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[摘 要]随着现代信息技术在办公中的大范围应用，在医院的档案管理中会越来越多的涉及到电子文件和电子档案的处理，如何做好医院电子档案管理工作成为医院档案工作者的全新课题。因此，本文根据电子产生的过程，对电子档案本身固有的特性、管理中出现的问题及相关对策记进行初步探索，以期为医院电子档案管理工作提出有意义的建议。
[关键词]医院，电子档案，管理
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）16-0255-01
随着办公自动化的进一步扩展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成的信息技术产业，过去用纸墨、照相形成和传递的公文以及图形、数字及文字等科技情报、商业信息等，都可用电子计算机进行管理，由此产生了电子文件。医院中的档案管理工作也深受办公自动化的影响，随着信息技术在医院管理中的广泛运用，运用计算机管理档案已迫在眉睫。现就医院中电子档案管理的特点、出现的问题及有关对策进行初步的探索，以此促进医院中电子档案的有效利用。
1 电子档案管理的特性
档案电子化管理是当前档案管理工作的的整体发展趋势，这就要求档案管理工作者掌握好电子档案的特性，这是做好电子档案管理工作的基础。电子档案文件是一种新型的信息存储文件，除了具备一般档案文件所具有的本源性、回溯性、联系性、社会性特征外，具有自身独特的特点，主要有以下四个特点：第一：对电子设备的依赖性，电子文件的形成与管理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等识别设备，电子文件将无法保存和利用；第二：电子文件具有非只读性，必须借助现代办公设备才能阅读和利用；第三：信息的传递性，电子文档中的信息可以从一个载体转移到另外一个载体，其内容信息不会发生任何改变；第四：电子文档资源具有共享方便快捷、信息不安全性及维护的复杂性等特点。作为医院的档案管理人员，必须充分认识电子档案的这些特性，扬长避短，才能有效利用和管理电子文档资源。
2 电子档案管理中的问题
2.1 电子档案管理意识薄弱
目前，医院普遍存在电子档案归档管理的意识薄弱，各电子档案管理部门没有形成整体的管理体系，条块分割明显，随意性较强。大部分医院认为有红头的文件、各种具有实体载体的文件资料可以作为档案保存，而对于形成的电子文件，除需要发文的资料予以保存，作为纸质档案的备份保管以外，其它在工作中形成的具有保存价值的资料归档较差。目前医院收集的电子文件以行政发文、照片档案为主，而在其它医疗行为中形成的电子档案收集处于空白阶段。随着各种管理软件的使用，会产生大量的财务数据、医疗病历、设备科研等资料。如果不能将这些资料及时收集，将面临科技、医疗档案丢失不全的尴尬局面。
2.2 电子档案存贮载体不安全
由于电子文件形成的特点，它的原始性、可读性问题非常重要。纸质文件信息只要保证纸质文件的安全，文件信息的原始性可识读性是自然而然的，而电子文件却不同，由于电子文件使用的环境变化，包括硬件软件加密编码方式操作环境等的变化，以及电子文件因管理问题改动的随意性等原因，虽然磁盘保存完好，但电子信息的原始性和可识读性却很难保证。由于电子文件使用的方便性、广泛性以及快捷性大量出现，工作中过分依赖计算机，但又缺乏对存储载体保护的强烈意识，一旦计算机出现故障或感染病毒，极易造成需归档资料的丢失。
2.3 电子文件归档程序不规范，归档文件不鉴定，真伪难辨
对电子文档纸质文件发文产生的电子文件未及时进行归档，尚未形成一整套规范的电子文件归档程序和标准。大量的有保存价值的电子文件散落在各形成部门，电子文件的鉴定未得到足够的重视。由于对档案管理知识的缺乏，对归档电子文件不做辨别和鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了，这样归档，一方面是达不到档案管理归档的要求，很多有使用价值的文献信息不能从中鉴别，致使湮没在大量缺乏整理的档案材料之中，造成了很多重要文献信息的丢失；另一方面对电子文件的存档管理不规范，随意对其进行增删改等操作时有出现，改变了电子稿件的原始信息，以致很多电子文件失去了归档保存的意义。
2.4 档案管理人员专业素质不高
医院电子档案管理是近些年新兴的一种管理技术，由于在医院中从事档案管理人员的学历相对于医院其他工作人员的学历不高，而且年龄偏大，办公手段主要还是以往的人力收集检索等，费时费力而且效率不高，医院在电子档案管理方面培训的次数少，对档案管理人员继续教育工作重视性不够，致使档案管理工作的人员专业技术薄弱，影响了档案管理在促进医院医疗工作的功能发挥，因此医院现有的档案管理人员的各方面素质亟待进一步提高。
3 医院电子档案管理的对策
3.1 适应形势，更新观念
现代社会是一个信息性社会，信息技术渗透到人们工作的各个方面，医院的档案管理方面也不例外，因此，作为医院的领导及大量管理人员必须解放思想、更新观念，以适应当前工作的新形势。在医院档案管理中使用电子档案管理不仅减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了工作效率，而且这也是适应医院现代化发展的需要，是现代医院档案信息化建设的重要组成部分，因此应用电子档案管理的意识势在必行。
3.2 加强电子文件的安全防护
加强电子档案的管理是保障电子档案原始性、完整性与真实性的重要手段。由于电子文档特性所决定的一些缺陷和一些不可抗拒的自然灾害的侵袭，诸如计算机故障、黑客侵袭等极易使信息丢失和破坏。因此要建立电子档案软硬件保存及加密身份验证的保护措施，一方面对于不同保管级别的文件信息，采取不同的技术手段，从而保障识别和保护电子文件的原始结构；另一方面将重要的电子文件制成硬件拷贝存档，以确保数据的安全。在提供利用上，应根据查阅者的利用需求与利用内容的密级级别采用防盗技术、加密技术等，确保安全利用。
3.3 建立完善的电子文档管理制度，实现文档一体化管理
档案管理人员要根据本单位的实际工作要求，制定切实有效的电子文件管理制度。一方面对电子文件的形成、收集、整理、鉴定、归档、利用等环节进行有效的监督检查，逐步建立健全电子文件管理体制，确保散落的电子文件及时收集，同时档案管理人员要保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性，另一方面医院档案管理应努力向文档一体化的方向发展，通过信息化网络结构，组建信息网络体系，实现不同管理软件环境下的数据转换，从而实现档案信息资源共享，提高医院电子档案的利用效率。
3.4 提高医院档案管理人员素质，重视专业知识的继续教育
首先要落实管理人员结构的稳定，强化档案专职人员的素质，提高运用和处理现代化信息的能力，使管理人员担负起对电子文档监督管理的责任；其次通过加快知识结构的调整和完善，让他们积极参与电子文档管理的学习，熟练了解、掌握电子文件管理的相关知识和医院制定的电子文档管理制度，再次，将专业知识的学习和提高作为管理人员考核的标准和依据进行落实，采取请专业部门人员进行讲座或派出去参加进修学习等方式，也可鼓励管理人员进行专业知识的继续教育学习培养高素质的专业技术人才。
参考文献
[1] 赵新建.加强医院电子档案管理之我见，科技情报开发与经济，2011，11（7）：149-150.
[2] 周凤云，王端.医院电子档案管理初探.科技信息，2012，17：199.
[3] 秦馨.谈医院电子档案管理.2009，16（8）：132-133.
[4] 王丹.医院电子档案管理问题的思考.2010，12（增刊）：129.
[关键词]医院，电子档案，管理
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）16-0255-01
随着办公自动化的进一步扩展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成的信息技术产业，过去用纸墨、照相形成和传递的公文以及图形、数字及文字等科技情报、商业信息等，都可用电子计算机进行管理，由此产生了电子文件。医院中的档案管理工作也深受办公自动化的影响，随着信息技术在医院管理中的广泛运用，运用计算机管理档案已迫在眉睫。现就医院中电子档案管理的特点、出现的问题及有关对策进行初步的探索，以此促进医院中电子档案的有效利用。
1 电子档案管理的特性
档案电子化管理是当前档案管理工作的的整体发展趋势，这就要求档案管理工作者掌握好电子档案的特性，这是做好电子档案管理工作的基础。电子档案文件是一种新型的信息存储文件，除了具备一般档案文件所具有的本源性、回溯性、联系性、社会性特征外，具有自身独特的特点，主要有以下四个特点：第一：对电子设备的依赖性，电子文件的形成与管理均是在计算机等设备的支持下完成的，离开计算机等识别设备，电子文件将无法保存和利用；第二：电子文件具有非只读性，必须借助现代办公设备才能阅读和利用；第三：信息的传递性，电子文档中的信息可以从一个载体转移到另外一个载体，其内容信息不会发生任何改变；第四：电子文档资源具有共享方便快捷、信息不安全性及维护的复杂性等特点。作为医院的档案管理人员，必须充分认识电子档案的这些特性，扬长避短，才能有效利用和管理电子文档资源。
2 电子档案管理中的问题
2.1 电子档案管理意识薄弱
目前，医院普遍存在电子档案归档管理的意识薄弱，各电子档案管理部门没有形成整体的管理体系，条块分割明显，随意性较强。大部分医院认为有红头的文件、各种具有实体载体的文件资料可以作为档案保存，而对于形成的电子文件，除需要发文的资料予以保存，作为纸质档案的备份保管以外，其它在工作中形成的具有保存价值的资料归档较差。目前医院收集的电子文件以行政发文、照片档案为主，而在其它医疗行为中形成的电子档案收集处于空白阶段。随着各种管理软件的使用，会产生大量的财务数据、医疗病历、设备科研等资料。如果不能将这些资料及时收集，将面临科技、医疗档案丢失不全的尴尬局面。
2.2 电子档案存贮载体不安全
由于电子文件形成的特点，它的原始性、可读性问题非常重要。纸质文件信息只要保证纸质文件的安全，文件信息的原始性可识读性是自然而然的，而电子文件却不同，由于电子文件使用的环境变化，包括硬件软件加密编码方式操作环境等的变化，以及电子文件因管理问题改动的随意性等原因，虽然磁盘保存完好，但电子信息的原始性和可识读性却很难保证。由于电子文件使用的方便性、广泛性以及快捷性大量出现，工作中过分依赖计算机，但又缺乏对存储载体保护的强烈意识，一旦计算机出现故障或感染病毒，极易造成需归档资料的丢失。
2.3 电子文件归档程序不规范，归档文件不鉴定，真伪难辨
对电子文档纸质文件发文产生的电子文件未及时进行归档，尚未形成一整套规范的电子文件归档程序和标准。大量的有保存价值的电子文件散落在各形成部门，电子文件的鉴定未得到足够的重视。由于对档案管理知识的缺乏，对归档电子文件不做辨别和鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了，这样归档，一方面是达不到档案管理归档的要求，很多有使用价值的文献信息不能从中鉴别，致使湮没在大量缺乏整理的档案材料之中，造成了很多重要文献信息的丢失；另一方面对电子文件的存档管理不规范，随意对其进行增删改等操作时有出现，改变了电子稿件的原始信息，以致很多电子文件失去了归档保存的意义。
2.4 档案管理人员专业素质不高
医院电子档案管理是近些年新兴的一种管理技术，由于在医院中从事档案管理人员的学历相对于医院其他工作人员的学历不高，而且年龄偏大，办公手段主要还是以往的人力收集检索等，费时费力而且效率不高，医院在电子档案管理方面培训的次数少，对档案管理人员继续教育工作重视性不够，致使档案管理工作的人员专业技术薄弱，影响了档案管理在促进医院医疗工作的功能发挥，因此医院现有的档案管理人员的各方面素质亟待进一步提高。
3 医院电子档案管理的对策
3.1 适应形势，更新观念
现代社会是一个信息性社会，信息技术渗透到人们工作的各个方面，医院的档案管理方面也不例外，因此，作为医院的领导及大量管理人员必须解放思想、更新观念，以适应当前工作的新形势。在医院档案管理中使用电子档案管理不仅减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了工作效率，而且这也是适应医院现代化发展的需要，是现代医院档案信息化建设的重要组成部分，因此应用电子档案管理的意识势在必行。
3.2 加强电子文件的安全防护
加强电子档案的管理是保障电子档案原始性、完整性与真实性的重要手段。由于电子文档特性所决定的一些缺陷和一些不可抗拒的自然灾害的侵袭，诸如计算机故障、黑客侵袭等极易使信息丢失和破坏。因此要建立电子档案软硬件保存及加密身份验证的保护措施，一方面对于不同保管级别的文件信息，采取不同的技术手段，从而保障识别和保护电子文件的原始结构；另一方面将重要的电子文件制成硬件拷贝存档，以确保数据的安全。在提供利用上，应根据查阅者的利用需求与利用内容的密级级别采用防盗技术、加密技术等，确保安全利用。
3.3 建立完善的电子文档管理制度，实现文档一体化管理
档案管理人员要根据本单位的实际工作要求，制定切实有效的电子文件管理制度。一方面对电子文件的形成、收集、整理、鉴定、归档、利用等环节进行有效的监督检查，逐步建立健全电子文件管理体制，确保散落的电子文件及时收集，同时档案管理人员要保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性，另一方面医院档案管理应努力向文档一体化的方向发展，通过信息化网络结构，组建信息网络体系，实现不同管理软件环境下的数据转换，从而实现档案信息资源共享，提高医院电子档案的利用效率。
3.4 提高医院档案管理人员素质，重视专业知识的继续教育
首先要落实管理人员结构的稳定，强化档案专职人员的素质，提高运用和处理现代化信息的能力，使管理人员担负起对电子文档监督管理的责任；其次通过加快知识结构的调整和完善，让他们积极参与电子文档管理的学习，熟练了解、掌握电子文件管理的相关知识和医院制定的电子文档管理制度，再次，将专业知识的学习和提高作为管理人员考核的标准和依据进行落实，采取请专业部门人员进行讲座或派出去参加进修学习等方式，也可鼓励管理人员进行专业知识的继续教育学习培养高素质的专业技术人才。
参考文献
[1] 赵新建.加强医院电子档案管理之我见，科技情报开发与经济，2011，11（7）：149-150.
[2] 周凤云，王端.医院电子档案管理初探.科技信息，2012，17：199.
[3] 秦馨.谈医院电子档案管理.2009，16（8）：132-133.
[4] 王丹.医院电子档案管理问题的思考.2010，12（增刊）：129.