论文部分内容阅读
摘要：办公自动化是将现代办公模式与计算机技术有效的结合起来，形成一种新型的办公方式。在当今这一知识经济时代背景下，社会发展促使人们生活和工作都发生了巨大的转变。档案管理对社会发展建设具有重要作用，在工作中也不再局限于传统的工作模式，而应顺应时代发展以信息技术为基础，以知识管理为核心建立起新型的办公管理模式。本文就档案管理与办公自动化的关系进行深入总结与阐述，并进一步的阐述了档案管理与知识管理最优化互动的优势与作用。
关键词：档案管理 自动化办公 知识管理
管理是一门重要的学科、是实现企业效益的重要手段，日常生活中管理工作的重要性不言而喻。但是众所周知，在目前档案管理工作中，总是习惯性的在档案管理中花费大量的人力、物力和财力去进行文件的搜集、整理和归纳文档工作。所以在多年的工作发展中，人们总是试图把劳动力从这些极重要而又繁琐的任务中解放出来。尤其是在科学技术高速发展的近些年，管理手段的现代化革新越来越重要，其自动化办公在有效的提高工作效率的同时，也对档案管理工作模式的转变提出了新要求。
一、档案管理与自动化办公的关系
1、档案现代化管理方式
知识管理是目前管理工作中的重要组成部分，也是拓宽档案管理领域、提升档案管理价值的关键，高效的办公自动化模式在档案管理工作中有助于提升知识沉淀和积累，同时更好的为档案利用者和提供了便捷的平台，办公自动化对档案管理工作的有着举足轻重的作用。
2、办公自动化概述
办公自动化是现阶段企业工作的主要方式，是通过在工作中采用计算机技术、信息化技术和系统科学为一体的办公模式，人们通过在是工作中采用各种办公设备和信息链接方式来实现工作交流与信息处理，从而达到无纸化办公，最大限度的提高办公效率与办公质量，同时更是在工作中有效的改善了办公环境与办公条件。在市场竞争过程中，一个企业办公自化的掌握程度是十分重要的，尤其是在经济竞争日趋激烈的新时期，这已成为衡量企业市场竞争力的主要因素。
3、档案管理与办公自动化关系
随着科学技术的发展。以知识管理为核心的信息技术逐步普及和发展，在这种社会现状下，办公自动化已有传统的数据处理和信息管理系统转变成为一套系统化的工作流程和工作模式，同时在工作中也实现了无纸化工作流程和工作模式。在这种社会现状下，管理工作人员不仅需要研究相关档案信息资源，同时还需要在工作中深入了解相关的网络信息，从而为管理者提供以个真实、全面可靠的基础信息资源。因此，在工作中只有正确的认识办公自动化管理方式的应有特点，才能够充分发挥档案的管理措施与优势。其主要表现在以下两点：其一，网络管理不受时间及工作环境的限制。可以跨越部门与部门之间，单位与外部用户之间的分界线，以单位的特定办公地点到网络连接的所在地。正在实施职能活动的基层部门根据职责范围输入信息和知识，其他部门及利用者在网络上收取所需内容并进行交流。其二，网络管理改变了材料的形成、传递方式。网络连接的各部门将信息输入微机，即可提供日常查阅管理，又能一次输入，多次输出，缩短了审阅（批）的周转时间。同时，统一了各部门的材料格式，解决了传统模式中由于人的因素差异而造成的标准前后不一致的问题。因此，计算机等现代化设备成为档案管理与办公自动化相互联系的桥梁，相互作用的媒介，相互渗透的纽带和相互转化的关键。只要根据各自的实际情况，就能促进档案管理与办公自动化同步的进程。
二、办公自动化与档案管理的最优化互动效果
1、档案管理与办公自动化联网可提高档案的规范化管理
档案管理与办公自动化联网后.就融文书处理与档案管理为一体，首先，每天的收发文及应归档的文件材料由各立卷部门将著录信息输入微机，既可提供日常查阅，又可为文件归档后组卷编目奠定基础，不仅能提高文书部门的办公效率，也同时有效地防止归档文件的遗漏，由于文件已著录了文件页数，如有借阅和整理过程中遗漏附件和散页，可及时发现追回，使归档文件材料的齐全完整得到有效保证。更从根本上保证了部门立卷制度的落实。其次，档案管理与办公自动化联网是面向各立卷部门的，受益是档案部门用其他方法难以达到的，立卷部门只要在平时将本部门的文件材料输入计算机，基层工作人员经过相应程序处理后，调送有关人员传阅，年终立卷时，档案管理系统帮助用户自动立卷、编目，并打印出卷内目录，既减少了立卷人员的繁重劳动，又使组卷质量在基层得到控制，提高编目的效率和质量。
2、档案管理与办公自动化联网能提高档案利用的时效性
与办公自动化联网后，档案管理工作可从单机存检发展为联网传输，建立由计算机检索并以磁性材料和激光材料为介质的高容量存储系统，使档案工作各业务环节形成一个统一的整体，实现在先进技术，严密分工和广泛协作基础上的资源共享。例如，文书档案的归档时间一般在次年的6月底前，利用手工方式进行整理、立卷、移交，若在这个过程中需查阅文件，由于文件未经编目，查找极不方便，影响了信息的查阅，给利用者带来极大的不便。如果档案管理与办公自动化联网，町使档案利用与整理工作同步，利用者可直接从微机中调阅，整个利用过程快捷，克服了档案整理各业务环节对利用档案的影响，同时大大缩短了整理周期。加快了档案信息的处理和流通，提高了档案信息的利用率及时效性。
3、档案管理与办公自动化联网有利于满足用户需求
目前，基层档案部门仍处于封闭式状态，档案管理工作大多还局限于档案的接收和保管，以及利用时效慢、按需索卷的被动服务。诸如文书档案工作，公务文书与档案有着内在的本质联系，但却由两个独立的部门分别管理，档案部门不能参与文书处理过程，文节部门不了解文件形成档案所需的必要条件。由于分工的原因，文书部门一般只负责文书处理的事务性工作，根本无暇顾及文件信息的开发，而对信息开发有着强烈愿望的档案部门，却不能在文件信息积累的起始阶段就开始将文件转王匕为档案并及时地投入开发利用。档案管理与办公自动化联网后，文书部门文件的臀记工作与信息的著录工作就自然相结合了，在文件登记的同时增设档案必须的著录项目，这样就减去了档案著录工作重复输入的劳动，文件登记后通过计算机进行必要的整理、排序、分类，实际上，文件一经登记就转入归档阶段，也可及时地投入利用，从根本上改变档案利用滞后的状况。
三、结束语
随着电子计算机的广泛应用，特别是能进行中西文处理的微电脑的问世，人们多年的夙愿得到了实现。办公室人员可以通过计算机进行信息数据处理，帮助人们进行分析、决策；从而大大减轻了办公人员的劳动强度，提高了工作效率。于此同时在工作中人们对于档案管理与办公自动化之间的互动效应也提出了新要求，使得其能够满足现代化施工要求全面发展。
关键词：档案管理 自动化办公 知识管理
管理是一门重要的学科、是实现企业效益的重要手段，日常生活中管理工作的重要性不言而喻。但是众所周知，在目前档案管理工作中，总是习惯性的在档案管理中花费大量的人力、物力和财力去进行文件的搜集、整理和归纳文档工作。所以在多年的工作发展中，人们总是试图把劳动力从这些极重要而又繁琐的任务中解放出来。尤其是在科学技术高速发展的近些年，管理手段的现代化革新越来越重要，其自动化办公在有效的提高工作效率的同时，也对档案管理工作模式的转变提出了新要求。
一、档案管理与自动化办公的关系
1、档案现代化管理方式
知识管理是目前管理工作中的重要组成部分，也是拓宽档案管理领域、提升档案管理价值的关键，高效的办公自动化模式在档案管理工作中有助于提升知识沉淀和积累，同时更好的为档案利用者和提供了便捷的平台，办公自动化对档案管理工作的有着举足轻重的作用。
2、办公自动化概述
办公自动化是现阶段企业工作的主要方式，是通过在工作中采用计算机技术、信息化技术和系统科学为一体的办公模式，人们通过在是工作中采用各种办公设备和信息链接方式来实现工作交流与信息处理，从而达到无纸化办公，最大限度的提高办公效率与办公质量，同时更是在工作中有效的改善了办公环境与办公条件。在市场竞争过程中，一个企业办公自化的掌握程度是十分重要的，尤其是在经济竞争日趋激烈的新时期，这已成为衡量企业市场竞争力的主要因素。
3、档案管理与办公自动化关系
随着科学技术的发展。以知识管理为核心的信息技术逐步普及和发展，在这种社会现状下，办公自动化已有传统的数据处理和信息管理系统转变成为一套系统化的工作流程和工作模式，同时在工作中也实现了无纸化工作流程和工作模式。在这种社会现状下，管理工作人员不仅需要研究相关档案信息资源，同时还需要在工作中深入了解相关的网络信息，从而为管理者提供以个真实、全面可靠的基础信息资源。因此，在工作中只有正确的认识办公自动化管理方式的应有特点，才能够充分发挥档案的管理措施与优势。其主要表现在以下两点：其一，网络管理不受时间及工作环境的限制。可以跨越部门与部门之间，单位与外部用户之间的分界线，以单位的特定办公地点到网络连接的所在地。正在实施职能活动的基层部门根据职责范围输入信息和知识，其他部门及利用者在网络上收取所需内容并进行交流。其二，网络管理改变了材料的形成、传递方式。网络连接的各部门将信息输入微机，即可提供日常查阅管理，又能一次输入，多次输出，缩短了审阅（批）的周转时间。同时，统一了各部门的材料格式，解决了传统模式中由于人的因素差异而造成的标准前后不一致的问题。因此，计算机等现代化设备成为档案管理与办公自动化相互联系的桥梁，相互作用的媒介，相互渗透的纽带和相互转化的关键。只要根据各自的实际情况，就能促进档案管理与办公自动化同步的进程。
二、办公自动化与档案管理的最优化互动效果
1、档案管理与办公自动化联网可提高档案的规范化管理
档案管理与办公自动化联网后.就融文书处理与档案管理为一体，首先，每天的收发文及应归档的文件材料由各立卷部门将著录信息输入微机，既可提供日常查阅，又可为文件归档后组卷编目奠定基础，不仅能提高文书部门的办公效率，也同时有效地防止归档文件的遗漏，由于文件已著录了文件页数，如有借阅和整理过程中遗漏附件和散页，可及时发现追回，使归档文件材料的齐全完整得到有效保证。更从根本上保证了部门立卷制度的落实。其次，档案管理与办公自动化联网是面向各立卷部门的，受益是档案部门用其他方法难以达到的，立卷部门只要在平时将本部门的文件材料输入计算机，基层工作人员经过相应程序处理后，调送有关人员传阅，年终立卷时，档案管理系统帮助用户自动立卷、编目，并打印出卷内目录，既减少了立卷人员的繁重劳动，又使组卷质量在基层得到控制，提高编目的效率和质量。
2、档案管理与办公自动化联网能提高档案利用的时效性
与办公自动化联网后，档案管理工作可从单机存检发展为联网传输，建立由计算机检索并以磁性材料和激光材料为介质的高容量存储系统，使档案工作各业务环节形成一个统一的整体，实现在先进技术，严密分工和广泛协作基础上的资源共享。例如，文书档案的归档时间一般在次年的6月底前，利用手工方式进行整理、立卷、移交，若在这个过程中需查阅文件，由于文件未经编目，查找极不方便，影响了信息的查阅，给利用者带来极大的不便。如果档案管理与办公自动化联网，町使档案利用与整理工作同步，利用者可直接从微机中调阅，整个利用过程快捷，克服了档案整理各业务环节对利用档案的影响，同时大大缩短了整理周期。加快了档案信息的处理和流通，提高了档案信息的利用率及时效性。
3、档案管理与办公自动化联网有利于满足用户需求
目前，基层档案部门仍处于封闭式状态，档案管理工作大多还局限于档案的接收和保管，以及利用时效慢、按需索卷的被动服务。诸如文书档案工作，公务文书与档案有着内在的本质联系，但却由两个独立的部门分别管理，档案部门不能参与文书处理过程，文节部门不了解文件形成档案所需的必要条件。由于分工的原因，文书部门一般只负责文书处理的事务性工作，根本无暇顾及文件信息的开发，而对信息开发有着强烈愿望的档案部门，却不能在文件信息积累的起始阶段就开始将文件转王匕为档案并及时地投入开发利用。档案管理与办公自动化联网后，文书部门文件的臀记工作与信息的著录工作就自然相结合了，在文件登记的同时增设档案必须的著录项目，这样就减去了档案著录工作重复输入的劳动，文件登记后通过计算机进行必要的整理、排序、分类，实际上，文件一经登记就转入归档阶段，也可及时地投入利用，从根本上改变档案利用滞后的状况。
三、结束语
随着电子计算机的广泛应用，特别是能进行中西文处理的微电脑的问世，人们多年的夙愿得到了实现。办公室人员可以通过计算机进行信息数据处理，帮助人们进行分析、决策；从而大大减轻了办公人员的劳动强度，提高了工作效率。于此同时在工作中人们对于档案管理与办公自动化之间的互动效应也提出了新要求，使得其能够满足现代化施工要求全面发展。