寿命“有限”，档案信息的长久存储面临考验；由于具有系统依赖性，应用系统和软件的不断升级、迁移，使档案信息的可用性面临考验；此外，病毒蔓延、黑客入侵等外来攻击行为，也使档案信息面临被窃取、篡改、泄露等诸多风险。
信息化发展给档案工作带来的主要机遇
信息化的不断发展，特别是新一轮信息技术的发展成熟，为我们更新档案管理理念、拓展档案管理职责、改进档案管理方式、推进档案工作的全面转型升级提供了坚实的保障。云技术的成熟，为实现对海量档案数据进行存储和处理提供了灵活、高效的计算环境；物联网的广泛应用，使我们对档案的智能接收、智能管理、智能保存和智能利用成为可能；移动互联网的快速发展，为社会公众更加方便地利用档案创造了条件；大数据的兴起，为深度挖掘档案信息资源潜在价值、充分发挥档案信息资源作用奠定了基础。
在信息时代，信息作为经济、社会发展的基本资源，已经成为时代的主题，掌握了信息资源就等于掌握了时代的决策中枢，就等于占领了时代的制高点。档案部门掌握着大量珍贵的一手档案信息，而这些档案信息是人类活动的真实记录，是人类智慧的结晶，是人类认识和把握客观规律的重要依据。作为人类发展丰富资源的掌控者，档案部门完全有机会在信息时代借助大数据技术而大有作为。
信息化的发展，还会使档案工作者力求将档案信息永远保存下去的夙愿得以实现。对传统档案而言，由于档案信息与档案载体的不可分离性，档案信息的保存年限基本决定于档案载体的寿命。而传统载体档案的寿命是有限的，迟早有一天会“灰飞烟灭”，档案信息也将会随之“烟消云散”。信息时代，虽然档案载体依然会有“寿终正寝”的一天，但我们可以通过信息技术在其消亡之前将其承载的档案信息完整、无损地拷贝至新的载体上，如此循环往复，从理论上来说，我们将可以实现档案信息的永久保存，档案工作者梦寐以求的永久保存档案信息的梦想将会变为现实，而人类的记忆将会永恒。
应对信息化发展采取的措施
首先，以更新理念为先导，科学谋划档案工作
在信息化发展的强烈冲击下，传统档案工作理念已经出现了严重的不适感。我们要及时转变以档案实体管理为中心的传统档案工作理念，实现档案工作在信息时代的“软着陆”，逐步减轻或消除不适感；我们还要树立以档案信息管理为中心的档案工作新理念，科学谋划新时期档案工作的新思路，持续增强档案工作与信息时代的融合度。
我们的视线不能始终停留在档案实体上，要适时转移视觉焦点，更加关注档案信息，竭力为确保档案信息的真实性和档案信息发挥作用、体现价值营造氛围和创造条件。我们要加强与文件管理部门的协同合作，保持高度协调统一，克服文件处理和档案管理“两张皮”现象，实现文件和档案的无缝转化。 我们的脚步也不能始终停留在档案库房里，要坚决走出去。我们要架起档案库与数据库之间的桥梁，变不动的“死档案”为流动的“活信息”，构建“不求档案所在、但求信息共享”的档案管理利用新格局。我们还要打通库房与社会之间的壁垒，更加充分地发挥档案信息对社会发展的作用，为民生提供更多的服务。
其次，以资源建设为核心，建设丰富的档案信息资源体系
在信息时代，信息已成为社会的核心资源和战略资源。谁拥有信息，谁就可以在时代发展中运筹帷幄，占据主动，否则将寸步难行。
档案承载着丰富的信息资源。构建档案信息资源体系，可以通过存量档案数字化和增量档案电子化得以实现。
在存量档案数字化方面，我们要在“全面数字化”战略指引下，全力推进传统载体档案数字化工作。档案的数字化，不仅方便于档案利用，更关乎于档案的寿命，所以我们将有计划、分步骤地把馆藏档案全部数字化。这一目标，我们有望在明年基本实现。
在增量档案电子化方面，我们将注重电子文件的收集和积累，及时把电子文件纳入归档范围，把电子档案纳入接收进馆范围，我们还要理顺电子文件管理工作体制和工作机制，为电子文件的收集和积累提供制度保障。
在推进档案信息资源体系建设过程中，我们还将逐步制定和完善相关标准，充分发挥标准的引领和支撑作用，不断规范和优化工作流程，确保档案信息资源的真实性、可用性和规范性。
再次，以数字档案馆建设为抓手，开创档案工作新局面
在数字档案馆建设中，我们将通过开发一套涵盖电子文件归档、电子档案移交、接收、存储、管理、利用等在内的综合应用系统，实现电子档案的在线移交接收和档案信息资源的高效管理、安全保存、有效整合和共享利用；我们将通过建立一套涵盖数字档案馆规划、设计、建设、运行和维护的标准规范体系，实现档案部门之间系统统一、数据统一、服务统一；我们还将通过建立一个内容全面、结构合理、存储高效、利用方便的档案信息资源库，实现档案信息资源的共建共享和“一站式”服务。
第四，以信息安全为准绳，构建牢固的档案信息安全管理体系
在档案信息化建设中，档案信息安全是最关键的问题之一。面对日益严峻的档案信息安全形势，我们将从不同层面和角度加强档案信息安全建设，努力构建起多层次、立体式的档案信息安全管理体系。
在安全教育方面，我们将利用一切可以利用的机会，持续灌输档案信息安全知识，强化和提升全体档案工作者的档案信息安全意识。
在制度建设方面，我们将建立全方位的安全制度，来堵塞档案信息安全漏洞，消除档案信息安全隐患。
在技术防范方面，我们将全面配置网关、防火墙等安全设备，为档案信息系统提供物理安全屏障。实行档案信息分级管理，根据档案信息的安全层级，分不同网络、系统进行存储、传输、管理、利用等。研究建立电子档案身份证系统，维护电子档案的真实性。采用数字签名、身份认证、访问控制等信息安全技术，将档案信息安全风险降到最低。
在安全存储方面，我们将制定并实施档案信息长期保存策略，定期开展档案信息检验、迁移，确保档案信息安全保管和长久保存。我们还将开展档案信息资源容灾备份，以确保在发生档案信息安全事故或自然灾害而造成本地档案信息资源毁灭时，能通过容灾备份数据进行恢复，以保证城市记忆的留存，避免档案信息的永久缺失。
总之，信息化的大潮已经奔涌而来，它给我们档案部门带来了严峻挑战，也带来了难得的机遇。面对挑战和机遇，置若罔闻，固步自封，必然被信息化的浪潮所淹没；只有积极应对，主动求变，才能抓住机遇，战胜挑战，迎来档案事业发展更美好的明天！
（王凯/摄）