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随着科学技术和社会信息化的迅速发展，知识经济正在悄然兴起，并开始对人类社会活动产生了广泛而深刻的影响，也对档案工作提出了更高的要求。如何理性对待和解决好档案信息化建设中出现的一系列问题，已经迫切摆在了我们面前。
一、档案信息化建设的背景与内涵
1.檔案信息化建设的背景。我国信息化建设萌芽于20世纪70年代，20世纪90年代以来加速发展，形成了中国特色的信息化建设体系。在信息化革命的风暴中，档案工作面临更多的机遇和挑战。一方面，档案信息在社会中受到进一步重视，其价值不断放大，以存储和提供档案信息为职能的档案部门将被重新定位，档案工作成为社会信息产业的基础之一，档案事业的社会地位将日益提高；另一方面，社会信息需求的不断发展和信息技术的更新，将对档案工作的质量提出更高要求。
2. 档案信息化建设的内涵。档案信息化建设是指综合运用档案管理学和信息科学的相关原理，以信息技术为手段，以高效、高质的信息共享为目的，对档案信息资源进行科学管理和有效利用的过程。其内涵具体包括：（1）信息观念。是深入实现档案信息化建设的重要条件之一。（2）信息资源。档案信息作为一种资源，需要达到一定的数量和质量。通过开发档案信息资源产生更多的社会效益和经济效益。（3）信息技术。重视信息技术在档案工作各个领域的普及与应用，提高档案工作的效益和效率。（4）信息共享。通过信息交流和拓宽档案信息传输渠道，使档案信息资源得到充分共享，档案价值得到充分实现，为社会提供优质服务。（5）建设目标。档案信息化是一个动态的建设过程，它以满足国家对档案信息的利用需求为最终目的，不断提高档案工作的经济效益和功能。
二、档案信息化建设面临的问题
1.档案信息的组织问题。从实体档案转化为电子档案，不仅仅是将档案内容录入到计算机里，更主要的是需要应用计算机技术对档案信息进行重组，以方便利用者进行检索、传输、摘录和分析处理等。同时，由于电子档案的信息内容是以特定的编码形式记录下来的并依赖于一定的系统软件，而信息技术的发展会不断出现新的编码形式，涌现新的系统运行平台，这样，就给入库数据的转换和运行带来了困难。
2.档案信息的规范化问题。必须加强数据的标准化建设。数据标准化建设涉及数据库结构和数据转换格式等，一定要符合有关技术标准。只有解决档案数据库结构和数据格式的标准问题，才能在真正意义上实现档案信息网上共享，这需要档案主管部门尽快制定出这方面的规范。
3. 电子档案的原始性问题。档案在法律.L的凭证作用基于它的原始性，没有原始性，也就没有证据可言。因此，认定电子档案的原始性，是保证其凭证作用的关键。电子档案的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子档案在形成或传输过程中存在着被改动的可能。处理后的电子档案是否与原来一样，存在着认定上的困难。因此，科学界定电子档案的原始性是档案研究领域新的课题。
4.电子档案的法律效力问题。电子档案的可变性和虚拟性等特点，使归档后的电子档案难以具有法律凭证效力。电子档案的法律效力一天不解决，办公自动化和文档一体化就不可能实现。目前，各档案部门实行电子档案与相应的纸质文件档案同时并存的双轨制管理，其结果是费时、费力、费财，这是档案部门当前面临的一大难题。
5.电子档案信息的安全问题。安全保密问题是档案信息化管理必须重视的一个问题。国际互联网是一个开放的系统，尽管在信息安全等方面有许多成熟的技术，但在蓄意窃密的“网络黑客”面前仍然显得苍白无力。因此，在技术上要不断更新保密手段，在管理上要严禁涉密信息上网，对已经上网的信息要做好系统和数据备份。
三、推进档案信息化建设的策略
1. 争取领导的重视和有关部门的支持。作为一个复杂的系统工程，档案信息化建设不仅涉及新技术的应用，而且涉及到档案管理体制、管理方法、思维观念等多方面的创新和改革。同时，档案信息化建设还是一项难度较大的工作，需要必要的资金作保证，这就必须得到领导的重视和支持。在档案信息化建设过程中，积极争取建设资金，提出需求报告，加强对档案工作的宣传力度，充分发挥杂志、学会、网站、各种会议及媒体的宣传作用，让信息主管部门及其它相关部门和领导认识到档案部门管理电予档案的实际意义，促使信息化建设顺利进行。
2.实事求是进行档案信息化建设。信息化建设要投入大量资金，而且涉及面广，尤其是室藏档案数字化处理，是一项高成本、花时间的工作。在信息化建设者中，要坚持实用、经济的原则，实事求是，量力而行。在档案目录数字化和档案原文数字化处理过程中，也要从实际出发，对关于档案信息化建设若干问题的认识与思考馆藏档案进行筛选，确定数字化范围，本单位档案资料、具有特色的档案资料和对经济、科技、文化建设有利用价值的档案资料进行目录和全文的数字化处理。对室藏中利用价值不大的档案则缓处理或不处理，这样，既避免不必要的数字化浪费，减少数字化管理成本，又使数字资源有效增值。这样才能推动档案信息化建设。
3. 坚持把档案信息资源建设作为基础。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心。它包括数据库建设、档案目录数字化、档案全文数字化和多媒体档案数字化工作。主要任务包含三个方面的内容：一是要加快现有室藏档案的目录数据库和部分全文数据库建设，以满足快速检索和利用。二是利用现有设备和技术，对一些重要的、容易受损的、利用频率高的档案进行数字化，加强珍贵、重要档案的保护，提高档案利用效率。三是对新产生的电子档案，采取科学的管理方法和技术手段，收集好，管理好。保证归档电子文件真实、完整、有效，要研究探索电子档案接收、保管、利用等的技术方法。
4.加强网络安全系统建设。网络是数字化档案信息资源传输、交换和共享的必要手段，只有建设先进的信息网络，才能充分发挥数字化档案管理整体效益。目前网络安全已成为世界各国在信息化建设过程中十分关注的一个问题。档案是一种重要的信息资料，而且许多带有一定的密级，因此，加强安全建设是数字化档案管理安全运行的重要保证，一定要采取过硬措施。一是要实行网络管理隔离；二是要制定全面系统的管理制度，从组织领导、系统建设、信息上网审批、访问权限控制、密码管理、涉密载体保管、网络维护、检查监督、奖励惩罚等多个方面，做出具体规定，进行网络管理和运转秩序的规定；三是多技术并用，确保档案信息防护安全可靠。充分利用防火墙技术、计算机病毒防治、访问控制技术、加密技术等，阻止非法用户入侵、计算机病毒的破坏和网络黑客的攻击。
总而言之，档案信息化建设是一项迫在眉睫的任务，也是一项长期的、系统的工程，需要不断研究，不断投入。只要我们抓住机遇，努力学习和运用当代先进的科学知识和技术手段，推进档案信息化建设，就能加快档案工作融入信息社会的步伐，实现档案事业的跨越式发展。
一、档案信息化建设的背景与内涵
1.檔案信息化建设的背景。我国信息化建设萌芽于20世纪70年代，20世纪90年代以来加速发展，形成了中国特色的信息化建设体系。在信息化革命的风暴中，档案工作面临更多的机遇和挑战。一方面，档案信息在社会中受到进一步重视，其价值不断放大，以存储和提供档案信息为职能的档案部门将被重新定位，档案工作成为社会信息产业的基础之一，档案事业的社会地位将日益提高；另一方面，社会信息需求的不断发展和信息技术的更新，将对档案工作的质量提出更高要求。
2. 档案信息化建设的内涵。档案信息化建设是指综合运用档案管理学和信息科学的相关原理，以信息技术为手段，以高效、高质的信息共享为目的，对档案信息资源进行科学管理和有效利用的过程。其内涵具体包括：（1）信息观念。是深入实现档案信息化建设的重要条件之一。（2）信息资源。档案信息作为一种资源，需要达到一定的数量和质量。通过开发档案信息资源产生更多的社会效益和经济效益。（3）信息技术。重视信息技术在档案工作各个领域的普及与应用，提高档案工作的效益和效率。（4）信息共享。通过信息交流和拓宽档案信息传输渠道，使档案信息资源得到充分共享，档案价值得到充分实现，为社会提供优质服务。（5）建设目标。档案信息化是一个动态的建设过程，它以满足国家对档案信息的利用需求为最终目的，不断提高档案工作的经济效益和功能。
二、档案信息化建设面临的问题
1.档案信息的组织问题。从实体档案转化为电子档案，不仅仅是将档案内容录入到计算机里，更主要的是需要应用计算机技术对档案信息进行重组，以方便利用者进行检索、传输、摘录和分析处理等。同时，由于电子档案的信息内容是以特定的编码形式记录下来的并依赖于一定的系统软件，而信息技术的发展会不断出现新的编码形式，涌现新的系统运行平台，这样，就给入库数据的转换和运行带来了困难。
2.档案信息的规范化问题。必须加强数据的标准化建设。数据标准化建设涉及数据库结构和数据转换格式等，一定要符合有关技术标准。只有解决档案数据库结构和数据格式的标准问题，才能在真正意义上实现档案信息网上共享，这需要档案主管部门尽快制定出这方面的规范。
3. 电子档案的原始性问题。档案在法律.L的凭证作用基于它的原始性，没有原始性，也就没有证据可言。因此，认定电子档案的原始性，是保证其凭证作用的关键。电子档案的易更改性和信息与载体的可分离性，使电子档案在形成或传输过程中存在着被改动的可能。处理后的电子档案是否与原来一样，存在着认定上的困难。因此，科学界定电子档案的原始性是档案研究领域新的课题。
4.电子档案的法律效力问题。电子档案的可变性和虚拟性等特点，使归档后的电子档案难以具有法律凭证效力。电子档案的法律效力一天不解决，办公自动化和文档一体化就不可能实现。目前，各档案部门实行电子档案与相应的纸质文件档案同时并存的双轨制管理，其结果是费时、费力、费财，这是档案部门当前面临的一大难题。
5.电子档案信息的安全问题。安全保密问题是档案信息化管理必须重视的一个问题。国际互联网是一个开放的系统，尽管在信息安全等方面有许多成熟的技术，但在蓄意窃密的“网络黑客”面前仍然显得苍白无力。因此，在技术上要不断更新保密手段，在管理上要严禁涉密信息上网，对已经上网的信息要做好系统和数据备份。
三、推进档案信息化建设的策略
1. 争取领导的重视和有关部门的支持。作为一个复杂的系统工程，档案信息化建设不仅涉及新技术的应用，而且涉及到档案管理体制、管理方法、思维观念等多方面的创新和改革。同时，档案信息化建设还是一项难度较大的工作，需要必要的资金作保证，这就必须得到领导的重视和支持。在档案信息化建设过程中，积极争取建设资金，提出需求报告，加强对档案工作的宣传力度，充分发挥杂志、学会、网站、各种会议及媒体的宣传作用，让信息主管部门及其它相关部门和领导认识到档案部门管理电予档案的实际意义，促使信息化建设顺利进行。
2.实事求是进行档案信息化建设。信息化建设要投入大量资金，而且涉及面广，尤其是室藏档案数字化处理，是一项高成本、花时间的工作。在信息化建设者中，要坚持实用、经济的原则，实事求是，量力而行。在档案目录数字化和档案原文数字化处理过程中，也要从实际出发，对关于档案信息化建设若干问题的认识与思考馆藏档案进行筛选，确定数字化范围，本单位档案资料、具有特色的档案资料和对经济、科技、文化建设有利用价值的档案资料进行目录和全文的数字化处理。对室藏中利用价值不大的档案则缓处理或不处理，这样，既避免不必要的数字化浪费，减少数字化管理成本，又使数字资源有效增值。这样才能推动档案信息化建设。
3. 坚持把档案信息资源建设作为基础。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心。它包括数据库建设、档案目录数字化、档案全文数字化和多媒体档案数字化工作。主要任务包含三个方面的内容：一是要加快现有室藏档案的目录数据库和部分全文数据库建设，以满足快速检索和利用。二是利用现有设备和技术，对一些重要的、容易受损的、利用频率高的档案进行数字化，加强珍贵、重要档案的保护，提高档案利用效率。三是对新产生的电子档案，采取科学的管理方法和技术手段，收集好，管理好。保证归档电子文件真实、完整、有效，要研究探索电子档案接收、保管、利用等的技术方法。
4.加强网络安全系统建设。网络是数字化档案信息资源传输、交换和共享的必要手段，只有建设先进的信息网络，才能充分发挥数字化档案管理整体效益。目前网络安全已成为世界各国在信息化建设过程中十分关注的一个问题。档案是一种重要的信息资料，而且许多带有一定的密级，因此，加强安全建设是数字化档案管理安全运行的重要保证，一定要采取过硬措施。一是要实行网络管理隔离；二是要制定全面系统的管理制度，从组织领导、系统建设、信息上网审批、访问权限控制、密码管理、涉密载体保管、网络维护、检查监督、奖励惩罚等多个方面，做出具体规定，进行网络管理和运转秩序的规定；三是多技术并用，确保档案信息防护安全可靠。充分利用防火墙技术、计算机病毒防治、访问控制技术、加密技术等，阻止非法用户入侵、计算机病毒的破坏和网络黑客的攻击。
总而言之，档案信息化建设是一项迫在眉睫的任务，也是一项长期的、系统的工程，需要不断研究，不断投入。只要我们抓住机遇，努力学习和运用当代先进的科学知识和技术手段，推进档案信息化建设，就能加快档案工作融入信息社会的步伐，实现档案事业的跨越式发展。