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摘要：教辅图书的出版具有周期短、生产量大、品种多、流程复杂等特点，严格控制教辅图书出版的进度，是提高竞争力的一个必要手段。通过引入项目管理理论，对教辅图书的出版进度进行细粒度控制与管理，提出优化教辅图书的出版流程的实施方案，能够有效规避影响教辅生产流程的各种因素，有效掌控出版进度与风险，提高图书出版效率。
关键词：项目进度管理 教辅出版 出版效率
教辅出版是我国出版企业的重要经营版块。教辅出版工作由于其行业特性，存在周期短、生产量大、品种多、流程复杂等特点，因此，如何有效监控、管理教辅图书生产进度，合理规划编、校、印、发等各出版环节的生产周期，确保教辅按时成书，一直以来是困扰教育出版企业的难题。
在图书出版进度管理方面，大多数出版企业还是采用管理者凭借经验主观安排这一传统的管理方法，并没有将现代的项目管理理论与进度控制方法引入到图书出版流程的管理过程中。在这种情况下，出版社缺少对图书出版计划的科学管理，项目负责人采取经验主义的方式管理图书出版进度，经常出现各环节推迟的现象；在发现进度推迟后，由于缺乏科学的应对措施，又经常出现盲目赶工的现象，最终导致企业管理混乱、人力资源利用率低、出版质量下降等系列问题的出现。因此，有必要对教辅出版的进度管理进行详细地分析与研究，以杜绝上述现象的出现，提升出版效率，提高出版质量。
一、项目进度管理相关理论
项目进度管理是在规定的项目实施周期内，为确保项目工期和质量能够符合项目要求，所进行的贯穿整个项目的一系列管理过程。具体内容包括编排科学合理的进度计划；对项目实施过程中的各个环节进行有效监控；在项目实施过程中，实际进度与计划相比出现偏差时，针对偏差出现的原因，制定相应的应对措施，并对原计划进行调整。总之，对项目进度进行管理的最终目标是确保项目能够在计划或要求的时间段内得到顺利实施。
（一）项目进度计划
項目进度计划的制定首先需要将项目的任务分解成相对独立的活动，梳理出各个活动间的重要程度、关联关系、时序关系，评估出完成每个独立活动预计的花费时间；其次，通过分析现有的项目资源（如可用人员、投入资金等）和项目目标（如完成时间、质量要求等），对项目实施进度计划进行科学编制，明确项目各个活动的开始时间和完成时间，最终完成项目的总体目标。
（二）项目进度控制
项目进度计划的编排主要是依靠项目管理者的经验，在项目执行过程中往往会遇到各种意料之外的问题，这些问题常常会给项目的顺利执行带来麻烦，导致项目实际执行情况出现各种偏差。因此，根据项目的实际执行情况，及时分析偏差产生的原因，采取相应的应对措施，并对项目计划做出调整，是项目进度管理的核心内容。这一过程就叫做项目进度控制。
项目进度控制的三个主要步骤分别是：第一，在项目实施的过程中，对项目实施情况进行动态监控和跟踪，准确收集项目实施进度方面的信息；第二，对比分析项目实际进度情况与计划情况的偏差程度，找出项目进度偏差产生的原因；第三，采取相关的应对措施进行补救，或对已有的项目进度计划进行修改、调整。通过上述三个步骤，实现对整个项目执行进度的有效管理与控制。具体流程如图1所示。
二、项目进度管理理论在教辅出版流程中的应用
（一）教辅图书出版进度计划编制
教育出版企业每年教辅图书的出版品种多、生产流程复杂，为有效掌握图书出版的进度，保证图书出版工作高质高效完成，编制图书出版进度计划是一项基础性的工作。图书进度计划的制定是对参与教辅图书出版的人员（编辑人员、设计人员、制版人员、印制人员、仓储人员等）与出版流程中的各项工作（编辑加工、封面设计、排版制版、仓储运输等）实施责任主体进行明确分工，是对出版流程中各项工作开始时间和结束时间的合理约束，是对出版流程中各项工作之间先后顺序关系的科学规范。
下面将以笔者所在出版社的《新编基础训练》图书出版流程为例，通过应用项目进度管理理论，分别从出版活动分解、出版活动排序等方面详细说明如何开展图书出版项目的进度计划编制，为后续的动态监控项目进度奠定管理基础。
1.分解出版活动
图书出版过程会涉及作者、出版社、印刷厂三个主体，每个主体都会有相应的出版活动产生。我们通过对《新编基础训练》涉及的每个主体进行任务分解，得出了该书的出版活动集合，包括到稿、发稿、编辑加工（“三审三校”）、封面设计、付型、印制、入库等，并明确了每个活动的责任部门、责任人。
2.梳理活动关系
为做好出版活动之间的衔接工作，我们对出版过程中上述各项具体活动之间关系进行了梳理，对活动集合中的先后关系以及并行关系进行了编排。例如，只有在作者稿件“齐、清、定”后才能开始发稿工作；而封面设计则可以同发稿、编辑加工同步开展。这些关系的梳理，将帮助项目编辑在项目管理中合理地安排各活动执行时间，以保证各项具体工作的开展顺序。
3.确定出版时间结点
前面提到，图书出版涉及较多的活动，为确保图书出版能够按进度完成，需要项目编辑能够较为准确地预估每项活动可能配备的资源以及可能花费的时间，并且根据某些重要环节要求的完成时间适当调整其他流程的完成时间。我们在实施《新编基础训练》的过程中，由于配套的原创出版社教材到手时间较迟，在编制项目计划时只能多次同作者沟通，压缩稿件编写时间，好在多次沟通后得到作者的理解，将到稿时间压缩到教材到手后的第5天，保证了后续工作的按时开展。
4.进度计划的编制
在前面三项工作完成后，就可以将图书出版计划编制出来。在编制时，为了能够将进度计划直观地展示出来，项目编辑绘制了甘特图。甘特图是在项目管理领域比较常用的一种条形图，利用活动列表和时间刻度，形象地反映出项目任务包含的所有活动的执行顺序与执行时间。 《新编基础训练》是笔者所在出版社的重点教辅品种，覆盖教材版本较多、印量较大、生产时间较紧。该项目在实施之前，项目负责人对出版流程环节的活动进行了细致地分析，确定了各活动的责任部门与责任人，考虑到印厂在同一时间段面对省内多家出版社的印制需求这一因素，对可能影响进度的印制这一关键环节赋予了充足的时间，最终制订了详细的项目进度计划。在进度计划编制后，项目编辑利用甘特图同项目组成员反复讨论，大大提高了沟通的效率，进度计划在多次修改后按时定稿，为该项目的顺利实施奠定了良好的基础。
（二）教辅图书出版进度管控
项目在实际实施期间，不可避免地会出现不确定因素，例如项目组人员变动、项目出现难解决的关键问题等，这些不确定因素会导致项目的实际进度出现偏差。因此，项目编辑需要掌握对管控进度的一整套方法，将进度管控办法应用在项目实施周期中，以便及时发现项目产生的偏差，并准确分析出偏差产生的原因，采取有效的应对措施，以保证项目能够按期保质完成。
1.教辅图书出版进度动态监控
建立项目管理小组制度。上面提到，《新编基础训练》的出版涉及编辑、设计、校对、出版、储运等多个部门，因此，我社成立了以该书所在教辅编辑部主任为组长，以项目编辑为副组长，以责任编辑和其他参与部门的经办人为成员的项目管理小组，对小组成员进行了明确的分工，每个人的目标责任清晰，对项目各环节进度的把握，采取会议、群组、邮件等方式定期、不定期开展交流、讨论，及时反馈项目的进度，认真执行管理小组的决策。
建立项目例会制度。为全面、系统地监控《新编基础训练》项目的出版进展情况，项目管理小组建立了例会制度，通过例会对该书的进展情况进行全面的梳理，项目编辑收集图书出版各活动的完成情况，记录出版过程中存在的问题，并对存在的问题提出具体的解决方案，最终汇总成例会的会议纪要并分发给分管社领导、参与相关人员。
项目实施的不同阶段，例会的召开频率也在不断变化。在项目实施的初期，考虑到需要协调、通告的事项较多，例会的频率以周为单位；随着项目的推进，日常例会逐步改为每两周召开一次；但当项目编辑发现出版进度出现延迟或者出版时间临时缩短时，则采取隔天或者每天召开一次例会，以便提高对出版进度的把控程度。此外，为提高例会的效率，在会议召开前，项目编辑都会通过聊天软件或者邮箱的方式提前将会议议题发给小组成员，要求相关人员提前准备发言内容；會议中，参会人员针对会议议题开展讨论，明确问题解决方案，包括解决问题的责任人、解决方法、解决时间，形成会议纪要；会议后，由项目编辑跟踪落实情况。
2.图书出版进度偏差分析及调整
由于教辅图书出版的复杂性，在实际的图书出版实施过程中，经常会有项目某环节延期的现象发生，这就会对后续环节产生一定的影响。这时就需要项目编辑对该环节偏差产生的原因进行分析，并对偏差是否会对项目的总体进度造成影响进行评估，及时采取应对措施。
在项目进度出现偏差时，我们主要采取如下的步骤进行应对：
首先，分析偏差原因。在实施过程中，项目编辑一旦发现出版进度的某个环节出现偏差，应同该环节的参与人员充分沟通，了解该环节的具体执行情况，分析偏差产生的原因，预估偏差可能对项目带来的影响。
一般来说，项目进度偏差分为“弱偏差”和“强偏差”。“弱偏差”一般是不会影响项目总体进度的，例如通过采取增加该环节参与人员、适当增加工作强度等方法是能够解决问题的。而“强偏差”一般较难采取有效的应对措施，将直接导致项目进度计划的调整。
其次，采取偏差补救。如果项目偏差类型为“弱偏差”，可以同相关部门的负责人沟通，采取增加参与人员、适当安排加班等方式进行进度补救。例如，《新编基础训练》的项目编辑在例行进度统计时发现封面设计环节的时间超过了预计计划，及时同美术编辑沟通，了解到该编辑近期生病请假较多影响了进度，在同该编辑部主任沟通后，要求其通过周末加班的方式，追赶上了实际的进度。如果项目偏差类型为“强偏差”，应及时召开项目管理小组专题会议，就偏差的具体影响向小组成员通报，并将后续的调整方案同步向分管社领导汇报，待批准后修改项目进度计划表，并及时跟踪项目后续的进度情况。
二、小结
本文参照项目管理学中项目进度管理的相关理论，针对教辅图书出版流程中存在的问题，对教辅图书出版流程的管理做了细化的分析和探索，提出了教辅出版进度计划制定、进度动态监控以及进度偏差处理的具体办法，是对新常态下教辅图书编辑出版生产流程的新探索，有利于进一步优化出版企业图书出版的管理方法。
关键词：项目进度管理 教辅出版 出版效率
教辅出版是我国出版企业的重要经营版块。教辅出版工作由于其行业特性，存在周期短、生产量大、品种多、流程复杂等特点，因此，如何有效监控、管理教辅图书生产进度，合理规划编、校、印、发等各出版环节的生产周期，确保教辅按时成书，一直以来是困扰教育出版企业的难题。
在图书出版进度管理方面，大多数出版企业还是采用管理者凭借经验主观安排这一传统的管理方法，并没有将现代的项目管理理论与进度控制方法引入到图书出版流程的管理过程中。在这种情况下，出版社缺少对图书出版计划的科学管理，项目负责人采取经验主义的方式管理图书出版进度，经常出现各环节推迟的现象；在发现进度推迟后，由于缺乏科学的应对措施，又经常出现盲目赶工的现象，最终导致企业管理混乱、人力资源利用率低、出版质量下降等系列问题的出现。因此，有必要对教辅出版的进度管理进行详细地分析与研究，以杜绝上述现象的出现，提升出版效率，提高出版质量。
一、项目进度管理相关理论
项目进度管理是在规定的项目实施周期内，为确保项目工期和质量能够符合项目要求，所进行的贯穿整个项目的一系列管理过程。具体内容包括编排科学合理的进度计划；对项目实施过程中的各个环节进行有效监控；在项目实施过程中，实际进度与计划相比出现偏差时，针对偏差出现的原因，制定相应的应对措施，并对原计划进行调整。总之，对项目进度进行管理的最终目标是确保项目能够在计划或要求的时间段内得到顺利实施。
（一）项目进度计划
項目进度计划的制定首先需要将项目的任务分解成相对独立的活动，梳理出各个活动间的重要程度、关联关系、时序关系，评估出完成每个独立活动预计的花费时间；其次，通过分析现有的项目资源（如可用人员、投入资金等）和项目目标（如完成时间、质量要求等），对项目实施进度计划进行科学编制，明确项目各个活动的开始时间和完成时间，最终完成项目的总体目标。
（二）项目进度控制
项目进度计划的编排主要是依靠项目管理者的经验，在项目执行过程中往往会遇到各种意料之外的问题，这些问题常常会给项目的顺利执行带来麻烦，导致项目实际执行情况出现各种偏差。因此，根据项目的实际执行情况，及时分析偏差产生的原因，采取相应的应对措施，并对项目计划做出调整，是项目进度管理的核心内容。这一过程就叫做项目进度控制。
项目进度控制的三个主要步骤分别是：第一，在项目实施的过程中，对项目实施情况进行动态监控和跟踪，准确收集项目实施进度方面的信息；第二，对比分析项目实际进度情况与计划情况的偏差程度，找出项目进度偏差产生的原因；第三，采取相关的应对措施进行补救，或对已有的项目进度计划进行修改、调整。通过上述三个步骤，实现对整个项目执行进度的有效管理与控制。具体流程如图1所示。
二、项目进度管理理论在教辅出版流程中的应用
（一）教辅图书出版进度计划编制
教育出版企业每年教辅图书的出版品种多、生产流程复杂，为有效掌握图书出版的进度，保证图书出版工作高质高效完成，编制图书出版进度计划是一项基础性的工作。图书进度计划的制定是对参与教辅图书出版的人员（编辑人员、设计人员、制版人员、印制人员、仓储人员等）与出版流程中的各项工作（编辑加工、封面设计、排版制版、仓储运输等）实施责任主体进行明确分工，是对出版流程中各项工作开始时间和结束时间的合理约束，是对出版流程中各项工作之间先后顺序关系的科学规范。
下面将以笔者所在出版社的《新编基础训练》图书出版流程为例，通过应用项目进度管理理论，分别从出版活动分解、出版活动排序等方面详细说明如何开展图书出版项目的进度计划编制，为后续的动态监控项目进度奠定管理基础。
1.分解出版活动
图书出版过程会涉及作者、出版社、印刷厂三个主体，每个主体都会有相应的出版活动产生。我们通过对《新编基础训练》涉及的每个主体进行任务分解，得出了该书的出版活动集合，包括到稿、发稿、编辑加工（“三审三校”）、封面设计、付型、印制、入库等，并明确了每个活动的责任部门、责任人。
2.梳理活动关系
为做好出版活动之间的衔接工作，我们对出版过程中上述各项具体活动之间关系进行了梳理，对活动集合中的先后关系以及并行关系进行了编排。例如，只有在作者稿件“齐、清、定”后才能开始发稿工作；而封面设计则可以同发稿、编辑加工同步开展。这些关系的梳理，将帮助项目编辑在项目管理中合理地安排各活动执行时间，以保证各项具体工作的开展顺序。
3.确定出版时间结点
前面提到，图书出版涉及较多的活动，为确保图书出版能够按进度完成，需要项目编辑能够较为准确地预估每项活动可能配备的资源以及可能花费的时间，并且根据某些重要环节要求的完成时间适当调整其他流程的完成时间。我们在实施《新编基础训练》的过程中，由于配套的原创出版社教材到手时间较迟，在编制项目计划时只能多次同作者沟通，压缩稿件编写时间，好在多次沟通后得到作者的理解，将到稿时间压缩到教材到手后的第5天，保证了后续工作的按时开展。
4.进度计划的编制
在前面三项工作完成后，就可以将图书出版计划编制出来。在编制时，为了能够将进度计划直观地展示出来，项目编辑绘制了甘特图。甘特图是在项目管理领域比较常用的一种条形图，利用活动列表和时间刻度，形象地反映出项目任务包含的所有活动的执行顺序与执行时间。 《新编基础训练》是笔者所在出版社的重点教辅品种，覆盖教材版本较多、印量较大、生产时间较紧。该项目在实施之前，项目负责人对出版流程环节的活动进行了细致地分析，确定了各活动的责任部门与责任人，考虑到印厂在同一时间段面对省内多家出版社的印制需求这一因素，对可能影响进度的印制这一关键环节赋予了充足的时间，最终制订了详细的项目进度计划。在进度计划编制后，项目编辑利用甘特图同项目组成员反复讨论，大大提高了沟通的效率，进度计划在多次修改后按时定稿，为该项目的顺利实施奠定了良好的基础。
（二）教辅图书出版进度管控
项目在实际实施期间，不可避免地会出现不确定因素，例如项目组人员变动、项目出现难解决的关键问题等，这些不确定因素会导致项目的实际进度出现偏差。因此，项目编辑需要掌握对管控进度的一整套方法，将进度管控办法应用在项目实施周期中，以便及时发现项目产生的偏差，并准确分析出偏差产生的原因，采取有效的应对措施，以保证项目能够按期保质完成。
1.教辅图书出版进度动态监控
建立项目管理小组制度。上面提到，《新编基础训练》的出版涉及编辑、设计、校对、出版、储运等多个部门，因此，我社成立了以该书所在教辅编辑部主任为组长，以项目编辑为副组长，以责任编辑和其他参与部门的经办人为成员的项目管理小组，对小组成员进行了明确的分工，每个人的目标责任清晰，对项目各环节进度的把握，采取会议、群组、邮件等方式定期、不定期开展交流、讨论，及时反馈项目的进度，认真执行管理小组的决策。
建立项目例会制度。为全面、系统地监控《新编基础训练》项目的出版进展情况，项目管理小组建立了例会制度，通过例会对该书的进展情况进行全面的梳理，项目编辑收集图书出版各活动的完成情况，记录出版过程中存在的问题，并对存在的问题提出具体的解决方案，最终汇总成例会的会议纪要并分发给分管社领导、参与相关人员。
项目实施的不同阶段，例会的召开频率也在不断变化。在项目实施的初期，考虑到需要协调、通告的事项较多，例会的频率以周为单位；随着项目的推进，日常例会逐步改为每两周召开一次；但当项目编辑发现出版进度出现延迟或者出版时间临时缩短时，则采取隔天或者每天召开一次例会，以便提高对出版进度的把控程度。此外，为提高例会的效率，在会议召开前，项目编辑都会通过聊天软件或者邮箱的方式提前将会议议题发给小组成员，要求相关人员提前准备发言内容；會议中，参会人员针对会议议题开展讨论，明确问题解决方案，包括解决问题的责任人、解决方法、解决时间，形成会议纪要；会议后，由项目编辑跟踪落实情况。
2.图书出版进度偏差分析及调整
由于教辅图书出版的复杂性，在实际的图书出版实施过程中，经常会有项目某环节延期的现象发生，这就会对后续环节产生一定的影响。这时就需要项目编辑对该环节偏差产生的原因进行分析，并对偏差是否会对项目的总体进度造成影响进行评估，及时采取应对措施。
在项目进度出现偏差时，我们主要采取如下的步骤进行应对：
首先，分析偏差原因。在实施过程中，项目编辑一旦发现出版进度的某个环节出现偏差，应同该环节的参与人员充分沟通，了解该环节的具体执行情况，分析偏差产生的原因，预估偏差可能对项目带来的影响。
一般来说，项目进度偏差分为“弱偏差”和“强偏差”。“弱偏差”一般是不会影响项目总体进度的，例如通过采取增加该环节参与人员、适当增加工作强度等方法是能够解决问题的。而“强偏差”一般较难采取有效的应对措施，将直接导致项目进度计划的调整。
其次，采取偏差补救。如果项目偏差类型为“弱偏差”，可以同相关部门的负责人沟通，采取增加参与人员、适当安排加班等方式进行进度补救。例如，《新编基础训练》的项目编辑在例行进度统计时发现封面设计环节的时间超过了预计计划，及时同美术编辑沟通，了解到该编辑近期生病请假较多影响了进度，在同该编辑部主任沟通后，要求其通过周末加班的方式，追赶上了实际的进度。如果项目偏差类型为“强偏差”，应及时召开项目管理小组专题会议，就偏差的具体影响向小组成员通报，并将后续的调整方案同步向分管社领导汇报，待批准后修改项目进度计划表，并及时跟踪项目后续的进度情况。
二、小结
本文参照项目管理学中项目进度管理的相关理论，针对教辅图书出版流程中存在的问题，对教辅图书出版流程的管理做了细化的分析和探索，提出了教辅出版进度计划制定、进度动态监控以及进度偏差处理的具体办法，是对新常态下教辅图书编辑出版生产流程的新探索，有利于进一步优化出版企业图书出版的管理方法。