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摘 要：目前企业进行档案管理一般执行的是双轨制管理机制，这是对档案采取纸质以及电子两种存储方式，并分别进行管理的机制。这是顺应大数据时代发展带来的信息化管理体系的趋势。电子档案是新时期档案的主要形式，资源来源广泛，储存方式多样，并且有一定的形成规律。而对于电子文件和信息来说，必须要通过归档处理才能变成电子档案，但是这项操作中存在一些问题需要解决。基于此，本篇文章讨论了电子档案资源的种类和形成规律，并探讨对其进行鉴定与归档的方法，分析归档管理中遇到的问题，最后提出如何提高电子档案的归档管理水平。
关键词：电子档案;归档管理
一、引言
电子档案是当前进行档案管理的主要形式，是利用计算机设备进行储存的方式，与纸质档案相对应。随着时代的发展，因为信息技术水平的提升，很多资料逐渐发展成电子化和数字化，而不是依靠纸质载体进行储存，这促使电子档案成为档案管理的主流。而当前来说，电子档案逐渐使用云存储的方式进行储存，更加方便，而且储存时间的持续性进一步提升。相对来说，电子档案的优势更为明显，管理起来也更加便利。归档操作就是对电子文件和信息转变成电子档案的必要操作，需要遵循一定的标准和要求，按照制度进行。但是因为各种因素的影响，在归档管理工作中，还存在一些问题，影响到归档管理工作的开展。本次研究主要是分析这方面的问题，并就问题提出科学的解决措施，致力于提升新时期电子档案的归档管理水平。
二、企业电子档案资源的种类和形成规律
企业发展过程中，电子档案资源也不断丰富，基本都是从生产活动中集中出现的，具体的种类很多，包括文书、合同、职工、财会等类型，其涉及的“档案源”也比较复杂，比如照片、影像图片等实体档案，还有电子化的档案信息，比如个人档案的电子版等，另外还有数据库文件等。企业中还拥有丰富的文书档案，比如各个会议的记录纪要、规章制度、督察检查巡察和迎检迎评的汇报材料、年度计划、总结、中长期发展规划、重要的请示及批复、干部人事任免和人员花名册等内部使用文件。
电子档案是在特定规律下形成的，主要从来源、结构和范围进行分析。从来源上说，企业的不同职能部门的不同岗位员工本身以及工作期间会产生各种资料，收集、整理和归并到一起后，就形成档案。随着时代的发展，档案来源不断变化，获取方式更加广泛，来源途径更加多样，所以需要以动态化的态度面对各种来源。从结构上说，最开始是甲骨文，之后发展出纸张，再发展出电子文件，这是档案结构的发展历程，这意味着档案是从单一到多样，随着档案结构的丰富，给档案人员管理也提出更高要求。从范围上说，横向覆盖范围逐渐扩大，纵向渗透范围也不断加深和扩张。
三、企业电子文件的鉴定与归档方法
1.鉴定方法。这项操作需要在资料归档之前进行，目的是明确档案资料的价值，方便进行电子档案的分类管理。对于企业产生的电子文件中，对企业发展有利用查询、保管等价值的文件，才有必要做成电子档案进行保存，其他重复性强、毫无意义的文件直接就可以删除。进行鉴定还需要判断文件的真伪。主要是认定文件是否是当时当人当事形成的，是否是原始文件。一般企业的档案部门保管的电子档案，都是文件原件的扫描保存或自身转变成电子形式进行保存，否则会失去储存价值。归档时还需要区别出原件与复印件，企业需要将原件归档，保证电子文件的原始性，确保其可以作为凭证和依据。另外鉴定工作还需要评价具体资料的完整性，包括需要归档的资料本身是否齐全、数据完整，且文件与电子化软件的连接有效，以确保电子文件的完整。比如说一些需要保存的历史记录，或者作为凭证依据的电子单据、证书等，就要求完整性且具备档案的应有属性，并可以作为档案进行储存。
2.归档方法。对于具体的归档操作，要先编好文件的顺序，明确具体的保管期限，之后按规定和程序进行移交操作。就目前来说，电子文件的归档方法有两种，软盘归档和网络置换归档，前者是借助打字机中的文件软盘或没有联网的软盘，编号之后，录入文件信息，方便查询。后者是提前告知管理部门做好相应的置换工作，然后在移交操作中由文件管理部门利用网络向档案部门传送档案文件以及移交相应的管理权，其间所有的电子文件归档需要打印出目录进行备份，如果是特别重要的电子文件，还要打印备份，复制到软盘中储存。最后交接方按规定进行交接手续并签字负责。
另外，对于其中的电子信息，需要进行归档操作处理之后才能作为电子档案进行管理，否则就只是一种电子文件。归档操作處理流程是将每份电子信息装订成档案基本单位，然后设定本质上是元数据的电子封面，这些操作都需要按标准进行。
四、企业电子档案在归档管理中遇到的问题
1.管理制度不健全。企业在电子档案管理中制定的归档管理制度并不全面，存在一些缺漏。比如对于归档范围责任主体的界定不明确，这可能导致追责时无法确定责任人;归档方法标准不全面，使得获得的电子档案存在一些差异性，难以统一储存;电子档案形式不统一，同一介质的文件有多种形式，导致重复归档处理，造成资源的浪费;当前使用的归档管理制度大部分都没有及时更新，无法适应社会形势的发展，难以满足当前企业发展进行电子档案归档管理的需求。
2.对设备和技术的依赖性较强。当前多媒体技术的发展十分快速，这使得电子档案面对的技术环境因素更加复杂。而其存储必须借助特殊的设备进行，包括对信息的读取和传输也需要利用特定设备实现。因为电子技术的快速发展，电子档案进行存储的载体也需要随之发展，过去使用的载体在快速发展的读取技术下，可能不长时间就没有设备可以支持读取功能，导致档案信息出现空白和缺失。假如单纯进行文字处理，进行电子化管理比较简单，标准化水平也很高，技术上的要求较低，不需要特别先进的技术就可实现。但多媒体化的快速发展，意味着电子文件结构更加复杂，信息来源和形式都多样化，成为一种集合体，处理有一定难度。比如在字处理文本上，工作人员可以直接进行签字，或者直接声音批示，按照不同处理方法放置到不同的数据库或载体中。另外，技术更新速度太快，也导致其中的非标准信息增加，进行归档处理的难度增加，这意味着需要在电子化环境中才能实现对电子档案的可读性。 3.对管理人员的要求高。进行电子档案的归档管理，对于工作人员的素质要求较高。工作人员不仅需要有一定水平的档案管理专业知识和技能，还要有较高的信息化水平，能够有效处理电子文件的归档工作，可以将文件信息转化成电子档案进行管理。而对于电子档案的归档管理，需要遵循相应的管理标准，科学设计管理体系，同时也要保证档案的安全性和保密性。这些都需要先进技术和设备的支持才能实现，要求工作人员熟练掌握这些技术设备。但实际上，企业中的档案人员大部分都拥有高水平的档案专业知识和技能，但对于电子档案的信息化处理方面的技术水平较差，无法保证顺利进行电子档案的归档管理。
4.人為因素的影响。由于电子档案本身的特殊性，其形成和归档操作是在应用过程中完成的，其中的档案信息大部分经批准是可以查询的，部分档案信息还支持共享。但是在管理过程中，很多档案信息可以人为修改，影响到信息的安全、完整和真实性，尤其是企业的档案管理人员流动性较大的情况下，如果做不好工作的交接，很容易导致档案资料的损毁、遗失、篡改等问题，难以准确判断档案资料的真实和原始性。另外，电子档案的归档工作本身比较隐蔽，对于相关人员开展监督工作来说是一项难题，仅靠职业道德约束难以起到长期和显著的效果。另外，还有部分违法人员比如黑客等，可能对企业档案系统进行攻击，以获取想要的档案信息，这样也威胁到电子档案的安全性。
五、提高企业电子档案归档管理水平的有效措施
1.构建完善的电子档案归档制度。开展电子档案归档工作时，企业的档案部门要坚持以人为本的原则，培养拥有高水平职业素质和专业素质的档案管理团队，同时构建完善的管理制度，对归档管理操作进行规范和约束，从而及时发现工作中的问题，及时进行解决。电子档案管理部门开展归档管理工作，需要坚持做到几项内容：一是培养管理人员的信息化意识，认识到电子档案的重要性，认识到电子档案归档方法的合理选择标准，能够按照归档管理制度对电子文件和信息进行归档管理。尤其是大部分档案管理人员对传统观念的依赖较强，信息化观念不足，对于过去的档案管理机制和方法存在很大的依赖性。基于此，在信息化技术的支持下，电子档案归档部门需要培养工作人员的信息化意识，要求档案管理人员充分认识电子归档的重要性，掌握先进的电子档案处理技术，知晓如何对电子信息和文件进行归档处理，以提升工作效率和积极性。二是健全归档管理制度。对于电子文件和信息，必须经过归档处理才能形成电子档案，所以需要建立一套切实可行的电子档案归档管理制度，作为工作的理论依据，这也可以帮助提升管理效率，降低人为失误的概率。三是强化归档管理制度的落实，只有制度得到贯彻落实，归档工作才能保证规范性和有序性，所以要求档案管理部门关注监管机制的建设，借助信息化系统，实现对归档操作的动态监管，促使归档管理制度落到实处，这也是提高工作效率的前提。
2.建立档案管理信息化平台。对于电子档案的管理，需要构建独立的、可以实际应用的电子化平台，支持对各种实体化和虚拟化的档案实施管理。这里需要注意的是，管理对象不仅是档案中的电子信息，还需要实现将实体档案转变成电子形式，以及实现双方之间的关联管理。考虑电子文件需要经过归档操作才能形成电子档案，所以企业需要建立信息化平台，利用平台进行电子文件的鉴定归档操作。这包括：利用影像学技术将纸质档案转化成电子信息，经过归档操作后形成电子档案;将获得的电子信息进行凭证化处理，形成档案并独立出来，建立起有效力的，具备可读性的资料。企业需要统一各个部门的电子档案入口，借助条形码技术、影像学技术等，将不同介质、类别的资料进行处理，转换成统一的入口文件，以最小单位用统一的格式存储，保证可追溯性。平台要支持对其内容进行统一、规范、流程化的归档处理，同时也支持其他环节的管理，并支持对资料传输痕迹的记录与查询等。平台还要求支持新业务的加载，对于归档处理来说，就是要求支持新形式的电子文件、信息以及归档处理标准新要求的加载，做到与时俱进，保证电子档案的归档管理可以满足时代发展带来的需求变化。
3.解决好电子文件的载体保存问题。从理论上分析，电子文件使用磁性载体，一般可以实现永久性保存，因为这类载体支持对信息的无接触式读取，不会出现载体磨损问题。而且信息记录到介质层上可以被密封在塑料保护层内，也不会受到外界磁场的影响，不会受到环境中灰尘、水分及有害气体的侵害。在这里，说明电子档案的载体，特别是磁性载体会受到保存环境的影响，所以档案管理人员需要经过多样化的手段，定期检测、拷贝存储的所有电子档案，查看是否出现损坏、没磁等问题。在对电子文件进行归档处理时，要注意同时检查载体是否存在异常问题，包括外表是否变形、有污垢等;还要开展逻辑检测工作，利用相关的检测软件获取载体信息并校验，分析是否存在读取异常。
另外，对于电子档案的归档处理，还要加强存储设备和档案的安全性管理。保证电子信息的安全是进行归档处理和后期存储管理的关键。对此，首先需要选择合适的储存设备，并建立电子信息安全防护系统，配合周密的网络安全防护措施，以及科学的维护管理措施，避免出现病毒木马入侵等问题，做好电子文件和档案的安全管理。同时，考虑企业是利用信息系统进行电子档案管理，需要在系统中对使用人员权限等级制度，实行实名制，对于共享的文件也要求有批准才能进入查看。
4.创新归档管理方法。进行电子文件的归档处理，需要保证获得的电子档案的原始性。如果遇到情况特殊的电子档案，需要在原始格式基础上进行还原显示。一般来说需要将电子文件的原件或真实文件进行归档处理和储存，所以要注意对原件与复印件进行区别鉴定，重点将原件归档，保证电子档案的原始性。通常的做法有：将电子档案及其相关的软件和应用系统一并存储;对原始档案的电子图像进行存储;对电子档案的打印、输出加以存储。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
5.提升档案管理人员素质。进行电子档案的归档管理，还要重视提升档案管理人员的综合素质，尤其是信息化水平要进行提升。档案管理人员要求有高水平的档案管理专业知识和技能以及较高水平的信息化水平，能够有效将文件信息转化成电子档案进行管理。所以，企业档案部门要加强对档案管理人员的培训，重点关注对于电子档案归档管理的专业培训，提升档案管理人员的归档处理水平，了解电子档案的重要性。除了专业能力水平的提升，档案部门还要关注档案管理人员责任感和安全感的培训，保证他们对工作认真负责，不会私自修改档案资料信息，能妥善保证电子档案的完整性。档案部门经常进行组织学习、专业知识讲座、相关知识竞赛等等多种学习方式。档案管理人员自身也要加强学习，及时更新知识储备，关注信息技术的发展动态，适应电子档案归档管理工作现代化的需求。
六、结语
档案是社会精神文明和物质文明建设的重要依据，是人类开展工作和实施研究的基础资料，也是人类智慧的结晶。档案工作对于推动社会发展，总结历史经验，开展科学研究等有积极意义，所以要重视档案资料的归档工作。而信息时代的到来，使得档案形式转变成电子形式，大部分档案都成为电子档案，这就需要档案管理人员与时俱进，做好电子档案的归档工作。基于此，企业需要明确归档工作中存在的问题，进行深入分析和解决，通过多样化措施，做好电子档案的归档管理工作。
参考文献：
[1]李 妍.谈企业电子档案的归档管理[J].科学与信息化，2017
[2]徐佳.企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策研究[J].中国金属通报，2020
[3]冷红.谈企业电子档案的归档管理[J].办公室业务，2018
[4]穆晓腾.谈企业电子档案的归档管理[J].中小企业管理与科技，2017
（作者单位：宁海县水务集团有限公司）
关键词：电子档案;归档管理
一、引言
电子档案是当前进行档案管理的主要形式，是利用计算机设备进行储存的方式，与纸质档案相对应。随着时代的发展，因为信息技术水平的提升，很多资料逐渐发展成电子化和数字化，而不是依靠纸质载体进行储存，这促使电子档案成为档案管理的主流。而当前来说，电子档案逐渐使用云存储的方式进行储存，更加方便，而且储存时间的持续性进一步提升。相对来说，电子档案的优势更为明显，管理起来也更加便利。归档操作就是对电子文件和信息转变成电子档案的必要操作，需要遵循一定的标准和要求，按照制度进行。但是因为各种因素的影响，在归档管理工作中，还存在一些问题，影响到归档管理工作的开展。本次研究主要是分析这方面的问题，并就问题提出科学的解决措施，致力于提升新时期电子档案的归档管理水平。
二、企业电子档案资源的种类和形成规律
企业发展过程中，电子档案资源也不断丰富，基本都是从生产活动中集中出现的，具体的种类很多，包括文书、合同、职工、财会等类型，其涉及的“档案源”也比较复杂，比如照片、影像图片等实体档案，还有电子化的档案信息，比如个人档案的电子版等，另外还有数据库文件等。企业中还拥有丰富的文书档案，比如各个会议的记录纪要、规章制度、督察检查巡察和迎检迎评的汇报材料、年度计划、总结、中长期发展规划、重要的请示及批复、干部人事任免和人员花名册等内部使用文件。
电子档案是在特定规律下形成的，主要从来源、结构和范围进行分析。从来源上说，企业的不同职能部门的不同岗位员工本身以及工作期间会产生各种资料，收集、整理和归并到一起后，就形成档案。随着时代的发展，档案来源不断变化，获取方式更加广泛，来源途径更加多样，所以需要以动态化的态度面对各种来源。从结构上说，最开始是甲骨文，之后发展出纸张，再发展出电子文件，这是档案结构的发展历程，这意味着档案是从单一到多样，随着档案结构的丰富，给档案人员管理也提出更高要求。从范围上说，横向覆盖范围逐渐扩大，纵向渗透范围也不断加深和扩张。
三、企业电子文件的鉴定与归档方法
1.鉴定方法。这项操作需要在资料归档之前进行，目的是明确档案资料的价值，方便进行电子档案的分类管理。对于企业产生的电子文件中，对企业发展有利用查询、保管等价值的文件，才有必要做成电子档案进行保存，其他重复性强、毫无意义的文件直接就可以删除。进行鉴定还需要判断文件的真伪。主要是认定文件是否是当时当人当事形成的，是否是原始文件。一般企业的档案部门保管的电子档案，都是文件原件的扫描保存或自身转变成电子形式进行保存，否则会失去储存价值。归档时还需要区别出原件与复印件，企业需要将原件归档，保证电子文件的原始性，确保其可以作为凭证和依据。另外鉴定工作还需要评价具体资料的完整性，包括需要归档的资料本身是否齐全、数据完整，且文件与电子化软件的连接有效，以确保电子文件的完整。比如说一些需要保存的历史记录，或者作为凭证依据的电子单据、证书等，就要求完整性且具备档案的应有属性，并可以作为档案进行储存。
2.归档方法。对于具体的归档操作，要先编好文件的顺序，明确具体的保管期限，之后按规定和程序进行移交操作。就目前来说，电子文件的归档方法有两种，软盘归档和网络置换归档，前者是借助打字机中的文件软盘或没有联网的软盘，编号之后，录入文件信息，方便查询。后者是提前告知管理部门做好相应的置换工作，然后在移交操作中由文件管理部门利用网络向档案部门传送档案文件以及移交相应的管理权，其间所有的电子文件归档需要打印出目录进行备份，如果是特别重要的电子文件，还要打印备份，复制到软盘中储存。最后交接方按规定进行交接手续并签字负责。
另外，对于其中的电子信息，需要进行归档操作处理之后才能作为电子档案进行管理，否则就只是一种电子文件。归档操作處理流程是将每份电子信息装订成档案基本单位，然后设定本质上是元数据的电子封面，这些操作都需要按标准进行。
四、企业电子档案在归档管理中遇到的问题
1.管理制度不健全。企业在电子档案管理中制定的归档管理制度并不全面，存在一些缺漏。比如对于归档范围责任主体的界定不明确，这可能导致追责时无法确定责任人;归档方法标准不全面，使得获得的电子档案存在一些差异性，难以统一储存;电子档案形式不统一，同一介质的文件有多种形式，导致重复归档处理，造成资源的浪费;当前使用的归档管理制度大部分都没有及时更新，无法适应社会形势的发展，难以满足当前企业发展进行电子档案归档管理的需求。
2.对设备和技术的依赖性较强。当前多媒体技术的发展十分快速，这使得电子档案面对的技术环境因素更加复杂。而其存储必须借助特殊的设备进行，包括对信息的读取和传输也需要利用特定设备实现。因为电子技术的快速发展，电子档案进行存储的载体也需要随之发展，过去使用的载体在快速发展的读取技术下，可能不长时间就没有设备可以支持读取功能，导致档案信息出现空白和缺失。假如单纯进行文字处理，进行电子化管理比较简单，标准化水平也很高，技术上的要求较低，不需要特别先进的技术就可实现。但多媒体化的快速发展，意味着电子文件结构更加复杂，信息来源和形式都多样化，成为一种集合体，处理有一定难度。比如在字处理文本上，工作人员可以直接进行签字，或者直接声音批示，按照不同处理方法放置到不同的数据库或载体中。另外，技术更新速度太快，也导致其中的非标准信息增加，进行归档处理的难度增加，这意味着需要在电子化环境中才能实现对电子档案的可读性。 3.对管理人员的要求高。进行电子档案的归档管理，对于工作人员的素质要求较高。工作人员不仅需要有一定水平的档案管理专业知识和技能，还要有较高的信息化水平，能够有效处理电子文件的归档工作，可以将文件信息转化成电子档案进行管理。而对于电子档案的归档管理，需要遵循相应的管理标准，科学设计管理体系，同时也要保证档案的安全性和保密性。这些都需要先进技术和设备的支持才能实现，要求工作人员熟练掌握这些技术设备。但实际上，企业中的档案人员大部分都拥有高水平的档案专业知识和技能，但对于电子档案的信息化处理方面的技术水平较差，无法保证顺利进行电子档案的归档管理。
4.人為因素的影响。由于电子档案本身的特殊性，其形成和归档操作是在应用过程中完成的，其中的档案信息大部分经批准是可以查询的，部分档案信息还支持共享。但是在管理过程中，很多档案信息可以人为修改，影响到信息的安全、完整和真实性，尤其是企业的档案管理人员流动性较大的情况下，如果做不好工作的交接，很容易导致档案资料的损毁、遗失、篡改等问题，难以准确判断档案资料的真实和原始性。另外，电子档案的归档工作本身比较隐蔽，对于相关人员开展监督工作来说是一项难题，仅靠职业道德约束难以起到长期和显著的效果。另外，还有部分违法人员比如黑客等，可能对企业档案系统进行攻击，以获取想要的档案信息，这样也威胁到电子档案的安全性。
五、提高企业电子档案归档管理水平的有效措施
1.构建完善的电子档案归档制度。开展电子档案归档工作时，企业的档案部门要坚持以人为本的原则，培养拥有高水平职业素质和专业素质的档案管理团队，同时构建完善的管理制度，对归档管理操作进行规范和约束，从而及时发现工作中的问题，及时进行解决。电子档案管理部门开展归档管理工作，需要坚持做到几项内容：一是培养管理人员的信息化意识，认识到电子档案的重要性，认识到电子档案归档方法的合理选择标准，能够按照归档管理制度对电子文件和信息进行归档管理。尤其是大部分档案管理人员对传统观念的依赖较强，信息化观念不足，对于过去的档案管理机制和方法存在很大的依赖性。基于此，在信息化技术的支持下，电子档案归档部门需要培养工作人员的信息化意识，要求档案管理人员充分认识电子归档的重要性，掌握先进的电子档案处理技术，知晓如何对电子信息和文件进行归档处理，以提升工作效率和积极性。二是健全归档管理制度。对于电子文件和信息，必须经过归档处理才能形成电子档案，所以需要建立一套切实可行的电子档案归档管理制度，作为工作的理论依据，这也可以帮助提升管理效率，降低人为失误的概率。三是强化归档管理制度的落实，只有制度得到贯彻落实，归档工作才能保证规范性和有序性，所以要求档案管理部门关注监管机制的建设，借助信息化系统，实现对归档操作的动态监管，促使归档管理制度落到实处，这也是提高工作效率的前提。
2.建立档案管理信息化平台。对于电子档案的管理，需要构建独立的、可以实际应用的电子化平台，支持对各种实体化和虚拟化的档案实施管理。这里需要注意的是，管理对象不仅是档案中的电子信息，还需要实现将实体档案转变成电子形式，以及实现双方之间的关联管理。考虑电子文件需要经过归档操作才能形成电子档案，所以企业需要建立信息化平台，利用平台进行电子文件的鉴定归档操作。这包括：利用影像学技术将纸质档案转化成电子信息，经过归档操作后形成电子档案;将获得的电子信息进行凭证化处理，形成档案并独立出来，建立起有效力的，具备可读性的资料。企业需要统一各个部门的电子档案入口，借助条形码技术、影像学技术等，将不同介质、类别的资料进行处理，转换成统一的入口文件，以最小单位用统一的格式存储，保证可追溯性。平台要支持对其内容进行统一、规范、流程化的归档处理，同时也支持其他环节的管理，并支持对资料传输痕迹的记录与查询等。平台还要求支持新业务的加载，对于归档处理来说，就是要求支持新形式的电子文件、信息以及归档处理标准新要求的加载，做到与时俱进，保证电子档案的归档管理可以满足时代发展带来的需求变化。
3.解决好电子文件的载体保存问题。从理论上分析，电子文件使用磁性载体，一般可以实现永久性保存，因为这类载体支持对信息的无接触式读取，不会出现载体磨损问题。而且信息记录到介质层上可以被密封在塑料保护层内，也不会受到外界磁场的影响，不会受到环境中灰尘、水分及有害气体的侵害。在这里，说明电子档案的载体，特别是磁性载体会受到保存环境的影响，所以档案管理人员需要经过多样化的手段，定期检测、拷贝存储的所有电子档案，查看是否出现损坏、没磁等问题。在对电子文件进行归档处理时，要注意同时检查载体是否存在异常问题，包括外表是否变形、有污垢等;还要开展逻辑检测工作，利用相关的检测软件获取载体信息并校验，分析是否存在读取异常。
另外，对于电子档案的归档处理，还要加强存储设备和档案的安全性管理。保证电子信息的安全是进行归档处理和后期存储管理的关键。对此，首先需要选择合适的储存设备，并建立电子信息安全防护系统，配合周密的网络安全防护措施，以及科学的维护管理措施，避免出现病毒木马入侵等问题，做好电子文件和档案的安全管理。同时，考虑企业是利用信息系统进行电子档案管理，需要在系统中对使用人员权限等级制度，实行实名制，对于共享的文件也要求有批准才能进入查看。
4.创新归档管理方法。进行电子文件的归档处理，需要保证获得的电子档案的原始性。如果遇到情况特殊的电子档案，需要在原始格式基础上进行还原显示。一般来说需要将电子文件的原件或真实文件进行归档处理和储存，所以要注意对原件与复印件进行区别鉴定，重点将原件归档，保证电子档案的原始性。通常的做法有：将电子档案及其相关的软件和应用系统一并存储;对原始档案的电子图像进行存储;对电子档案的打印、输出加以存储。通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
5.提升档案管理人员素质。进行电子档案的归档管理，还要重视提升档案管理人员的综合素质，尤其是信息化水平要进行提升。档案管理人员要求有高水平的档案管理专业知识和技能以及较高水平的信息化水平，能够有效将文件信息转化成电子档案进行管理。所以，企业档案部门要加强对档案管理人员的培训，重点关注对于电子档案归档管理的专业培训，提升档案管理人员的归档处理水平，了解电子档案的重要性。除了专业能力水平的提升，档案部门还要关注档案管理人员责任感和安全感的培训，保证他们对工作认真负责，不会私自修改档案资料信息，能妥善保证电子档案的完整性。档案部门经常进行组织学习、专业知识讲座、相关知识竞赛等等多种学习方式。档案管理人员自身也要加强学习，及时更新知识储备，关注信息技术的发展动态，适应电子档案归档管理工作现代化的需求。
六、结语
档案是社会精神文明和物质文明建设的重要依据，是人类开展工作和实施研究的基础资料，也是人类智慧的结晶。档案工作对于推动社会发展，总结历史经验，开展科学研究等有积极意义，所以要重视档案资料的归档工作。而信息时代的到来，使得档案形式转变成电子形式，大部分档案都成为电子档案，这就需要档案管理人员与时俱进，做好电子档案的归档工作。基于此，企业需要明确归档工作中存在的问题，进行深入分析和解决，通过多样化措施，做好电子档案的归档管理工作。
参考文献：
[1]李 妍.谈企业电子档案的归档管理[J].科学与信息化，2017
[2]徐佳.企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策研究[J].中国金属通报，2020
[3]冷红.谈企业电子档案的归档管理[J].办公室业务，2018
[4]穆晓腾.谈企业电子档案的归档管理[J].中小企业管理与科技，2017
（作者单位：宁海县水务集团有限公司）