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内容摘要：档案是民事诉讼当中的一种重要证据形式，但其运用应当遵循法定的证据规则。档案证据只有在满足客观性、相关性和合法性之要求的基础上，经过正当的收集、审查和认定程序之后才能最终成为定案的根据。
关键词：档案证据、民事诉讼、证据规则
通常认为，证据就是能够用来证明特定事实的方式和手段，其之所以能够发挥证明作用就在于其能够记录、保存和重现特定事实发生时的相关信息。档案作为国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，无疑是一种非常重要的证据形式。不过，任何证据只有在符合法律规定的情况下才能在诉讼中得到充分、有效的运用。笔者在此略探有关档案证据在民事诉讼中的部分运用规则，以求指教。
1 档案证据的可采性规则
证据的可采性是指某个证据被允许在诉讼当中使用的资格，通常认为一个证据只有满足客观性、相关性和合法性的要求之后才能够在诉讼当中使用，档案证据也不例外。
1.1 档案证据必须同时在其表现形式和记录内容两个方面都符合客观性的要求。一方面，档案证据必须表现为一种客观的、能够被人们所感知和理解的外在形式。如果某些档案由于特定原因而表现为缩微存储、密码存储等形式的话，其必须经过技术处理转换为可被普通的裁判者和当事人所感知和理解的形式之后才能作为证据使用。另一方面，档案证据的内容必须具有客观现实的依据，那些只记录个人的臆断、猜测、假设、推理，以及无法核实其来源和根据的匿名消息、道听途说等内容的档案都不能作为证据使用。
1.2 档案证据还应当与案件的待证事实具有相关性，即对案件的处理结果具有实际的意义。对档案证据的相关性要求通常可以从三个方面加以考察：第一，该档案证据能够用来证明什么样的事实；第二，该被证明的事实对解决当前案件中的争议问题是否具有实际意义；第三，法律对某些档案证据的相关性问题是否有特殊的要求。例如，记录某人曾经因为酒后驾车而被罚款的行政处罚档案在该人与其亲属的继承权纠纷案件中就不具有相关性，而部分国家的法律还明确规定此类档案在证明该人在另外一起交通肇事案件中可能存在酒后驾车行为时不具有相关性，因此被禁止使用。
1.3 档案证据还必须符合法律允许采用证据的基本要求。虽然合法性是否属于证据的基本属性在学界还存在着广泛的争论，但合法性作为证据被允许采用所需满足的一个基本标准则已经取得了广泛的共识。根据合法性标准的一般要求，档案证据应当在以下几个方面符合相关法律的规定：第一，档案证据的制作主体必须合法。由于档案制作主体的素质直接决定着档案记录内容的真实性、完整性及规范性，只有合格主体所制作的档案材料才能产生相应的证明效力。一方面，所有制作档案的自然人都应当具备正常、完整的民事行为能力；另一方面，特定情况下法律还要求某些档案的制作主体只限于那些具有特定资格的人员，例如医疗事故纠纷中的医疗档案制作主体只能是合法从业的医务人员，而任何超越权限或擅自委托他人制造的档案材料都不能取得合法的证据资格。第二，档案证据的表现形式必须符合相关法律的规定。根据我国民事诉讼法第六十三条的规定，证据有下列几种：(一)书证； (二)物证； (三)视听资料； (四)证人证言；(五)当事人的陈述； (六)鉴定结论； (七)勘验笔录。档案材料只有在以上七种证据找到相应的表现形式之后才允许在民事诉讼中使用。此外，某些类型的档案证据还必须具备特定的格式，如某些档案材料必须经过合法公证之后才能正式生效。第三，档案证据的制作和取得过程必须符合相关法律的规定。科学、规范的制作程序是保障档案内容真实、有效的前提条件，因此只有在经过充分的调查、汇总、审核等法定程序之后形成的档案材料才能够得到司法机关的承认。另一方面，根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第六十八条的规定，“以侵害他人合法权益或者违反法律禁止性规定的方法取得的证据，不能作为认定案件事实的依据”，因此任何以非法手段，如窃取、抢夺、抢劫、诈骗等取得的档案证据都不允许使用。此外，根据我国《档案法》第二十四条的规定，“(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；……(四)违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；(五)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的”等情况都属于违法行为，甚至有可能构成犯罪，因此对于违反以上规定取得的档案证据仍然不能作为证据使用。
2 档案证据的取证规则
由于档案证据自身往往还具有一些特殊的公共价值，因此其在取得方面需要遵循部分特别的规则和程序，尤其是会受到有关国家档案管理部门所享有的巨大自由裁量的影响。
2.1 国家所有的档案，通常被保存在国家的档案馆和各机关单位的档案机构当中。根据我国《档案法》第十九条的规定，“中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案”。而根据《档案法实施办法》第二十二条的规定，“《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的档案”。可见，民事诉讼当中的任何一方当事人都可以依法阅览、复制和摘录已经开放的档案材料作为证据使用。不过，根据《档案法实施办法》第二十二条的规定，“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案，其他机关、团体、企业事业单位和组织以及中国公民需要利用的，须经档案保存单位同意”，即对于非开放的档案，诉讼当事人如果准备将其作为证据使用时就必须经过档案保存机关和单位的同意。然而，由于档案法及其实施细则都没有进一步明确规定档案保存机关和单位可以拒绝同意的法定理由，这就使得档案保存机关和单位在面对诉讼当事人的取证请求时拥有不受任何约束的单方自由裁量权。实践当中，一方面许多档案保存机关和单位为了避免麻烦一律不同意其他单位，尤其是普通公民个人要求利用非开放档案的申请，从而严重妨碍了诉讼当事人的正当取证权。另一方面，保存机关在非开放档案的利用方面所拥有的这份 完全垄断的自由裁量权无疑会引发巨大的道德风险，从而为权力的寻租和腐败创造条件。为了帮助解决普通的民事诉讼当事人在收集档案证据时可能遇到的困难，《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十七条规定，“符合下列条件之一的，当事人及其诉讼代理人可以申请人民法院调查收集证据：(一)申请调查收集的证据属于国家有关部门保存并须人民法院依职权调取的档案材料；(二)涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的材料”，这一规定无疑为普通当事人获取档案证据提供了新的途径。当然，这样的申请必须采用书面形式，其中应当载明被调查人的姓名或者单位名称、住所地等基本情况、所要调查收集的证据的内容、需要由人民法院调查收集证据的原因及其要证明的事实。此外，该申请的提交也不得迟于举证期限届满前七日。
2.2 由于集体所有和个人所有的档案的所有权并非属于国家和全体公民，因此对这类档案的使用将完全取决于档案的所有者。民事诉讼的当事人如果需要对这类档案进行调查取证的话，必须经过档案所有者的同意。不过，需要特别注意的是，根据我国《档案法实施办法》第十七条的规定，“属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者可以向各级国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让或者赠送的，必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准；严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送”。其第十九条同时又规定，“属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件，各级国家档案馆以及机关、团体、企业、事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，海关凭批准文件查验放行”。可见，一旦非国有主体所有的档案对国家和社会而言也具有相当程度的公共价值，则其所有者对此类档案证据的处分权将会受到特别的限制。一方面，档案的所有者被禁止向外国的诉讼当事人(无论其诉讼活动是否发生在中国境内)转让此类档案证据的原件；另一方面，在档案的所有者将此类档案证据的原件转让给其他我国的诉讼当事人，或我国的诉讼当事人准备将此类档案证据的原件或复印件在境外使用时都需要经过严格的审批程序。
3 档案证据的审查判断规则
在民事诉讼当中，被提取到的档案证据只有在经过法庭的审查判断之后才有可能正式成为认定案件事实的根据。
3.1 就审查判断档案证据的方法而言，根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第四十七条的规定，“证据应当在法庭上出示，由当事人质证。未经质证的证据，不能作为认定案件事实的依据。当事人在证据交换过程中认可并记录在卷的证据，经审判人员在庭审中说明后，可以作为认定案件事实的依据”。可见，除当事人双方正式记录认可的以外，所有的档案证据都必须经过双方当事人在法庭上的质证进行检验。需要特别注意的，即便是当事人申请由人民法院调取的档案证据，也应该作为申请一方当事人提供的证据在法庭上接受对方当事人的质证，那种由法院调取档案证据后不经质证直接使用的做法是违法的，该档案证据也不能作为定案的根据。此外，根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第四十八条的规定，“涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私或者法律规定的其他应当保密的证据，不得在开庭时公开质证”。对此条规定的正确理解应当是那些需要保密的档案证据仍然要经过质证，只不过法庭应当将质证转为在非公开审理的场合下进行。
3.2 审查判断档案证据的内容应当分为两个部分。前一个部分主要根据档案证据的可采性规则来决定特定的档案证据是否可以在诉讼中使用，重点考察档案证据是否符合客观性、相关性以及合法性的要求。后一个部分则审查判断某个被允许使用的档案证据究竟能够对当前案件中的待证事实起到多大的证明作用，即对档案证据之证明力的审查判断。根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第七十七条的规定，“人民法院就数个证据对同一事实的证明力，可以依照下列原则认定：……(二)物证、档案、鉴定结论、勘验笔录或者经过公证、登记的书证，其证明力一般大于其他书证、视听资料和证人证言”。不可否认，通常情况下档案证据与其他形式的证据相比具有稳定性、完整性、规范性等特征，因此往往具有更大的证明价值，但是明确规定档案的证明力要大于其他书证、视听资料和证人证言的证明力则显然具有法定证据制度的痕迹，这一规定无疑剥夺了法官根据个案情况来正常自由裁量的权力，同时也牺牲了在不同的个案中对具体真相的追求。事实上，任何证据的证明力都不仅仅取决于其形式，还取决于其形成的背景、内容以及与其他证据之间的关系，档案证据也不例外，因此对于档案证据，仍然应当由审判人员依照法定程序进行全面、客观的审核，并最终依据法律的规定，遵循法官职业道德，运用逻辑推理和日常生活经验对其证明力的大小独立进行判断，并公开判断的理由和结果。
此外，实践当中存在着档案证据的保管人本身就是诉讼当事人，而档案的内容又对该当事人不利的情况。如果当事人要求取得或公布该档案证据，其保管人往往会加以拒绝。根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第七十五条的规定，“有证据证明一方当事人持有证据无正当理由拒不提供，如果对方当事人主张该证据的内容不利于证据持有人，可以推定该主张成立”。因此，如果该档案证据的保管人无正当理由拒不提供该档案证据，法院可以直接做出该档案证据的内容不利于其保管人的推定。
关键词：档案证据、民事诉讼、证据规则
通常认为，证据就是能够用来证明特定事实的方式和手段，其之所以能够发挥证明作用就在于其能够记录、保存和重现特定事实发生时的相关信息。档案作为国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，无疑是一种非常重要的证据形式。不过，任何证据只有在符合法律规定的情况下才能在诉讼中得到充分、有效的运用。笔者在此略探有关档案证据在民事诉讼中的部分运用规则，以求指教。
1 档案证据的可采性规则
证据的可采性是指某个证据被允许在诉讼当中使用的资格，通常认为一个证据只有满足客观性、相关性和合法性的要求之后才能够在诉讼当中使用，档案证据也不例外。
1.1 档案证据必须同时在其表现形式和记录内容两个方面都符合客观性的要求。一方面，档案证据必须表现为一种客观的、能够被人们所感知和理解的外在形式。如果某些档案由于特定原因而表现为缩微存储、密码存储等形式的话，其必须经过技术处理转换为可被普通的裁判者和当事人所感知和理解的形式之后才能作为证据使用。另一方面，档案证据的内容必须具有客观现实的依据，那些只记录个人的臆断、猜测、假设、推理，以及无法核实其来源和根据的匿名消息、道听途说等内容的档案都不能作为证据使用。
1.2 档案证据还应当与案件的待证事实具有相关性，即对案件的处理结果具有实际的意义。对档案证据的相关性要求通常可以从三个方面加以考察：第一，该档案证据能够用来证明什么样的事实；第二，该被证明的事实对解决当前案件中的争议问题是否具有实际意义；第三，法律对某些档案证据的相关性问题是否有特殊的要求。例如，记录某人曾经因为酒后驾车而被罚款的行政处罚档案在该人与其亲属的继承权纠纷案件中就不具有相关性，而部分国家的法律还明确规定此类档案在证明该人在另外一起交通肇事案件中可能存在酒后驾车行为时不具有相关性，因此被禁止使用。
1.3 档案证据还必须符合法律允许采用证据的基本要求。虽然合法性是否属于证据的基本属性在学界还存在着广泛的争论，但合法性作为证据被允许采用所需满足的一个基本标准则已经取得了广泛的共识。根据合法性标准的一般要求，档案证据应当在以下几个方面符合相关法律的规定：第一，档案证据的制作主体必须合法。由于档案制作主体的素质直接决定着档案记录内容的真实性、完整性及规范性，只有合格主体所制作的档案材料才能产生相应的证明效力。一方面，所有制作档案的自然人都应当具备正常、完整的民事行为能力；另一方面，特定情况下法律还要求某些档案的制作主体只限于那些具有特定资格的人员，例如医疗事故纠纷中的医疗档案制作主体只能是合法从业的医务人员，而任何超越权限或擅自委托他人制造的档案材料都不能取得合法的证据资格。第二，档案证据的表现形式必须符合相关法律的规定。根据我国民事诉讼法第六十三条的规定，证据有下列几种：(一)书证； (二)物证； (三)视听资料； (四)证人证言；(五)当事人的陈述； (六)鉴定结论； (七)勘验笔录。档案材料只有在以上七种证据找到相应的表现形式之后才允许在民事诉讼中使用。此外，某些类型的档案证据还必须具备特定的格式，如某些档案材料必须经过合法公证之后才能正式生效。第三，档案证据的制作和取得过程必须符合相关法律的规定。科学、规范的制作程序是保障档案内容真实、有效的前提条件，因此只有在经过充分的调查、汇总、审核等法定程序之后形成的档案材料才能够得到司法机关的承认。另一方面，根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第六十八条的规定，“以侵害他人合法权益或者违反法律禁止性规定的方法取得的证据，不能作为认定案件事实的依据”，因此任何以非法手段，如窃取、抢夺、抢劫、诈骗等取得的档案证据都不允许使用。此外，根据我国《档案法》第二十四条的规定，“(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；……(四)违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；(五)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的”等情况都属于违法行为，甚至有可能构成犯罪，因此对于违反以上规定取得的档案证据仍然不能作为证据使用。
2 档案证据的取证规则
由于档案证据自身往往还具有一些特殊的公共价值，因此其在取得方面需要遵循部分特别的规则和程序，尤其是会受到有关国家档案管理部门所享有的巨大自由裁量的影响。
2.1 国家所有的档案，通常被保存在国家的档案馆和各机关单位的档案机构当中。根据我国《档案法》第十九条的规定，“中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案”。而根据《档案法实施办法》第二十二条的规定，“《档案法》所称档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已开放的档案”。可见，民事诉讼当中的任何一方当事人都可以依法阅览、复制和摘录已经开放的档案材料作为证据使用。不过，根据《档案法实施办法》第二十二条的规定，“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构保存的尚未向档案馆移交的档案，其他机关、团体、企业事业单位和组织以及中国公民需要利用的，须经档案保存单位同意”，即对于非开放的档案，诉讼当事人如果准备将其作为证据使用时就必须经过档案保存机关和单位的同意。然而，由于档案法及其实施细则都没有进一步明确规定档案保存机关和单位可以拒绝同意的法定理由，这就使得档案保存机关和单位在面对诉讼当事人的取证请求时拥有不受任何约束的单方自由裁量权。实践当中，一方面许多档案保存机关和单位为了避免麻烦一律不同意其他单位，尤其是普通公民个人要求利用非开放档案的申请，从而严重妨碍了诉讼当事人的正当取证权。另一方面，保存机关在非开放档案的利用方面所拥有的这份 完全垄断的自由裁量权无疑会引发巨大的道德风险，从而为权力的寻租和腐败创造条件。为了帮助解决普通的民事诉讼当事人在收集档案证据时可能遇到的困难，《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十七条规定，“符合下列条件之一的，当事人及其诉讼代理人可以申请人民法院调查收集证据：(一)申请调查收集的证据属于国家有关部门保存并须人民法院依职权调取的档案材料；(二)涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的材料”，这一规定无疑为普通当事人获取档案证据提供了新的途径。当然，这样的申请必须采用书面形式，其中应当载明被调查人的姓名或者单位名称、住所地等基本情况、所要调查收集的证据的内容、需要由人民法院调查收集证据的原因及其要证明的事实。此外，该申请的提交也不得迟于举证期限届满前七日。
2.2 由于集体所有和个人所有的档案的所有权并非属于国家和全体公民，因此对这类档案的使用将完全取决于档案的所有者。民事诉讼的当事人如果需要对这类档案进行调查取证的话，必须经过档案所有者的同意。不过，需要特别注意的是，根据我国《档案法实施办法》第十七条的规定，“属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者可以向各级国家档案馆寄存、捐赠或者出卖。向各级国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让或者赠送的，必须报经县级以上人民政府档案行政管理部门批准；严禁向外国人和外国组织出卖或者赠送”。其第十九条同时又规定，“属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件，各级国家档案馆以及机关、团体、企业、事业单位、其他组织和个人需要携带、运输或者邮寄出境的，必须经省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门审查批准，海关凭批准文件查验放行”。可见，一旦非国有主体所有的档案对国家和社会而言也具有相当程度的公共价值，则其所有者对此类档案证据的处分权将会受到特别的限制。一方面，档案的所有者被禁止向外国的诉讼当事人(无论其诉讼活动是否发生在中国境内)转让此类档案证据的原件；另一方面，在档案的所有者将此类档案证据的原件转让给其他我国的诉讼当事人，或我国的诉讼当事人准备将此类档案证据的原件或复印件在境外使用时都需要经过严格的审批程序。
3 档案证据的审查判断规则
在民事诉讼当中，被提取到的档案证据只有在经过法庭的审查判断之后才有可能正式成为认定案件事实的根据。
3.1 就审查判断档案证据的方法而言，根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第四十七条的规定，“证据应当在法庭上出示，由当事人质证。未经质证的证据，不能作为认定案件事实的依据。当事人在证据交换过程中认可并记录在卷的证据，经审判人员在庭审中说明后，可以作为认定案件事实的依据”。可见，除当事人双方正式记录认可的以外，所有的档案证据都必须经过双方当事人在法庭上的质证进行检验。需要特别注意的，即便是当事人申请由人民法院调取的档案证据，也应该作为申请一方当事人提供的证据在法庭上接受对方当事人的质证，那种由法院调取档案证据后不经质证直接使用的做法是违法的，该档案证据也不能作为定案的根据。此外，根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第四十八条的规定，“涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私或者法律规定的其他应当保密的证据，不得在开庭时公开质证”。对此条规定的正确理解应当是那些需要保密的档案证据仍然要经过质证，只不过法庭应当将质证转为在非公开审理的场合下进行。
3.2 审查判断档案证据的内容应当分为两个部分。前一个部分主要根据档案证据的可采性规则来决定特定的档案证据是否可以在诉讼中使用，重点考察档案证据是否符合客观性、相关性以及合法性的要求。后一个部分则审查判断某个被允许使用的档案证据究竟能够对当前案件中的待证事实起到多大的证明作用，即对档案证据之证明力的审查判断。根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第七十七条的规定，“人民法院就数个证据对同一事实的证明力，可以依照下列原则认定：……(二)物证、档案、鉴定结论、勘验笔录或者经过公证、登记的书证，其证明力一般大于其他书证、视听资料和证人证言”。不可否认，通常情况下档案证据与其他形式的证据相比具有稳定性、完整性、规范性等特征，因此往往具有更大的证明价值，但是明确规定档案的证明力要大于其他书证、视听资料和证人证言的证明力则显然具有法定证据制度的痕迹，这一规定无疑剥夺了法官根据个案情况来正常自由裁量的权力，同时也牺牲了在不同的个案中对具体真相的追求。事实上，任何证据的证明力都不仅仅取决于其形式，还取决于其形成的背景、内容以及与其他证据之间的关系，档案证据也不例外，因此对于档案证据，仍然应当由审判人员依照法定程序进行全面、客观的审核，并最终依据法律的规定，遵循法官职业道德，运用逻辑推理和日常生活经验对其证明力的大小独立进行判断，并公开判断的理由和结果。
此外，实践当中存在着档案证据的保管人本身就是诉讼当事人，而档案的内容又对该当事人不利的情况。如果当事人要求取得或公布该档案证据，其保管人往往会加以拒绝。根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第七十五条的规定，“有证据证明一方当事人持有证据无正当理由拒不提供，如果对方当事人主张该证据的内容不利于证据持有人，可以推定该主张成立”。因此，如果该档案证据的保管人无正当理由拒不提供该档案证据，法院可以直接做出该档案证据的内容不利于其保管人的推定。