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人事档案利用工作是人事工作的重要环节，对开展人事工作起着基础性作用，同时，开展利用是人事档案管理的目的，是衡量人事档案管理水平的重要标准。随着事业单位改革的不断深入，人事工作的各个方面都面临新的挑战，在此背景下，对于如何做好事业单位人事档案利用工作，提出以下几点建议。
一、充分认识人事档案利用工作重要性
人事档案利用工作是人事档案管理工作的重要组成部分，也是人事档案管理的中心任务，其重要性具体体现在以下几个方面：
（一）做好人事档案利用工作，为建设高素质人才队伍服务
随着我国事业单位改革的深入开展，建设高素质人才队伍任务的不断紧迫，事业单位在用人机制方面进行着科学合理地改革创新，逐步实行聘任制度和岗位管理制度。在此过程中，人事档案因其真实性、权威性的特点而在人才队伍建设中起着无法替代的重要作用。人事档案记录的关于个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等，是历史的、全面的考察和选用人才的重要依据，是人才信息的重要载体，是选用和培养人才的重要途径。通过利用人事档案，为组织提供反映干部德、能、勤、绩、廉等方面的真实信息，以便更好地把握干部的综合素质、分析本单位人才队伍现状和特征、科学合理的配备和使用人才、预测人才需求并为制定符合本单位实际情况的人才规划、培养和提拔优秀人才提供重要依据，是人才队伍建设中的关键环节。
（二）做好人事档案利用工作，为维护建档对象的正当权益服务
人事档案是个人历史的原始记录，是维护个人正当权益的重要凭证。人事档案中记录的关于个人履历、学历学位、职务职称、工作表现、工资级别、政治面貌、奖惩记录等信息在个人晋升、工作调动、职称评聘、学习深造、退休、出国以及办理各类社会保险证明等一系列与建档对象切身利益密切相关的工作中发挥重要作用，通过规范合理地利用人事档案，可以保证建档对象的合法权益，同时也实现人事档案工作的社会服务功能。
（三）做好人事档案利用工作，有利于提升人事档案管理者的职业定位
长期以来，人事档案工作给人以封闭、被动的印象，其重要性无法与创造效益的工作相比，而且由于工作的特殊性和保密性，人事档案工作者也一直默默无闻，即使做出成绩也不为外界所了解。改善这种状况的途径是做好利用工作，通过利用人事档案，不仅实现了人事档案管理工作的价值，同时也体现出档案工作者的价值，促进人事档案部门与外界交流，形成让人事档案为辅助领导决策和保障群众权益服务、同时使外界了解和理解人事档案工作者的良性互动。
二、开展人事档案利用工作需要注意的问题
（一）加强保密意识
人事档案中往往包含着一些涉及党和国家的秘密以及个人隐私方面的信息，在开展档案利用工作时，人事档案工作者要以高度的政治使命感和职业责任感，加强保密意识，严格遵守党和国家的相关保密法规和单位的规章制度，正确处理好保密与利用的关系，将档案利用工作限制在规定的范围内，严格落实利用工作的逐级审批制度，采取有效手段，防止档案信息外泄。
（二）树立服务意识
人事档案利用工作的核心就是服务，因此，树立服务意识对顺利开展利用工作至关重要。不仅需要人事档案工作者勤奋踏实、爱岗敬业、耐心细心，更要深入研究利用工作，统计和分析利用需求、探索利用规律、做好利用预测，在工作中努力创新，力求使利用工作更加便捷、有效、准确，将利用服务工作由被动转为主动。
三、开展人事档案利用工作几点建议
（一）严格把关利用前的管理环节
对于开展人事档案利用前的各个环节要严格按照相关规定，进行规范化管理，做到收集全面，将能够反映和记录干部成长经历的有利用价值的材料收集齐全；鉴定准确，保证收集材料真实性，杜绝虚假材料进入档案；整理严谨细致、规范有序；加强保管，确保人事档案的完整和安全。
（二）建立和完善利用工作规章制度
建立和完善科学合理的人事档案利用制度，保证利用工作的制度化、规范化。具体内容应包括：对利用范围、批准权限、对利用者的身份要求、登记和归还手续、利用过程中的注意事项、保密要求以及外借复制规定等。
（三）运用信息技术手段，全面提升管理水平
随着信息化时代的到来和信息技术水平的不断提高，人事档案管理已全面进入信息化管理时代。在遵守各相关保密规定的基础上，不断加强人事档案管理的信息化建设，充分运用现代化技术和手段，建立新的人事档案利用工作模式，提升人事档案信息资源开发与利用效率，全面提高人事档案管理水平。
一是利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将纸质原件上的信息转化为数据，实现人事档案数字化存储，快速及时地进行人事档案的处理调整，加强人事档案信息的规范性，并有效地减轻人事档案工作者的劳动强度，提高工作效率。
二是通过建立人事档案信息数据库和管理系统，实现人事信息的海量存储、长期积累和有效更新，并保持人事档案的动态性、连续性和有效性。通过长期的积累，可以形成宝贵的人事信息数据，为职工培训计划、实施绩效管理以及领导决策支持提供有效的依据和帮助。
三是以网络和人事档案信息管理系统为基础，在安全保密、处理好使用权和管理权的基础上，逐步建立网络化的人事档案管理和服务体系。通过信息系统强大的检索、利用等功能，实现相关信息的快速检索与查询，大大提高档案信息的利用效率。
（四）加强人事档案管理人员的业务培训
人事档案管理工作是一项政策性、专业性较强的工作，需要管理人员具备过硬的政治素质、专业知识和爱岗敬业责任感，如何更好地开展人事档案利用工作更是人事档案管理人员综合素质的体现，因此要经常性的组织多种形式的业务培训，使人事档案管理人员能够及时掌握政策，不断掌握新的知识与技能，具备较强的学习能力，从容应对可能出现的新情况和新问题，充分发挥工作的积极性和创造性，更好地服务于人事档案利用工作。
人事部门要充分认识做好人事档案利用工作的重要性，根据人事档案利用工作的特点，正确处理好保密和利用的关系，运用现代化的技术手段和科学的管理模式提高人事档案利用工作的规范化和人性化程度，更好地体现出人事档案管理的总体水平，为事业单位更好发展服务。
一、充分认识人事档案利用工作重要性
人事档案利用工作是人事档案管理工作的重要组成部分，也是人事档案管理的中心任务，其重要性具体体现在以下几个方面：
（一）做好人事档案利用工作，为建设高素质人才队伍服务
随着我国事业单位改革的深入开展，建设高素质人才队伍任务的不断紧迫，事业单位在用人机制方面进行着科学合理地改革创新，逐步实行聘任制度和岗位管理制度。在此过程中，人事档案因其真实性、权威性的特点而在人才队伍建设中起着无法替代的重要作用。人事档案记录的关于个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等，是历史的、全面的考察和选用人才的重要依据，是人才信息的重要载体，是选用和培养人才的重要途径。通过利用人事档案，为组织提供反映干部德、能、勤、绩、廉等方面的真实信息，以便更好地把握干部的综合素质、分析本单位人才队伍现状和特征、科学合理的配备和使用人才、预测人才需求并为制定符合本单位实际情况的人才规划、培养和提拔优秀人才提供重要依据，是人才队伍建设中的关键环节。
（二）做好人事档案利用工作，为维护建档对象的正当权益服务
人事档案是个人历史的原始记录，是维护个人正当权益的重要凭证。人事档案中记录的关于个人履历、学历学位、职务职称、工作表现、工资级别、政治面貌、奖惩记录等信息在个人晋升、工作调动、职称评聘、学习深造、退休、出国以及办理各类社会保险证明等一系列与建档对象切身利益密切相关的工作中发挥重要作用，通过规范合理地利用人事档案，可以保证建档对象的合法权益，同时也实现人事档案工作的社会服务功能。
（三）做好人事档案利用工作，有利于提升人事档案管理者的职业定位
长期以来，人事档案工作给人以封闭、被动的印象，其重要性无法与创造效益的工作相比，而且由于工作的特殊性和保密性，人事档案工作者也一直默默无闻，即使做出成绩也不为外界所了解。改善这种状况的途径是做好利用工作，通过利用人事档案，不仅实现了人事档案管理工作的价值，同时也体现出档案工作者的价值，促进人事档案部门与外界交流，形成让人事档案为辅助领导决策和保障群众权益服务、同时使外界了解和理解人事档案工作者的良性互动。
二、开展人事档案利用工作需要注意的问题
（一）加强保密意识
人事档案中往往包含着一些涉及党和国家的秘密以及个人隐私方面的信息，在开展档案利用工作时，人事档案工作者要以高度的政治使命感和职业责任感，加强保密意识，严格遵守党和国家的相关保密法规和单位的规章制度，正确处理好保密与利用的关系，将档案利用工作限制在规定的范围内，严格落实利用工作的逐级审批制度，采取有效手段，防止档案信息外泄。
（二）树立服务意识
人事档案利用工作的核心就是服务，因此，树立服务意识对顺利开展利用工作至关重要。不仅需要人事档案工作者勤奋踏实、爱岗敬业、耐心细心，更要深入研究利用工作，统计和分析利用需求、探索利用规律、做好利用预测，在工作中努力创新，力求使利用工作更加便捷、有效、准确，将利用服务工作由被动转为主动。
三、开展人事档案利用工作几点建议
（一）严格把关利用前的管理环节
对于开展人事档案利用前的各个环节要严格按照相关规定，进行规范化管理，做到收集全面，将能够反映和记录干部成长经历的有利用价值的材料收集齐全；鉴定准确，保证收集材料真实性，杜绝虚假材料进入档案；整理严谨细致、规范有序；加强保管，确保人事档案的完整和安全。
（二）建立和完善利用工作规章制度
建立和完善科学合理的人事档案利用制度，保证利用工作的制度化、规范化。具体内容应包括：对利用范围、批准权限、对利用者的身份要求、登记和归还手续、利用过程中的注意事项、保密要求以及外借复制规定等。
（三）运用信息技术手段，全面提升管理水平
随着信息化时代的到来和信息技术水平的不断提高，人事档案管理已全面进入信息化管理时代。在遵守各相关保密规定的基础上，不断加强人事档案管理的信息化建设，充分运用现代化技术和手段，建立新的人事档案利用工作模式，提升人事档案信息资源开发与利用效率，全面提高人事档案管理水平。
一是利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术，将纸质原件上的信息转化为数据，实现人事档案数字化存储，快速及时地进行人事档案的处理调整，加强人事档案信息的规范性，并有效地减轻人事档案工作者的劳动强度，提高工作效率。
二是通过建立人事档案信息数据库和管理系统，实现人事信息的海量存储、长期积累和有效更新，并保持人事档案的动态性、连续性和有效性。通过长期的积累，可以形成宝贵的人事信息数据，为职工培训计划、实施绩效管理以及领导决策支持提供有效的依据和帮助。
三是以网络和人事档案信息管理系统为基础，在安全保密、处理好使用权和管理权的基础上，逐步建立网络化的人事档案管理和服务体系。通过信息系统强大的检索、利用等功能，实现相关信息的快速检索与查询，大大提高档案信息的利用效率。
（四）加强人事档案管理人员的业务培训
人事档案管理工作是一项政策性、专业性较强的工作，需要管理人员具备过硬的政治素质、专业知识和爱岗敬业责任感，如何更好地开展人事档案利用工作更是人事档案管理人员综合素质的体现，因此要经常性的组织多种形式的业务培训，使人事档案管理人员能够及时掌握政策，不断掌握新的知识与技能，具备较强的学习能力，从容应对可能出现的新情况和新问题，充分发挥工作的积极性和创造性，更好地服务于人事档案利用工作。
人事部门要充分认识做好人事档案利用工作的重要性，根据人事档案利用工作的特点，正确处理好保密和利用的关系，运用现代化的技术手段和科学的管理模式提高人事档案利用工作的规范化和人性化程度，更好地体现出人事档案管理的总体水平，为事业单位更好发展服务。