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【摘要】建筑工程中会形成各种各样的文档材料，档案管理至关重要，渗透于建设整个过程。本文就建筑工程中常见的档案管理及监控中的不足，提出了一些应对策略和管理措施。
【关键词】建筑工程，档案 ， 监控，措施
【 abstract 】 building engineering can form various kinds of document material, archives management is very important, that permeates the whole construction process. This paper building engineering common file management and monitoring the insufficiency, puts forward some strategies and management measures.
【 key words 】 construction engineering, archives, monitor and measure
中图分类号：K826.16文献标识码：A 文章编号：
前言
建筑工程中会形成各种各样的文档材料，有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维护检修记录等，这些文档材料全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，对建筑工程中档案的管理及监控加以重视十分必要。
1、 建筑工程项目中档案资料监控及管理中的常见不足
对建筑工程中的档案资料进行管理，实际上即对工程施工整个过程中涉及到的相关资料进行收集、整理、合理编制后归档、保管。因工期较长，因此资料的形成也需要较长时间。项目方面有些工程较多，且分散面广，由于动态管理而使人员流动性高，相关责任较难落实。
1.1资料收集不够全面
例如，某些工程上的设计有变更，在编制资料的时候，只将变更通知书进行记录，却未对相应的施工进行记录；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并没有核定审批意见；部分交接验收记录没有签认手续等。
1.2资料不够准确
资料上的随意性比较严重，对相同工序检查出的数据，按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查；部分监测数据在所允许的误差范围内，害怕数据受到质疑，而引起不必要的麻烦，便填了一些留有余地的数据。
1.3资料收集与整理不够及时
对建筑工程相对应的档案资料进行管理应当从合同签订完成后准备开工时就着手，如图纸会审纪录以及开工报告等。对于施工过程，根据规定对其及时予以规范记录，努力做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准，每一个环节都应当及时、到位。实际工作中，却离上述要求有较大距离，记录往往延迟，之后补“回忆录”的现象较为普遍。
2、 建筑工程项目中档案管理应关注的要点
2.1注重收集未被采纳的方案资料，这是由未被采纳的方案资料本身的价值性和工程档案完整性、连续性等特点决定的。
2.2注重收集设计基础资料
设计基础资料中的地质、地形、水文、气象以及各种技术咨询服务等是设计、施工和工程实施过程的重要依据，具有实用价值大、份数少、利用率高的特点，应列为档案管理的重点。
2.3注重完整、准确的竣工图纸
竣工交付阶段是整体或局部结束的阶段，施工单位在这一阶段要严格按照国家规定编制竣工图纸，按照工程归档规范及立卷标准进行整理后向档案管理部门移交。档案管理部门须对移交来的工程档案文件特别是对竣工图纸的完整性进行审核。竣工图的完整性和准确性具体体现在真实的反映项目竣工时的实际情况和过程、图物相符、技术数据准确可靠、签字手续完备等方面。工程档案管理人员要广泛涉猎各专业，对竣工图纸与现场实际情况进行比照核对，这样才能保证竣工图纸的完整性、准确性和归档的质量。
2.4注重收集先进、大型、精密设备安装调试形成的记录资料
机器设备在安装调试过程中受客观环境的影响，许多技术参数的实际值与设计值会产生差异。因此，设备仪器在安装调试过程的记录数据资料是非常珍贵的。设备仪器档案不仅要收集产品说明书、配件手册操作、维修手册、产品合格证等随机文件资料，也要对其安装调试数据记录提高重视。
2.5注重收集培训资料
为正确的对设备进行操作、维修、管理，厂家会对用户的操作管理人员进行专业技术培训，培训资料往往会分散到个人手里。由于参加培训的人员不一定全部直接从事设备的操作、维修，因此，要对培训资料进行收集，再次分发和归档备查。
3、 建筑工程项目中档案资料管理及监控措施
3.1与工程建设同步，进行全程监控
3.1.1及时对相关人员进行培训，提高工作质量
一切工程合同中都对其档案的移交进行了明文规定，施工单位作为档案的最直接的接触方，其能否适应档案管理相应的要求及标准，树立档案意识等都会对档案的质量产生很大影响。
3.1.2立项时应当加强资料监控
工程项目在立项、审批、勘察之前，相应的管理部门并没有成立，自然就缺少档案管理者。而工程准备时相关材料往往比较分散，同时，招投标以及勘察文件又放于工程管理部。如果没有对上述比较分散的相关资料进行及时收集，久而久之，会使收集上述文件的难度加大，甚至可能导致文件丢失。所以，在工程项目立项的前期，就应当及时介入档案的收集以及整理，由专人负责。
3.1.3对新设备的检验加强监控
新设备到货后，随之会有相应的图纸资料，值得注意的是，进口设备对应的外文资料往往是与其设备一起放置，而国产设备所提供的使用手册又不足，这些环节时常会出现漏洞。缺乏细致认真的态度，就可能丢失设备资料。所以，必须建立合理的设备开箱检验制度并贯彻执行，对开箱权限予以明确。
3.1.4发挥合同的法律效应
档案管理部门应当参与起草合同的相应管理工作，将文件材料的归档以及积累当作合同中的重要内容独立为一条款，明确要求竣工文件材料相应的验收时间、质量以及份数、副本内容、归档范围，使相应的承建单位也对档案管理有足够的认识与重视，这样以来，就以法律形式保证了归档工作的落到实处。
3.2建筑工程档案的管理措施
3.2.1建立现场办公制度
工程档案管理人员要做到现场办公，进行现场调查，参加技术例会，了解工程进展情况，做好详细记录，了解档案形成情况和收集对象，有针对性地开展工作。对出现的问题，能够及时查出参考资料，协助解决问题。所以，要在主动做好对建筑工程业务指导、现场跟踪服务，档案接收工作的同时，对登记在册的工程项目进行清查、摸底、分析研究，积极探索，特别是对一些影响大、意义深远的工程，不但深入现场进行业务指导，而且还与建设单位就工程的有关特殊事项进行现场勘查，了解工程的实际情况，在思想认识上达成一致，再制定档案整编方案，做好项目档案的示范样本，现场指导、实地操作，及时解决疑难性问题，并做好该工程的跟踪服务工作。
3.2.2统筹部署，健全管理体系
建筑工程档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程全过程，因此工程档案管理人员必须全程跟踪，特别是在项目建设初期，遵循项目档案形成的规律，工程檔案管理人员应尽早加入工程，对项目档案工作进行统筹规划，尽早收集。在安排建筑工程施工时，针对工程档案工作形成企业综合档案室、项目档案室、施工资料员的三级管理体系，做到档案管理与项目建设进程同步。项目申请立项时即应开始进行文件资料的积累、整理审查工作，项目竣工验收时完成文件资料的验收工作，减少遗留问题，保证归档质量。
3.2.3加强工程档案管理队伍建设
在建筑工程建设中加强档案管理工作，提高档案管理人员的整体素质。首先，要配备档案管理专业水平高、工作能力强的专职人员，负责文件资料的收集整理工作。其次，要保持工程档案人员的相对稳定，且对档案管理人员进行大量业务指导和培训，使其掌握建筑工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是屬于有保存价值的档案今后需归档和具体的归档范围。
3.2.4建立资料归档会签制度
工程档案部门不仅要同计划、财务、工程等部门形成验收会签制度，还应与相关部门形成考察培训资料会签制度，避免考察资料的流失，为工程项目日后使用提供方便。
3.2.5拓宽新领域，扩大收集范围
对国家基建项目归档范围所规定的合同、监理大纲、工作总结、月报、质量检验单等各类文件资料，档案管理人员应当积极协同工程技术人员根据工程过程出现的新情况、新特点，及时扩大收集范围，保证竣工档案的完整性、连续性、反映工程动作全过程。
3.2.6有效利用计算机资源，建立档案检索系统
提高各部门的档案管理水平、档案工作的协调工作能力，方便各部门对档案利用，藉以提高工作效率。
3.2.7竣工验收备案与档案管理工作相结合
工程竣工验收备案工作是工程建设项目管理的最后一道程序，其形成的备案文件材料是工程档案的重要组成部分，也是各级建设行政主管部门日后管理工程的重要依据，而且工程备案和工程档案管理的性质和目的在很大程度上是一致的，因此将工程竣工验收备案工作与工程档案管理工作结合起来，委托各级城建档案管理机构管理，对深化建设管理体制，规范档案收集、整理、归档、保管，建立健全工程建设长期监督机制是十分必要的。
结语
综上所述，建筑工程档案管理工作在工程建设中发挥着重要的作用，也是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一。因此，认真做好建筑工程档案管理工作非常必要。但是做好此项工作远非几个人就能完成，而是要靠各责任主体及相关人员的共同重视。我们应制定一些具体的措施、加强监控，严格落实有关的法律规章制度，确保建筑工程档案管理步入良性循环的轨道。
参考文献：
[1]田冬梅. 浅谈地质档案资料现代化管理的现状与对策[J]. 吉林地质,2009;01
[2]黄丽华. 浅谈工程建设项目的档案资料管理[J].科技资讯.2008;32
[3]石晓波. 工程档案管理中的实践创新[J]. 浙江档案,2006;09
注：文章内所有公式及图表请用PDF形式查看。
【关键词】建筑工程，档案 ， 监控，措施
【 abstract 】 building engineering can form various kinds of document material, archives management is very important, that permeates the whole construction process. This paper building engineering common file management and monitoring the insufficiency, puts forward some strategies and management measures.
【 key words 】 construction engineering, archives, monitor and measure
中图分类号：K826.16文献标识码：A 文章编号：
前言
建筑工程中会形成各种各样的文档材料，有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维护检修记录等，这些文档材料全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，对建筑工程中档案的管理及监控加以重视十分必要。
1、 建筑工程项目中档案资料监控及管理中的常见不足
对建筑工程中的档案资料进行管理，实际上即对工程施工整个过程中涉及到的相关资料进行收集、整理、合理编制后归档、保管。因工期较长，因此资料的形成也需要较长时间。项目方面有些工程较多，且分散面广，由于动态管理而使人员流动性高，相关责任较难落实。
1.1资料收集不够全面
例如，某些工程上的设计有变更，在编制资料的时候，只将变更通知书进行记录，却未对相应的施工进行记录；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并没有核定审批意见；部分交接验收记录没有签认手续等。
1.2资料不够准确
资料上的随意性比较严重，对相同工序检查出的数据，按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查；部分监测数据在所允许的误差范围内，害怕数据受到质疑，而引起不必要的麻烦，便填了一些留有余地的数据。
1.3资料收集与整理不够及时
对建筑工程相对应的档案资料进行管理应当从合同签订完成后准备开工时就着手，如图纸会审纪录以及开工报告等。对于施工过程，根据规定对其及时予以规范记录，努力做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准，每一个环节都应当及时、到位。实际工作中，却离上述要求有较大距离，记录往往延迟，之后补“回忆录”的现象较为普遍。
2、 建筑工程项目中档案管理应关注的要点
2.1注重收集未被采纳的方案资料，这是由未被采纳的方案资料本身的价值性和工程档案完整性、连续性等特点决定的。
2.2注重收集设计基础资料
设计基础资料中的地质、地形、水文、气象以及各种技术咨询服务等是设计、施工和工程实施过程的重要依据，具有实用价值大、份数少、利用率高的特点，应列为档案管理的重点。
2.3注重完整、准确的竣工图纸
竣工交付阶段是整体或局部结束的阶段，施工单位在这一阶段要严格按照国家规定编制竣工图纸，按照工程归档规范及立卷标准进行整理后向档案管理部门移交。档案管理部门须对移交来的工程档案文件特别是对竣工图纸的完整性进行审核。竣工图的完整性和准确性具体体现在真实的反映项目竣工时的实际情况和过程、图物相符、技术数据准确可靠、签字手续完备等方面。工程档案管理人员要广泛涉猎各专业，对竣工图纸与现场实际情况进行比照核对，这样才能保证竣工图纸的完整性、准确性和归档的质量。
2.4注重收集先进、大型、精密设备安装调试形成的记录资料
机器设备在安装调试过程中受客观环境的影响，许多技术参数的实际值与设计值会产生差异。因此，设备仪器在安装调试过程的记录数据资料是非常珍贵的。设备仪器档案不仅要收集产品说明书、配件手册操作、维修手册、产品合格证等随机文件资料，也要对其安装调试数据记录提高重视。
2.5注重收集培训资料
为正确的对设备进行操作、维修、管理，厂家会对用户的操作管理人员进行专业技术培训，培训资料往往会分散到个人手里。由于参加培训的人员不一定全部直接从事设备的操作、维修，因此，要对培训资料进行收集，再次分发和归档备查。
3、 建筑工程项目中档案资料管理及监控措施
3.1与工程建设同步，进行全程监控
3.1.1及时对相关人员进行培训，提高工作质量
一切工程合同中都对其档案的移交进行了明文规定，施工单位作为档案的最直接的接触方，其能否适应档案管理相应的要求及标准，树立档案意识等都会对档案的质量产生很大影响。
3.1.2立项时应当加强资料监控
工程项目在立项、审批、勘察之前，相应的管理部门并没有成立，自然就缺少档案管理者。而工程准备时相关材料往往比较分散，同时，招投标以及勘察文件又放于工程管理部。如果没有对上述比较分散的相关资料进行及时收集，久而久之，会使收集上述文件的难度加大，甚至可能导致文件丢失。所以，在工程项目立项的前期，就应当及时介入档案的收集以及整理，由专人负责。
3.1.3对新设备的检验加强监控
新设备到货后，随之会有相应的图纸资料，值得注意的是，进口设备对应的外文资料往往是与其设备一起放置，而国产设备所提供的使用手册又不足，这些环节时常会出现漏洞。缺乏细致认真的态度，就可能丢失设备资料。所以，必须建立合理的设备开箱检验制度并贯彻执行，对开箱权限予以明确。
3.1.4发挥合同的法律效应
档案管理部门应当参与起草合同的相应管理工作，将文件材料的归档以及积累当作合同中的重要内容独立为一条款，明确要求竣工文件材料相应的验收时间、质量以及份数、副本内容、归档范围，使相应的承建单位也对档案管理有足够的认识与重视，这样以来，就以法律形式保证了归档工作的落到实处。
3.2建筑工程档案的管理措施
3.2.1建立现场办公制度
工程档案管理人员要做到现场办公，进行现场调查，参加技术例会，了解工程进展情况，做好详细记录，了解档案形成情况和收集对象，有针对性地开展工作。对出现的问题，能够及时查出参考资料，协助解决问题。所以，要在主动做好对建筑工程业务指导、现场跟踪服务，档案接收工作的同时，对登记在册的工程项目进行清查、摸底、分析研究，积极探索，特别是对一些影响大、意义深远的工程，不但深入现场进行业务指导，而且还与建设单位就工程的有关特殊事项进行现场勘查，了解工程的实际情况，在思想认识上达成一致，再制定档案整编方案，做好项目档案的示范样本，现场指导、实地操作，及时解决疑难性问题，并做好该工程的跟踪服务工作。
3.2.2统筹部署，健全管理体系
建筑工程档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程全过程，因此工程档案管理人员必须全程跟踪，特别是在项目建设初期，遵循项目档案形成的规律，工程檔案管理人员应尽早加入工程，对项目档案工作进行统筹规划，尽早收集。在安排建筑工程施工时，针对工程档案工作形成企业综合档案室、项目档案室、施工资料员的三级管理体系，做到档案管理与项目建设进程同步。项目申请立项时即应开始进行文件资料的积累、整理审查工作，项目竣工验收时完成文件资料的验收工作，减少遗留问题，保证归档质量。
3.2.3加强工程档案管理队伍建设
在建筑工程建设中加强档案管理工作，提高档案管理人员的整体素质。首先，要配备档案管理专业水平高、工作能力强的专职人员，负责文件资料的收集整理工作。其次，要保持工程档案人员的相对稳定，且对档案管理人员进行大量业务指导和培训，使其掌握建筑工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是屬于有保存价值的档案今后需归档和具体的归档范围。
3.2.4建立资料归档会签制度
工程档案部门不仅要同计划、财务、工程等部门形成验收会签制度，还应与相关部门形成考察培训资料会签制度，避免考察资料的流失，为工程项目日后使用提供方便。
3.2.5拓宽新领域，扩大收集范围
对国家基建项目归档范围所规定的合同、监理大纲、工作总结、月报、质量检验单等各类文件资料，档案管理人员应当积极协同工程技术人员根据工程过程出现的新情况、新特点，及时扩大收集范围，保证竣工档案的完整性、连续性、反映工程动作全过程。
3.2.6有效利用计算机资源，建立档案检索系统
提高各部门的档案管理水平、档案工作的协调工作能力，方便各部门对档案利用，藉以提高工作效率。
3.2.7竣工验收备案与档案管理工作相结合
工程竣工验收备案工作是工程建设项目管理的最后一道程序，其形成的备案文件材料是工程档案的重要组成部分，也是各级建设行政主管部门日后管理工程的重要依据，而且工程备案和工程档案管理的性质和目的在很大程度上是一致的，因此将工程竣工验收备案工作与工程档案管理工作结合起来，委托各级城建档案管理机构管理，对深化建设管理体制，规范档案收集、整理、归档、保管，建立健全工程建设长期监督机制是十分必要的。
结语
综上所述，建筑工程档案管理工作在工程建设中发挥着重要的作用，也是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一。因此，认真做好建筑工程档案管理工作非常必要。但是做好此项工作远非几个人就能完成，而是要靠各责任主体及相关人员的共同重视。我们应制定一些具体的措施、加强监控，严格落实有关的法律规章制度，确保建筑工程档案管理步入良性循环的轨道。
参考文献：
[1]田冬梅. 浅谈地质档案资料现代化管理的现状与对策[J]. 吉林地质,2009;01
[2]黄丽华. 浅谈工程建设项目的档案资料管理[J].科技资讯.2008;32
[3]石晓波. 工程档案管理中的实践创新[J]. 浙江档案,2006;09
注：文章内所有公式及图表请用PDF形式查看。