档案资源整合问题

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  沧海一粟:2010年6月28日上午,河南省档案资源整合现场会在杞县召开,郑州、开封、南阳等市县档案局负责人进行了大会发言,交流了档案资源整合工作经验。省委副秘书长、省档案局局长王国振与会并发表了重要讲话,他指出:档案资源整合的目的应该是布局更合理、结构更优化,档案资源整合要坚持上窄下宽、上虚下实的原则,要在资源共享上做文章,进一步拓展服务范围,建立惠及民生的档案公共服务体系,更好地服务经济社会建设。
  我认为,档案资源整合要以科学发展观为指针,以“丰富馆藏内容、优化馆藏结构,科学整合资源、建立档案中心,创新档案服务、实现社会共享”为总要求。具体来说:
  其一,丰富馆藏内容、优化馆藏结构是档案资源整合的重中之重。首先,在内涵上不断加强经济、科技、文化、社会、名人尤其是民生档案的收集、征集与挖掘。一是积极收集民生档案和社会热点专门档案;二是逐步充实名人档案;三是注重重要历史资料的征集。其次,在平台上不断向政务信息窗口延伸,就是要搞好现行文件中心工作。最后,在存储上不断推进档案电子信息化建设。一方面,加快馆藏档案数据库建设,建立文件级目录数据库和珍贵重要及利用频繁档案全文数据库;另一方面,加快馆外的室藏档案数据库建设,进一步扩充档案资源。
  其二,科学整合资源、建立档案中心是档案资源整合的奋斗目标。第一,整合档案信息,不断完善档案馆功能;第二,改革管理体制,逐步建立以国家综合档案馆为基地的档案中心;第三,健全征集网络,加大档案信息的收集、征集力度。
  其三,创新档案服务、实现社会共享是档案资源整合的最终目的。一、在服务理念上,从传统的封闭式管理转为现代的开放式服务;二、在服务范围上,从主要为党政机关服务拓展为向全社会服务;三、在服务载体上,从提供单一的纸质档案服务走向提供纸质、电子、音像等多元服务。
  杨树:档案资源整合要“大”着眼“小”着手。“大”是一种理念、一个思路,是档案资源整合需要的思路。“大”的含义是普遍、开放、协同、全面。主要是指:第一,地域广泛化,要跨部门、跨领域、跨地区进行档案资源整合,尽可能取消部门分割,实行部门合作、事业整合。第二,形式多样化,要把不同形式的档案纳入其中,不管是纸质的还是电子的,不管是文字的还是实物的。第三,主体多元化,不管是政府的还是企业的、是民间组织的还是家庭、个人的。第四,利用具体化。要努力使不同的档案资源找到其更好发挥作用的方式,不论是用作编研,还是用作展览,抑或是资政、为民,总之,要各尽其用。
  “小”是具体方法、有效做法,是档案资源整合可行的做法。“小”的意思是:具体、针对、深入、到位。体现“小”的含义,要做到以下几个方面:一是参与者众。作为资源,自然是多多益善、兼收并蓄。“众人拾柴火焰高”,档案资源整合需要人人参与,各尽所能、各负其责。二是用力要巧。常言说,“巧妇难为无米之炊”,档案资源整合过程中,情况正好相反,我们缺的是“巧妇”。譬如,我们有丰富的档案资料,但缺少能够编研出精品的人才;再譬如,档案信息化建设,有设备无技术的情况同样存在。档案资源整合要学会借力,为我所用,只要借得巧、借得好,定会收到预期的效果。三是方式上活。档案资源整合最主要的目的是要丰富档案资源、充分利用档案资源。这就要求我们要最大限度地占有档案资源。那么,如何占有?我们不妨以小平同志的“白猫黑猫”论为指导,灵活运用。只要能占有,为我所用,可以收缴、寄存、复制、购买,甚至交换等,哪种形式有利采用哪种,不拘一格。四是区分要清。档案资源整合过程中,一定要分清主次、轻重和难易,找准主攻方向,着力务求实效。一般来说,属于档案信息资源类的,相对简单易行,目前的档案资源整合多是在这一块;属于保障条件类的,相对复杂困难,现实情况不容乐观,这正是我们档案资源整合的“软肋”。档案资源整合如能把“软肋”变成“强项”,档案事业的又好又快发展就会成为现实。
  詹姆斯:档案资源整合是社会发展的需要,也是档案事业发展的契机,由于是对现有机制的突破,如何整合可能会面临着许多工作现实的问题。一是在现代信息社会,档案资源已成为战略资源,或是经济资源,必然涉及各方利益,也可能会触动既得利益者的敏感神经,凭档案馆的力量,遇到的阻力恐怕会非常大。如房产部门的档案,涉及部门经济利益和个人财产隐私问题,整合这类档案资源,是很不容易的;再则,遇到专业性质比较强的档案,人家为了工作之便,也不会轻易地移交。二是档案部门是否做好了整合的准备,是否有能力对这些档案进行科学的管理,能否获得一些专业档案的形成者、管理者的信任。如果对现有库房内的档案都不能做到及时地开放利用和信息化管理,那就是“贪多嚼不烂”,还不如放在原保存处更安全、更方便。三是档案资源的整合并非要实体转移,由档案部门一家包揽不可,依现有技术条件,完全可以采取信息处理的方式,各方共同协作搭建一个信息共享平台,实现逻辑上的整合,档案馆也能省时省力,效果也会好得多。
  郝淑霞:近年来,濮阳市、县(区)档案馆对档案资源整合工作都进行了不同形式的探索。市档案馆积极参与重大活动档案的收集,把“龙文化”研讨会、“龙文化”活动周、“张氏”恳亲大会、濮阳“建市”20周年庆典、抗击“非典”活动、文明城市建设等一系列活动的档案资料及时接收进馆;濮阳县档案局馆打破以前不到年限不能进馆的规定,把县政府1998年~2006年所形成的文书档案4758件、428卷提前接收进馆,还征集了《郑州老图文》、《乐安任氏家谱》、《闫氏家谱人物志》及一批族谱、碑刻等珍贵档案资料;南乐县档案馆接收了退伍军人、交通规费、婚姻等档案13448卷(件);范县档案馆接收了病历档案15831卷,还收集了“郑板桥文化节”的书籍、文件材料及影像等资料进馆;台前县档案馆收集了刘邓大军强渡黄河的照片资料、刘少奇视察台前时的照片资料、被作家魏巍称作“最可爱的人”李玉安的照片资料;清丰县、华龙区也都对档案资源整合提出了具体的工作计划。由于档案资源整合工作目前还处在探索阶段,各县(区)要相互借鉴先进经验,也要注意学习全国其他地方的先进经验,结合自己的实际工作,持续不断地推动几年,争取使我市档案资源整合工作取得跨越式发展,逐步实现社会共享。我认为,当前,档案资源整合工作的主要任务应该是:通过把档案资源尽可能地集中到档案馆来,把市、县(区)档案馆建设成名副其实的综合档案馆,实现档案资源社会共享。具体来说,又包括三个方面:其一,改革和调整国家档案资源的归属和流向,变专业档案的多头管理、分散管理为集中统一管理,强化市、县(区)档案行政管理部门在档案管理工作中的主体地位;其二,集中管理,统一利用,逐步将市、县(区)范围内属于国家所有的重要专业档案全部交 市、县(区)档案馆集中管理,统一向社会提供利用方便;其三,科技兴档,强化服务,努力采用现代科技手段,综合开发档案信息资源,全面提升市、县(区)档案馆的整体服务功能。
  小鱼儿:档案资源整合是一项民心工程,是新时期档案事业发展的需要,是建立三个体系的充分体现,是与时俱进、大力宣传档案工作的有利时机。首先,能改善档案保管的条件,档案在基层档案室的保管条件远不如有现代化设施的档案馆。其次,便于为民服务,老百姓跑几个单位才能查找到的资料,在档案馆一个地方就能解决。最后,扩大档案宣传面,到档案馆查找资料的人员多了,知道档案馆能帮助他们,达到了家喻户晓的效应,无形中,提高了档案馆的知名度,也起到了宣传的作用。档案资源整合有一定的难度,但相信在各级地方政府、各级领导的大力支持、协调下,此项工作一定能顺利开展。
  一井水:档案资源整合从宏观上讲,是综合档案馆与专业档案馆的资源的整合;从微观上讲,是档案室资源的整合。档案室室藏档案是否收集齐全完整、结构合理、整理规范、保管安全,直接关系到档案馆的接收与整理工作。现在,普遍存在着综合档案室不如专业档案室受重视的现象,专业档案室规模大、“七防”设施全、管理规范,而综合档案室,档案接收不齐全,大部分档案室只有办公室形成的收发文件,各科室的档案资料收不上来,有价值的资料不移交,档案室保存的档案数量少,利用价值低,因此,机关档案工作形成恶性循环,日趋弱化,档案库房像杂物库。因此,要整合档案资源应该从基础做起,强化基层档案室的功能,为档案馆整合档案资源奠定良好的物质基础。
  宁静:我认为,这次杞县档案资源整合现场会最关键的是使我们转变了思想观念,不再拘泥于档案接收的时间界限、范围界限,打破了档案形成10年、20年再接收进馆的固有方式,可以说,是一次档案管理方式的大开放,也是一次档案管理理念的重大突破。思想支配行动,下一步重点是采取什么方式与方法,如何协调与协作,尽可能做到文书档案与专门档案,纸质档案与声像档案、电子档案与实物档案等各种类别、各种载体档案的兼收并蓄,有序管理。各地应结合自己的具体情况,制定措施,明确人员,加大档案资源整合力度,边实践、边探索,不能照搬照抄。
  成长中的小树:具体来说,我认为,搞好档案资源整合需要做到“三个到位”:一要领导到位。这就需要承担档案资源整合任务的各部门、各单位切实将此项工作纳入重要日程,精心组织,认真实施,成立档案资源整合工作领导小组,确定1名分管领导,并抽调2~3名工作人员专门负责此项工作,确保此项工作有力、有序、有节地开展。二要投入到位。各部门、各单位之间的档案保管和保护条件各异,随意堆放档案的现象依然存在。这就需要有关单位加大投入力度,添置必要的保管和保护设备,按照办公自动化、档案信息化、保管科学化、利用现代化的要求,不断改善档案工作条件,确保档案工作的正常运转。三要落实到位。这就需要承担档案资源整合任务的各部门、各单位要按照“收集齐全,规范整理,微机著录”的原则,做好档案的整理和向综合档案馆移交工作,确保档案资源整合工作的顺利开展。
  
  (摘自《档案界》网站)
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