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【摘要】文件与档案一体化管理理念在档案管理工作中已经逐渐被接受，但把它用于机关文件与档案管理的实践，却是近些年的事。本文试图从分析档案管理实际出发，阐述实行文件现档案一体化管理的重要性与可行性，以及实施文件与档案一体化管理应该注意的问题。
【关键词】机关；文件与档案；一体化管理
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0307-01
文件与档案一体化管理，就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化的目的。
一、當前机关文件与档案管理存在的问题
1、传统的文件处理工作与档案管理工作是分属两个职能部门，分别负责文件处理工作和档案管理工作，两者是以立卷归档为工作界线。文件归档前属于文书部门管理，归档后属于档案部门管理。在这种体制下，文件在两个相对封闭的系统中运行，文书处理和档案管理各自为政，致使文件信息资源不能充分发挥作用，容易出现收文不全，归档不全的现象，档案质量也得不到可靠的保证。文件与档案分离既不利于文书部门信息服务功能的发挥，也不利于档案部门作用的发挥。
2、由于机关各职能部门的职能不一样，决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同。在文件处理过程中，文件格式错乱，文件载体不耐久而造成文件的残缺不全，字迹难以持久，制约了档案业务工作质量的提高。缺少统一的标准、制度，使文件部门的成果不能被档案部门直接采用，要重新编目、著录、标引等，重复劳动浪费了人力和财力。由于文书与档案部门职能分置，推行文书处理部门立卷制度举步维艰，影响了档案工作的规范化建设。
3、随着社会信息化的到来，大量的电子文件产生于办公自动化系统中，由此产生了大量的电子档案，使得文件与档案信息管理也快速向数字化方向发展。而目前机关文件与档案管理部门使用的软件不统一，造成信息不能相互对接和同享，严重阻碍了机关信息现代化建设步伐。
二、机关实施文档一体化管理的必要性
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。只有把文书工作与档案工作两者有效地结合起来，才能实现机关运转的高效率和档案管理的高质量。文件与档案是同一事物的两个发展阶段，它们有共同特征，一是信息上的连续性，二是公文上的相关性。无论是现行文件还是非现行文件，它们的内部特征具有一致性，都可以用统一标准进行管理。开展文件与档案一体化管理，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础，避免了档案部门今后重复进行著录，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。
目前，各级机关都在加强管理，提高工作效率，而文件与档案在各项管理活动中起着传达信息，决策参考的作用，是指挥控制、组织实施与管理的工具。现在大多数机关都实现了办公自动化，公文处理、档案管理都使用计算机管理，但是，在职能分置的环境下，文书与档案部门只能被动地提供和处理单一、零散、原始的信息。要想改变这一现状，适应形势发展的需要，使文件与档案更好地发挥作用，就必须进行文件与档案一体化建设，让文书处理的有关信息与档案管理信息链接起来，建立相对集中、有序，必要的检索、编目，形成文件档案信息网络“一条龙”的服务系统，才能提高机关管理工作的效率。
三、机关实施文档一体化管理应注意的问题
随着信息技术的应用，办公自动化的普及，文档一体化管理不再只是一种管理思路，更多的是在实践中实施的一种管理方式和管理手段。文件是档案的基础，文件处理工作的好坏直接影响到档案的质量，从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用等环节来看，都有着实际的工作内容。
1、转变观念，提高机关管理人员素质。由于管理体制、思维模式上长期存在着文书工作、档案工作分家的局面，目前机关公文处理和档案管理仍按照传统的管理模式，工作环境的严格分工和管理模式的严重滞后，使文件管理和档案管理的软件开发各自为政，或将档案管理软件进行简单的数据并接，并未真正实现现代办公环境下的文件与档案一体化管理。因此，一方面，要求各级领导必须对文件与档案一体化有着客观、充分的认识，才能打破狭隘的文件、档案互不干涉、各自独立发展的职业观念，树立宏观与微观、整体与局部相结合的一体化思想，从根本上改变文件管理和档案管理相分离的局面。另一方面，文件与档案一体化是一项兼文件与档案学、管理学、计算机科学等多知识、多技术为一体的科学，传统的档案工作很难适应。要开展多部门合作，通过多层次，多渠道地培训来提高文件、档案工作人员的思想认识和业务素质。通过岗位培使他们充分认识文档一体化的必要性，增强推行文档一体化的自觉性，掌握文档工作的基本知识和技能。
2、大力推进机关办公自动化建设。办公自动化是文件与档案一体化管理的基础。办公自动化的发展，导致电子档案的产生，为纸质档案向电子档案发展提供了技术支持。信息真实地记录下来，把文件产生的整个过程分类整理，并准确地将要归档的公文、合同、协议、文件、指示、资料一等，归入相应的档案数据库中，实现了信息的在线查询、借阅。而这些电子文件，经过档案专业人员整理核对后形成最终的电子档案。由此可见，办公自动化应用于机关档案管理中，真正实现了电子文件从形成、传递、查阅到存档的—体化管理。档案部门可以配合信息管理部门，建立和完善档案信息管理平台，做好办公自动化系统的推广应用和数据迁移工作，从而实现网上无纸化力公与档案管理的无缝链接。
3、标准化、规范化是实施文档一体化的前提和关键。实现文件与档案一体化管理的前提就是要制订文件、档案的有关规范标准。只有文件管理标准化、规范化，档案管理现代化才能顺利开展。首先要把好文件形成关，文件标题、编号、主题词等特征要标识规范；其次是要制订机关档案管理分类、著录、标引工作规范。在文件形成与处理时，把档案分类、编号等原则运用其中，使每一个单位的文件、档案类目划分和设置标准、规范，形成一个有机的整体，使各类文件管理系统都能和档案管理系统紧密衔接起来，就能实现数据共享，保证文件档案的质量，为社会提供可靠的档案信息。
4、打造文件与档案运作的“平台”。目前一般的机关文书管理和档案管理还是各自独立管理软件，文书处理使用OA办公自动化系统，档案管理使用单机板管理软件。要实现文件与档案的一体化管理，关键是要强大功能的软件作支撑。如有一套完整的功能强大的软件，从文书处理过程就直接按照档案分类表进行分类、归位，次年初纸制文件和电子文件按档案保管期限稍加整理，即可形成档案，能真正达到“文档一体化”管理。
结束语
文件与档案一体化管理，将档案工作渗透到文件的形成阶段和文件的使用阶段之中，形成一个不可分割的整体，实现从文件到档案的有效转换，保证了文件信息的不会被遗失或损耗，减少了重复劳动，简化了工作程序，实现了对文件处理的超前控制，提高了机关管理效率；文件与档案一体化管理通过先进的计算机系统对文件进行筛选、立卷、整理、编目、检索，利用网络技术，广泛采用有关站点的数据信息，使文档实现远程传递，异地查询和处理，节约了存储空间和场地，有利于档案信息资源的开发利用，发挥信息资源的经济效益和社会效益。
【关键词】机关；文件与档案；一体化管理
【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1672—5158（2012）08—0307-01
文件与档案一体化管理，就是利用管理系统将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化的目的。
一、當前机关文件与档案管理存在的问题
1、传统的文件处理工作与档案管理工作是分属两个职能部门，分别负责文件处理工作和档案管理工作，两者是以立卷归档为工作界线。文件归档前属于文书部门管理，归档后属于档案部门管理。在这种体制下，文件在两个相对封闭的系统中运行，文书处理和档案管理各自为政，致使文件信息资源不能充分发挥作用，容易出现收文不全，归档不全的现象，档案质量也得不到可靠的保证。文件与档案分离既不利于文书部门信息服务功能的发挥，也不利于档案部门作用的发挥。
2、由于机关各职能部门的职能不一样，决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同。在文件处理过程中，文件格式错乱，文件载体不耐久而造成文件的残缺不全，字迹难以持久，制约了档案业务工作质量的提高。缺少统一的标准、制度，使文件部门的成果不能被档案部门直接采用，要重新编目、著录、标引等，重复劳动浪费了人力和财力。由于文书与档案部门职能分置，推行文书处理部门立卷制度举步维艰，影响了档案工作的规范化建设。
3、随着社会信息化的到来，大量的电子文件产生于办公自动化系统中，由此产生了大量的电子档案，使得文件与档案信息管理也快速向数字化方向发展。而目前机关文件与档案管理部门使用的软件不统一，造成信息不能相互对接和同享，严重阻碍了机关信息现代化建设步伐。
二、机关实施文档一体化管理的必要性
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。只有把文书工作与档案工作两者有效地结合起来，才能实现机关运转的高效率和档案管理的高质量。文件与档案是同一事物的两个发展阶段，它们有共同特征，一是信息上的连续性，二是公文上的相关性。无论是现行文件还是非现行文件，它们的内部特征具有一致性，都可以用统一标准进行管理。开展文件与档案一体化管理，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础，避免了档案部门今后重复进行著录，从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化，档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务。
目前，各级机关都在加强管理，提高工作效率，而文件与档案在各项管理活动中起着传达信息，决策参考的作用，是指挥控制、组织实施与管理的工具。现在大多数机关都实现了办公自动化，公文处理、档案管理都使用计算机管理，但是，在职能分置的环境下，文书与档案部门只能被动地提供和处理单一、零散、原始的信息。要想改变这一现状，适应形势发展的需要，使文件与档案更好地发挥作用，就必须进行文件与档案一体化建设，让文书处理的有关信息与档案管理信息链接起来，建立相对集中、有序，必要的检索、编目，形成文件档案信息网络“一条龙”的服务系统，才能提高机关管理工作的效率。
三、机关实施文档一体化管理应注意的问题
随着信息技术的应用，办公自动化的普及，文档一体化管理不再只是一种管理思路，更多的是在实践中实施的一种管理方式和管理手段。文件是档案的基础，文件处理工作的好坏直接影响到档案的质量，从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、利用等环节来看，都有着实际的工作内容。
1、转变观念，提高机关管理人员素质。由于管理体制、思维模式上长期存在着文书工作、档案工作分家的局面，目前机关公文处理和档案管理仍按照传统的管理模式，工作环境的严格分工和管理模式的严重滞后，使文件管理和档案管理的软件开发各自为政，或将档案管理软件进行简单的数据并接，并未真正实现现代办公环境下的文件与档案一体化管理。因此，一方面，要求各级领导必须对文件与档案一体化有着客观、充分的认识，才能打破狭隘的文件、档案互不干涉、各自独立发展的职业观念，树立宏观与微观、整体与局部相结合的一体化思想，从根本上改变文件管理和档案管理相分离的局面。另一方面，文件与档案一体化是一项兼文件与档案学、管理学、计算机科学等多知识、多技术为一体的科学，传统的档案工作很难适应。要开展多部门合作，通过多层次，多渠道地培训来提高文件、档案工作人员的思想认识和业务素质。通过岗位培使他们充分认识文档一体化的必要性，增强推行文档一体化的自觉性，掌握文档工作的基本知识和技能。
2、大力推进机关办公自动化建设。办公自动化是文件与档案一体化管理的基础。办公自动化的发展，导致电子档案的产生，为纸质档案向电子档案发展提供了技术支持。信息真实地记录下来，把文件产生的整个过程分类整理，并准确地将要归档的公文、合同、协议、文件、指示、资料一等，归入相应的档案数据库中，实现了信息的在线查询、借阅。而这些电子文件，经过档案专业人员整理核对后形成最终的电子档案。由此可见，办公自动化应用于机关档案管理中，真正实现了电子文件从形成、传递、查阅到存档的—体化管理。档案部门可以配合信息管理部门，建立和完善档案信息管理平台，做好办公自动化系统的推广应用和数据迁移工作，从而实现网上无纸化力公与档案管理的无缝链接。
3、标准化、规范化是实施文档一体化的前提和关键。实现文件与档案一体化管理的前提就是要制订文件、档案的有关规范标准。只有文件管理标准化、规范化，档案管理现代化才能顺利开展。首先要把好文件形成关，文件标题、编号、主题词等特征要标识规范；其次是要制订机关档案管理分类、著录、标引工作规范。在文件形成与处理时，把档案分类、编号等原则运用其中，使每一个单位的文件、档案类目划分和设置标准、规范，形成一个有机的整体，使各类文件管理系统都能和档案管理系统紧密衔接起来，就能实现数据共享，保证文件档案的质量，为社会提供可靠的档案信息。
4、打造文件与档案运作的“平台”。目前一般的机关文书管理和档案管理还是各自独立管理软件，文书处理使用OA办公自动化系统，档案管理使用单机板管理软件。要实现文件与档案的一体化管理，关键是要强大功能的软件作支撑。如有一套完整的功能强大的软件，从文书处理过程就直接按照档案分类表进行分类、归位，次年初纸制文件和电子文件按档案保管期限稍加整理，即可形成档案，能真正达到“文档一体化”管理。
结束语
文件与档案一体化管理，将档案工作渗透到文件的形成阶段和文件的使用阶段之中，形成一个不可分割的整体，实现从文件到档案的有效转换，保证了文件信息的不会被遗失或损耗，减少了重复劳动，简化了工作程序，实现了对文件处理的超前控制，提高了机关管理效率；文件与档案一体化管理通过先进的计算机系统对文件进行筛选、立卷、整理、编目、检索，利用网络技术，广泛采用有关站点的数据信息，使文档实现远程传递，异地查询和处理，节约了存储空间和场地，有利于档案信息资源的开发利用，发挥信息资源的经济效益和社会效益。