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[摘 要]伴随着社会的不断进步和发展，档案的发展趋势越发明显，纸质档案的弊端日益显露，电子档案作为一种新的档案形式存在于我国的档案管理系统当中。电子档案和纸质档案的相互促进和融合，为我国的档案管理带来更为科学的模式。本文就将针对电子档案和纸质档案的融合进行简单的分析与思考。
[关键词]纸质档案；电子档案；管理融合
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）14-0213-01
引言
改革开放以来，随着中国的迅速发展，科研项目中的档案整理工作也越来越多。科研项目，即开展科学技术研究的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动，这些活动有着一个明确的目标或目的，必须在特定的时间、预算、资源限定内，依据规范完成。在现实生活中，纸质档案已经不能完全满足时代的需求，电子档案在科研项目档案管理中已经占据重要地位，电子档案具有简便、省时、易携带等特点，已经逐渐取代纸质档案而存在。但是，任何事物都有两面性，我们要客观地对待每一件事以及每一个事物，客观面对纸质档案和电子档案的优缺点，并适当对其加以利用。
1 纸质档案管理与电子档案管理的优缺点
（1）纸质档案优缺点。纸质档案与电子档案相比有明显的优势，阅读上具有便利性，易于安全保存，不易丢失。纸质档案可以做到有一定的法律效力，比如带有当事人印章、手印和签字的档案，具备了相应的法律效率，但是电子档案的法律效力尚不明确。纸质档案具有耐久性，现代文件用纸的寿命能够达到200年以上，可以较长时间保存重要档案。
纸质档案的缺点也是非常明显的，占据空间较大，能够储存信息的密度太小，查阅档案不方便，整理起来也比较麻烦，而且纸张容易损坏，因此需要妥善保存和管理。纸质档案的信息共享性较差，在同一时间同一地点只能供一位用户使用。同时，传递速率也较差，可以通过邮寄的方式传递，既是目前快递业发达，远距邮递也是需要以天为单位计算的，和以互联网传递的电子档案无法相比。
（2）电子档案管理的优缺点。由于电子档案是信息科技发展的产物，因此其优点主要为：（1）能以多媒体的形式展现档案资料，更加直观的展示档案资料所要表达的内容；（2）电子档案所需要的空间小，但能储存的信息总量很大，并且保存的稳定性能良好，不会存在时间的限制；（3）电子档案简化了人们阅读的渠道，方便人们预览；（4）电子档案的适应能力强，一旦出现档案变更的需要，操作人员只需要很少的时间就能完成变更。
虽然电子档案具有很多优点，但是其缺点也是不容忽视的。电子档案的缺点主要表现为：（1）电子档案的载体虽然具有储存空间大的优点，但是这些载体却存在不同程度的不稳定、寿命短等问题，并且在长期存放过程中，容易因受潮、氧化等影响而导致载体损坏，最终导致文档资料损坏。（2）电子档案以计算机为媒介，在没有计算机等相关设备后，人们无法从载体中直接获取档案信息，因此存在一定的依赖问题。（3）电子档案容易遭到破坏，在计算机遭到病毒或者黑客入侵之后，电子文档的信息安全就会受到影响。
3 纸质档案管理与电子档案管理的融合
（1）坚持扬长避短。档案事业建设与发展过程中，在准确把握电子档案与纸质档案各自優势与不足的基础上，应当坚持趋利避害，对电子档案与纸质档案的优势进行合理整合利用，并采取有效措施去除档案管理中的缺点，推进档案管理工作的顺利开展。在电子档案方面，应当继续发挥其科学化、信息化的档案管理优势，在纸质档案方面，应当保持其印章和签字生效凭证优势不变，在此基础上将二者优势进行有机融合，全面提高档案管理工作效率。
电子档案与纸质档案也不可避免的存在一定不足，为实现二者之间的整合利用与共存发展，应当以纸质档案的优势弥补电子档案的缺点，并以电子档案的优势弥补纸质档案的不足，转变视角，坚持具体问题具体分析的原则，实现电子档案与纸质档案的协调共存发展，为档案事业的稳定持续发展奠定可靠的基础。
（2）实行“双套归档制”。这里所讲到的在两种档案形式之间建立“通道”指的是通过文本或影像的方式将电子与纸质文件的信息存储在同一张储存介质上，并通过软件建立数据库索引，这样就能及时检索到电子文件的内容，并实现自动化管理。同时，还可以实行“双套归档制”，也就是说，在对电子文件进行归档保存的同时还对纸质文件进行保存，对于归档的电子文件而言，在内容、描述说明上都要与纸质文件相同。也就是建立两套不同的管理系统，在强调二者联系的同时，还要突出各自的特点。并在两者之间建立“通道”，这样就能实现在阅读某个文件同时及时找到相同内容的其他文件，从而在业务处理上达成一致，为信息取用提供方便。
（3）提高档案管理安全保障。电子档案都是通过计算机网络，或者电子设备来运行的。在运行过程中电子档案信息具有无痕修改的特性，所以要特别注重电子档案安全管理工作。因此，电子档案从起草电子文件开始，经过修改和传递，直到最终存储，对这一套档案运行全过程要记录监督。参与工作的相关人员要加强安全意识，所用的计算机设备的也加强安全管理，进而使电子档案在开放性管理中，信息的完整与原始性也能得到保障，有利于电子档案正常稳定运行。纸质档案管理工作中要特别注重存储环境的改善和优化，防止火灾、防止潮湿等都是必须要做到的，以此来保障纸质档案的安全性。
（4）构建电子档案与纸质档案集成化管理机制。在电子档案与纸质档案并存的新形势背景下，档案工作人员加强对电子档案与纸质档案的管理是适应档案事业变革发展的必然选择。档案工作者必须切实转变自身思想观念，加强对电子档案与纸质档案的管理，为档案管理工作营造外部保障和良好的内部环境。针对当前电子档案与纸质档案并存的局面，构建两者的集成化管理机制，统一电子档案与纸质档案的收集、归档以及借阅的管理，规范电子档案与纸质档案管理工作的程序、内容与范围。根据各个档案之间的联系，全程监督控制档案的利用与保存过程，确保档案管理工作健康有序进行下去。
（5）努力提高档案管理人员的素质。在如今信息技术不断发展的时代，档案管理学已经集计算机科学与档案学于一体了，这对档案工作人员提出了更高的素质要求。为此，档案工作人员应该努力更新自己的知识结构，加强信心技术的学习，而且要加强专业技术的培训，对于档案学管理知识和计算机科学知识都要加强学习和必要的培训，努力充实档案人才队伍，积极强化档案工作人员的基本道德素质的培养，积极树立规范化的管理意识，最大限度的避免档案信息的泄密以及流失。
结语
从上面的分析得知，档案管理在发展过程中要想在激烈的市场竞争中获得较好的发展，就必须加强整体的优化创新与改革。在信息技术的大背景环境下，将各种计算机技术融入到档案管理过程中，将电子档案管理与纸质档案管理有机的结合，相互促进，相互弥补存在的不足，与此同时还要运用科学的管理方式来完善对于档案管理的保护，通过建立监督管理机制来促进档案人员对于信息数据的重视，做好档案管理工作。这也是为了更好地推动我国经济建设的发展，为人们便捷的生活提供有效的档案管理，进而改变人们对于传统档案认识的不足，使得档案管理的作用能够得到有效的发挥。
参考文献
[1] 李丛珊.电子档案管理在推进档案信息化建设中的应用[J].办公室业务.2016（13）.
[2] 张丹菊.基于大数据时代下的电子档案管理研究[J].城建档案.2016（07）.
[3] 李琦.科研项目档案管理中纸质档案与电子档案的整合与利用[J].办公室业务，2016，20：126-127.
[关键词]纸质档案；电子档案；管理融合
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）14-0213-01
引言
改革开放以来，随着中国的迅速发展，科研项目中的档案整理工作也越来越多。科研项目，即开展科学技术研究的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动，这些活动有着一个明确的目标或目的，必须在特定的时间、预算、资源限定内，依据规范完成。在现实生活中，纸质档案已经不能完全满足时代的需求，电子档案在科研项目档案管理中已经占据重要地位，电子档案具有简便、省时、易携带等特点，已经逐渐取代纸质档案而存在。但是，任何事物都有两面性，我们要客观地对待每一件事以及每一个事物，客观面对纸质档案和电子档案的优缺点，并适当对其加以利用。
1 纸质档案管理与电子档案管理的优缺点
（1）纸质档案优缺点。纸质档案与电子档案相比有明显的优势，阅读上具有便利性，易于安全保存，不易丢失。纸质档案可以做到有一定的法律效力，比如带有当事人印章、手印和签字的档案，具备了相应的法律效率，但是电子档案的法律效力尚不明确。纸质档案具有耐久性，现代文件用纸的寿命能够达到200年以上，可以较长时间保存重要档案。
纸质档案的缺点也是非常明显的，占据空间较大，能够储存信息的密度太小，查阅档案不方便，整理起来也比较麻烦，而且纸张容易损坏，因此需要妥善保存和管理。纸质档案的信息共享性较差，在同一时间同一地点只能供一位用户使用。同时，传递速率也较差，可以通过邮寄的方式传递，既是目前快递业发达，远距邮递也是需要以天为单位计算的，和以互联网传递的电子档案无法相比。
（2）电子档案管理的优缺点。由于电子档案是信息科技发展的产物，因此其优点主要为：（1）能以多媒体的形式展现档案资料，更加直观的展示档案资料所要表达的内容；（2）电子档案所需要的空间小，但能储存的信息总量很大，并且保存的稳定性能良好，不会存在时间的限制；（3）电子档案简化了人们阅读的渠道，方便人们预览；（4）电子档案的适应能力强，一旦出现档案变更的需要，操作人员只需要很少的时间就能完成变更。
虽然电子档案具有很多优点，但是其缺点也是不容忽视的。电子档案的缺点主要表现为：（1）电子档案的载体虽然具有储存空间大的优点，但是这些载体却存在不同程度的不稳定、寿命短等问题，并且在长期存放过程中，容易因受潮、氧化等影响而导致载体损坏，最终导致文档资料损坏。（2）电子档案以计算机为媒介，在没有计算机等相关设备后，人们无法从载体中直接获取档案信息，因此存在一定的依赖问题。（3）电子档案容易遭到破坏，在计算机遭到病毒或者黑客入侵之后，电子文档的信息安全就会受到影响。
3 纸质档案管理与电子档案管理的融合
（1）坚持扬长避短。档案事业建设与发展过程中，在准确把握电子档案与纸质档案各自優势与不足的基础上，应当坚持趋利避害，对电子档案与纸质档案的优势进行合理整合利用，并采取有效措施去除档案管理中的缺点，推进档案管理工作的顺利开展。在电子档案方面，应当继续发挥其科学化、信息化的档案管理优势，在纸质档案方面，应当保持其印章和签字生效凭证优势不变，在此基础上将二者优势进行有机融合，全面提高档案管理工作效率。
电子档案与纸质档案也不可避免的存在一定不足，为实现二者之间的整合利用与共存发展，应当以纸质档案的优势弥补电子档案的缺点，并以电子档案的优势弥补纸质档案的不足，转变视角，坚持具体问题具体分析的原则，实现电子档案与纸质档案的协调共存发展，为档案事业的稳定持续发展奠定可靠的基础。
（2）实行“双套归档制”。这里所讲到的在两种档案形式之间建立“通道”指的是通过文本或影像的方式将电子与纸质文件的信息存储在同一张储存介质上，并通过软件建立数据库索引，这样就能及时检索到电子文件的内容，并实现自动化管理。同时，还可以实行“双套归档制”，也就是说，在对电子文件进行归档保存的同时还对纸质文件进行保存，对于归档的电子文件而言，在内容、描述说明上都要与纸质文件相同。也就是建立两套不同的管理系统，在强调二者联系的同时，还要突出各自的特点。并在两者之间建立“通道”，这样就能实现在阅读某个文件同时及时找到相同内容的其他文件，从而在业务处理上达成一致，为信息取用提供方便。
（3）提高档案管理安全保障。电子档案都是通过计算机网络，或者电子设备来运行的。在运行过程中电子档案信息具有无痕修改的特性，所以要特别注重电子档案安全管理工作。因此，电子档案从起草电子文件开始，经过修改和传递，直到最终存储，对这一套档案运行全过程要记录监督。参与工作的相关人员要加强安全意识，所用的计算机设备的也加强安全管理，进而使电子档案在开放性管理中，信息的完整与原始性也能得到保障，有利于电子档案正常稳定运行。纸质档案管理工作中要特别注重存储环境的改善和优化，防止火灾、防止潮湿等都是必须要做到的，以此来保障纸质档案的安全性。
（4）构建电子档案与纸质档案集成化管理机制。在电子档案与纸质档案并存的新形势背景下，档案工作人员加强对电子档案与纸质档案的管理是适应档案事业变革发展的必然选择。档案工作者必须切实转变自身思想观念，加强对电子档案与纸质档案的管理，为档案管理工作营造外部保障和良好的内部环境。针对当前电子档案与纸质档案并存的局面，构建两者的集成化管理机制，统一电子档案与纸质档案的收集、归档以及借阅的管理，规范电子档案与纸质档案管理工作的程序、内容与范围。根据各个档案之间的联系，全程监督控制档案的利用与保存过程，确保档案管理工作健康有序进行下去。
（5）努力提高档案管理人员的素质。在如今信息技术不断发展的时代，档案管理学已经集计算机科学与档案学于一体了，这对档案工作人员提出了更高的素质要求。为此，档案工作人员应该努力更新自己的知识结构，加强信心技术的学习，而且要加强专业技术的培训，对于档案学管理知识和计算机科学知识都要加强学习和必要的培训，努力充实档案人才队伍，积极强化档案工作人员的基本道德素质的培养，积极树立规范化的管理意识，最大限度的避免档案信息的泄密以及流失。
结语
从上面的分析得知，档案管理在发展过程中要想在激烈的市场竞争中获得较好的发展，就必须加强整体的优化创新与改革。在信息技术的大背景环境下，将各种计算机技术融入到档案管理过程中，将电子档案管理与纸质档案管理有机的结合，相互促进，相互弥补存在的不足，与此同时还要运用科学的管理方式来完善对于档案管理的保护，通过建立监督管理机制来促进档案人员对于信息数据的重视，做好档案管理工作。这也是为了更好地推动我国经济建设的发展，为人们便捷的生活提供有效的档案管理，进而改变人们对于传统档案认识的不足，使得档案管理的作用能够得到有效的发挥。
参考文献
[1] 李丛珊.电子档案管理在推进档案信息化建设中的应用[J].办公室业务.2016（13）.
[2] 张丹菊.基于大数据时代下的电子档案管理研究[J].城建档案.2016（07）.
[3] 李琦.科研项目档案管理中纸质档案与电子档案的整合与利用[J].办公室业务，2016，20：126-127.