论文部分内容阅读
摘 要： 创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。作为建设创新型高校的一个重要组成部分，办公室管理同样需要不断创新。此外，办公室作为学校党委和行政的综合办事机构，具有特别重要的地位与作用，它既是校党委和行政联系广大教职员工的桥梁和纽带，又是对上、对下和对外工作的窗口。其管理科学与否，直接影响着高校的发展，是高校工作效率能否全面提高的关键因素。因此，必须努力改进高校办公室管理工作。作者对高等办公室在教育管理建设中的现状与问题进行了分析，并提出了创新措施。
关键词： 高校办公室 现状与问题分析 创新的措施
一、高校办公室工作
从高校办公室工作范畴来看，主要有确定型事务处理和非确定型决策处理两个方面。所谓确定型事务是指有规律的重复性工作，如收集资料，起草文件和报告，文件处理，整理记录和手稿，查找档案，抄写材料，统计报表，打字，文件材料的收发、归档、复制和检索等。所谓非确定型决策处理是指从事与人的创造力密切相关的决策工作，如根据上级指令和本校实际情况，进行思考与研究，制定出适合于本校的实施计划。而计划的完成情况将以文字数据和统计报表的形式反馈出来，经过统计、分析和研究之后，获得事物发展的动态信息，决策者根据这些动态信息及时地对原有计划作出某些修正，不断把事物推向高级的发展水平。
二、高校办公室在教育管理建设中的现状与问题分析
（一）对办公室工作职能的认识有待提高。
办公室是高校的必设机构，其工作的重要性毋庸置疑，但在实际工作中，却未必都能得到应有的重视。如果其工作没有摆上领导的议事日程，职责范围没有明确界定，整体工作就会处于处理日常琐碎事物的低水平状态，不能充分发挥参与政务的作用。特别是在实际工作中，办公室的职能很容易与其他职能部门交叉，一些新出现的业务，看似与办公室无关，实际是其业务的扩展，而一些看似归属办公室的工作，实际上不属于其管辖范围，办公室人员极易“越俎代庖”，导致与其他职能部门的矛盾，办公室就不能发挥应有的作用，直接受到影响的是学校领导，进而对学校工作大局产生不利影响。
（二）办公室人员队伍整体素质有待提高。
办公室工作人员的素质主要体现在政治素质、业务能力和工作作风三个方面。由于平时办公室人员多数时间忙于处理各类事物，难以进行系统的政治理论学习，疏于学习，自然影响政治素质的提高。高校办公室工作人员多数是从机关干部、辅导员、教师、教辅队伍选调，或者留用本校毕业生，多属半路出家，缺乏专业训练，基础条件的先天不足经常被忽视。这就影响着办公室人员人际处理问题的能力，如沟通能力、公关能力、应变能力的应用和发挥，极易造成与其他职能部门及师生，甚至是领导之间的矛盾，也会造成工作上的“衙门”作风和官僚习气。此外，管理手段的陈旧也是制约办公室人员队伍整体素质提高的重要因素。随着高校教育水平的不断提高，高校正进入一个全方位的网络环境，计算机和相关技术得到广泛应用，而高校办公室现有的办公设备设施落后，以及传统的工作方法和模式，显然已经难以适应信息化社会发展的现实需要。
（三）事务繁杂，缺乏严格的规章制度和行之有效的科学。
管理高校办公室的工作繁多复杂，它不但要协助校院系各级领导做好管理工作，而且要对教师、学生做到热情服务，又要对细小的工作一丝不苟、精益求精，否则就会给高校管理工作带来不便。诸如公文收发、会议通知、水电维修、设备维护、安全卫生统计报表、日常考勤、津贴发放、教学办公资金的管理及有关科室工作督促检查等，每一项工作看起来都很琐碎，但都很重要，缺一不可。“没有规矩，不成方圆”。办公室工作纷繁复杂，头绪众多，如果没有一种体现统一意志的力量来制衡，全院师生员工便无章可依，无所适从，将处于一种松散状态，失去应有的凝聚力，甚至会酿成严重的自由主义倾向。要避免上述现象的产生，最有效的办法就是实行制度化管理，建立一套严格的规章制度和进行有效的科学管理。
三、高校办公室管理创新的措施
（一）提高高校系办公室人员的素质。
当前，在高校教育事业不断改革与发展的过程中，高校办公室作为高校里重要的一个管理机构，也面临着许多新的挑战，尤其是对办公室管理人员的素质要求极高，这主要体现在以下几个方面。
1.加强服务意识。
高校办公室作为高校里的一个服务部门，只有通过为校区师生提供优质、高效的服务，才能树立起工作权威。为此，首先应当树立以人为本的现代管理思想，所谓“以人为本”，就是以教师和学生为本，从教师和学生的需要出发，尽心尽力为教师和学生服务。对能办的事情绝不推诿，急事急办，特事特办；待人热情，对其他部门、师生及其他单位的咨询要热心接待，耐心解释，不敷衍了事。
2.加强思想道德素质。
思想道德素质包括政治修养和职业道德。马列主义、毛泽东思想、邓小平理论等能使我们正确地认识形势，把握事物的本质和发展方向，它是衡量办公管理人员思想素质的重要方面。其次对于违反原则的事情坚决不办，不做拉关系、搞人情的事。真正把全心全意为人民服务的宗旨贯彻到办公室各项工作中，以求真务实、爱岗敬业的作风和精神，不断提高工作效率，努力为广大师生、为校区各部门提供高质量的服务，树立办公室良好的对内对外形象。
3.掌握扎实的知识和熟练的技能。
院（系）办公室人员应该具备一定的业务理论知识和技能，才能胜任本职工作。院（系）办公室所涉及的办公室业务知识主要包括文学、历史、哲学、经济学、计算机等；其次，还要博学多闻，“一专多能”，以“专”为主，“专”、“博”结合，即在专业上既有一定的深度，还在知识面上有一定的广度，要逐步由专业性人才向综合性人才转变，形成一专多能的素质结构。所以，办公室管理人员要有较全面的知识结构和扎实的业务能力，只有这样办公室管理人员才能应对各种各样复杂的问题，处理好形形色色的矛盾。
4.保持良好的精神状态。
办公室是综合部门，既要协调方方面面，又要服务上下左右，具有整体性强、影响性大的特点。要使办公室具有战斗力，发挥窗口作用，办公室人员必须具备良好的精神状态。在思想上忠于教育事业，不折不扣地执行党的教育路线、方针、政策。树立全心全意为教育事业服务的思想，在行动上要服从领导，对领导的各项决定应认真地贯彻执行，不得自行其事。办公室的工作相对来说比较繁杂，但身为办公室人员，不论是文件收发还是协调办事、接待来访等琐碎小事，都要有强烈的服务意识，以高度负责的态度，一丝不苟地做好工作。这就要求办公室人员要有任劳任怨、甘当无名英雄的思想品德，并能经受得起各种误解、委屈和挫折，胸怀要宽、肚量要大，要运用自己的智慧，既化解矛盾，又综合协调，保持良好的精神状态，努力为领导分忧解难，把工作搞好。
（二）抓好制度建设。
在今天高度法制的社会，必须有一套行之有效的管理制度以提高管理水平，规章制度是规范各学院教学、行政管理工作，保证工作秩序的正常运行，让办公室人员有章可循的重要依据。没有健全的制度就会使工作人员“无法可依”，工作随心所欲，要求不一，敷衍了事。工作职责不明确，工作程序不规范，会使工作出现混乱，降低工作效率，影响工作质量等。因此，必须加强内部规章制度的建设，调动办公室全体人员工作积极性，协调各种工作关系，减少内耗，形成整体力量，使管理更加科学化。因此，办公室要加强内部规章制度的建设，调动办公室全体人员工作积极性，协调各种工作关系，减少内耗，形成整体力量，使管理更加科学化。规章制度包括各项工作的管理规定及各种岗位职责，如办公室人员岗位职责、学校各下属教研室主任岗位职责、教师岗位职责等，规章制度保证了办公室工作有条不紊地开展。
（三）增强创新意识，提升创新水平。
长期以来，高校办公室工作往往都是杂事、琐事，办公室工作人员习惯按照领导意图办事，被动性较强，有时，在执行领导指示时，搬用书本知识、借用现成经验，虽然这样办事非常可靠，但是日积月累，难免形成被动从属、谨小慎微的思维定势。办公室工作要贯彻理论联系实际的原则，要发展创新思维，又要勇于实践，工作中大胆跳出经验主义的框框，运用新的视角和手段，探索解决问题的途径，提出新的见解，付诸实施，进而取得新的成果。实践出真知，实践是创新思维和办公室工作艺术的源泉。实践经验越丰富，思维的创造力就越强，办公室工作艺术的提高就越有坚实的基础。
四、结语
办公室工作人员必须解放思想、更新观念，努力培养、锻炼自己用新的思维方式进行工作，不断推出新思路、创出新模式；要积极认知新生事物，探索新规律，掌握现代知识理论，增强研究新情况、解决新问题的能力；要有开拓创新的勇气，工作讲究高效率、高水平；大力倡导开拓创新、敢于突破的工作意识，树立敢为人先的创业精神；管理观念要创新，要摒弃旧体制下的条条框框，努力克服“闭着眼睛看世界”的封闭型思维方式和“但保平安，唯求平稳”的守旧型思维方式，突破封闭僵化的旧观念；工作机制上要创新，本着是否有利于工作创新的原则，进行彻底的整理，该坚持的坚持，该修改的修改，该废止的废止；工作方法上要创新，要善于总结新经验，探索新规律，创造出丰富多彩、灵活多样且行之有效的工作方法；办公技术上要创新，使用办公自动化、网络化、数据化等先进的办公系统、设备来进一步提高效率和质量。
参考文献：
［1］郭志军.创新高校办公室管理理念的思考［R］.漳州师范学院学报（哲学社会科学版），2009，2.
［2］俞海平.高职院校加强和改进高校办公室管理工作的思考［R］.广东技术师范学院学报（职业教育），2010，2.
［3］丁青.加强和改进高校办公室管理工作探析.文教资料，2007，9月（下旬刊）.
［4］贾玉霞.浅谈高校办公室管理工作中的“硬件”建设.吉林教育科学（高教研究），1994，5.
［5］郭志军.浅议高校办公室管理的科学化.漳州师范学院学报（哲学社会科学版），2008，2.
［6］林雄萍.新时期高校办公室管理工作的分析及建议.湖南工业职业技术学院学报，2009，4，（9）2.
［7］苗雨，江晓林.浅谈如何提高高校办公室管理服务水平.教育长廊，2009，3月（下旬刊）.
关键词： 高校办公室 现状与问题分析 创新的措施
一、高校办公室工作
从高校办公室工作范畴来看，主要有确定型事务处理和非确定型决策处理两个方面。所谓确定型事务是指有规律的重复性工作，如收集资料，起草文件和报告，文件处理，整理记录和手稿，查找档案，抄写材料，统计报表，打字，文件材料的收发、归档、复制和检索等。所谓非确定型决策处理是指从事与人的创造力密切相关的决策工作，如根据上级指令和本校实际情况，进行思考与研究，制定出适合于本校的实施计划。而计划的完成情况将以文字数据和统计报表的形式反馈出来，经过统计、分析和研究之后，获得事物发展的动态信息，决策者根据这些动态信息及时地对原有计划作出某些修正，不断把事物推向高级的发展水平。
二、高校办公室在教育管理建设中的现状与问题分析
（一）对办公室工作职能的认识有待提高。
办公室是高校的必设机构，其工作的重要性毋庸置疑，但在实际工作中，却未必都能得到应有的重视。如果其工作没有摆上领导的议事日程，职责范围没有明确界定，整体工作就会处于处理日常琐碎事物的低水平状态，不能充分发挥参与政务的作用。特别是在实际工作中，办公室的职能很容易与其他职能部门交叉，一些新出现的业务，看似与办公室无关，实际是其业务的扩展，而一些看似归属办公室的工作，实际上不属于其管辖范围，办公室人员极易“越俎代庖”，导致与其他职能部门的矛盾，办公室就不能发挥应有的作用，直接受到影响的是学校领导，进而对学校工作大局产生不利影响。
（二）办公室人员队伍整体素质有待提高。
办公室工作人员的素质主要体现在政治素质、业务能力和工作作风三个方面。由于平时办公室人员多数时间忙于处理各类事物，难以进行系统的政治理论学习，疏于学习，自然影响政治素质的提高。高校办公室工作人员多数是从机关干部、辅导员、教师、教辅队伍选调，或者留用本校毕业生，多属半路出家，缺乏专业训练，基础条件的先天不足经常被忽视。这就影响着办公室人员人际处理问题的能力，如沟通能力、公关能力、应变能力的应用和发挥，极易造成与其他职能部门及师生，甚至是领导之间的矛盾，也会造成工作上的“衙门”作风和官僚习气。此外，管理手段的陈旧也是制约办公室人员队伍整体素质提高的重要因素。随着高校教育水平的不断提高，高校正进入一个全方位的网络环境，计算机和相关技术得到广泛应用，而高校办公室现有的办公设备设施落后，以及传统的工作方法和模式，显然已经难以适应信息化社会发展的现实需要。
（三）事务繁杂，缺乏严格的规章制度和行之有效的科学。
管理高校办公室的工作繁多复杂，它不但要协助校院系各级领导做好管理工作，而且要对教师、学生做到热情服务，又要对细小的工作一丝不苟、精益求精，否则就会给高校管理工作带来不便。诸如公文收发、会议通知、水电维修、设备维护、安全卫生统计报表、日常考勤、津贴发放、教学办公资金的管理及有关科室工作督促检查等，每一项工作看起来都很琐碎，但都很重要，缺一不可。“没有规矩，不成方圆”。办公室工作纷繁复杂，头绪众多，如果没有一种体现统一意志的力量来制衡，全院师生员工便无章可依，无所适从，将处于一种松散状态，失去应有的凝聚力，甚至会酿成严重的自由主义倾向。要避免上述现象的产生，最有效的办法就是实行制度化管理，建立一套严格的规章制度和进行有效的科学管理。
三、高校办公室管理创新的措施
（一）提高高校系办公室人员的素质。
当前，在高校教育事业不断改革与发展的过程中，高校办公室作为高校里重要的一个管理机构，也面临着许多新的挑战，尤其是对办公室管理人员的素质要求极高，这主要体现在以下几个方面。
1.加强服务意识。
高校办公室作为高校里的一个服务部门，只有通过为校区师生提供优质、高效的服务，才能树立起工作权威。为此，首先应当树立以人为本的现代管理思想，所谓“以人为本”，就是以教师和学生为本，从教师和学生的需要出发，尽心尽力为教师和学生服务。对能办的事情绝不推诿，急事急办，特事特办；待人热情，对其他部门、师生及其他单位的咨询要热心接待，耐心解释，不敷衍了事。
2.加强思想道德素质。
思想道德素质包括政治修养和职业道德。马列主义、毛泽东思想、邓小平理论等能使我们正确地认识形势，把握事物的本质和发展方向，它是衡量办公管理人员思想素质的重要方面。其次对于违反原则的事情坚决不办，不做拉关系、搞人情的事。真正把全心全意为人民服务的宗旨贯彻到办公室各项工作中，以求真务实、爱岗敬业的作风和精神，不断提高工作效率，努力为广大师生、为校区各部门提供高质量的服务，树立办公室良好的对内对外形象。
3.掌握扎实的知识和熟练的技能。
院（系）办公室人员应该具备一定的业务理论知识和技能，才能胜任本职工作。院（系）办公室所涉及的办公室业务知识主要包括文学、历史、哲学、经济学、计算机等；其次，还要博学多闻，“一专多能”，以“专”为主，“专”、“博”结合，即在专业上既有一定的深度，还在知识面上有一定的广度，要逐步由专业性人才向综合性人才转变，形成一专多能的素质结构。所以，办公室管理人员要有较全面的知识结构和扎实的业务能力，只有这样办公室管理人员才能应对各种各样复杂的问题，处理好形形色色的矛盾。
4.保持良好的精神状态。
办公室是综合部门，既要协调方方面面，又要服务上下左右，具有整体性强、影响性大的特点。要使办公室具有战斗力，发挥窗口作用，办公室人员必须具备良好的精神状态。在思想上忠于教育事业，不折不扣地执行党的教育路线、方针、政策。树立全心全意为教育事业服务的思想，在行动上要服从领导，对领导的各项决定应认真地贯彻执行，不得自行其事。办公室的工作相对来说比较繁杂，但身为办公室人员，不论是文件收发还是协调办事、接待来访等琐碎小事，都要有强烈的服务意识，以高度负责的态度，一丝不苟地做好工作。这就要求办公室人员要有任劳任怨、甘当无名英雄的思想品德，并能经受得起各种误解、委屈和挫折，胸怀要宽、肚量要大，要运用自己的智慧，既化解矛盾，又综合协调，保持良好的精神状态，努力为领导分忧解难，把工作搞好。
（二）抓好制度建设。
在今天高度法制的社会，必须有一套行之有效的管理制度以提高管理水平，规章制度是规范各学院教学、行政管理工作，保证工作秩序的正常运行，让办公室人员有章可循的重要依据。没有健全的制度就会使工作人员“无法可依”，工作随心所欲，要求不一，敷衍了事。工作职责不明确，工作程序不规范，会使工作出现混乱，降低工作效率，影响工作质量等。因此，必须加强内部规章制度的建设，调动办公室全体人员工作积极性，协调各种工作关系，减少内耗，形成整体力量，使管理更加科学化。因此，办公室要加强内部规章制度的建设，调动办公室全体人员工作积极性，协调各种工作关系，减少内耗，形成整体力量，使管理更加科学化。规章制度包括各项工作的管理规定及各种岗位职责，如办公室人员岗位职责、学校各下属教研室主任岗位职责、教师岗位职责等，规章制度保证了办公室工作有条不紊地开展。
（三）增强创新意识，提升创新水平。
长期以来，高校办公室工作往往都是杂事、琐事，办公室工作人员习惯按照领导意图办事，被动性较强，有时，在执行领导指示时，搬用书本知识、借用现成经验，虽然这样办事非常可靠，但是日积月累，难免形成被动从属、谨小慎微的思维定势。办公室工作要贯彻理论联系实际的原则，要发展创新思维，又要勇于实践，工作中大胆跳出经验主义的框框，运用新的视角和手段，探索解决问题的途径，提出新的见解，付诸实施，进而取得新的成果。实践出真知，实践是创新思维和办公室工作艺术的源泉。实践经验越丰富，思维的创造力就越强，办公室工作艺术的提高就越有坚实的基础。
四、结语
办公室工作人员必须解放思想、更新观念，努力培养、锻炼自己用新的思维方式进行工作，不断推出新思路、创出新模式；要积极认知新生事物，探索新规律，掌握现代知识理论，增强研究新情况、解决新问题的能力；要有开拓创新的勇气，工作讲究高效率、高水平；大力倡导开拓创新、敢于突破的工作意识，树立敢为人先的创业精神；管理观念要创新，要摒弃旧体制下的条条框框，努力克服“闭着眼睛看世界”的封闭型思维方式和“但保平安，唯求平稳”的守旧型思维方式，突破封闭僵化的旧观念；工作机制上要创新，本着是否有利于工作创新的原则，进行彻底的整理，该坚持的坚持，该修改的修改，该废止的废止；工作方法上要创新，要善于总结新经验，探索新规律，创造出丰富多彩、灵活多样且行之有效的工作方法；办公技术上要创新，使用办公自动化、网络化、数据化等先进的办公系统、设备来进一步提高效率和质量。
参考文献：
［1］郭志军.创新高校办公室管理理念的思考［R］.漳州师范学院学报（哲学社会科学版），2009，2.
［2］俞海平.高职院校加强和改进高校办公室管理工作的思考［R］.广东技术师范学院学报（职业教育），2010，2.
［3］丁青.加强和改进高校办公室管理工作探析.文教资料，2007，9月（下旬刊）.
［4］贾玉霞.浅谈高校办公室管理工作中的“硬件”建设.吉林教育科学（高教研究），1994，5.
［5］郭志军.浅议高校办公室管理的科学化.漳州师范学院学报（哲学社会科学版），2008，2.
［6］林雄萍.新时期高校办公室管理工作的分析及建议.湖南工业职业技术学院学报，2009，4，（9）2.
［7］苗雨，江晓林.浅谈如何提高高校办公室管理服务水平.教育长廊，2009，3月（下旬刊）.