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摘要：档案管理是一项重要的综合性基础工作。从历史角度来看，是历史记录；从现实角度来看，是现实的写照，通过档案可以了解过去、记录未来。文章就如何做好档案管理工作谈几点看法。
关键词：档案管理工作；意义；方法
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：1000－8136（2011）24－0120－02
档案管理在现在社会扮演着越来越重要的角色，因为各种资料越来越多，只有把这些资料进行整理、分类，在需要的时候随时找到相应的资料才能适应新形势的发展需要。档案管理是一项重要的综合性基础工作，从历史角度来看，是历史记录；从现实角度来看，是现实的写照，通过档案可以了解过去、记录未来。因此，如何做好档案管理工作并把档案作为一种信息资源加以开发利用是摆在我们面前的一项重要工作课题。
1档案管理工作的重要意义
档案工作从狭义上讲，就是档案业务工作，它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业工作服务。机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。
1.1档案是机关工作查考的依据
档案是过去工作和历史情况的记录。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。首先，它是在社会实践活动中直接形成的而非后人编造，这就客观的记录历史请况。其次，它保留有领导人或有关人员的亲笔管署或指示；许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这就是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料如合同、契约等，其凭证作用就更加强烈、更加明显。
1.2档案是宣传教育的生动素材
近年来，我国档案事业步入了新的历史发展时期，各级档案部门解放思想，改革创新，逐步把工作重点转移到为社会主义物质文明和精神文明建设提供档案的利用服务上来，通过《中华人民共和国档案法》颁布实施，我国档案工作重新走上了依法管理的轨道，档案事业的宏观管理得到全面加强，各机关、企事业单位档案室，在各级各类档案收集、整理、签实、保管、统计和现代化技术运用工作中扎实推进，档案在为社会各方面服务中发挥了重要作用。
2坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路
档案工作是思想性、专业性、科学性很强的工作，但也是地地道道的服务工作，随着档案的日益增加对档案管理的要求也越来越高。因此，必须跟上形势发展的需要，切实做好档案的基础管理。
要建立健全档案的管理制度；档案的种类繁多，形式各异，要实行科学管理就必须建立健全管理制度。档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》为指导原则，加强硬件的建设，建立档案工作网络，对保存和利用价值的文件材料能够及时立卷和定期向档案室归档，有专门库房、专柜存放档案，区分保存价值、分类整理，立卷、卷标题要简明确切，做到科学管理排列整齐，以确保安全和延长档案寿命，并严格借阅手续，防止分散、流失。
档案是由公文转化而来；必须做好公文的制发和文书处理工作。公文制发要统一、规范、标准、符合国家的有关规定，排版要符合国家的要求，履行签发、审批手续。各种记录、报表、签字、批注等公文及文书字迹要牢固清晣，有利长久保管利用。使用文种合理、格式规范、行文标准、实现档案管理科学化。
随着计算机和信息技术的发展和办公条件的改善，要加强电子文件和声像档案的储存、管理和保护。在从事各种活动中形成的国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明记录的声像档案，以及计算处理的电子文件，它们是现今档案的重要组成部分，与传统的纸质文件有很大差别，电子文件使用的软磁盘保存声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。因此，要选择高质量的软盘，加强声像材料收集、归档，移交档案室统一管理，要制定一整套严格保管借阅、利用制度，并将软盘存放在无强磁场干扰，无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，妥善保管，长久保护和利用。
鉴于档案的重要性，作为档案从业者、管理者要保护好、管理好档案，要依法行使自己的职责。定期接收档案、妥善保管好档案、为档案的利用创造条件，提供方便，应做到以下几点：一是要认真学习贯彻落实《档案法》，加大《档案法》的宣传、贯彻力度，并纳入本单位的日常工作中，提高对档案工作的重视和认识；二是领导要重视配备专职档案管理人员，形成较完整的档案管理网络；三是要维护好历史的真实面貌，忠于和热爱档案事业。四是要有良好的保密习惯，加强理论学习，不断提高自身的理论水平和知识素养，以高度责任感研究、利用，发挥档案的活力；五是要树立高度的法律意识和观念。进一步明确档案管理体制，规范归档、查阅、保管、建立各种制度。同时更要解放思想、勇于改革、大胆创新，以饱满的工作热情为发挥档案事业的作用多做贡献。
综上所述，档案管理必须实现科学化。以档案现代化管理为突破口，理顺管理机制、强化管理意识、创新管理方法和手段，提升管理质量和水平，使档案管理工作与时俱进，紧跟时代发展，真正实现档案管理智能化、信息化、标准化、规范化，才能适应新形势的需要，为社会的发展和进步服务，开创档案管理新局面。科学管理可提升工作效率，做好档案管理工作不但可以实现档案管理的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
How to do File Management
Jiang Ruiqiu
Summary: File management is an important and comprehensive basic work. From a historical point of view, it is a historical record; From a practical point of view, it is the portrayal of reality. Through the file, we can understand the past and record the future. The article presents a few comments on how doing file management.
Key words: file management; meaning; method
关键词：档案管理工作；意义；方法
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：1000－8136（2011）24－0120－02
档案管理在现在社会扮演着越来越重要的角色，因为各种资料越来越多，只有把这些资料进行整理、分类，在需要的时候随时找到相应的资料才能适应新形势的发展需要。档案管理是一项重要的综合性基础工作，从历史角度来看，是历史记录；从现实角度来看，是现实的写照，通过档案可以了解过去、记录未来。因此，如何做好档案管理工作并把档案作为一种信息资源加以开发利用是摆在我们面前的一项重要工作课题。
1档案管理工作的重要意义
档案工作从狭义上讲，就是档案业务工作，它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业工作服务。机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。
1.1档案是机关工作查考的依据
档案是过去工作和历史情况的记录。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。首先，它是在社会实践活动中直接形成的而非后人编造，这就客观的记录历史请况。其次，它保留有领导人或有关人员的亲笔管署或指示；许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这就是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料如合同、契约等，其凭证作用就更加强烈、更加明显。
1.2档案是宣传教育的生动素材
近年来，我国档案事业步入了新的历史发展时期，各级档案部门解放思想，改革创新，逐步把工作重点转移到为社会主义物质文明和精神文明建设提供档案的利用服务上来，通过《中华人民共和国档案法》颁布实施，我国档案工作重新走上了依法管理的轨道，档案事业的宏观管理得到全面加强，各机关、企事业单位档案室，在各级各类档案收集、整理、签实、保管、统计和现代化技术运用工作中扎实推进，档案在为社会各方面服务中发挥了重要作用。
2坚持依法治档是做好档案管理工作的必由之路
档案工作是思想性、专业性、科学性很强的工作，但也是地地道道的服务工作，随着档案的日益增加对档案管理的要求也越来越高。因此，必须跟上形势发展的需要，切实做好档案的基础管理。
要建立健全档案的管理制度；档案的种类繁多，形式各异，要实行科学管理就必须建立健全管理制度。档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》为指导原则，加强硬件的建设，建立档案工作网络，对保存和利用价值的文件材料能够及时立卷和定期向档案室归档，有专门库房、专柜存放档案，区分保存价值、分类整理，立卷、卷标题要简明确切，做到科学管理排列整齐，以确保安全和延长档案寿命，并严格借阅手续，防止分散、流失。
档案是由公文转化而来；必须做好公文的制发和文书处理工作。公文制发要统一、规范、标准、符合国家的有关规定，排版要符合国家的要求，履行签发、审批手续。各种记录、报表、签字、批注等公文及文书字迹要牢固清晣，有利长久保管利用。使用文种合理、格式规范、行文标准、实现档案管理科学化。
随着计算机和信息技术的发展和办公条件的改善，要加强电子文件和声像档案的储存、管理和保护。在从事各种活动中形成的国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明记录的声像档案，以及计算处理的电子文件，它们是现今档案的重要组成部分，与传统的纸质文件有很大差别，电子文件使用的软磁盘保存声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。因此，要选择高质量的软盘，加强声像材料收集、归档，移交档案室统一管理，要制定一整套严格保管借阅、利用制度，并将软盘存放在无强磁场干扰，无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，妥善保管，长久保护和利用。
鉴于档案的重要性，作为档案从业者、管理者要保护好、管理好档案，要依法行使自己的职责。定期接收档案、妥善保管好档案、为档案的利用创造条件，提供方便，应做到以下几点：一是要认真学习贯彻落实《档案法》，加大《档案法》的宣传、贯彻力度，并纳入本单位的日常工作中，提高对档案工作的重视和认识；二是领导要重视配备专职档案管理人员，形成较完整的档案管理网络；三是要维护好历史的真实面貌，忠于和热爱档案事业。四是要有良好的保密习惯，加强理论学习，不断提高自身的理论水平和知识素养，以高度责任感研究、利用，发挥档案的活力；五是要树立高度的法律意识和观念。进一步明确档案管理体制，规范归档、查阅、保管、建立各种制度。同时更要解放思想、勇于改革、大胆创新，以饱满的工作热情为发挥档案事业的作用多做贡献。
综上所述，档案管理必须实现科学化。以档案现代化管理为突破口，理顺管理机制、强化管理意识、创新管理方法和手段，提升管理质量和水平，使档案管理工作与时俱进，紧跟时代发展，真正实现档案管理智能化、信息化、标准化、规范化，才能适应新形势的需要，为社会的发展和进步服务，开创档案管理新局面。科学管理可提升工作效率，做好档案管理工作不但可以实现档案管理的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
How to do File Management
Jiang Ruiqiu
Summary: File management is an important and comprehensive basic work. From a historical point of view, it is a historical record; From a practical point of view, it is the portrayal of reality. Through the file, we can understand the past and record the future. The article presents a few comments on how doing file management.
Key words: file management; meaning; method