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摘 要:本文论述了我国高校人事档案管理工作的发展现状和存在的问题,并就当前的发展现状进行了分析,提出了档案管理的发展策略。
关键词:高校人事档案现状策略
中图分类号:G647 文献标识码:Ａ 文章编号:1674-098X(2011)01(a)-0199-01
高校人事档案管理是高校人才信息的重要载体,是人才的主要信息源,是配置高校人才资源的重要工具,对高校人才资源开发起着重要作用。高校人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分,通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。可以为用人部门提供大量丰富、动态、客观有效的原始资料和数据。因此,对高校人事档案的科学有效管理,必将促进高校人才资源开发,促进高校各项事业的全面发展。
1 高校人事档案管理的现状
长期以来,如何对待人事档案管理工作,存在着既重视又忽视的现象。口头上说重视,因为人事档案管理工作关系到每个人的切身利益,升学、毕业、就业、入党、升职升级等等都要在个人的档案上一一如实记录;实际工作中往往又忽视,人事档案管理工作由于不是主要业务工作,摆不上议事日程,也理所当然地成不了大家关注的焦点。管理是指管理者为有效地达到组织目标,对组织资源和组织活动有意识、有组织,不断地进行的协调活动。显然,档案管理中的第一要素是“管理者”,因此要配备德才兼备的档案管理员来胜任这份工作,而实际上多数高校却往往由人事部门中的某个人兼职。
(1)对高校人事档案管理的重要性认识存在误区.大部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区,认为人事档案工作就是保管的事务性工作,不是单位的主要工作,只要不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事,对档案工作不闻不问,往往忽视人事档案管理工作,人力、财力没有保障,使档案管理遇到的问题不能及时解决。
(2)硬件设施解决落实差。高校档案室建设简陋,经费投入不足.大部分档案室建设不标准、不规范。有些单位没有专用档案室,有的档案室狭窄、潮湿、防护设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁、完整。
(3)近几年在人才流动过程中,普遍存在着有人未经组织同意擅自离职的现象,受传统思维影响,一些单位对人才外流采取扣留档案等方式强制保留人才,而接收单位则只要人才进来,其余的不考虑,导致弃档现象增加,也有些单位因自身档案管理存在混乱,致使个人档案不完整、不齐全,大大贻误了个人档案的充分保留和利用。
(4)高校人事档案收集工作力度不够。由于收集归档工作制度不健全,导致档案管理人员执行不严格,收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不全面,有些材料在内容和形式上是雷同的,不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影響了档案的质量,降低了档案的利用率。
2 高校人事档案管理的的发展策略
基于以上因素的制约,为适应我国高校人事制度的改革,适应社会主义市场经济的发展,必须积极探索高校人事档案管理的有益经验和策略,不断提升高校人事档案管理的水平,达到质的飞跃。具体有效措施如下。
(1)积极扩大高校人事档案管理重要性的宣传,让高校领导层对人事档案管理有更深的认识,真正使领导在人、财、物上对高校档案管理进行有力的支持。同时,要建立档案管理领导小组,定期对档案管理工作进行检查、指导、督促,发现问题及时解决。另外要加强高校领导对档案法律法规的学习,进一步明确档案工作是义不容辞的责任和义务。积极呼吁社会各界力量对高校档案管理的支持,努力落实高校档案管理硬件设备的配置,高校人事档案管理部门要按标准建设好规范化的综合档案室,购置必备的档案柜,搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施,有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备,进一步提高档案管理信息化水平,确保档案利用安全,档案资料不丢失、不损坏,又保证档案信息不失密、不泄密,使档案管理使高校档案管理有质的提高。
(2)高校人事档案主管部门应定期组织培训业务知识,让档案管理人员掌握新的知识和先进的管理技术,进一步了解管理档案的重要性,增强责任心,提高档案管理的技术水平；配置专职人事档案管理人员,落实档案管理人员相应待遇。
(3)努力提高人事档案服务层次。一般说来,人事档案的利用大都是提供原件查阅或借阅,这种方式显然是被动的、肤浅的。实际工作中需要转变利用方式,以人事档案为基础制定高校人才培养规划,从宏观角度综合利用人事档案。人才的选拔培养,不仅要重视人员已有的表现,更重要的是选择其发展可能性。要做到这一点,除了注意及时掌握人员的现实表现情况外,还必须充分利用人事档案,全面、历史地了解人员的情况,为发现人才和正确、合理、适时地使用人才打好基础。
(4)努力提高档案利用效率。从过去忽视档案利用,转变为树立人事档案利用的意识,重视研究人事档案用户的需求。在确保保密的原则下,变被动为主动,以积极开发、主动服务的方式提供信息资源。这不仅需要档案内容的翔实与准确,更需要存档资料的丰富、全面、完整,能够真实向档案利用者提供有价值的人才资料。同时,还要采取当面咨询、访谈、发放征求意见表的形式了解人事档案用户对利用服务工作的评价、意见和要求,研究他们提出的建议,明确利用重点,了解查阅者中最需要知道的是哪些方面,单独将用户利用率高的材料整理出来,从而提高档案的利用效率。
(5)加强高校人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库,合理利用各种资源,使其最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化,是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性。
总而言之,我国高校人事档案管理要实行全面、科学、有效的管理,必须未雨绸缪,趋利避害,使高校人事档案工作始终顺应社会和时代的发展,从而促使我国高校的走向更加科学、健康、可持续的坦途。
参考文献
[1] 郑登文,王薇.新时期提高高校档案工作管理能力探析[J].北京教育:高教版,2005(3).
[2] 卢清富.新形势下如何提高高校档案管理工作水平[J].内蒙古科技与经济,2008(21).
关键词:高校人事档案现状策略
中图分类号:G647 文献标识码:Ａ 文章编号:1674-098X(2011)01(a)-0199-01
高校人事档案管理是高校人才信息的重要载体,是人才的主要信息源,是配置高校人才资源的重要工具,对高校人才资源开发起着重要作用。高校人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分,通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。可以为用人部门提供大量丰富、动态、客观有效的原始资料和数据。因此,对高校人事档案的科学有效管理,必将促进高校人才资源开发,促进高校各项事业的全面发展。
1 高校人事档案管理的现状
长期以来,如何对待人事档案管理工作,存在着既重视又忽视的现象。口头上说重视,因为人事档案管理工作关系到每个人的切身利益,升学、毕业、就业、入党、升职升级等等都要在个人的档案上一一如实记录;实际工作中往往又忽视,人事档案管理工作由于不是主要业务工作,摆不上议事日程,也理所当然地成不了大家关注的焦点。管理是指管理者为有效地达到组织目标,对组织资源和组织活动有意识、有组织,不断地进行的协调活动。显然,档案管理中的第一要素是“管理者”,因此要配备德才兼备的档案管理员来胜任这份工作,而实际上多数高校却往往由人事部门中的某个人兼职。
(1)对高校人事档案管理的重要性认识存在误区.大部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区,认为人事档案工作就是保管的事务性工作,不是单位的主要工作,只要不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了。甚至有些领导认为档案工作只是档案部门的事,对档案工作不闻不问,往往忽视人事档案管理工作,人力、财力没有保障,使档案管理遇到的问题不能及时解决。
(2)硬件设施解决落实差。高校档案室建设简陋,经费投入不足.大部分档案室建设不标准、不规范。有些单位没有专用档案室,有的档案室狭窄、潮湿、防护设备不配套,引起档案材料霉变、虫蛀,影响档案的美观整洁、完整。
(3)近几年在人才流动过程中,普遍存在着有人未经组织同意擅自离职的现象,受传统思维影响,一些单位对人才外流采取扣留档案等方式强制保留人才,而接收单位则只要人才进来,其余的不考虑,导致弃档现象增加,也有些单位因自身档案管理存在混乱,致使个人档案不完整、不齐全,大大贻误了个人档案的充分保留和利用。
(4)高校人事档案收集工作力度不够。由于收集归档工作制度不健全,导致档案管理人员执行不严格,收集归档工作被动、不及时。而且收集归档的材料不全面,有些材料在内容和形式上是雷同的,不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影響了档案的质量,降低了档案的利用率。
2 高校人事档案管理的的发展策略
基于以上因素的制约,为适应我国高校人事制度的改革,适应社会主义市场经济的发展,必须积极探索高校人事档案管理的有益经验和策略,不断提升高校人事档案管理的水平,达到质的飞跃。具体有效措施如下。
(1)积极扩大高校人事档案管理重要性的宣传,让高校领导层对人事档案管理有更深的认识,真正使领导在人、财、物上对高校档案管理进行有力的支持。同时,要建立档案管理领导小组,定期对档案管理工作进行检查、指导、督促,发现问题及时解决。另外要加强高校领导对档案法律法规的学习,进一步明确档案工作是义不容辞的责任和义务。积极呼吁社会各界力量对高校档案管理的支持,努力落实高校档案管理硬件设备的配置,高校人事档案管理部门要按标准建设好规范化的综合档案室,购置必备的档案柜,搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施,有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备,进一步提高档案管理信息化水平,确保档案利用安全,档案资料不丢失、不损坏,又保证档案信息不失密、不泄密,使档案管理使高校档案管理有质的提高。
(2)高校人事档案主管部门应定期组织培训业务知识,让档案管理人员掌握新的知识和先进的管理技术,进一步了解管理档案的重要性,增强责任心,提高档案管理的技术水平；配置专职人事档案管理人员,落实档案管理人员相应待遇。
(3)努力提高人事档案服务层次。一般说来,人事档案的利用大都是提供原件查阅或借阅,这种方式显然是被动的、肤浅的。实际工作中需要转变利用方式,以人事档案为基础制定高校人才培养规划,从宏观角度综合利用人事档案。人才的选拔培养,不仅要重视人员已有的表现,更重要的是选择其发展可能性。要做到这一点,除了注意及时掌握人员的现实表现情况外,还必须充分利用人事档案,全面、历史地了解人员的情况,为发现人才和正确、合理、适时地使用人才打好基础。
(4)努力提高档案利用效率。从过去忽视档案利用,转变为树立人事档案利用的意识,重视研究人事档案用户的需求。在确保保密的原则下,变被动为主动,以积极开发、主动服务的方式提供信息资源。这不仅需要档案内容的翔实与准确,更需要存档资料的丰富、全面、完整,能够真实向档案利用者提供有价值的人才资料。同时,还要采取当面咨询、访谈、发放征求意见表的形式了解人事档案用户对利用服务工作的评价、意见和要求,研究他们提出的建议,明确利用重点,了解查阅者中最需要知道的是哪些方面,单独将用户利用率高的材料整理出来,从而提高档案的利用效率。
(5)加强高校人事档案管理现代化和信息化建设。人事档案是人才信息资源库,合理利用各种资源,使其最大限度地发挥作用,必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理,以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化,是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要,是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分,也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性。
总而言之,我国高校人事档案管理要实行全面、科学、有效的管理,必须未雨绸缪,趋利避害,使高校人事档案工作始终顺应社会和时代的发展,从而促使我国高校的走向更加科学、健康、可持续的坦途。
参考文献
[1] 郑登文,王薇.新时期提高高校档案工作管理能力探析[J].北京教育:高教版,2005(3).
[2] 卢清富.新形势下如何提高高校档案管理工作水平[J].内蒙古科技与经济,2008(21).