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摘 要：建设项目档案是企业档案管理的重要工作之一，其管理工作非常重要且具有一定的难度，本文阐述了建设项目档案管理工作容易出现的问题及其相应对策，以提高建设项目档案卷宗质量，规范企业建设项目档案管理工作。
关键词：建设项目；档案管理
建设项目档案是企业档案管理的重要内容，是指整个工程建设项目从酝酿、决算到建成投产（使用）的全过程的应当保存到文件，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘察、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字、图表、声像、实物等形式与载体的材料，是企业基本建设活动的真实历史记录，也是全面鉴定基建工程质量、使用和维护建设项目的重要依据。
但是基本建设档案的收集和整理有难度、最容易出现问题，收集工作做不好，就难以保证基建档案的完整、齐全和质量，后续工作也无法有效开展，以后会出现“无档可查”的问题。
一、目前主要原因有以下几点
（一）重视度不够，大部分企业从项目立项开始，对项目的未来效益、项目立项及建设工作非常重视，但是对于档案的管理往往忽视，致使项目建设工作完成、投产后，需要改造、扩建等工程时发现，所需的档案资料无法查询，只好重新收集整理相关档案，这种情况往往很难建立企业完整的档案体系。
（二）形成周期长，由于它实体庞大，不易移动，就只能在固定的场所作业，同时也会受到自然界及其他因素影响。有些工程从施工到竣工，长达3-4年，在这施工过程中，施工人员、监理人员及资料员有所变动，若工程前期资料签字盖章不完整，甚至有些文件遗失，并且随着人员的变动，所收集资料的内容也有所区别，长期以往，归档标准也有变动。
（三）基本建设项目档案数量大，基本建设项目具有个体性强、多样化的特点，每个建设项目或单项工程，都有它独特的形式和结构。即使是地面以上建筑造型、结构形式完全一样，也会因为建造地点的不同、地形的变化、工程地质条件的特别等，使工程的总图发生变化，基础结构产生差别，使每个建设项目或单项工程的档案完全不一样，并且有些工程量特大。例如：我公司扩能改造盐田工程，此工程仅仅只有土方部分，但是其工程必须按照公里数和土方层数划分分部分项检验，这样一来，一个单位工程卷数可达200多卷，资料员做资料做的过程中难免出现错误，例如：公里数衔接不上或出现断层现象。
（四）产生和保管使用单位分离，工程竣工之后，应将有关工程的全部档案材料向建设单位移交，由建设单位保存，但就这项工作来说，产生和最终使用档案存在分离现象，有些工程的施工，在距离档案保管部门几百公里之外，档案人员只能在工程的各个阶段去指导培训，又不能时时刻刻待在他们的工地及资料整理场所，很容易使一些单位不重视过程中材料的形成和积累。
二、管理项目档案收集整理的对策
（一）收集方面
档案人员收集的档案材料并不是由他们自己产生的，而是其他业务部门在活动中自然形成的。例如：项目前期文件基本在本单位的各个部门，施工资料存在于施工单位，监理资料存在于监理单位，而且形成过程分散程度更高，控制起来难度更大，单靠档案人员的力量是远远不够的，为了保证基建档案收集齐全、完整及档案材料的质量，必须做好以下工作：
1.制定完善的符合本公司基建档案的归档范围和保管期限
档案部门牵头，相关部门审核，根据公司每个工程的特点，出具《建设项目档案归档范围和保管期限》，其中明确列出了应归档的文件材料、文件的形成者、文件的归档责任者、归档份数、载体类型、保管期限等项。有这个表，有谁在什么时候归档那些文件就一目了然了了。
2.将项目建设档案管理工作整合纳入基建活动业务流程
加强档案人员对业务文件的控制通过加强档案人员对基建业务活动的参与度，定期给项目档案人员培训，讲解归档范围及保管期限，还有部分文件的重要性，可以更好的控制项目建设文件材料，保证项目建设文件材料的完整、齐全和质量。项目建设档案管理工作于项目建设同步进行，从立项开始，建立相应的基建项目档案管理网络，对基建文件材料进行及时收集，否则基建文件材料的丢失在所难免。在工程开始阶段，档案人员就要介入到工程之中，给参建单位培训档案知识，并了解工程的进展，参加部分会议。档案人员还因参与项目的竣工验收，在工程项目竣工验收之前，把基建档案验收做好，因为项目档案验收竣工后3三个月才能进行项目工程验收。
（二）基建档案是整理
基建档案的组卷，就是将形成过程中存在有机联系的文件材料组合、装订在一起，形成案卷，主要包括以下材料：
1.项目建设单位形成工程的前期文件、竣工验收管理文件、生产准备管理文件，因按阶段结合问题进行组卷。
2.施工单位形成的工程技术文件，按标段、单位工程、分部分项工程、专业等组卷；
3.调试单位形成的工程调试文件，按系统、阶段、专业、技术结构等特征组卷；
4.设备仪器文件，按专业、系统、台件、技术结构等特征组卷。
5.监理文件，按专业、时间、文中等特征组卷。
基建档案的排列，要注意卷内文件和案卷的排列顺序，排列规则是：
6.项目前期、项目管理、项目竣工验收阶段形成的文件，卷内文件排列是批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；审批文件在前，报审文件在后；文字在前，图纸在后排列；
7.单位工程文件案卷，因按照单位工程综合管理性文件卷、施工记录及相关试验报告卷、质量验收文件卷的顺序排列。
（三）项目文件的组卷
根据多年的经验，建议施工单位或监理单位在收集整理好文件后，尽量拿到公司档案部门，在档案部门专业档案人员的指导下，开始组卷，案卷之间要保持有机联系，不能将内容毫无意义不相关的一堆文件随意组合；另外，案卷文件的数量要适度，对于案卷，除了“具有有机联系”这样一个要求外，还因该有一个量的界限，称为案卷的组合度，一份案卷，所含文件分数太多或太少，均不利于保管和利用，直观地表现为案卷的厚度。
（四）案卷内保存价值和密级应基本一致，从档案的鉴定、保管和利用，的角度看，案卷的这一质量要求是不可少的，在维护文件有机联系的前期下，在考虑不同价值和密级组织案卷，若两者发生矛盾，不能硬性分开具有有机联系的文件，而应家直销的服从价值大的，密级低的服从密级高的。
（五）案卷的外形要求规范、整齐、美观、实用。
三、结束语
项目档案是工程建设的真实记录和质量鉴定的重要依据，是一项非常宝贵的资源和财富。同时项目档案也是企业档案的重要组成部分，项目档案的完整与否，档案管理水平的高低，关系到工程项目的开展、日后生产运营、维修、技改、扩建等起着举足轻重的作用，做好建设项目的档案管理工作，不仅仅是促进了建设项目的管理，同时可以更好的保证项目质量。（作者单位：国投新疆罗布泊钾盐有限责任公司）
关键词：建设项目；档案管理
建设项目档案是企业档案管理的重要内容，是指整个工程建设项目从酝酿、决算到建成投产（使用）的全过程的应当保存到文件，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘察、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字、图表、声像、实物等形式与载体的材料，是企业基本建设活动的真实历史记录，也是全面鉴定基建工程质量、使用和维护建设项目的重要依据。
但是基本建设档案的收集和整理有难度、最容易出现问题，收集工作做不好，就难以保证基建档案的完整、齐全和质量，后续工作也无法有效开展，以后会出现“无档可查”的问题。
一、目前主要原因有以下几点
（一）重视度不够，大部分企业从项目立项开始，对项目的未来效益、项目立项及建设工作非常重视，但是对于档案的管理往往忽视，致使项目建设工作完成、投产后，需要改造、扩建等工程时发现，所需的档案资料无法查询，只好重新收集整理相关档案，这种情况往往很难建立企业完整的档案体系。
（二）形成周期长，由于它实体庞大，不易移动，就只能在固定的场所作业，同时也会受到自然界及其他因素影响。有些工程从施工到竣工，长达3-4年，在这施工过程中，施工人员、监理人员及资料员有所变动，若工程前期资料签字盖章不完整，甚至有些文件遗失，并且随着人员的变动，所收集资料的内容也有所区别，长期以往，归档标准也有变动。
（三）基本建设项目档案数量大，基本建设项目具有个体性强、多样化的特点，每个建设项目或单项工程，都有它独特的形式和结构。即使是地面以上建筑造型、结构形式完全一样，也会因为建造地点的不同、地形的变化、工程地质条件的特别等，使工程的总图发生变化，基础结构产生差别，使每个建设项目或单项工程的档案完全不一样，并且有些工程量特大。例如：我公司扩能改造盐田工程，此工程仅仅只有土方部分，但是其工程必须按照公里数和土方层数划分分部分项检验，这样一来，一个单位工程卷数可达200多卷，资料员做资料做的过程中难免出现错误，例如：公里数衔接不上或出现断层现象。
（四）产生和保管使用单位分离，工程竣工之后，应将有关工程的全部档案材料向建设单位移交，由建设单位保存，但就这项工作来说，产生和最终使用档案存在分离现象，有些工程的施工，在距离档案保管部门几百公里之外，档案人员只能在工程的各个阶段去指导培训，又不能时时刻刻待在他们的工地及资料整理场所，很容易使一些单位不重视过程中材料的形成和积累。
二、管理项目档案收集整理的对策
（一）收集方面
档案人员收集的档案材料并不是由他们自己产生的，而是其他业务部门在活动中自然形成的。例如：项目前期文件基本在本单位的各个部门，施工资料存在于施工单位，监理资料存在于监理单位，而且形成过程分散程度更高，控制起来难度更大，单靠档案人员的力量是远远不够的，为了保证基建档案收集齐全、完整及档案材料的质量，必须做好以下工作：
1.制定完善的符合本公司基建档案的归档范围和保管期限
档案部门牵头，相关部门审核，根据公司每个工程的特点，出具《建设项目档案归档范围和保管期限》，其中明确列出了应归档的文件材料、文件的形成者、文件的归档责任者、归档份数、载体类型、保管期限等项。有这个表，有谁在什么时候归档那些文件就一目了然了了。
2.将项目建设档案管理工作整合纳入基建活动业务流程
加强档案人员对业务文件的控制通过加强档案人员对基建业务活动的参与度，定期给项目档案人员培训，讲解归档范围及保管期限，还有部分文件的重要性，可以更好的控制项目建设文件材料，保证项目建设文件材料的完整、齐全和质量。项目建设档案管理工作于项目建设同步进行，从立项开始，建立相应的基建项目档案管理网络，对基建文件材料进行及时收集，否则基建文件材料的丢失在所难免。在工程开始阶段，档案人员就要介入到工程之中，给参建单位培训档案知识，并了解工程的进展，参加部分会议。档案人员还因参与项目的竣工验收，在工程项目竣工验收之前，把基建档案验收做好，因为项目档案验收竣工后3三个月才能进行项目工程验收。
（二）基建档案是整理
基建档案的组卷，就是将形成过程中存在有机联系的文件材料组合、装订在一起，形成案卷，主要包括以下材料：
1.项目建设单位形成工程的前期文件、竣工验收管理文件、生产准备管理文件，因按阶段结合问题进行组卷。
2.施工单位形成的工程技术文件，按标段、单位工程、分部分项工程、专业等组卷；
3.调试单位形成的工程调试文件，按系统、阶段、专业、技术结构等特征组卷；
4.设备仪器文件，按专业、系统、台件、技术结构等特征组卷。
5.监理文件，按专业、时间、文中等特征组卷。
基建档案的排列，要注意卷内文件和案卷的排列顺序，排列规则是：
6.项目前期、项目管理、项目竣工验收阶段形成的文件，卷内文件排列是批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；审批文件在前，报审文件在后；文字在前，图纸在后排列；
7.单位工程文件案卷，因按照单位工程综合管理性文件卷、施工记录及相关试验报告卷、质量验收文件卷的顺序排列。
（三）项目文件的组卷
根据多年的经验，建议施工单位或监理单位在收集整理好文件后，尽量拿到公司档案部门，在档案部门专业档案人员的指导下，开始组卷，案卷之间要保持有机联系，不能将内容毫无意义不相关的一堆文件随意组合；另外，案卷文件的数量要适度，对于案卷，除了“具有有机联系”这样一个要求外，还因该有一个量的界限，称为案卷的组合度，一份案卷，所含文件分数太多或太少，均不利于保管和利用，直观地表现为案卷的厚度。
（四）案卷内保存价值和密级应基本一致，从档案的鉴定、保管和利用，的角度看，案卷的这一质量要求是不可少的，在维护文件有机联系的前期下，在考虑不同价值和密级组织案卷，若两者发生矛盾，不能硬性分开具有有机联系的文件，而应家直销的服从价值大的，密级低的服从密级高的。
（五）案卷的外形要求规范、整齐、美观、实用。
三、结束语
项目档案是工程建设的真实记录和质量鉴定的重要依据，是一项非常宝贵的资源和财富。同时项目档案也是企业档案的重要组成部分，项目档案的完整与否，档案管理水平的高低，关系到工程项目的开展、日后生产运营、维修、技改、扩建等起着举足轻重的作用，做好建设项目的档案管理工作，不仅仅是促进了建设项目的管理，同时可以更好的保证项目质量。（作者单位：国投新疆罗布泊钾盐有限责任公司）