论文部分内容阅读
摘要：在机关事业单位各项工作中，档案管理是重要的组成部分。档案管理中资源众多，关系到单位的发展。要积极改进档案管理，为各项工作提供及时、有效的信息和资源，这样方可指导工作顺利进行。机关事业单位要高度重视数字化档案管理，提高档案管理效率。
关键词：事业单位;数字化;档案管理
引言
在事业单位中，档案管理是一项非常重要的基础性工作。但是就其发展的工作现状来看，档案管理呈现出新的特点，并在工作中也存在着一定的不足，为了解决这些问题，事业单位要着眼于问题的本身，采取有效的工作措施进行管理。
1数字化档案管理的优势
1.1提高办公自动化水平，减少资源浪费
在机关事业单位档案管理工作中，传统的管理方式比较粗放，需要不断增设人员，定期更新管理软件和硬件设备，不仅会提高管理成本，还会影响档案管理效率的提升。在数字化档案管理模式下，档案可以摆脱传统纸质载体形式，以数字化方式储存在电脑中，便于随时调取和使用，可以节省许多空间，降低管理成本，还能够提高工作效率。
1.2保证档案得到充分利用，资源随时共享
数字化档案通过先进技术的处理后，可以及时得到归档与存储。机关事业单位对于档案资料的应用比较普遍，许多部门均需要通过调用、查询相应的档案资料指导工作。数字化档案管理可以为各部门随时提供及时有效的信息，为决策提供相应的参考依据。同时，数字化档案管理可以实现资源共享，便于人们在不同时间、不同地点随时使用和查阅信息[1] 。
1.3提高档案管理水平，提高人员综合素质
数字化档案管理可以有效提升机关事业单位的档案管理水平。由于档案管理工作需要借助先进的网络技术和计算机设备，因此，档案管理人员必须要有较高的素质与业务能力，熟练使用网络，正确操作计算机等设备，还要加强对设备的维护。随着数字化档案管理软件不断升级，档案管理人员要不断学习，与时俱进。
2事业单位在开展数字化档案管理中所面临的工作现状
2.1没有专门的管理人才作为工作的保障
数字化的档案管理，对管理人员有着更高的要求，需要管理人员既要懂管理业务，又要将其与数字化的技术结合起来，共同作用于档案管理中，但是就事业单位的情况来看，在配置管理人员方面还存在一定的不足，主要表现在很多工作人员没有将两者兼顾起来，有的工作人员除了管理档案之外，还要负责其他的工作业务，没有对档案的管理工作进行研究和仔细谋划。加之现在有的单位在对档案进行管理时，主要还是沿用传统的纸质管理的方式，工作人员对传统的纸质档案的管理比较了解，但是由于对数字化技术了解地不够深入，以至于在运用数字化技术进行档案管理还显得不够到位。
2.2档案管理的技术相对落后
在进行数字化档案管理时，数字化技术的应用是非常关键的。但是就工作开展的情况来看，数字化应用还存在不够理想的状态。这主要表现在有的单位在应用技术时，没有与时俱进地运用最新的技术，使得技术和档案管理之间存在着不匹配的现象，所应用的技术相对落后。[2] 再加上由于投入有限，一些管理上所用到的各种硬件设施也存在老化的现象，不能够进行有效地利用，这些老化的设备给档案管理人员在工作中带来了很多的不便。
3机关事业单位数字化档案管理工作提升措施
3.1提高安全防护技术，及时更新软硬件
要进一步提高安全防护技术，保证数字档案的安全。数字档案主要利用网络和计算机设备进行存储，因此，其安全必须要得到保证，否则一旦遭到黑客、病毒的攻击与入侵，就会给机关事业单位的各项工作造成不利的影响。因此，必须要结合实际情况，安装杀毒软件，设置防火墙，或者限制访问权限;定期更新数据库与病毒库，做好文件、档案的备份工作，一旦发生意外，也不会导致数据资料丢失。加强软件与硬件的更新和建设，提高技术水平，实现对档案资源的有效利用与共享。机关事业单位在重视数字化档案管理建设的基础之上，要加强对软硬件的定期维护和检查，了解其是否存在问题，及时更新，提高档案的利用率与使用安全。除了数字化档案之外，还要加强对传统档案的管理，这样就可以起到双保险作用，使数字化档案管理更有保障。
3.2进一步增强管理人员的素质和水平
在数字化技术的引导下，档案管理人员的业务素质特别是应用数字化的能力非常重要。所以事业单位要认真培养专业的管理人員，并不断提升管理人员的素质。具体表现在以下方面，首先，要给管理人员进行科学的培训。通过不同的培训形式，让管理人员学习最新的档案管理业务以及信息技术，并对管理人员掌握技能的情况开展科学、全面地考核，使得管理人员能够将培训收获的知识有效应用到管理中。
3.3完善档案管理制度，完善数字化管理体制
机关事业单位若要加强数字化档案管理，就要不断完善管理制度，结合本单位的实际情况，积极应用信息技术，保证本单位的档案管理与时代同步。保证档案的收集、整理、归档、录入等环节操作规范，以严格的制度为依据，使档案管理工作得到层层把关，并实现统一管理。进行档案调阅时，要严格按照制度和要求，不得有泄密、遗失等问题。在健全制度的同时，要制定数字化档案管理体制，结合本单位的工作情况和档案管理特点，使该体制能够方便档案管理，提高管理效率。要明确各项制度，将制度有效结合，保障档案使用安全，并得到保密。加强对文件集成档案一体化建设，需以信息资源安全为前提，有效发挥出软件和硬件的功效，提高办公效率，避免信息数据出现丢失、篡改等问题。[3] 还要保证数字化档案管理信息系统安全，避免出现病毒感染、黑客入侵等问题，明确权限。
3.4完善档案管理安全保密制度
在档案管理中，无论是个人信息和组织文件，都有一定的保密要求，如果信息泄露，可能会被不法分子利用，从而给档案所有者带来一定的危害，因此档案管理中必须建立安全保密制度。首先，针对不同的档案，设立不同级别的保密制度，并且建立相应的使用与管理权限进行配套，多方面确保信息的安全性。其次，工作人员应具备档案保密意识和安全意识，只有在切实需要时才能够打开所需要的信息。最后，对档案、系统进行加密处理，并定期维护和检查办公设施，及时排除安全隐患，确保档案信息安全。
结束语
在事业单位中，要对档案管理的新特点进行有效地研判，并对档案管理中呈现出的新的发展趋势进行认真研究部署。随着档案管理数字化的加剧，要进一步强化创新的工作理念，认真研究并部署档案管理的有效对策，实现数字化的发展方向。
参考文献：
[1] 张哲冰.机关事业单位数字化档案建设路径及研究[J].信息化建设，2015（12）：329.
[2] 吕秀玲，黄隽.对事业单位档案管理信息化建设的探讨[J].赤子（上中旬），2015（23）：229.
[3] 张倩.事业单位档案的数字化管理研究[J].才智，2014（20）：328.
（作者单位：青州市干部人事档案中心）
关键词：事业单位;数字化;档案管理
引言
在事业单位中，档案管理是一项非常重要的基础性工作。但是就其发展的工作现状来看，档案管理呈现出新的特点，并在工作中也存在着一定的不足，为了解决这些问题，事业单位要着眼于问题的本身，采取有效的工作措施进行管理。
1数字化档案管理的优势
1.1提高办公自动化水平，减少资源浪费
在机关事业单位档案管理工作中，传统的管理方式比较粗放，需要不断增设人员，定期更新管理软件和硬件设备，不仅会提高管理成本，还会影响档案管理效率的提升。在数字化档案管理模式下，档案可以摆脱传统纸质载体形式，以数字化方式储存在电脑中，便于随时调取和使用，可以节省许多空间，降低管理成本，还能够提高工作效率。
1.2保证档案得到充分利用，资源随时共享
数字化档案通过先进技术的处理后，可以及时得到归档与存储。机关事业单位对于档案资料的应用比较普遍，许多部门均需要通过调用、查询相应的档案资料指导工作。数字化档案管理可以为各部门随时提供及时有效的信息，为决策提供相应的参考依据。同时，数字化档案管理可以实现资源共享，便于人们在不同时间、不同地点随时使用和查阅信息[1] 。
1.3提高档案管理水平，提高人员综合素质
数字化档案管理可以有效提升机关事业单位的档案管理水平。由于档案管理工作需要借助先进的网络技术和计算机设备，因此，档案管理人员必须要有较高的素质与业务能力，熟练使用网络，正确操作计算机等设备，还要加强对设备的维护。随着数字化档案管理软件不断升级，档案管理人员要不断学习，与时俱进。
2事业单位在开展数字化档案管理中所面临的工作现状
2.1没有专门的管理人才作为工作的保障
数字化的档案管理，对管理人员有着更高的要求，需要管理人员既要懂管理业务，又要将其与数字化的技术结合起来，共同作用于档案管理中，但是就事业单位的情况来看，在配置管理人员方面还存在一定的不足，主要表现在很多工作人员没有将两者兼顾起来，有的工作人员除了管理档案之外，还要负责其他的工作业务，没有对档案的管理工作进行研究和仔细谋划。加之现在有的单位在对档案进行管理时，主要还是沿用传统的纸质管理的方式，工作人员对传统的纸质档案的管理比较了解，但是由于对数字化技术了解地不够深入，以至于在运用数字化技术进行档案管理还显得不够到位。
2.2档案管理的技术相对落后
在进行数字化档案管理时，数字化技术的应用是非常关键的。但是就工作开展的情况来看，数字化应用还存在不够理想的状态。这主要表现在有的单位在应用技术时，没有与时俱进地运用最新的技术，使得技术和档案管理之间存在着不匹配的现象，所应用的技术相对落后。[2] 再加上由于投入有限，一些管理上所用到的各种硬件设施也存在老化的现象，不能够进行有效地利用，这些老化的设备给档案管理人员在工作中带来了很多的不便。
3机关事业单位数字化档案管理工作提升措施
3.1提高安全防护技术，及时更新软硬件
要进一步提高安全防护技术，保证数字档案的安全。数字档案主要利用网络和计算机设备进行存储，因此，其安全必须要得到保证，否则一旦遭到黑客、病毒的攻击与入侵，就会给机关事业单位的各项工作造成不利的影响。因此，必须要结合实际情况，安装杀毒软件，设置防火墙，或者限制访问权限;定期更新数据库与病毒库，做好文件、档案的备份工作，一旦发生意外，也不会导致数据资料丢失。加强软件与硬件的更新和建设，提高技术水平，实现对档案资源的有效利用与共享。机关事业单位在重视数字化档案管理建设的基础之上，要加强对软硬件的定期维护和检查，了解其是否存在问题，及时更新，提高档案的利用率与使用安全。除了数字化档案之外，还要加强对传统档案的管理，这样就可以起到双保险作用，使数字化档案管理更有保障。
3.2进一步增强管理人员的素质和水平
在数字化技术的引导下，档案管理人员的业务素质特别是应用数字化的能力非常重要。所以事业单位要认真培养专业的管理人員，并不断提升管理人员的素质。具体表现在以下方面，首先，要给管理人员进行科学的培训。通过不同的培训形式，让管理人员学习最新的档案管理业务以及信息技术，并对管理人员掌握技能的情况开展科学、全面地考核，使得管理人员能够将培训收获的知识有效应用到管理中。
3.3完善档案管理制度，完善数字化管理体制
机关事业单位若要加强数字化档案管理，就要不断完善管理制度，结合本单位的实际情况，积极应用信息技术，保证本单位的档案管理与时代同步。保证档案的收集、整理、归档、录入等环节操作规范，以严格的制度为依据，使档案管理工作得到层层把关，并实现统一管理。进行档案调阅时，要严格按照制度和要求，不得有泄密、遗失等问题。在健全制度的同时，要制定数字化档案管理体制，结合本单位的工作情况和档案管理特点，使该体制能够方便档案管理，提高管理效率。要明确各项制度，将制度有效结合，保障档案使用安全，并得到保密。加强对文件集成档案一体化建设，需以信息资源安全为前提，有效发挥出软件和硬件的功效，提高办公效率，避免信息数据出现丢失、篡改等问题。[3] 还要保证数字化档案管理信息系统安全，避免出现病毒感染、黑客入侵等问题，明确权限。
3.4完善档案管理安全保密制度
在档案管理中，无论是个人信息和组织文件，都有一定的保密要求，如果信息泄露，可能会被不法分子利用，从而给档案所有者带来一定的危害，因此档案管理中必须建立安全保密制度。首先，针对不同的档案，设立不同级别的保密制度，并且建立相应的使用与管理权限进行配套，多方面确保信息的安全性。其次，工作人员应具备档案保密意识和安全意识，只有在切实需要时才能够打开所需要的信息。最后，对档案、系统进行加密处理，并定期维护和检查办公设施，及时排除安全隐患，确保档案信息安全。
结束语
在事业单位中，要对档案管理的新特点进行有效地研判，并对档案管理中呈现出的新的发展趋势进行认真研究部署。随着档案管理数字化的加剧，要进一步强化创新的工作理念，认真研究并部署档案管理的有效对策，实现数字化的发展方向。
参考文献：
[1] 张哲冰.机关事业单位数字化档案建设路径及研究[J].信息化建设，2015（12）：329.
[2] 吕秀玲，黄隽.对事业单位档案管理信息化建设的探讨[J].赤子（上中旬），2015（23）：229.
[3] 张倩.事业单位档案的数字化管理研究[J].才智，2014（20）：328.
（作者单位：青州市干部人事档案中心）