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摘 要：档案资料管理在当前社会经济生活中发挥着重要作用。加强科技档案信息化建设能够降低档案管理的成本，还能提高管理效率。尤其是对于煤矿企业来说，由于其工作的复杂性和特殊性，档案资料管理越发有着重要的地位。因此，要加强对煤矿企业档案资料的信息化管理。本文就煤矿档案资料的管理系统建设进行分析。
关键词：煤矿 档案资料 管理系统
引言：档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。近年来，全国各地的煤矿企业虽然在一定程度上对本企业的档案工作有所重视，档案管理工作无论是硬件建设还是人员配备都有了相当的规模，管理人员的素质水平也得到了很大程度的提高。但在档案管理工作的具体实践中，仍然有许多这样或那样的问题值得重视和改进。因此建立一个合理的档案资料管理系统显得尤为重要。
煤矿档案资料的管理现状分析
1.工作效率低。由于煤矿工作的机械设备数量多，每一台机械设备的参数和检修内容需独立地建立在一个档案记录本上，造成机械设备档案记录本的数量很多。日常生产中需时常查找某一台机械设备的资料。在众多的档案记录本中快速、准确地找出该机械设备的资料，费时费力。
2.错误率高。由于手工记录电动机档案是机械式的重复劳动，容易使技术人员感到枯燥厌恶，出现笔误。
3.档案不易保存。机械设备档案记录本占用空间大，常有借阅丢失现象。
4.档案不易更新。在日常维护时要经常检修机械设备，有时还要对烧毁的机械设备进行换型，档案必然重作记录。
5.不易实现同型号机械设备的查询。煤矿工作有处于长期运行状态的设备，也有处于备用状态的设备。若其中有一台发生故障，为保障生产连续运行，需在备用机械设备中寻找同型号、功率、极对数和安装尺寸的电动机来代换。现场查找、翻阅机械设备档案都很麻烦、费时。
6.不适应机械设备日常管理工作。日常管理需查找机械设备空载电流和历年检修记录，复杂、繁琐。
问题产生的根本原因
这些主要问题的存在最终将导致档案资料无法全面地反映机械设备的质量状况，也不能有效落实设备维修责任制，并给煤矿工作中设备的档案编制、使用状况和维护带来极大的困难。分析其产生的根本原因，主要有三个方面。
1.档案管理单位对档案资料管理工作不重视，没有健全的设备资料管理制度或者管理制度落实不到位。
2.档案管理单位资料管理及操作人员业务素质低，没有经过专业培训，不具备资料管理水平或操作能力。
3.档案管理对档案资料的编制和管理工作任其自然，没有及时核查和督促。
煤矿档案资料管理的数据模型
1.数据库的管理和应用系统
数据管理系统是建立、使用和管理数据库的软件系统，由三部分组成
1）数据描述语言用来描述数据库的结构，供用户建立数据库。
2）数据操作语言对数据库进行数据查询和存储的操作。
3）其它管理和控制系统
FoxPro是将以上两种合为一体的语言。数据库应用系统是在DBMS支持下运行的一类计算机系统，数据库应用系统包括数据库、应用程序和支持它们的专用或通用的DBMS。
由以上分析得出结论：可以使用FoxPro数据库来完成档案管理系统。
2.基本思路和预计效果
鉴于以上原因，我们拟采用计算机FoxPro数据库系统建立煤矿档案资料管理系统。一方面可以提高煤矿档案资料管理水平，另一方面极大地减少技术人员的工作量，把技术人员从繁琐的事务性劳动中解脱出来，从事其它技术性工作。
首先把煤矿工作中所有机械设备的技术资料进行整理、汇集，录入到一个数据库文件中。为了便于记忆，将数据库文件命名为DQ-DDJ。利用该数据库可随时进行设备档案的检索，进行档案的修改、更新、打印、查询等工作。主要是以下几个问题：
1）设备档案资料的录入
建立一个数据库，录入电动机的基本参数和技术数据，并且可以随时增加检修内容。一台机械设备词条下应该有功率、电压、电流、极对数、前轴承号、后轴承号、轴径、中心高、空载电流、地脚尺寸等字段。以上作为机械设备的原始数据，每台电动机为一个記录，该记录下可随时增加、更改的内容为检修内容。每次检修电动机后，录入检修内容，成为电动机的档案。检修内容包括：解体、清洗、加油、更换前后轴承。
2）查阅任意一台机械设备档案
根据机械设备平时运行情况，结合历年检修内容可作出日常维修方案。这就要求机械设备档案要有按机械设备名称查询库内容中功能。
3）查询同类同型号机械设备互为备用
一台机械设备故障后，需要查询其它同样技术数据的电动机备用。因此，要求数据库能够按照特殊条件来查询。即把机械设备的功率、电压、极对数、前轴承号、后轴承号、轴径、中心高、地脚相同的机械设备名称列出来，以供参考。
系统分析及总体设计
1.资料数据的来源
煤矿设备管理单位必须有自己的设备资料档案，由各班技术员保存。同时，设备组也有一套全车间的技术档案。把这些机械设备的档案收集起来，与实际工作中的煤矿设备档案对比，修改确认无误后，作为机械设备档案数据库的原始资料。
2.数据库的总体设计
把系统分为五个主控模块：总控模块（ZK.PRG）、录入模块（LR.PRG）、查询模块（CX.PRG）、修改模块（XG.PRG）、删除模块（SC.PRG）、打印模块（DY.PRG）。用层次图显示系统的总体结构如下： 电动机档案管理系统
录入 修改 查询 删除 打印 退出
系统程序由一个一般程序文件和4个过程文件组成，一般性文件相应于主控模块和电动机数据录入子模块，4个过程文件相应于4个子模块。每个过程文件中都包括相应子功能的各个过程。电动机档案录入模块：增加档案模块、插入档案模块。查询功能模块：按名称查询模块、按检修年份查询模块、按特殊条件查询模块。修改功能模块：修改电动机数据模块、修改所有电动机某一字段模块、删除功能模块：按名称删除模块、按检修年份删除模块、打印功能模块；单台电动机档案打印模块、同一检修年份打印模块。
3.数据库的特点和效果评价
本数据库档案结构详细的记录了煤矿机械设备的各项参数，它解决了以前的档案本手工记录的诸多不便，并具有以下特点：
1）数据资料齐全。数据库中罕有机械设备极数档案所要求的各项资料及参数。根据本数据库技术人员可以随时查找某台机械设备的技术数据。尤其是在检修狀况中，详细地记录了电动机历年检修情况，根据检修年份和检修状况可以编制年度大修计划及确定日常维修项目。
2）数据共享程度高。数据冗余度小，每个班组都可以分享数据库资源。
3）功能多。可以随时添加、修改、删除数据库中的记录，查阅查询所需电动机档案资料，也可以根据各班组所辖电动机进行修改、打印，以备参考。并且，新生成的记录可随之更新。
4）操作简便，保存安全可靠。
5）提高了档案管理水平。每年编制年度大检修计划时，设备员按照检修周期要查阅很多本档案，工作量大，且易造成错漏问题，运用数据库查询系统就可编制年度大检修计划。计划中提供的材料表准确清楚。不会造成材料的积压、浪费、错漏，查询单台电动机档案和历年检修状况快捷迅速。极大的提高了工作效率。
结束语
随着信息技术的进一步发展，在信息化条件下电子档案在煤矿档案资料管理工作中占有非常重要的地位，建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使煤矿档案资料管理工作更好地适应信息时代发展的要求。■
参考文献
[1]贾金果.煤炭企业档案管理的现状及对策[J].现代企业文化.2010（10）
[2]景金娥.大同煤矿集团公司档案计算机管理系统[J].同煤科技.2009（03）
[3]杨建平，张晓东.煤炭科技档案在非煤项目工程质量控制中的作用[J].中国煤炭.2009（08）
关键词：煤矿 档案资料 管理系统
引言：档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。近年来，全国各地的煤矿企业虽然在一定程度上对本企业的档案工作有所重视，档案管理工作无论是硬件建设还是人员配备都有了相当的规模，管理人员的素质水平也得到了很大程度的提高。但在档案管理工作的具体实践中，仍然有许多这样或那样的问题值得重视和改进。因此建立一个合理的档案资料管理系统显得尤为重要。
煤矿档案资料的管理现状分析
1.工作效率低。由于煤矿工作的机械设备数量多，每一台机械设备的参数和检修内容需独立地建立在一个档案记录本上，造成机械设备档案记录本的数量很多。日常生产中需时常查找某一台机械设备的资料。在众多的档案记录本中快速、准确地找出该机械设备的资料，费时费力。
2.错误率高。由于手工记录电动机档案是机械式的重复劳动，容易使技术人员感到枯燥厌恶，出现笔误。
3.档案不易保存。机械设备档案记录本占用空间大，常有借阅丢失现象。
4.档案不易更新。在日常维护时要经常检修机械设备，有时还要对烧毁的机械设备进行换型，档案必然重作记录。
5.不易实现同型号机械设备的查询。煤矿工作有处于长期运行状态的设备，也有处于备用状态的设备。若其中有一台发生故障，为保障生产连续运行，需在备用机械设备中寻找同型号、功率、极对数和安装尺寸的电动机来代换。现场查找、翻阅机械设备档案都很麻烦、费时。
6.不适应机械设备日常管理工作。日常管理需查找机械设备空载电流和历年检修记录，复杂、繁琐。
问题产生的根本原因
这些主要问题的存在最终将导致档案资料无法全面地反映机械设备的质量状况，也不能有效落实设备维修责任制，并给煤矿工作中设备的档案编制、使用状况和维护带来极大的困难。分析其产生的根本原因，主要有三个方面。
1.档案管理单位对档案资料管理工作不重视，没有健全的设备资料管理制度或者管理制度落实不到位。
2.档案管理单位资料管理及操作人员业务素质低，没有经过专业培训，不具备资料管理水平或操作能力。
3.档案管理对档案资料的编制和管理工作任其自然，没有及时核查和督促。
煤矿档案资料管理的数据模型
1.数据库的管理和应用系统
数据管理系统是建立、使用和管理数据库的软件系统，由三部分组成
1）数据描述语言用来描述数据库的结构，供用户建立数据库。
2）数据操作语言对数据库进行数据查询和存储的操作。
3）其它管理和控制系统
FoxPro是将以上两种合为一体的语言。数据库应用系统是在DBMS支持下运行的一类计算机系统，数据库应用系统包括数据库、应用程序和支持它们的专用或通用的DBMS。
由以上分析得出结论：可以使用FoxPro数据库来完成档案管理系统。
2.基本思路和预计效果
鉴于以上原因，我们拟采用计算机FoxPro数据库系统建立煤矿档案资料管理系统。一方面可以提高煤矿档案资料管理水平，另一方面极大地减少技术人员的工作量，把技术人员从繁琐的事务性劳动中解脱出来，从事其它技术性工作。
首先把煤矿工作中所有机械设备的技术资料进行整理、汇集，录入到一个数据库文件中。为了便于记忆，将数据库文件命名为DQ-DDJ。利用该数据库可随时进行设备档案的检索，进行档案的修改、更新、打印、查询等工作。主要是以下几个问题：
1）设备档案资料的录入
建立一个数据库，录入电动机的基本参数和技术数据，并且可以随时增加检修内容。一台机械设备词条下应该有功率、电压、电流、极对数、前轴承号、后轴承号、轴径、中心高、空载电流、地脚尺寸等字段。以上作为机械设备的原始数据，每台电动机为一个記录，该记录下可随时增加、更改的内容为检修内容。每次检修电动机后，录入检修内容，成为电动机的档案。检修内容包括：解体、清洗、加油、更换前后轴承。
2）查阅任意一台机械设备档案
根据机械设备平时运行情况，结合历年检修内容可作出日常维修方案。这就要求机械设备档案要有按机械设备名称查询库内容中功能。
3）查询同类同型号机械设备互为备用
一台机械设备故障后，需要查询其它同样技术数据的电动机备用。因此，要求数据库能够按照特殊条件来查询。即把机械设备的功率、电压、极对数、前轴承号、后轴承号、轴径、中心高、地脚相同的机械设备名称列出来，以供参考。
系统分析及总体设计
1.资料数据的来源
煤矿设备管理单位必须有自己的设备资料档案，由各班技术员保存。同时，设备组也有一套全车间的技术档案。把这些机械设备的档案收集起来，与实际工作中的煤矿设备档案对比，修改确认无误后，作为机械设备档案数据库的原始资料。
2.数据库的总体设计
把系统分为五个主控模块：总控模块（ZK.PRG）、录入模块（LR.PRG）、查询模块（CX.PRG）、修改模块（XG.PRG）、删除模块（SC.PRG）、打印模块（DY.PRG）。用层次图显示系统的总体结构如下： 电动机档案管理系统
录入 修改 查询 删除 打印 退出
系统程序由一个一般程序文件和4个过程文件组成，一般性文件相应于主控模块和电动机数据录入子模块，4个过程文件相应于4个子模块。每个过程文件中都包括相应子功能的各个过程。电动机档案录入模块：增加档案模块、插入档案模块。查询功能模块：按名称查询模块、按检修年份查询模块、按特殊条件查询模块。修改功能模块：修改电动机数据模块、修改所有电动机某一字段模块、删除功能模块：按名称删除模块、按检修年份删除模块、打印功能模块；单台电动机档案打印模块、同一检修年份打印模块。
3.数据库的特点和效果评价
本数据库档案结构详细的记录了煤矿机械设备的各项参数，它解决了以前的档案本手工记录的诸多不便，并具有以下特点：
1）数据资料齐全。数据库中罕有机械设备极数档案所要求的各项资料及参数。根据本数据库技术人员可以随时查找某台机械设备的技术数据。尤其是在检修狀况中，详细地记录了电动机历年检修情况，根据检修年份和检修状况可以编制年度大修计划及确定日常维修项目。
2）数据共享程度高。数据冗余度小，每个班组都可以分享数据库资源。
3）功能多。可以随时添加、修改、删除数据库中的记录，查阅查询所需电动机档案资料，也可以根据各班组所辖电动机进行修改、打印，以备参考。并且，新生成的记录可随之更新。
4）操作简便，保存安全可靠。
5）提高了档案管理水平。每年编制年度大检修计划时，设备员按照检修周期要查阅很多本档案，工作量大，且易造成错漏问题，运用数据库查询系统就可编制年度大检修计划。计划中提供的材料表准确清楚。不会造成材料的积压、浪费、错漏，查询单台电动机档案和历年检修状况快捷迅速。极大的提高了工作效率。
结束语
随着信息技术的进一步发展，在信息化条件下电子档案在煤矿档案资料管理工作中占有非常重要的地位，建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使煤矿档案资料管理工作更好地适应信息时代发展的要求。■
参考文献
[1]贾金果.煤炭企业档案管理的现状及对策[J].现代企业文化.2010（10）
[2]景金娥.大同煤矿集团公司档案计算机管理系统[J].同煤科技.2009（03）
[3]杨建平，张晓东.煤炭科技档案在非煤项目工程质量控制中的作用[J].中国煤炭.2009（08）