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【摘要】文档一体化管理是提高档案综合管理水平的重要途径，是文书处理和档案管理有机结合的整体，是新时期办公自动化的发展趋势。提高文档一体化的认识，如何稳步、有序地推进高校文档一体化管理进程，是一个值得关注、亟待探讨的问题。
【关键词】高等学校 文档一体化 管理措施
随着信息化建设的发展，我国高校已普遍建立了校园网，并以此为平台，广泛应用办公自动化软件及档案管理系统，从而使高校档案信息高速向数字化发展。
一、文档一体化是高校信息化建设的内在要求
文件与档案是同一事物的两个不同发展阶段，他们同源一体。档案产生于文书部门，是将具有保存价值的文件资料经过立卷归档转化来的，档案是文书的变体和归宿，所以文件管理和档案管理的物质对象是一致的，两者具有内在的密切联系，是文件与档案实现一体化管理的理论基础。电子文件和电子档案的“文档一体化”管理模式，是指通过“办公自动化管理系统”(“OA”系统)或“文档管理软件”来协助完成电子文件生命周期全过程管理的工作模式。高校电子文件的管理目标，是实现对电子文件整个生命周期的有效管理和开发利用，保证电子文件的真实性、完整性和有效性，实现“文档一体化”管理模式，确保电子档案的长久保存和有效利用，使之更好地为高等教育改革发展和人才培养服务。
二、加强文档一体化管理的有效措施
1.加强文件管理的标准化、规范化
文档一体化管理，更加密切了文件管理与档案管理之间的有机联系，把二者放在一个综合的管理系统中，作为两个前后衔接、互相影响的子系统，统一地组织和控制整个文件生命过程。由于文件管理与档案管理的这种前后相承的关系，文件管理势必直接关系到档案管理的存在和发展。因此，必须强化文件管理的标准化、规范化，严格规范揭示文件内部特征和外部特征信息的各项数据，为推行文档一体化管理服务。
2.建立文档一体化管理的组织机构
从文件运动周期的角度看，文件与档案的关系决定了它们具备实行一体化管理的条件。一方面，现行文件与档案是一个具有内在联系的整体。它们的物质形态、内容主题以及社会本质都是相同的，均是附在有形物质上的信息，其区别仅在于是现行文件还是历史文件，从现行文件到历史文件，是一个完整的运动过程。另一方面，文书处理部门与档案部门只是分别管理处于不同运动阶段的文件。在文件的制作阶段和现行使用阶段，文件处于不停的运动中，适宜分散保存，以便随时查用和迅速运转。这项任务主要由文书处理部门承担。把文书和档案工作纳入一个系统内进行统一管理，有利于文档信息系统整体化优势的发挥，有利于档案现代化管理的快速发展。为此，高校要建立一个有力的组织机构，协调好文书处理部门与档案部门的关系，推动文档一体化的发展。
3.建立统一的文档一体化管理业务规范
首先要统一用品。从文书处理用的拟稿纸、文件处理单、各种表格，到文书立卷用的卷皮、卷盒及各种装具，一律采用国家统一规格产品。其次要统一编号。文书处理部门对文件进行分类编号时，首先应严格执行国务院办公厅和中共中央办公厅关于文件编号的有关规定，与此同时，也要考虑同档案部门分类立卷归档的一致性。最后要统一抓岗位培训。要通过岗位培训使他们充分认识文档一体化的必要性，增强推行文档一体化的自觉性，掌握文档工作的基本知识和技能。与此同时还要注重抓好领导者的培训，能否真正全面推行文档一体化管理在很大程度上取决于领导的重视程度。
4.加强文档一体化软件的统筹规划
目前，有的高校文书处理部门和档案部门使用的软件不能互用，输入的文件、档案不能互调，缺乏通用性，这严重制约了文档一体化管理的进程。因此，对于文档一体化软件的应用，从开始就必须注意加强领导，统一规划。其一，对办公自动化系统与档案管理软件进行整合，做好数据交换接口，以确保文档一体化软件的通用性，避免日后进行二次输入造成人力、财力、物力和时间上的巨大浪费。其二，依据各单位的职能，按照标准化、规范化的要求，调整、制定适应于文档一体化管理的分类方案与保管期限，并使之代码化。对各种表明档案信息内容特征的著录与标引加以统一。
5.加快办公自动化进程
国家档案局规定，各机关单位当年办理完毕的具有保存查考、利用价值的各种载体的文件材料，必须在翌年的6月底前立卷归档完毕。由于档案工作人员的频繁流动，案卷质量总体水平难于提高，而且，有相当一部分部门由于人力不足，文秘人员业务不熟悉等原因，只有通过档案业务指导部门的工作人员全盘“承包”来完成立卷归档工作。因此，要加快办公自动化进程，办公自动化是文档一体化管理得以实现的物质基础和手段，只有加快办公自动化进程，才能有效推进文档一体化管理进程。
三、文档一体化在教育管理和人才培养工作中的作用
高校为社会承担着人才培养和科学研究的重要任务，所形成的档案信息，蕴含着高校管理、教学、科研人员在教学、科研管理等各项工作活动的知识结晶，以其内容丰富、信息量大、社会价值高而成为社会一笔巨大的财富，对社会经济、科技、文化、教育等建设工作具有重要的参考利用价值。因此，高校的电子档案信息对高等教育管理和人才培养工作具有特别重要的作用。具体体现在以下几个方面:
1.管理好、利用好电子档案信息是高校整体管理水平提高的重要标志。人们能够在网络环境中共享信息资源，快速便捷地检索利用工作所需的电子文件信息，有助于工作效率和管理水平的提高。
2.高校丰富的档案信息，印证了我国高等教育改革与发展的历史过程，对高校教学管理决策、教学改革和教育管理研究都具有重要的参考利用价值，特别是对新办高校的建设工作具有很好的借鉴作用。
3.高校教学实践活动形成的档案信息，对高校教师尤其是年轻教师具有重要的参考利用价值。可以利用“教学课件”等电子档案信息进行现代技术教学和网络教学。
4.高校招生录取名册、学生学籍材料、成绩单、发放毕业证和学位证登记表等档案信息印证了人才培养的工作成就，对走向社会的毕业生具有多重利用价值。
5.高校電子档案信息提供利用服务，具有强大的文化教育功能。一是高校档案工作人员可以通过“档案管理系统”检索，系统地利用学校历史档案信息，编制成图文并茂的“校史资料”，以电子文件的形式在校园网中“展览”，或者做成多媒体作品在校园网中播放利用。二是人们在利用电子档案信息的过程中认知和理解电子文件信息的管理方式，能潜移默化地增强信息管理意识，特别是对在校学生具有很好的教育作用。学生在校期间接受了这种先进的信息管理理念，当他们走上社会后，就能用这种理念去推动一个单位或一个地区的信息化建设工作，从而更好地体现高校人才培养的成就。
参考文献：
[1]梁美庆.电子文件的归档处理[J].北京档案,2003(1).
[2]卞咸杰.实施归档文件整理规则重在到位[J].北京档案,2005(1).
[3]李津蕾,王春平.电子档案的成因及其管理[J].档案，2002，(1).
[4]方荣.电子文件的档案学审视[J].档案，1998，(1).
（作者单位：四川省内江师范学院办公室）
【关键词】高等学校 文档一体化 管理措施
随着信息化建设的发展，我国高校已普遍建立了校园网，并以此为平台，广泛应用办公自动化软件及档案管理系统，从而使高校档案信息高速向数字化发展。
一、文档一体化是高校信息化建设的内在要求
文件与档案是同一事物的两个不同发展阶段，他们同源一体。档案产生于文书部门，是将具有保存价值的文件资料经过立卷归档转化来的，档案是文书的变体和归宿，所以文件管理和档案管理的物质对象是一致的，两者具有内在的密切联系，是文件与档案实现一体化管理的理论基础。电子文件和电子档案的“文档一体化”管理模式，是指通过“办公自动化管理系统”(“OA”系统)或“文档管理软件”来协助完成电子文件生命周期全过程管理的工作模式。高校电子文件的管理目标，是实现对电子文件整个生命周期的有效管理和开发利用，保证电子文件的真实性、完整性和有效性，实现“文档一体化”管理模式，确保电子档案的长久保存和有效利用，使之更好地为高等教育改革发展和人才培养服务。
二、加强文档一体化管理的有效措施
1.加强文件管理的标准化、规范化
文档一体化管理，更加密切了文件管理与档案管理之间的有机联系，把二者放在一个综合的管理系统中，作为两个前后衔接、互相影响的子系统，统一地组织和控制整个文件生命过程。由于文件管理与档案管理的这种前后相承的关系，文件管理势必直接关系到档案管理的存在和发展。因此，必须强化文件管理的标准化、规范化，严格规范揭示文件内部特征和外部特征信息的各项数据，为推行文档一体化管理服务。
2.建立文档一体化管理的组织机构
从文件运动周期的角度看，文件与档案的关系决定了它们具备实行一体化管理的条件。一方面，现行文件与档案是一个具有内在联系的整体。它们的物质形态、内容主题以及社会本质都是相同的，均是附在有形物质上的信息，其区别仅在于是现行文件还是历史文件，从现行文件到历史文件，是一个完整的运动过程。另一方面，文书处理部门与档案部门只是分别管理处于不同运动阶段的文件。在文件的制作阶段和现行使用阶段，文件处于不停的运动中，适宜分散保存，以便随时查用和迅速运转。这项任务主要由文书处理部门承担。把文书和档案工作纳入一个系统内进行统一管理，有利于文档信息系统整体化优势的发挥，有利于档案现代化管理的快速发展。为此，高校要建立一个有力的组织机构，协调好文书处理部门与档案部门的关系，推动文档一体化的发展。
3.建立统一的文档一体化管理业务规范
首先要统一用品。从文书处理用的拟稿纸、文件处理单、各种表格，到文书立卷用的卷皮、卷盒及各种装具，一律采用国家统一规格产品。其次要统一编号。文书处理部门对文件进行分类编号时，首先应严格执行国务院办公厅和中共中央办公厅关于文件编号的有关规定，与此同时，也要考虑同档案部门分类立卷归档的一致性。最后要统一抓岗位培训。要通过岗位培训使他们充分认识文档一体化的必要性，增强推行文档一体化的自觉性，掌握文档工作的基本知识和技能。与此同时还要注重抓好领导者的培训，能否真正全面推行文档一体化管理在很大程度上取决于领导的重视程度。
4.加强文档一体化软件的统筹规划
目前，有的高校文书处理部门和档案部门使用的软件不能互用，输入的文件、档案不能互调，缺乏通用性，这严重制约了文档一体化管理的进程。因此，对于文档一体化软件的应用，从开始就必须注意加强领导，统一规划。其一，对办公自动化系统与档案管理软件进行整合，做好数据交换接口，以确保文档一体化软件的通用性，避免日后进行二次输入造成人力、财力、物力和时间上的巨大浪费。其二，依据各单位的职能，按照标准化、规范化的要求，调整、制定适应于文档一体化管理的分类方案与保管期限，并使之代码化。对各种表明档案信息内容特征的著录与标引加以统一。
5.加快办公自动化进程
国家档案局规定，各机关单位当年办理完毕的具有保存查考、利用价值的各种载体的文件材料，必须在翌年的6月底前立卷归档完毕。由于档案工作人员的频繁流动，案卷质量总体水平难于提高，而且，有相当一部分部门由于人力不足，文秘人员业务不熟悉等原因，只有通过档案业务指导部门的工作人员全盘“承包”来完成立卷归档工作。因此，要加快办公自动化进程，办公自动化是文档一体化管理得以实现的物质基础和手段，只有加快办公自动化进程，才能有效推进文档一体化管理进程。
三、文档一体化在教育管理和人才培养工作中的作用
高校为社会承担着人才培养和科学研究的重要任务，所形成的档案信息，蕴含着高校管理、教学、科研人员在教学、科研管理等各项工作活动的知识结晶，以其内容丰富、信息量大、社会价值高而成为社会一笔巨大的财富，对社会经济、科技、文化、教育等建设工作具有重要的参考利用价值。因此，高校的电子档案信息对高等教育管理和人才培养工作具有特别重要的作用。具体体现在以下几个方面:
1.管理好、利用好电子档案信息是高校整体管理水平提高的重要标志。人们能够在网络环境中共享信息资源，快速便捷地检索利用工作所需的电子文件信息，有助于工作效率和管理水平的提高。
2.高校丰富的档案信息，印证了我国高等教育改革与发展的历史过程，对高校教学管理决策、教学改革和教育管理研究都具有重要的参考利用价值，特别是对新办高校的建设工作具有很好的借鉴作用。
3.高校教学实践活动形成的档案信息，对高校教师尤其是年轻教师具有重要的参考利用价值。可以利用“教学课件”等电子档案信息进行现代技术教学和网络教学。
4.高校招生录取名册、学生学籍材料、成绩单、发放毕业证和学位证登记表等档案信息印证了人才培养的工作成就，对走向社会的毕业生具有多重利用价值。
5.高校電子档案信息提供利用服务，具有强大的文化教育功能。一是高校档案工作人员可以通过“档案管理系统”检索，系统地利用学校历史档案信息，编制成图文并茂的“校史资料”，以电子文件的形式在校园网中“展览”，或者做成多媒体作品在校园网中播放利用。二是人们在利用电子档案信息的过程中认知和理解电子文件信息的管理方式，能潜移默化地增强信息管理意识，特别是对在校学生具有很好的教育作用。学生在校期间接受了这种先进的信息管理理念，当他们走上社会后，就能用这种理念去推动一个单位或一个地区的信息化建设工作，从而更好地体现高校人才培养的成就。
参考文献：
[1]梁美庆.电子文件的归档处理[J].北京档案,2003(1).
[2]卞咸杰.实施归档文件整理规则重在到位[J].北京档案,2005(1).
[3]李津蕾,王春平.电子档案的成因及其管理[J].档案，2002，(1).
[4]方荣.电子文件的档案学审视[J].档案，1998，(1).
（作者单位：四川省内江师范学院办公室）