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摘 要：档案管理对于不断提升单位或部门综合实力、促进经济社会协调健康发展具有重要意义。要根据实际情况，学习国内外的先进经验，不断从人财物三个方面给予足够的投入，吸取管理过程中出现的教训，从自我出发，逐步完善档案管理工作，强化责任感和使命感的教育，采用各种方式激发管理者的工作热情，促进专业知识和能力的提高，形成人人参与档案管理的良好氛围，使档案管理工作走上科学化规范化的道路。
关键词：档案管理 科学化 规范化
中图分类号： G273 文献标识码：A 文章编号1674-098X（2014）03（a）-0189-01
档案管理是一个单位整体工作管理的组成部分之一。管理是否做到科学化规范化，可以影响档案及其信息能否发挥应有的作用。档案是对一个单位在自身发展过程中的真实记载，回顾分析过去的档案资料，进行档案信息化，科学化规范化管理档案可以不断提高工作效率和工作质量，有利于提高单位领导的决策能力，可以为单位指明今后的发展方向提供客观的依据。
1 档案科学化规范化管理的重要性
在我国全面改革的局面下，经济社会的发展有赖于档案的科学化规范化管理。这要求我们必须跟上时代发展的步伐，不断创新档案管理观念，将现代高精尖设备应用于其中，以先进的管理技术和手段，从档案及其信息中全面真实反映单位整体发展状况和工作成果。
通过科学化规范化管理档案，可以及时掌握单位的整体运行情况，通过经验和教训，为领导实施调整工作决策和策略提供客观依据，保证各部门处于高质量运转状态；有关部门可以及时了解单位工作成绩，为单位与相关部门沟通通奠定坚实的基础。
档案管理融合于单位整体工作管理，有利于更好地进行资源合理配置和整合，对单位中远期发展有一定意义，更有利于提高各项工作的管理效率，达到提高单位综合实力、提高经济社会快速健康发展的目的。
2 档案管理中存在的问题
档案科学化规范化管理有利于各项产业的健康有序发展。随着科学技术水平的不断提高，进一步淡化了档案管理在经济社会发展中的重要性，没有认识到档案管理的应有作用，甚或认为这项工作根本没有存在的必要。加之档案管理工作的特殊性，枯燥乏味，收入相对其他岗位较低，没有工作积极性，有的管理者漠视该项工作，具体表现在缺乏高度的工作责任感和使命感，工作态度拖沓，整天没精打采，没有应有的职业道德水准，不注重专业知识和技能的学习和培训久之抛之于九霄云外，对档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义不能得到充分认识。上述表现可导致单位档案管理工作失位，甚或出现无用论思潮，宣传工作重要性和意义的力度不够，领导对档案管理工作无暇顾及，处于不闻不问状态，长此下去可进一步弱化整个单位的档案意识，在单位整体工作中被边缘化，这阻碍了档案科学化规范化管理工作的健康发展，不利于单位业务工作的长足进步。
档案科学化规范化管理必须适应经济社会高速发展的需求，不断从人财物三个方面给予足够的投入，学习国内外的先进经验，吸取管理过程中出现的教训，从自我出发，逐步完善档案管理工作，强化责任感和使命感的教育，采用各种方式激发管理者的工作热情，促进专业知识和能力的提高，将这项工作放在单位整体足够高的地位，使单位员工注重任何有用档案资料的收集和利用，形成人人参与档案管理的良好氛围。
3 档案科学化规范化管理的实施
3.1 传统档案科学化规范化管理的实施
这里所说的传统档案通常是指从单位建立开始，每年从上级部门或本单位形成或制发的应及时归档的、完整无缺的文件、材料、声像、报表等各类资料。档案资料除政府相关部门和单位内部制发的各类文件外，还包括：（1）行政综合类。包括单位内部或相关部门召开的各类重要会议和活动纪事材料，单位内部制定的相关规章制度，各年度制定的发展规划、工作总结汇报，组织变革变迁、大事记、年报等相关佐证材料；（2）组织人事教育培训类。包括员工花名册及其年度变动表，教育培训卡及其名册；③会计统计类。主要指年度计划和各类统计报表。这些资料可以准确反映相关部门和单位各项业务工作相关活动的开展情况。管理者必须根据国家相关法律法规和单位内部制定的管理制度，分门别类地及时做好档案资料的收集、整理、立卷、归档工作。
档案管理要做到：（1）文件材料立卷应齐全完整，主要包括分类、份数和每份的页数。跨年度文件资料立卷时应注意，跨年度的规划，放在规划对应的第一年；跨年度的请示，没有复文的放在请示年，有复文的放在复文年；跨年度的总结，放在总结对应的末年；跨年度的会议文件，放在会议对应的召开年。（2）文件材料归档应分类排列，不得分开，包括对应的正本与副本、印件与定稿、请示与批复。
按照规章制度借阅、查阅和销毁档案资料：（1）按规定办理借阅和归还档案资料手续，按规定的方式在特定范围内查阅档案资料；（2）借阅、查阅过程中，不得涂改、撕毁档案资料，保持清洁，及时归还，最好提供电子文档；（3）定期鉴定档案是否失去保存价值，对需要销毁的制定清单，请示领导同意后登记造册，经两名及以上人员按规定方式销毁并签字于销毁清册。
3.2 现代档案科学化规范化管理的实施
随着科学技术的飞速发展，加快了信息数字化步伐，档案工作已逐步实现现代化管理。与传统档案管理模式相比，电子档案成了档案的主要表征形式，因此，应该注重应用软件的开发利用，更加注重电子文件的规范化管理。
在电子档案管理过程中，首先要解决的问题是电子档案接收管理。如电子档案以何种格式接收，如何保证电子档案的原始性完整性、、真实性和安全性问题，如何采用适宜的技术保护电子档案的存储载体，如何保证电子档案的长期可读性等实质问题，这是在研发应用软件时必须考虑的问题。
所以，应采取不同的措施解决上述问题。如统一接收电子档案数据格式，推广相关的档案整理著录软件，建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一一种文件格式，形成统一数据格式的电子档案，以方便档案馆的接收和管理；采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性。并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。要充分利用电子档案的检索等功能，充分发挥档案信息化的功能，为不同的利用者服务。
科学规范的档案管理要适应新形势的需要，抢抓机遇，开创档案管理工作的新局面。科学规范管理档案做好档案的开发和利用，可以实现档案管理工作的自身价值，可以不断地提升一个单位和部门的管理水平，可以进一步改善民生，进一步促进经济社会协调发展。在今后的工作中，要避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，坚持传统方法与现代手段相结合，一定会实现规范化科学化管理档案的目的。
关键词：档案管理 科学化 规范化
中图分类号： G273 文献标识码：A 文章编号1674-098X（2014）03（a）-0189-01
档案管理是一个单位整体工作管理的组成部分之一。管理是否做到科学化规范化，可以影响档案及其信息能否发挥应有的作用。档案是对一个单位在自身发展过程中的真实记载，回顾分析过去的档案资料，进行档案信息化，科学化规范化管理档案可以不断提高工作效率和工作质量，有利于提高单位领导的决策能力，可以为单位指明今后的发展方向提供客观的依据。
1 档案科学化规范化管理的重要性
在我国全面改革的局面下，经济社会的发展有赖于档案的科学化规范化管理。这要求我们必须跟上时代发展的步伐，不断创新档案管理观念，将现代高精尖设备应用于其中，以先进的管理技术和手段，从档案及其信息中全面真实反映单位整体发展状况和工作成果。
通过科学化规范化管理档案，可以及时掌握单位的整体运行情况，通过经验和教训，为领导实施调整工作决策和策略提供客观依据，保证各部门处于高质量运转状态；有关部门可以及时了解单位工作成绩，为单位与相关部门沟通通奠定坚实的基础。
档案管理融合于单位整体工作管理，有利于更好地进行资源合理配置和整合，对单位中远期发展有一定意义，更有利于提高各项工作的管理效率，达到提高单位综合实力、提高经济社会快速健康发展的目的。
2 档案管理中存在的问题
档案科学化规范化管理有利于各项产业的健康有序发展。随着科学技术水平的不断提高，进一步淡化了档案管理在经济社会发展中的重要性，没有认识到档案管理的应有作用，甚或认为这项工作根本没有存在的必要。加之档案管理工作的特殊性，枯燥乏味，收入相对其他岗位较低，没有工作积极性，有的管理者漠视该项工作，具体表现在缺乏高度的工作责任感和使命感，工作态度拖沓，整天没精打采，没有应有的职业道德水准，不注重专业知识和技能的学习和培训久之抛之于九霄云外，对档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义不能得到充分认识。上述表现可导致单位档案管理工作失位，甚或出现无用论思潮，宣传工作重要性和意义的力度不够，领导对档案管理工作无暇顾及，处于不闻不问状态，长此下去可进一步弱化整个单位的档案意识，在单位整体工作中被边缘化，这阻碍了档案科学化规范化管理工作的健康发展，不利于单位业务工作的长足进步。
档案科学化规范化管理必须适应经济社会高速发展的需求，不断从人财物三个方面给予足够的投入，学习国内外的先进经验，吸取管理过程中出现的教训，从自我出发，逐步完善档案管理工作，强化责任感和使命感的教育，采用各种方式激发管理者的工作热情，促进专业知识和能力的提高，将这项工作放在单位整体足够高的地位，使单位员工注重任何有用档案资料的收集和利用，形成人人参与档案管理的良好氛围。
3 档案科学化规范化管理的实施
3.1 传统档案科学化规范化管理的实施
这里所说的传统档案通常是指从单位建立开始，每年从上级部门或本单位形成或制发的应及时归档的、完整无缺的文件、材料、声像、报表等各类资料。档案资料除政府相关部门和单位内部制发的各类文件外，还包括：（1）行政综合类。包括单位内部或相关部门召开的各类重要会议和活动纪事材料，单位内部制定的相关规章制度，各年度制定的发展规划、工作总结汇报，组织变革变迁、大事记、年报等相关佐证材料；（2）组织人事教育培训类。包括员工花名册及其年度变动表，教育培训卡及其名册；③会计统计类。主要指年度计划和各类统计报表。这些资料可以准确反映相关部门和单位各项业务工作相关活动的开展情况。管理者必须根据国家相关法律法规和单位内部制定的管理制度，分门别类地及时做好档案资料的收集、整理、立卷、归档工作。
档案管理要做到：（1）文件材料立卷应齐全完整，主要包括分类、份数和每份的页数。跨年度文件资料立卷时应注意，跨年度的规划，放在规划对应的第一年；跨年度的请示，没有复文的放在请示年，有复文的放在复文年；跨年度的总结，放在总结对应的末年；跨年度的会议文件，放在会议对应的召开年。（2）文件材料归档应分类排列，不得分开，包括对应的正本与副本、印件与定稿、请示与批复。
按照规章制度借阅、查阅和销毁档案资料：（1）按规定办理借阅和归还档案资料手续，按规定的方式在特定范围内查阅档案资料；（2）借阅、查阅过程中，不得涂改、撕毁档案资料，保持清洁，及时归还，最好提供电子文档；（3）定期鉴定档案是否失去保存价值，对需要销毁的制定清单，请示领导同意后登记造册，经两名及以上人员按规定方式销毁并签字于销毁清册。
3.2 现代档案科学化规范化管理的实施
随着科学技术的飞速发展，加快了信息数字化步伐，档案工作已逐步实现现代化管理。与传统档案管理模式相比，电子档案成了档案的主要表征形式，因此，应该注重应用软件的开发利用，更加注重电子文件的规范化管理。
在电子档案管理过程中，首先要解决的问题是电子档案接收管理。如电子档案以何种格式接收，如何保证电子档案的原始性完整性、、真实性和安全性问题，如何采用适宜的技术保护电子档案的存储载体，如何保证电子档案的长期可读性等实质问题，这是在研发应用软件时必须考虑的问题。
所以，应采取不同的措施解决上述问题。如统一接收电子档案数据格式，推广相关的档案整理著录软件，建立统一的电子档案模板，同一文件类型统一一种文件格式，形成统一数据格式的电子档案，以方便档案馆的接收和管理；采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性。并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。要充分利用电子档案的检索等功能，充分发挥档案信息化的功能，为不同的利用者服务。
科学规范的档案管理要适应新形势的需要，抢抓机遇，开创档案管理工作的新局面。科学规范管理档案做好档案的开发和利用，可以实现档案管理工作的自身价值，可以不断地提升一个单位和部门的管理水平，可以进一步改善民生，进一步促进经济社会协调发展。在今后的工作中，要避免消极因素带来的不利影响，充分发挥我国特有的管理优势，坚持走中国特色社会主义档案管理道路，坚持传统方法与现代手段相结合，一定会实现规范化科学化管理档案的目的。