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摘要：随着计算机网络技术的迅猛发展，AI智能产品已步入百姓生活，但距离实现人工智能下的档案管理还有很大空间。如何将人工智能带入现代档案管理中，使档案信息也能够随时通过智能人机交互的新方式，来实现档案智能收集分类和鉴定、智能推荐和咨询服务、自动回答和编研汇总的智能互联，有效地促进档案管理工作的效率，是我们当前应该探究的问题。
关键词：人工智能;档案管理
中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：（2020）-21-258
2018年“双11”，天猫精灵-方糖获天猫平台消费电子行业单品销量冠军，并在中国市场取得了连续四个季度排名第一的惊人业绩。短短一年时间，天猫精灵智能产品得到了社会广泛认可，步入百姓生活，让我们看到了人工智能产业生态的成功，它将为我们描绘的是一幅万物智联的未来生活，而天猫精灵仅仅是整个万物智联中的一环，我们期望实现人与房屋、车辆、办公室等场景的智能互联。
由此及彼，人工智能技术的发展给档案管理的创新和变革提供了契机，如何将它带入现代档案管理中，让档案信息也能够象天猫精灵一样，随时通过智能人机交互的新方式，实现档案智能收集分类和鉴定、智能推荐和咨询服务、自动回答和编研汇总的智能互联，有效地促进档案管理工作的效率，是我们当前应该探究的问题。
1、档案管理智能化建设的必要性
1.1、档案资源信息化保障。21世纪是信息化、数字化、智能化融合发展的时代，档案是信息时代的重要组成部分，档案的信息化管理是大数据和人工智能的基础与前提。同时，档案智能化为档案信息赋予了新的生命，它将是呈现档案最直观、最便捷的方式。这就要求档案工作在收集、保管、保护和利用手段等方面做出调整。目前，档案信息化、数字化管理已步入正轨，逐步建立并形成了具有一定规模的档案资源数据库，它能够更好地去适应智能时代发展的节奏。
1.2、档案安全保障。传统载体档案通过智能化处理可实现信息收集、分类与检索、价值鉴定、安全管理、利用服务的智能互联，它意味着将来的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作，都可不再动用档案，并可对档案进行封存管理，从而大大减少了对档案的各种人为损害或自然侵害，大大提高档案的安全系数，从而保障档案实体的安全。
1.3、档案社会需求。人们的时间意识越来越强，领导决策、工作查考都要求快速及时。同时，社会公众对档案信息的需求量不断增加，如文件档案、人事档案、科技档案等等。档案馆在开通了智能查档功能后，查档人可直接在本地查阅异地档案，人们只需要通过人机对话或视频的形式，动动嘴皮子，说出自己需要查找的信息，就能够快速地查找并看到自己想要的档案信息资源，这种查档方式，使人们从传统的档案管理模式中解脱出来，体验全新的智能档案信息服务环境。
2、当前档案管理智能化建设存在的问题
2.1、档案数字化的标准不统一。实现智能化档案管理离不开档案的信息化和数学化，档案信息生成的完整、准确、数据安全与共享渠道的合法化、共享过程的标准化是关键的基础建设工程。然而现行档案的整理、分类、编目等工作仍旧按原本纸质档案手工管理的思维在进行，用这个思维来实现档案的智能化，是有差别的。各部门单位都有本行业的业务系统，产生档案的门类也非常多，比如学校、医院、人事、民政、房地等，档案整理以及数据库的建设都有自己的行业标准，这就造成综合档案馆的档案管理系统难以很好地兼容这些数据。
2.2、档案人员的专业性和稳定性有待提高。各立档单位的档案员从事档案整理大多都是兼职状态，档案员对基本的档案工作不熟悉，对档案数字化管理更是无从着手，大多只能依靠中介服务机构来进行。实际上，虽然档案数字化工作技术含量不高，但是某些环节却需要丰富的经验和较高的文化素养，由于档案工作岗位的不稳定造成在特定环节因专业上的问题而出现差错并忽略过去，对档案数字化处理产生了不利的影响，从而制约了档案智能化的建设和发展。
2.3、信息安全技术不够完善。知识经济、信息时代的脚步已清晰可闻，新兴的计算机技术的發展更是一日千里。但计算机的智能化技术在档案方面的应用还远远不够，档案信息安全技术还需要不断完善，各地区安全策略及措施都各自为政，软硬件技术的发展还存在依赖国外技术的现象，这些都影响了档案信息的安全。 另一方面，人工智能技术对用户隐私和档案安全等可能造成一定的侵害，需要引起档案工作者的重视。
3、如何实现档案信息化向智能化的平稳过渡
3.1、加强档案信息化标准建设。档案部门要转变思想，注重对档案全流程、多维度、非结构化数据的收集，构建档案大数据平台，如：由国家或者省市一级建立一个固定的国家级标准的数字库，建设时按照大档案数据平台的概念来考虑档号设置、字段设置、档案分类等，把所有档案信息化、数字化，并纳入到这个标准中来，按照行业的特点制定标准统一的档案管理分类大纲;文件材料、专业档案、科技档案等归档范围和保管期限表等。依靠人工智能算法对大数据进行分析挖掘。这样，所有的资料信息数据可以自主地进行收集、分类、鉴定，甚至可以实现智能推荐和咨询服务、自动回答和编研汇总等，提高档案智能化管理水平。
3.2、加强档案队伍建设。档案管理人员的专业水平和综合素质对档案管理工作的质量有非常重要的影响。我们需要改变原有的档案管理理念，在管理的过程当中要具有一定的创新精神和积极掌握新型的管理技术，不仅要做好档案实体的整理工作，更要了解档案智能化的过程，了解各种档案新载体的物理性能，掌握基本的网络安全策略和知识，在管理过程当中能够因地制宜地创新档案管理的方式，制定完善的档案管理制度、档案人员培养制度，把各项制度落到实处，有效提升档案管理工作水平。
3.3、加强档案新技术的应用。在进行档案智能管理平台建设的过程中，要从实际情况出发，建立完善的档案资源管理数据库和综合化的档案管理信息系统，这样可以更好地进行收集、归档、整理、利用。同时，在对档案进行信息系统建设的过程中，要制定有效的网络安全策略及措施，保障用户隐私和档案安全。
档案智能化工作是一个系统工程，它并不独立存在，必须建立在档案信息化、数字化的基础上。面对新时代的困难和挑战，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案智能化的进程。
关键词：人工智能;档案管理
中图分类号：G4 文献标识码：A 文章编号：（2020）-21-258
2018年“双11”，天猫精灵-方糖获天猫平台消费电子行业单品销量冠军，并在中国市场取得了连续四个季度排名第一的惊人业绩。短短一年时间，天猫精灵智能产品得到了社会广泛认可，步入百姓生活，让我们看到了人工智能产业生态的成功，它将为我们描绘的是一幅万物智联的未来生活，而天猫精灵仅仅是整个万物智联中的一环，我们期望实现人与房屋、车辆、办公室等场景的智能互联。
由此及彼，人工智能技术的发展给档案管理的创新和变革提供了契机，如何将它带入现代档案管理中，让档案信息也能够象天猫精灵一样，随时通过智能人机交互的新方式，实现档案智能收集分类和鉴定、智能推荐和咨询服务、自动回答和编研汇总的智能互联，有效地促进档案管理工作的效率，是我们当前应该探究的问题。
1、档案管理智能化建设的必要性
1.1、档案资源信息化保障。21世纪是信息化、数字化、智能化融合发展的时代，档案是信息时代的重要组成部分，档案的信息化管理是大数据和人工智能的基础与前提。同时，档案智能化为档案信息赋予了新的生命，它将是呈现档案最直观、最便捷的方式。这就要求档案工作在收集、保管、保护和利用手段等方面做出调整。目前，档案信息化、数字化管理已步入正轨，逐步建立并形成了具有一定规模的档案资源数据库，它能够更好地去适应智能时代发展的节奏。
1.2、档案安全保障。传统载体档案通过智能化处理可实现信息收集、分类与检索、价值鉴定、安全管理、利用服务的智能互联，它意味着将来的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作，都可不再动用档案，并可对档案进行封存管理，从而大大减少了对档案的各种人为损害或自然侵害，大大提高档案的安全系数，从而保障档案实体的安全。
1.3、档案社会需求。人们的时间意识越来越强，领导决策、工作查考都要求快速及时。同时，社会公众对档案信息的需求量不断增加，如文件档案、人事档案、科技档案等等。档案馆在开通了智能查档功能后，查档人可直接在本地查阅异地档案，人们只需要通过人机对话或视频的形式，动动嘴皮子，说出自己需要查找的信息，就能够快速地查找并看到自己想要的档案信息资源，这种查档方式，使人们从传统的档案管理模式中解脱出来，体验全新的智能档案信息服务环境。
2、当前档案管理智能化建设存在的问题
2.1、档案数字化的标准不统一。实现智能化档案管理离不开档案的信息化和数学化，档案信息生成的完整、准确、数据安全与共享渠道的合法化、共享过程的标准化是关键的基础建设工程。然而现行档案的整理、分类、编目等工作仍旧按原本纸质档案手工管理的思维在进行，用这个思维来实现档案的智能化，是有差别的。各部门单位都有本行业的业务系统，产生档案的门类也非常多，比如学校、医院、人事、民政、房地等，档案整理以及数据库的建设都有自己的行业标准，这就造成综合档案馆的档案管理系统难以很好地兼容这些数据。
2.2、档案人员的专业性和稳定性有待提高。各立档单位的档案员从事档案整理大多都是兼职状态，档案员对基本的档案工作不熟悉，对档案数字化管理更是无从着手，大多只能依靠中介服务机构来进行。实际上，虽然档案数字化工作技术含量不高，但是某些环节却需要丰富的经验和较高的文化素养，由于档案工作岗位的不稳定造成在特定环节因专业上的问题而出现差错并忽略过去，对档案数字化处理产生了不利的影响，从而制约了档案智能化的建设和发展。
2.3、信息安全技术不够完善。知识经济、信息时代的脚步已清晰可闻，新兴的计算机技术的發展更是一日千里。但计算机的智能化技术在档案方面的应用还远远不够，档案信息安全技术还需要不断完善，各地区安全策略及措施都各自为政，软硬件技术的发展还存在依赖国外技术的现象，这些都影响了档案信息的安全。 另一方面，人工智能技术对用户隐私和档案安全等可能造成一定的侵害，需要引起档案工作者的重视。
3、如何实现档案信息化向智能化的平稳过渡
3.1、加强档案信息化标准建设。档案部门要转变思想，注重对档案全流程、多维度、非结构化数据的收集，构建档案大数据平台，如：由国家或者省市一级建立一个固定的国家级标准的数字库，建设时按照大档案数据平台的概念来考虑档号设置、字段设置、档案分类等，把所有档案信息化、数字化，并纳入到这个标准中来，按照行业的特点制定标准统一的档案管理分类大纲;文件材料、专业档案、科技档案等归档范围和保管期限表等。依靠人工智能算法对大数据进行分析挖掘。这样，所有的资料信息数据可以自主地进行收集、分类、鉴定，甚至可以实现智能推荐和咨询服务、自动回答和编研汇总等，提高档案智能化管理水平。
3.2、加强档案队伍建设。档案管理人员的专业水平和综合素质对档案管理工作的质量有非常重要的影响。我们需要改变原有的档案管理理念，在管理的过程当中要具有一定的创新精神和积极掌握新型的管理技术，不仅要做好档案实体的整理工作，更要了解档案智能化的过程，了解各种档案新载体的物理性能，掌握基本的网络安全策略和知识，在管理过程当中能够因地制宜地创新档案管理的方式，制定完善的档案管理制度、档案人员培养制度，把各项制度落到实处，有效提升档案管理工作水平。
3.3、加强档案新技术的应用。在进行档案智能管理平台建设的过程中，要从实际情况出发，建立完善的档案资源管理数据库和综合化的档案管理信息系统，这样可以更好地进行收集、归档、整理、利用。同时，在对档案进行信息系统建设的过程中，要制定有效的网络安全策略及措施，保障用户隐私和档案安全。
档案智能化工作是一个系统工程，它并不独立存在，必须建立在档案信息化、数字化的基础上。面对新时代的困难和挑战，我们一定要不断探索和研究新方法，分析新形势，解决新问题，加快档案智能化的进程。